Hur spårar utgifter och kvitton för skattesäsong

Med hjälp av kostnadsspårningsspecifika program för att spela in, organisera och hantera dina personalkostnader och företagskostnader sparar du mycket tid och pengar - när skattedag anländer.

Men vilken spårningsprogramvara ska du använda? Vad händer om du behöver spåra körsträcka? Eller fortsätt skanningar av kvitton?

Vi har samlat in de bästa utgiftsspårningsapparna för att skanna kvitton, spårningskostnader och loggmiljöer. Innan vi kommer till dem, låt oss prata lite om varför du borde spåra dina utgifter i första hand.

Varför bör du använda Expense Tracking Software

Om du kommer att spåra kostnader för IRS, är det en bra idé att använda kostnadsspårningsprogram. (Tyvärr, din personliga budgeteringsapp 5 Enkel iPhone Budget Apps för att spåra dina utgifter 5 Enkel iPhone Budget Apps för att spåra dina spendera Apps som Mint och Goodbudget har omfattande funktioner som hjälper dig att hålla dig på rätt spår, men vad om du inte behöver eller vill ha allt av dessa klockor och visselpipor? Läs mer kommer nog inte att klippa det.) Det kan tyckas som ett krångel i början men i det långa loppet sparar du mycket tid och pengar.

Du skulle kunna spara bara papperskvitton, men med en kostnad kommer appen att göra processen enklare. Om du kommer att dra av kostnader på dina skatter, finns det en bra chans att du kommer att samla in många olika typer av kvitton från alla sorters leverantörer.

Medicinska, rörliga och utbildningsutgifter är vanliga. Småföretagare kan också spåra kostnader från rörelse, företagsinköp, sjukförsäkringspremier och mycket mer.

Använda rätt spårningsspårningssoftware hjälper dig att lagra, kategorisera och hämta de kvitton du uppbär under året.

Och om du någonsin har granskats av IRS utan några kvitton för att visa för det, vet du hur mycket det är värt. Även om du inte har det, sparas de kvitton som sparar pengar. Det är värt den lilla insats det tar.

Vilka kvitton ska du spara för IRS?

Det finns många möjliga skatteavdrag för utgifter, och det kan vara svårt att räkna ut om du är berättigad till dem. Det kan vara bäst att spåra dina utgifter för några av de möjliga avdrag och ta reda på om du är kvalificerad senare.

Å andra sidan, om du använder en finansiell rådgivare eller skatteförberedare När du ska hyra en finansiell rådgivare (och var att hitta en) När du ska hyra en finansiell rådgivare (och var att hitta en) Att anställa en finansiell rådgivare kan vara dyrt, men det finns några gånger när det är absolut värt här. Här är fem av dessa tider, plus resurser för att hitta den bästa professionella för din situation. Läs mer, de kan räkna ut det och använda de kvitton du har hållit för att spara dig mest pengar.

Här är några av de vanligaste avdrag som du behöver behålla kvitton för:

• Medicinska och dentala kostnader
• Avdragsgilla affärskostnader
• Fordonets körsträcka för affärsändamål
• Affärsresenskostnader
• Bidrag till välgörande ändamål
• Lärarutbildningskostnader
• Försäljning av ditt hem

Det finns också andra. För att se om det finns några avdrag som du kan dra nytta av, kolla in IRS: s krediter och avdrag för enskilda sidor. Om du tror att några av dessa avdrag kan gälla för dig, är det en bra idé att börja spara dina kvitton idag.

Om du är företagsägare finns det en kredit- och avdragssida för företag som du tycker är användbar.

Hur länge borde du behålla kvitton för skattemässiga ändamål?

Förutom digitala kopior av kvitton ska du hålla fysiska kvitton i tre år.

Så varför, om du håller fysiska kopior, borde du använda kostnadsspårningssoftware? Eftersom det gör ditt liv mycket enklare. Du behöver inte de fysiska kopiorna om du inte blir granskad, och din kostnadsökningsprogram kommer att påskynda skatteansökningen.

De bästa applikationerna för spårning av kilometer och kostnader

Den bästa kostnaden spårningsprogram för din speciella situation beror på om du spårar som enskild eller som företagare. Egenföretagare och företagare behöver generellt spåra mer utgifter och kan behöva mer organisatoriska funktioner från deras app.

Individer, å andra sidan, kommer förmodligen inte att hålla för många kvitton. Det finns givetvis undantag. Om du tror att du behöver mycket kvitteringsskanning måste du kolla in affärssektionen nedan.

Först börjar vi dock med appar för att spåra körsträcka och utgifter för enskilda personer.

För individer med få kostnader: Expensify Free

Expensify är en av de bästa programmen för att spåra körsträckor och kvitton, oavsett om du är en person med få utgifter eller en glob-hoppande verkställande. Deras gratisversion är utmärkt för individer som behöver 10 kvittoskannor eller färre varje månad.

SmartScan drar ut relevant information från varje kvitto och lagrar den på Expensify-servrar, där du har obegränsad lagringsutrymme. När skattesäsongen rullar runt, har du allt du behöver till hands.

Om du börjar behöva mer än 10 skanningar per månad, uppgraderar du kameran till teamplanen, som vi diskuterar nedan.

Ladda ner: Expensera för iOS | Android (gratis)

För individer med papper och elektroniska kvitton: Kvitton av kvitto

Kvitton av Wave, som Expensify, drar den relevanta informationen ur kvittoskanningarna, vilket är bra för kostnadsspårning. Men det låter dig också vidarebefordra e-post kvitton till en e-postadress där den kommer att mata in den informationen till ditt konto också.

Få personer har bara papperskvitton, så den här funktionaliteten kan spara mycket tid.

Och Wave är helt gratis om du inte vill behandla kreditkortsbetalningar eller löneavgifter (som om du inte är egenföretagare eller företagsägare, kommer du förmodligen inte). Det är svårt att slå det.

Ladda ner: Kvitton av Wave för iOS | Android (gratis)

För personer som loggar massor av miles: MileIQ

Mileage spårning kan vara en smärta. Oberoende entreprenörer, säljare, chefer och andra yrkesverksamma kan köra tusentals miles om året och måste registrera alla dessa resor. MileIQ är en av de bästa appsna för körning av körsträckor eftersom den är nästan helt automatiserad.

Appen vet när du kör och kör i bakgrunden för att spåra körsträckan. När din körning är klar sveper du rätt för affärsresa eller lämnar för personlig resa. Du kan också använda dess anpassningsfunktioner för att göra loggning och kategorisering ännu enklare.

Med 40 gratis körloggar per månad kan många använda appen utan att betala. Du kan också betala $ 60 per år för att få Premium-versionen, vilket ger dig obegränsad körsträcka. (Intressant, om ditt företag har ett Office 365 Business eller Business Premium-abonnemang kan du få MileIQ gratis.)

Ladda ner: MileIQ för iOS | Android (gratis)

För företagare: QuickBooks

Eftersom det är en komplett redovisningsprogram för företag, har QuickBooks robusta kostnader för spårning av spårning (det är också den bästa bokföringsprogrammet för frilansare. Den bästa redovisningsprogramvaran Varje freelancer behöver den bästa redovisningsprogramvaran. Varje Freelancer behöver Accounting är ett minfält av komplexitet. dyrt och till och med ett brott. Om du är trött på manuell bokföring, försök med en bokföringsprogram. Läs mer). Utgifterna kategoriseras lätt så att du inte behöver sortera dem på skatte tid för att ta reda på var de ska dras av.

QuickBooks lär dig hur du automatiskt kategoriserar transaktioner över tiden och sparar tid och ansträngning för att skriva in dem manuellt. Du kan även anpassa dina kostnadskategorier om din revisor behöver ytterligare information.

I mobilapparna kan du bifoga kvittobilder till transaktioner på språng, och i Självbetjänade planen kan du också spåra körsträcka. Det finns ingen gratis version av QuickBooks, men du kan komma igång med för $ 5 per månad på självbetjäningsplanen eller $ 7 per månad med Simple Start.

Den största fördelen med att använda QuickBooks som din kostnadsspårningsprogram är att det ger dig allt annat du behöver för att sköta redovisningen för ditt företag.

Ladda ner: QuickBooks för iOS | Android

För Frilansare: Skörd

Harvest är bäst känt som ett tidspårningsverktyg Den bästa tidsföljdsappen för Android, iOS och skrivbord Den bästa tidsrapporteringsappen för Android, iOS och skrivbord Vi visar hur tidspårning kan gynna dig eller ditt team, vad ska du se för tidsspårningsprogram och den bästa plattformsapplikationen vi kunde hitta för jobbet. Läs mer, men det packar också några bra funktioner för kostnadsspårning. Du kan ta ett snabbt foto av kvitto för att registrera utgiften, och du kan även markera den som fakturerbar för att inkludera den på kundens nästa faktura.

Eftersom det integreras med QuickBooks kan du importera dina utgifter och få dem redo att dra av när skattesäsongen kommer.

Du kan använda Harvest gratis för upp till två projekt. Om du vill inkludera fler projekt tittar du på $ 12 per månad, vilket är mer än många andra alternativ. Med det sagt, det ger dig bra tidspårningsfunktioner, och till och med kan du skicka fakturor och uppskattningar.

Ladda ner: Skörd för iOS | Android (gratis)

Börja spåra kvitton och kostnader för skatter

Det kan tyckas som ett krångel, men med hjälp av en app för att spåra körsträckor, kvitton och andra utgifter kommer du att spara pengar på lång sikt. Och med en uppsjö av stora kostnader spårning app alternativ, det finns ingen anledning att inte komma igång med en gång.

Ju tidigare du börjar, desto lättare kommer du att få när skattedagen kommer fram nästa år De bästa strategierna för att hävda en skattedeklaration i år De bästa strategierna för att hävda skatteåterbäring i år Ingen gillar att betala skatt. Men vi måste göra det. En bra skatt programvara kan inte bara hjälpa dig att skatten fil utan problem, men också minska din skattesats ibland. Läs mer .

Utforska mer om: Finansiell teknik, Personliga finanser, Spara pengar, Skattprogramvara.