Gör dina PDF-filer mer tillgängliga och läsarevänliga med dessa tips

Att skapa en PDF är ett bra sätt att se till att ditt dokument läses precis som du skrev det. Oavsett vilken enhet som används Det enklaste sättet att dela filer och foton med vänner från vilken enhet som helst Det enklaste sättet att dela filer och foton med vänner från vilken enhet som helst En av de många meddelandeprogrammen och sociala medierna där ute, vilken erbjuder den mest intuitiva användarupplevelsen för fildelning med både hastighet och säkerhet i åtanke? Läs mer, din fil presenteras exakt som du förväntar dig.

Om du vill att ditt dokument ska läsas är det viktigt att se till att det är läservänligt. Om du inte tar tid att polera upp ditt arbete 4 Metoder för att skapa och redigera PDF-filer gratis 4 Metoder för att skapa och redigera PDF-filer gratis Av alla vanliga filtyper som finns i vår datorm värld är PDF troligen en av de mest restriktiva, samtidigt som de är tillgängliga för alla att använda (främst att läsa) ... Läs mer, det finns ingen garanti för att publiken ger det rätt respekt när det är i händerna. För effektiv, tydlig kommunikation måste du skapa ett skarpt och kortfattat dokument.

Följ dessa tips, och du kommer vara bra på väg till en professionell kvalitets PDF, redo för cirkulation.

Se till att dokumentet är märkt

Etiketter är en viktig del för att göra någon PDF tillgänglig. Du kanske inte kan se dem, men de är den information som applikationer använder för att avkoda dokumentet och presentera är som avsedd. Det är bäst att kontrollera att märkning är aktiverad innan du skapar en PDF så att du kan vara säker på att den kommer att se ut precis som du vill ha den när en annan användare öppnar den.

Om du skapar en PDF med ett program som Adobe Acrobat aktiveras märkning som standard. Det kan dock inte vara fallet om du använder Microsoft Word 10 Simple Microsoft Word Hacks. Alla kan göra 10 enkla Microsoft Word Hacks alla kan göra. Vår kunskap om Microsoft Word testas varje gång vi får ett dokument att arbeta på. Varje litet tips som lärt sig på vägen hjälper. Vad sägs om tio mer tricks för din dagliga produktivitet? Läs mer . För att kontrollera, gå till Acrobatbandet och välj Inställningar från Skapa Adobe PDF avsnitt - du kan behöva installera Adobe Reader eller Adobe Acrobat för att se detta.

Här måste du se till att Aktivera tillgänglighet och återflöde med taggad Adobe PDF är kryssad. Nu, när du skapar en PDF i Word, använder du Spara som Adobe PDF alternativet i stället för den grundläggande funktionaliteten som följer med Office-paketet.

Om ditt dokument kräver det kan du också tagga manuellt genom att använda Adobe Acrobat. I de flesta fall är emellertid automatisk märkning tillräcklig.

Gör din text engagerande och läsbar

Typografi är avgörande för alla dokument som är tunga på text, så det finns mycket värde för tiden du spenderar för att formatera din PDF. Hitta en lämplig läsbar typsnitt 5 webbplatser för att upptäcka och ladda ner fonter 5 webbplatser för att upptäcka och ladda ner fonter Hitta rättighetssökta teckensnitt kan vara en utmaning. Idag rundar webbplatser och verktyg fem platser med unika teckensnitt som bara kan vara perfekta för ditt nästa projekt. Läs mer och håll fast vid det hela. En sans serif typ av typsnitt är sannolikt ditt bästa alternativ, eftersom det ger den lättast lästa texten.

Eftersom du kan lita på PDF-filtypen för att hålla din formatering intakt, använd fullt ut av fet och kursiv typ. Om du vill uppmärksamma a några ord i synnerhet, gör dem djärva - om det är en lång passage som du vill sätta ifrån varandra från resten av ditt dokument, lägg det i kursiv.

Inkludera bilder som lämpliga

Ett långt PDF-dokument som är fyllt med ingenting men sidan efter textsidan kommer att slita ut läsare snabbt. Klokt valda bilder kan bryta upp den monotonin och göra det lättare för publiken att ta den information som du försöker komma över.

Naturligtvis bör detta inte tas som orsak till skohornsbilder utan rim eller skäl - det måste verkligen vara något som kompletterar din text. Om en bild inte passar räkningen, varför försök inte presentera någon av dina uppgifter som ett diagram eller ett diagram Skapa professionella diagram och diagram med dessa 6 fria verktyg Skapa professionella diagram och diagram med dessa 6 fria verktyg Diagram och diagram är inte enbart domänen för kontorsarbetare och människor i näringslivet. Dessa sex gratis onlineverktyg ger dig kraften i snabb visualisering. Läs mer ? Med rätt beaktande kommer det att lägga till lite variation utan att fungera som en distraktion.

Nyckeln här är att varje bild som du inkluderar måste lägga till värde, annars lägger du helt enkelt upp på det övergripande dokumentet. Vänta inte tills du har skrivit upp dokumentet för att göra överväganden så här; Tänk istället på att lägga till visuellt intresse när du skapar filen.

Det är också värt att komma ihåg att bilder kan visas felaktigt och att vissa användare kan använda en text-till-tal 5 sätt att få din Windows-dator att tala med dig 5 sätt att få din Windows-dator att tala med dig Luta dig tillbaka och lyssna: låt din dator gör läsningen. Windows kommer, inbyggt, med möjlighet att läsa text och tredje parts apps erbjuder ytterligare funktioner. Låt oss visa dig detaljerna. Läs Mer program för att lyssna på ditt dokument, istället för att läsa det. Som sådan är det värt att lägga till korta bildtexter på vilken bild du använder för att se till att meningen inte går förlorad.

Välj färger som minimerar ögonbandet

En sak som omedelbart kan avläsa en läsare från din PDF är ögonbelastning. Svart text på en vit bakgrund kan vara ganska trött att titta på under långa perioder, så det kan vara värt att välja ett mindre gitter färgschema.

Lyckligtvis är det något som är väldigt lätt att fixa. I Adobe Reader, navigera till Redigera > Inställningar och välj Tillgänglighet kategori. Markera sedan kryssrutan Markerat Byt dokumentfärger och välj en uppsättning anpassade färger som blir enklare för att du kan läsa över långa perioder.

Även om det här är en enkel lösning när du arbetar med dokument som skapats av andra, är det också något att tänka på när du skapar egna PDF-filer. Hur lätt det är att läsa kan vara skillnaden mellan ditt arbete går oläst och dina poäng tas in och förstås.

Var medveten om överföringsmetoder och enheter

Åtkomst är ett centralt element i tillgängligheten - om en användare inte kan hämta sin fil, kommer de inte att kunna läsa den. Det finns två viktiga punkter att tänka på när du distribuerar en PDF-fil. vem det skickas till och hur de ska läsa den.

Det första beaktandet kommer att variera från fall till fall. Till exempel, om det här är ett projekt för arbete, är det bästa sättet att distribuera det sannolikt ditt företags favoriserade interna meddelandesystem. Om du letar efter en bredare publik kan det vara värt att titta på online-fillagring som Dropbox Make Dropbox ännu mer fantastiskt med dessa tidsbesparande genvägar Gör Dropbox ännu mer fantastiskt med dessa tidsbesparande genvägar Om du har betrodd Dropbox med dina filer, du kan lika bra göra allt du kan för att få mer ut av det. Börja med att prova de fantastiska genvägar som anges här. Läs mer för att se till att alla kan få tillgång till dokumentet.

Enheten som din läsare ska se på PDF-filen är också viktig. Om det bara är deras dator, så finns det en viss grad av flexibilitet när det gäller hur de tar med filen till sin valda PDF-läsare. Men om de vill använda en eReader Gör dina PDF-filer mer eReader-Friendly med Briss Gör dina PDF-filer mer eReader-Friendly med Briss Read More, det kanske inte är en så enkel uppgift.

Men om den eReader är en Kindle, finns det ett särskilt enkelt sätt att överföra ditt dokument. Ta reda på enhetens Skicka-till-Kindle-e-postadress genom att gå till Hantera ditt innehåll och enhets> inställningar > Personliga dokumentinställningar> Skicka-till-vänta e-postinställningar. Bara maila PDF-filen som en bilaga till den adressen, och den kommer att vara tillgänglig för visning på Kindle.

Har du ett bra tips för användare som vill göra sina PDF-dokument tillgängliga? Låt oss veta om det i kommentarfältet nedan.

Utforska mer om: Adobe Reader, Amazon Kindle, digitalt dokument, PDF, läsning, skrivtips.