Hur man lättar samarbete med Office 2016 History Feature

Det var dags att arbeta tillsammans med någon annan på ett Word-dokument eller ett Excel-kalkylblad, vilket innebär att du skulle behöva skicka filen fram och tillbaka, var noga med att hålla reda på vad som ändrats. Tack och lov har Internet gjort realtidssamarbete. Team Working: 10 tips för effektiv online-samarbete i realtid: 10 tips för effektiv realtidssamarbete på nätet Läs mer en verklighet.

Problem kan emellertid fortfarande uppstå när det inte är klart vilka ändringar har gjorts vid vilken tidpunkt, eller vem som gjorde dem. Lyckligtvis tar historiafunktionen i Office 2016 bort någon aspekt av tvivel från processen.

Med en fullständig versionshistoria till ditt förfogande och praktisk information om vem som gjorde vad och när kommer du snart att upptäcka att ditt samarbete är enklare än någonsin tidigare när du utnyttjar den här nya funktionaliteten.

Real Time Collaboration

En av de mest användbara funktionerna till Microsoft Office 2016 9 Tips för att lära dig allt om Office 2016 9 Tips för att lära dig allt om Office 2016 Microsoft Office 2016 är bland oss. Hur mästar du den senaste versionen för din produktivitets skull? Vi tipsar dig till de bästa länkarna för Office-lärande. Ställ en marsch med dessa ... Läs mer är möjligheten att samarbeta på ett dokument med andra användare i realtid. Oavsett om du arbetar i motsatta ändar på din arbetsplats eller på olika kontinenter är realtidssamarbete en otrevlig metod för att se till att alla är på samma sida.

Det första steget är att se till att alla nödvändiga användare har åtkomst till dokumentet, samt redigeringsrättigheter vid behov. Öppna filen som du vill samarbeta på och klicka på Dela med sig knappen i det övre högra hörnet av Office-användargränssnittet.

Du kommer att bli ombedd att spara en kopia av dokumentet till en online-plats, så att andra användare kan komma åt det, så kan du börja bjuda in andra användare att redigera genom att ange deras e-postadresser. Observera att du kan välja att ge dem tillstånd att visa dokumentet utan att göra ändringar, om det är föredraget - men om du planerar att samarbeta måste de kunna redigera.

Inbjudna medarbetare får ett mail med en länk som låter dem öppna dokumentet i Word Online Online-uppdateringar med kommentarer, Listaförbättringar och fotnoter Ordet Online-uppdateringar med kommentarer, Listaförbättringar och fotnoter Microsofts svar på Google Dokument har uppdaterats till Inkludera kommentarer, listförbättringar och anteckningar. Läs mer . Alternativt kan du använda Hämta en delningslänk möjlighet att få en direktlänk till det dokument som du kan distribuera men du vill.

När mer än en användare arbetar på ett dokument ser du sin position på sidan märkt med en färgkodad ikon. Att hoppa över den ikonen kommer att expandera den så att du kan se vilken användare den refererar till. Du kan också kontrollera vem som är aktiv i dokumentet när som helst genom att använda Dela med sig panel.

Om någon annan ändrar eller lägger till innehåll i dokumentet kommer det automatiskt att markeras på alla andras syn på filen.

Att arbeta så här kan spara mycket frustration om flera personer behöver göra ändringar i samma dokument, eftersom det tar bort potentialen för en rörig versionshistorik som ibland kan inträffa när samma filer skickas vidare från en person till en annan. Samarbetet i realtid kommer emellertid verkligen till sitt eget tack vare det sätt på vilket Office 2016 Upgrade till Office 2016 gratis idag med din Office 365-prenumerationsuppgradering till Office 2016 gratis idag med din Office 365-prenumeration Microsoft Office 2016 för Windows har landat och det ger många smarta nya funktioner. Om du har ett Office 365-abonnemang kan du hämta det nu gratis och vi visar dig nedan. Läs mer spårar ett dokuments historia.

Spårningshistorik i Office 2016

Om du vill visa ett enskild dokumentets historia i ett Office 2016-program, navigerar du till Fil > Historia. Observera att denna funktion endast är tillgänglig för användare som har tillgång till OneDrive for Business eller SharePoint. Om du inte hamnar i den här gruppen kan du använda funktionen Spårändringar. Hur man samarbetar med spårändringar i Microsoft Word. Hur man samarbetar med spårändringar i Microsoft Word Read More istället (se nedan).

Du ska se historikpanelen öppna uppe till höger på skärmen. Eventuella tidigare versioner av dokumentet kommer att listas, liksom namnet på den användare som gjorde ändringar och tid och datum när den här uppdateringen av filen senast ändrades.

Om du klickar på enskilda versioner öppnas dokumentets iteration vilket kan vara mycket användbart om du bestämmer dig för att något har gått fel när ett projekt fortskrider. Du får också möjlighet att jämföra olika versioner i ett gränssnitt som är utformat för att hjälpa till att differentiera de två dokumenten så enkelt som möjligt.

Skillnader mellan historia och spårändringar

Den nya historiska funktionaliteten fungerar på många sätt för att ersätta funktionen Spårändringar - även om båda stöds i Office 2016.

Spårändringar var för sin tid en stor hjälp när dokument skickades från en användare till en annan, men verkligheten är att denna typ av arbetsflöde har förändrats väsentligt de senaste åren. Ökningen av Internetbaserad programvara som Word Online Betal inte för Word! 5 skäl att du ska använda Office Online Betala inte för ord! 5 skäl att använda Office Online Office Online är den fria och molnbundna versionen av Microsoft Office. Begränsningar kompenseras av funktioner, användbara även för användare av skrivbordskontoret. Bäst av allt är dess Läs mer, för att inte tala om det faktum att molnlagring är ledigt tillgänglig och allmänt använd, har i grunden förändrat hur dokumenten delas.

Funktionen för Track Changes är i stor utsträckning omhändertagen automatiskt av History-funktionen, så det finns ingen anledning att slå på eller av, om det inte är din personliga preferens. Du kanske fortfarande vill navigera till Recension flik för att infoga kommentarer där så är lämpligt.

De samarbetsalternativ som ingår i Office 2016 erbjuder dock många andra sätt att komma i kontakt med dina kollegor också. Hovering över någons namn i Dela med sig panelen kommer att ge åtkomst till all kontaktinformation de har lagt till i sin Microsoft-kontoprofil.

Det finns ingen anledning att sluta använda Track Changes om det är vad du föredrar, det verkar tydligt att historikfunktionen är prepped för att helt ersätta sin funktionalitet. För tillfället finns båda alternativen tillgängliga men det verkar mer än troligt att Microsoft kommer att avveckla spårändringar under kommande år, eftersom dess syfte verkar bättre kombinerat med det ökande fokuset på samarbete på nätet medan Office Suite används.

Har du ett tips för hur Office-användare bättre kan samarbeta med sina kollegor? Eller har du några problem att integrera historikfunktionen i ditt arbetsflöde? För att få hjälp eller dela med dig av din egen kunskap, besök besökets avsnitt nedan.

Utforska mer om: Samarbetsverktyg, Microsoft Office 2016, Microsoft Word.