Hur man prioriterar uppdrag med Eisenhower Matrix Productivity System

Att göra-lista apps är alla raseri dessa dagar. Vetenskapen har visat att listor verkligen uppmuntrar produktivitet, och du kan ytterligare öka produktiviteten med hjälp av trick som att göra din åskådarlista allmän. Vissa använder även sina e-postinboxar som att göra-listor.

Men vad om du har provat allt det och ingen av det fungerar?

Lycka till dig, alternativa produktivitetsmetoder 5 Ny produktivitetsteknik du nog inte hört av 5 nya produktivitetstekniker du nog inte hört av Om du fortfarande letar efter det bästa sättet att öka produktiviteten, försök med ett av dessa bättre alternativ till Pomodoro och GTD. Kom ihåg att sluta titta när du hittade en "bra nog" lösning. Läs mer finns. Och om du upptäcker att vanliga uppgiftslistor är för besvärliga eller för överväldigande rekommenderar vi att du försöker en gammal men effektiv teknik som heter Eisenhower Matrix.

Vad är Eisenhower Matrix?

Eisenhower Matrix är ett 2 × 2 rutnät. Den övre raden är för uppgifter som är “Viktig” medan den nedre raden är för uppgifter som är “Inte viktigt.” Samtidigt är den vänstra kolumnen för uppgifter som är “Brådskande” medan den högra raden är för uppgifter som är “Inte bråttom.” Så här ser det ut:

För de flesta är villkoren Viktiga och Urgent synonyma, så låt oss ta en stund för att definiera skillnaden mellan dem:

• Viktig - Uppgifter som bidrar till dina långsiktiga mål och värderingar, vare sig personliga, professionella etc. Viktigheten handlar om relevans. Ett sätt att bestämma om en uppgift är viktig är att fråga dig själv: “Kan jag fortfarande nå mina mål och stämma överens med mina värden om jag hoppa över den här uppgiften?”
• Brådskande - Uppgifter som måste hanteras före slutet av dagen. Om ditt schema har mer utrymme kan du föredra i slutet av veckan. Hur som helst handlar det om brådska tid. Ett sätt att bestämma om en uppgift är brådskande är att fråga dig själv: “När är tidsfristen för denna uppgift?”

Innan du kan bestämma om en uppgift är viktig eller inte, måste du känna till dina egna mål och värderingar. För många är karriärutveckling ett långsiktigt mål, så uppgifter som är direkt relaterade till det är viktiga. Eller om du värdesätter familjen mest, kan det vara viktigt att komma hem i tid.

Men hur kan en uppgift vara brådskande men ändå inte viktigt? Kom ihåg att brådskande är endast på tiden. Tänk på tidsfristen. Antag att det idag är International Coffee Day och din lokala kafé släpper ut gratis kaffe. Om du inte utnyttjar det idag är möjligheten förlorad - men gratis kaffe har ingen betydelse för dina långsiktiga mål eller värden. Det är brådskande, men inte viktigt.

Med hjälp av dessa definitioner blir det lättare att beskriva vilka typer av uppgifter som hör till var och en av de fyra rutorna. Vi kan till och med tänka på matrisen på detta sätt:

Varför använda Eisenhower Matrix?

Eisenhower Matrix är helt enkelt ett sätt att prioritera dina uppgifter.

Att göra listor är bra på spårning Vad du behöver göra, men det är inte alltid lätt att bestämma som uppgifter har högre prioritet. Jag har personligen aldrig använt “Prioritet” funktionen i någon att göra-lista app eftersom jag alltid slutar att märka allt som “Hög prioritet” - och när allt är högt prioriterat är inget.

Vidare, när du tittar på en att-göra-lista och ser 30 upplagda uppgifter, hur bestämmer du vilken uppgift som ska hanteras? “Börja med det enklaste,” vissa säger. “Nej, börja med det svåraste,” andra säger. Men vad är enkelt och vad är svårt? Det är aldrig svart och vitt. Ofta har jag slösat bort 10, 15 eller till och med 30 minuter, bara försöker välja min uppgift!

Därför lyser Eisenhower Matrix. Till skillnad från en enda att göra-lista är matrisen självprioriterande. Det berättar för dig som uppgift att hantera nästa. Det minskar kognitiv belastning eftersom bara de nu och senare rutorna verkligen spelar roll. Och om du någonsin är crunched för tiden, hjälper det dig att se vilka uppgifter du kan hoppa över.

Dessutom har matrisen två andra mindre fördelar. För det första tvingar det dig att vara mer uppmärksam på varje uppgift. Istället för att kasta allt i en stor rörig att-ha stapel, bestämmer du aktivt om uppgifterna är värda din tid framåt, så att din faktiska listlista hålls tätt. För det andra påminner du dig ständigt om dina mål och värderingar.

Det enda problemet är att Eisenhower Matrix kan vara lite knepigt först. I synnerhet tenderar nya användare att bli uppskattade av de delegerade och triviala rutorna. där är en inlärningskurva, så låt oss gå igenom ett praktiskt exempel på hur man sätter upp en matris, organiserar uppgifter och går igenom en dag.

Hur man använder Eisenhower Matrix

Även om Eisenhower Matrix konceptuellt är en fyrkant med fyra lådor, kan du praktiskt taget närma den som fyra separata listor: en nu-lista, en delegatlista, en senare lista och en trivial lista. De två brådskande listorna kommer före de icke-brådskande listorna.

Jag tycker att Trello är fantastiskt för detta. Ställ in en styrelse för varje sfär i ditt liv (t ex personlig, professionell, kyrka, hobby) och sätt upp dessa fyra listor i varje styrelse. Eller om du inte har mycket på gång kan du använda ett kartong för alla uppgifter. Det är upp till dig. Gillar du inte Trello? Tänk på dessa alternativa Kanban-verktyg, farväl, Trello! 5 Alternativa Gratis Kanban Board Tools Goodbye, Trello! 5 Alternativa Gratis Kanban Board Tools Trello är en otrolig app för projektledning och organiserar dina uppgifter. Men det finns andra Kanban-appar som kan vara idealiska för dina uppgifter. Låt oss prata om de bästa Trello-alternativen. Läs mer .

När dina listor är klara kan du börja lägga till uppgifter:

Låt oss säga att du är en traditionell kontorsarbetare som vill använda Eisenhower Matrix för att bli mer produktiv på jobbet. Detta är scenariot som driver resten av detta exempel, men det ska vara lätt att tillämpa dessa begrepp annars.

Vad finns på din tallrik för idag? Det första som kommer i åtanke: email. Låt oss skapa en uppgift för att nå inbox noll, vilket är brådskande (e-post ska tömmas dagligen) och viktigt (vi pratar arbetsrelaterade e-postmeddelanden här):

Idag råkar det vara Pretzel Day på kontoret och du längtar efter en gratis pråm med arbetena. Det kan vara brådskande, men det är inte viktigt:

Din chef påminner dig om att dokumentationsrapporten för ditt lags sista projekt beror klockan 16.00, vilket är både brådskande och viktigt:

Han påminner dig också om att ditt lags budgetansökan för ditt nästa projekt beror vid slutet av dagen på fredagen. Detta är viktigt, men inte brådskande:

Kontorschefen kommer till dig och säger att pappers- och bläcktillbehör är låga. Du måste beställa så snart du kan - men det har inte mycket att göra med dina karriärmål eller värden:

Det är tidigt på sommaren (i detta scenario) och kontoret blir för muggigt med den våta säsongen. Alla produktivitet skulle skryta med en bra avfuktare, för att inte nämna alla andra fördelar med att minska fuktigheten 4 Hälsofördelar med övervakning av temperatur och luftfuktighet i hemmet 4 Hälsofördelar med övervakning av temperatur och luftfuktighet hemma Visste du att det finns hälsofördelar med att använda smart hemprodukter? Det är rätt. En eller två smarta inköp kan drastiskt förbättra din livskvalitet hemma. Läs mer .

Du gör en anteckning för att ta upp det här, men det är varken brådskande eller viktigt:

På och på går det. Möten växer upp, planering måste göras, du kommer ihåg saker som du vill göra, etc. Till sist fyller din matris (dvs listor) upp och det bästa är att det är mindre mindre skrämmande än en huvudlista med uppgifter:

När du är fri för en annan uppgift, starta du helt enkelt till vänster och flytta till höger. Du bör ta itu med allt i listan Nu och Delegat innan du berör dig själv med de icke-brådskande listorna.

Om du kan delegera, ta itu med Delegatlistan först och avlasta så många av dessa uppgifter som möjligt. Gå sedan igenom listan Nu. När du väl har kommit igenom listan Nu, överväga din dag att bli framgångsrik. Du kan nu få en start på listan Senare eller avsluta dagen tidigt.

Om du kan inte delegera, börja med listan Nu. Om du kommer igenom listan Nu och du har mer tid kan du välja: Behandla listan Delegat som en nu-lista, starta på listan Senare eller avsluta dagen tidigt. I praktiken vill du förmodligen byta mellan delegerade och senare uppgifter.

Vid dagens slut, gå igenom Delegatlistan och dumpa alla uppgifter vars tidsfrister har passerat. Håll de som du fortfarande kan göra. Spara dem för imorgon.

I början av nästa dag, gå igenom listan över senare och bestämma vilka uppgifter som nu är brådskande. Flytta dem till listan Nu. Gör samma för Trivial-listan, förutom att flytta dessa uppgifter till Delegatlistan. Lägg till några nya uppgifter som växer upp hela dagen. Skölj och upprepa.

När till-listor fungerar inte för dig

Observera att du kan ändra Eisenhower Matrix men du vill. Till exempel, istället för att använda den för att styra hela din dag, kan du sortera ditt e-postmeddelande med sin egen matris. Det här är den mest avgörande sorteringslösningen för e-post som du någonsin behöver. Det här är den mest avgörande e-sorteringslösningen. Du behöver någonsin En enkel sorteringslösning kommer att säkerställa du är alltid ovanpå dina e-postmeddelanden. Du behöver bara fyra etiketter eller mappar för att hantera din inkorg och minska din e-postspänning. Läs mer . Hela begreppet brådskande / betydelse kan vara användbart i alla sorters fall bortom arbete och e-post.

Många har funnit stor framgång med Eisenhower Matrix. Men om du har nått denna punkt och du inte tror det hjälper, så är det okej. Fortsätt leta efter den metod som fungerar för dig. När allt är sagt, är den enda produktivitetstekniken som är viktigast Det bästa produktivitetsverktyget är det du faktiskt använder Det bästa produktivitetsverktyget är det du faktiskt använder I en värld som jagar produktivitet, lovar varje ny och glänsande produktivitetsapp något nytt. Men förlorar vi något när vi ändrar våra produktivitetsprogram för ofta? Läs mer är den du faktiskt använder.

Kan du hitta Eisenhower Matrix till hjälp? Om inte, vilken produktivitetsteknik använder du för att hålla dig organiserad och framåt? Dela med oss ​​i kommentarerna nedan!

Bildkrediter: Amy Bull via Shutterstock.com

.