Så här byter du indexkort med Excel eller Google-ark

Digitala indexkort kan vara lika användbara, om inte mer, än pappersindexkort. Det är vad jag ställde för att bevisa när jag delar värdet av att göra indexkort med Microsoft Word Hur man gör indexkort i Microsoft Word 2016 Hur man gör indexkort i Microsoft Word 2016 Index-kort är ett av de bästa informationsorganiseringsverktygen och minneshjälpmedel på grund av deras enkelhet. Designa din egen med Microsoft Word och dessa tips. Läs mer . Men problemet med traditionella indexkort? De är inte sökbara.

En av våra kommentatorer på ovanstående artikel, William Caldwell, gav oss en enkel men genialidé: Använda Excel-ark i stället för indexkort för bättre sökbarhet och organisation.

I stället för Excel föredrar jag Google Sheets eftersom jag kan komma åt den var som helst (och Google Sheets är gratis). Det här tipset behöver inte heller någon kännedom om kalkylblad. Det är så enkelt! Låt oss se hur William vänder en enda kalkylarkskiva till en databas.

I sina egna ord Hur man gör indexkort i Microsoft Word 2016 Hur man gör indexkort i Microsoft Word 2016 Index-kort är ett av de bästa informationsorganiseringsverktygen och minneshjälpmedel på grund av deras enkelhet. Designa din egen med Microsoft Word och dessa tips. Läs mer, det här är vad du behöver göra i antingen Excel eller Google Sheets:

1. Öppna en ny fil eller en arbetsbok.
2. Ändra bredden på kolumn A till ungefär skärmens bredd.
3. Ange alla uppgifter som du vill spara på egen rad.
4. Ge den en 2-4 bokstavskod. (t.ex. “Lägg till” för en adress eller ett telefonnummer som du behöver skriva ner, eller “Resa” och namnet på B & B du stannade på i Michigan.)
5. Spara filen.

Tack vare brevkoderna kan du göra ett datasort för att sätta alla objekt tillsammans. Du kan använda sökfunktionen för att hitta information snabbare än med en stapel indexkort. Du kan också skapa ett nytt kalkylblad för varje år.

Du kan hålla reda på någon information med en kod eller a “märka” ord. Tänk på dessa användningsområden och gör din egen när du går med:

• En julklappslista
• En databas med recept som organiseras av huvudrediensen
• Ett vanligt dokument för favoritböcker som ordnas efter tema
• Händelser och födelsedagar i din utökade familj
• Spåra potentiella kunder med en adresslista

Min favorit kalkylblad är en vanlig bok där jag relaterar idéer som nämns i böcker till de personliga livsområden jag kan tillämpa dem på. Jag kan snabbt skanna ner raderna eller använda ett slags för att begränsa mig till de idéer jag samlade för ett visst livsområde (t ex motivation).

Är tanken på en enkel databas för uppenbar för dig? Eller har du ansökt det för att lagra en viss typ av information?

Utforska mer om: Produktivitet, kalkylblad.