Hur man använder Evernote som ett projekthanteringsverktyg

När jag bestämde mig för att jag skulle behöva ta tillbaka kontrollen över Evernote Hur man rengör Evernote Clutter för Cleaner Obs! Att ta reda på Evernote Clutter för Cleaner Obs! Att ta Evernote är skräpslådan i våra digitala liv. Som skräplådan i våra hem måste vi rengöra det och organisera det så ofta. Här är en masterstrategi. Läs mer, jag hade 19 anteckningsböcker som innehöll över 500 noteringar (det var efter att nyligen radera 1000 noteringar i förmodligen åtta eller tio bärbara datorer). Jag hade 43 taggar, de flesta med bara ett par noter.

Några av mina bärbara datorer hade “användbar” artiklar. Vissa höll mina mål och vanliga spårningsblad. Andra hade saker som jag tyckte om roliga, recept, karriärrelaterade saker och ekonomisk information. Kort sagt, det var en stor röra.

Så här gjorde jag det här kaoset till ett fantastiskt personligt projektledningssystem och vad det kan lära dig om att ta hand om din Evernote-inställning.

1. Rengör dina bärbara datorer

Det här är den svåra delen. Jag var tvungen att bli av med många saker. För att få det gjort snabbt skummade jag varje anteckningsbok och frågade mig om det fanns något som jag definitivt skulle komma tillbaka till eller inte skulle kunna hitta enkelt på nätet.

I de flesta fall var det inte. Jag kunde alltid leta upp råd om självpublicering av böcker eller arkiveringsskatter med en snabb Google-sökning. Jag skar ner mitt befintliga Evernote-konto till sju bärbara datorer.

En valfri del av detta steg är konsolidering. Om du har ett antal anteckningar i samma ämne kan du kopiera och klistra in dem i en enda anteckning. Jag har många anteckningar på fråga bokstäver och platser, till exempel. Dessa kommer alla att gå i en enda anteckning.

Du kan också konsolidera bärbara datorer i staplar. Jag, till exempel, kombinerad “Humör” och “Media” in i en “Roligt” stapel för att hindra dem från att cluttering upp min navigeringsfält.

2. Skapa projekt anteckningsböcker och staplar

Nu måste du skapa bärbara datorer och staplar för ditt projektledningssystem. Jag ska skapa följande staplar och bärbara datorer:

• Använda
  • artiklar
  • Longforms
• Hubstaff
  • blogg
  • Omvandling
  • Nyhetsbrev
• Andra
  • Mountain Weekly
  • Knightworks
  • Kartongrepubliken
  • Casual Game Insider

Jag är säker på att andra kommer att komma, men det här är vad jag ska börja med. Jag har också lagt till nummer så att de stannar i min föredragna ordning längst upp i listan över bärbara datorer:

Nu kan jag komma till staplarna och bärbara datorer som jag behöver komma åt så fort som möjligt.

3. Skapa en mallista

Även om du har ett välorganiserat anteckningsblock, kommer du att vilja ha en central plats för att referera till dina olika projekt. Som exempel, här är min nuvarande huvudlista:

På min mästarlista har jag noterat de olika freelancing- och kontraktsarbetena jag gör tillsammans med mina lönesatser för varje. Detta hjälper mig att komma ihåg hur man prioriterar min tid. Eventuella kortsiktiga projekt kommer också att läggas till här, så jag glömmer inte att arbeta med dem.

Som du kan se, “Frilansplatser” är länkad - den här länken tar mig till en notering där jag håller reda på mina potentiella platser. Det kan istället gå till ett Google Drive-kalkylblad, ett Trello-kort eller något annat som skulle vara användbart.

Jag har också a “Potentiell / bakbrännare” avsnitt för att hålla reda på saker jag skulle tycka om att arbeta på, men har inte tid att just nu. Återigen tjänar detta för att hålla saker högst upp i mitt sinne.

Självklart kan du anpassa din mallista men du vill. Du kan inkludera kommande förfallodagar eller länkar till många andra anteckningar. Eller behåll en arbetslista 7 Tips för att bättre hantera din att göra lista 7 Tips för att bättre hantera din att göra-lista Gör din att göra-lista för dig mardrömmar? Kanske försöker du bli gjort för mycket på en gång. Det tar en förnuftig sammanställd arbetslista för ett effektivt arbetsflöde. Vi kan hjälpa. Läs mer som påminner dig om vad du behöver göra för varje projekt.

Denna anteckning ska fungera som din go-to-instrumentbräda. Beroende på vilka typer av projekt du har, vill du anpassa den med den mest användbara informationen för din speciella situation. När du är osäker på vad du ska arbeta på nästa, så är det här du ska gå.

Du kan också använda det här avsnittet för en huvuduppgiftslista. Det är lätt att lägga till kryssrutor till Evernote-anteckningar: tryck bara på kryssrutan högst upp i noten.

4. Organisera projektnoteringar

Det finns många olika sätt att organisera dina projektnoteringar i dina bärbara datorer.

Jag föredrar att ha mycket information i varje not, så jag kan gå till en enda plats för att hitta information. Till exempel i min skrivbordsskrivning har jag några anteckningar som innehåller en stor mängd information om ett enda ämne.

Min “nyhetsinsamlingen” anteckning innehåller ett antal artiklar om att hitta saker att rapportera om. Den har nästan 9000 ord i den.

Detta är en av de mest användbara sakerna jag har gjort med mina anteckningar.

Du kanske vill behålla var och en av dessa artiklar i en annan anteckning. Allt beror på din personliga organisationsstil. Det viktigaste är att hålla så mycket information som möjligt i dina bärbara datorer.

Alla dina anteckningar, meddelanden, planer, projekt, relevanta e-postmeddelanden (om du väljer), och allt annat som är relaterat till ditt projekt borde finnas i de anteckningsblocken.

Det kan givetvis inte alltid vara möjligt. Om ditt företag gör projektledning på Trello En guide till Trello för liv och projektledning En guide till Trello för liv och projektledning Trello kan hjälpa dig att bli organiserad. Det är ett gratis verktyg för att hantera alla typer av projekt. Läs den här guiden för att förstå dess grundläggande struktur, navigeringen och hur Trello kan vara till nytta för dig. Läs mer, du kan bäst serveras genom att länka till det Trello-kortet från din mallista. Men så mycket information som möjligt borde vara lättillgänglig från din projektanslutning.

5. Lägg till genvägar

Poängen med ett personligt projektledningssystem är att se till att du kan hitta allt du behöver när du behöver det. Vilket är exakt vilka genvägar som hjälper dig att göra.

Medan du håller bärbara datorer och staplar till ett minimum kan du enkelt hitta saker, det kommer antagligen att vara anteckningar eller anteckningsböcker som du vill öppna med ett enda klick. Dra bara anteckningsböcker eller anteckningar i genvägarna för att låsa dem där, där du alltid kan hitta dem.

6. Upprätta påminnelser och förfallodagar

Evernotes påminnelser och förfallodatum är mycket användbara när du hanterar ett antal projekt. Att lägga till en påminnelse är lika lätt som att klicka på klockan högst upp på en anteckning och välja ett påminnelsedatum. Du får även se några anteckningar som du har påminnelser för högst upp i din anteckningsbok:

Lägg till påminnelser till eventuella anteckningar som du behöver hantera på en viss dag.

Jag brukar ställa in påminnelser före förfallodagen, så jag noterar förfallodagen högst upp i noten. Det här låter mig se det i utgåvan:

Tänk på att om du har en massa olika uppgifter i en enda not, kommer du inte att kunna ställa in olika påminnelser för varje uppgift. Du kan bara ställa in en påminnelse för en hel anteckning, så det kan vara bättre att behålla varje uppgift i en annan anteckning.

7. Utveckla ett märksystem

Som med några andra saker, Hur du använder taggar beror på hur du vill hantera dina projekt. Du kanske till exempel vill ha en specifik tagg för vissa typer av projekt - jag skulle kunna använda “skrift,” “redigering,” “forska,” “analys,” och så vidare.

Du kan istället använda prioriterade taggar: hög, medium, låg; 1, 2, 3; nu imorgon nästa vecka eller något liknande system. Du kan använda ett samlings- och arkiveringssystem som lagts ut i den här fenomenala artikeln om Evernote-taggar Det bästa sättet att organisera Evernote: Använda etiketter Det bästa sättet att organisera Evernote: Använda taggar Är din Evernote en stor röra? Vi visar dig en enkel tweak som hjälper dig att organisera dina anteckningar som aldrig tidigare. Läs mer .

Många har tagit fram märkningssystem för "Getting Things Done" -produktivitetsmetoden. Organisera 2015: Lär dig om kampsporten för att få saker klar [Arbeta med att titta på] Arrangera 2015: Lär kampsporten om att göra saker klar [saker att titta på] Någonsin undrar varför den framgångsrika , över-achievers verkar alltid hålla ett coolt huvud? Läs mer . Kod med Sonia har ett bra exempel på att använda en mängd olika kapslingar för att klassificera sina anteckningar baserat på vad de är, när hon behöver ta hand om dem och den plats de är relaterade till.

Eller du kan bestämma att du inte använder taggar. Jag brukar gå utan dem, och bara Evernotes fantastiska sökfunktioner för att hitta vad jag behöver. Det är upp till dig.

8. Integrera dina andra appar

Evernote har många bra integreringar som hjälper det att arbeta tillsammans med andra appar. Feedly och Pocket kan skicka artiklar direkt till Evernote. Trello har en power-up som låter dig koppla anteckningar och kort. Kom ihåg att mjölken kan synkronisera med Evernote så att dina påminnelser dyker upp i din uppgiftshanteringsapp.

Om du använder en annan uppgiftshanteringsapp kan TaskClone hjälpa dig att synkronisera. Zapier och IFTTT båda länkar Evernote med alla andra appar. För att få en uppfattning om vad du kan göra, kolla in de bästa Evernote recepten i IFTTT. Du kan göra mycket bra saker, beroende på enheter och andra appar du använder.

Ju mer du kan automatisera desto bättre!

9. Samarbeta

Om du använder Evernote som ett personligt projektledningssystem, behöver du förmodligen inte använda många av samarbetsverktygen. Om du jobbar med andra som använder Evernote kan de dock vara mycket värdefulla. Kommunikation är avgörande för effektiv projektledning De 5 bästa projektledningstipsna för nybörjare De 5 bästa projektledningstipsna för nybörjare Om du tar en projektledare roll för Första gången, här är bara fem projektledningstips som hjälper dig att komma igång. Läs mer, trots allt.

Att dela anteckningar är lika enkelt som att slå på Dela med sig knappen högst upp i noten för att maila en länk. Du kan enkelt dela anteckningar och anteckningsböcker på detta sätt, och du kan lägga in en allmän länk till anteckningen till sociala nätverk.

Chattar med medarbetare kan också vara till hjälp, särskilt om du har en samlingsnotebook som du alla använder. Träffa Fil> Ny chatt eller Visa> Arbetschatt för att öppna chatdialogerna. Skriv ett namn eller en e-postadress i översta fältet i chattfönstret och kom till chatt.

Evernote Projektledning för ditt liv

Evernote är ett utmärkt ställe för att bara dumpa alla de saker du tror att du kanske behöver i framtiden. Men när det är upprättat som ett mycket organiserat projektledningssystem, blir det mycket mer användbart. Och du behöver inte tillämpa dessa principer bara för att fungera: de kan också vara för personliga projekt. Verkligen kan de användas för någonting alls.

Så städa ut ditt röriga Evernote-konto, få det organiserat och gör en plan. Du kommer bli glad att du gjorde det.

Använder du Evernote för personlig eller professionell projektledning? Hur håller du allt organiserat? Dela dina bästa tips i kommentarerna nedan!

Bildkrediter: Mikhail Mishchenko / Shutterstock

Utforska mer om: Evernote, Projektledning, Uppgiftshantering, Åtgärdslista.