Ska du använda PDF- eller Microsoft Office-dokument? För-och nackdelar

Vi möter alla PDF-dokument varje dag - det är go-to-formatet för kontoutdrag, instruktionsmanualer, onlinerapporter och mycket mer.

Men är det alltid det bästa formatet? Hur vet du om du ska använda ett PDF-dokument eller en av Microsoft Office-filtyperna?

Om du är i en frågeställning om vilket format som ska användas för vilket ändamål, fortsätt läsa. I den här artikeln kommer jag att förklara för och nackdelar med att använda en PDF i jämförelse med DOC, XLS och PPT-filer.

PDF: Fördelarna

Låt oss börja med att bedöma fördelarna med PDF-dokument. Under vilka omständigheter bör du alltid använda dem?

BEHÄRSKAD

Om du producerar innehåll att distribuera till andra människor - till exempel säljpresentationer, föreläsningsanteckningar eller nyhetsbrev - ska du använda PDF-formatet för att skicka filerna.

Anledningen? PDF-filer är fristående. Filen innehåller alla formaterings-, teckensnitt och layoutdesigner. De kommer att göra samma sätt varje gång utan att förlita sig på operativsystemet, hårdvaran eller programvaran.

Den som har öppnat ett Microsoft Word-dokument på Google Drive vet hur viktigt detta är. Om du skickar en DOC-fil till en annan användare som inte använder samma app eller inte har samma teckensnitt installerade, kommer det ofta att bli rörigt.

Högkvalitativ utskrift

Eftersom PDF-dokument är fristående, kommer utskriftsbutikerna med glädje att acceptera dem. De accepterar ofta inte Word-dokument Hur man skriver ut Microsoft Office-dokument på rätt sätt Hur man skriver ut Microsoft Office-dokument på rätt sätt Tycker det ibland inte att skriva ut dokument precis som du vill? Vi kan hjälpa! Vi visar alla dina utskriftsalternativ och hjälper dig att välja rätt inställningar för perfekt utskrivna dokument. Läs mer eller andra Microsoft Office-format.

PDF-filer är “Vad du ser är vad du får” - Oavsett vilken sida som helst på din skärm, kan du vara säker på att den kommer att se ut på samma sätt på en fysisk kopia. Högupplöst bilder bibehåller deras professionella utseende och sidlayouter kommer inte att äventyras.

Om du vill skriva ut ett parti affischer, flygblad, eller till och med ett PowerPoint-bildspel, se till att du sparar filen som PDF innan du går in i stan.

Flera format

Ja, du kan importera stycken text till en PowerPoint-fil eller klistra in ett PowerPoint-objekt i Excel, men processen kräver mycket tinkering om du vill göra det färdiga dokumentet ser respektabelt. De olika Office-formaten är inte riktigt designade för otaliga format och många funktioner.

Även om du får ditt dokument att se bra ut på skärmen, om filen är stor kan det ta lång tid att öppna och / eller spara. PDF-dokument kan enkelt stödja text, nästan alla bildtyper, vektorgrafik, diabilder, HTML-kod och mer.

Interaktiv

Microsoft Office-filer kan vara interaktiva, men PDF-filer är ett bättre val för ansökningsblanketter, feedbackformulär och andra situationer som kräver datainmatning. Här är varför:

• Fasta fält - Det finns ingen möjlighet för en slutanvändare att oavsiktligt radera ett fält, felaktigt tolka vilka data som behövs, eller missa en fråga.
• Steg-för-steg-guider - Skapare kan lägga till marginnoteringar för att styra användarna genom komplicerade formulär.
• formler - Du kan göra en PDF direkt lägga till moms eller beräkna växelkursen på en faktura. Uppenbarligen tillåter Excel dig också att arbeta med formler och ekvationer. Behöver du hjälp med Excel-formulär? 7 Resurser att konsultera Behöver du hjälp med Excel-formulär? 7 Resurser att konsultera Excel är kalkylbladets guldstandard. Om du är skyldig att använda Excel och ändå måste bekanta dig med det, kommer dessa resurser snabbt att presentera dig för grunderna och mer. Läs mer, men det finns inget sätt att behålla formlerna när man konverterar från XLS till PDF.
• Signatur - Vissa tjänster, till exempel Adobe Sign och DocuSign, låter dig lägga till din signatur. Kan du elektroniskt signera dokument och ska du? Kan du elektroniskt skriva under dokument och ska du? Kanske har du hört dina tekniskt kunniga vänner kasta både termen elektronisk signatur och digital signatur. Kanske har du även hört dem använda utbytbart. Du borde dock veta att de inte är desamma. Faktum är att ... Läs mer på kontrakt och andra personliga dokument på ett enkelt och säkert sätt.

Kompatibilitet

Det finns fördelar för att använda både webbläsare och specialiserade PDF-läsare PDF Reader vs Browser: Vilken PDF Viewer är bäst för dig? PDF Reader vs Browser: Vilken PDF Viewer är bäst för dig? En PDF-läsare är ofta ett av de första verktygen som folk installerar på sin nya dator. Det är inte glamoröst eller sexigt, men det är ett viktigt verktyg i din produktivitetsarsenal. Eller är det? Läs mer .

Men så länge som mottagaren har en webbläsare installerad på deras system, kommer de att kunna öppna din fil. Det är inte fallet om du skickar en fil i DOC, XLS eller PPT. Inte alla kontorsvaror kan hantera alla format.

PDF: Nackdelar och alternativ

Trots dessa tydliga fördelar finns det fortfarande tider när ett PDF-format inte är lämpligt. Jag ska titta på några av dessa situationer och ge dig råd om vad du ska använda istället.

Komponentera text

PDF-dokument saknar de kraftfulla formateringsverktygen för Microsoft Word och andra processorer. Du kan inte redigera sidlayouter, teckensnitt och andra viktiga stilistiska problem.

Dessutom har de inte stavningskontrollers, grammatikkontrollers och andra skrivhjälpmedel. Du bör använda en traditionell ordbehandlare för att komponera din text. Spara bara filen som PDF när du är säker på att du är klar.

Redigering av innehåll

PDF-filer är inte heller ett bra val när någon annan behöver redigera eller lägga till ytterligare detaljer i ditt dokument 5 Gratis verktyg för att redigera PDF-filer 5 Gratis verktyg för att redigera PDF-filer PDF-filer är allmänt användbara. Men de blir korta när det gäller redigering. Vi är här för att visa dig de bästa gratis verktygen för att redigera dina PDF-filer. Läs mer . Om du till exempel ansvarar för att lägga till text i ett dokument och senare pågår någon annan ansvarig för att lägga till bilder är det inte klokt att skicka filen i ett PDF-format.

Formatet kan inte redigeras av naturen. PDF-filer är bara en bild av ett befintligt dokument, snarare än att vara ett originaldokument i sig. I bästa fall kan de flesta PDF-läsare bara låta dig redigera några ord i taget.

Bilder

Om du kanske behöver återanvända bilder från ett dokument vid ett senare tillfälle, håll dig till Office-appar. Du kommer att finna det svårare - om inte omöjligt - att extrahera de inbäddade bilderna från ett PDF-dokument.

Om det är absolut nödvändigt att extrahera en bild från en PDF, kan du ta en bildskärm och redigera bilden i Paint - men det är inte ett effektivt arbetsflöde och du förlorar förmodligen en viss bildkvalitet.

Samarbete

Program för skapande av PDF har inte verktyg för samarbete. Vissa betalade verktyg presenterar funktioner som de bästa fria läsarna De 6 bästa PDF-läsarna för Windows De 6 bästa PDF-läsarna för Windows Adobe Reader är inte alltid det bästa valet för visning av PDF-filer. Här är de bästa PDF-läsarna för Windows 10 att överväga. Läs mer inkluderar inte, men processen är besvärlig.

De flesta produktivitetssuper som Microsoft Office 365 och Google Drive-appar kan nu tillåta samarbeten i realtid på dokument. 3 Microsoft Office Online Teamwork & Collaboration Tools som imponerar på 3 Microsoft Office Online Teamwork & Collaboration Tools som imponerar med Office 2016 och dess gratis online motsvarighet, Office Online , Microsoft har rullat ut nya verktyg för team att samarbeta på distans och i realtid. Vi visar dig vad du inte kan missa. Läs mer . Återigen kan du göra allt ditt arbete med en traditionell svit, spara sedan bara till PDF när dokumentet är klart.

Dela dina åsikter

Jag hoppas att jag har gett dig en bred introduktion om hur PDF-dokument jämför sig med de typiska filformaten för Office Suite, samt förklarar när man ska använda PDF-filer och när man ska undvika dem.

Jag skulle gärna höra vad du skulle lägga till i den här listan. Har jag saknat några proffsen? Har jag förbisett några viktiga nackdelar? Du kan lämna dina tankar och åsikter i kommentarfältet nedan.

Bildkrediter: NY Studio via Shutterstock.com

Utforska mer om: Digital Document, PDF.