Hur man bättre spårar och hanterar dina projekt med Podio

Intellinote: Placera dina uppgifter, filer, meddelanden och möten på ett ställe Intellinote: Placera dina uppgifter, filer, meddelanden och möten online på ett ställe Intellinote gör det lättare att hantera, samarbeta och bättre kommunicera med ditt team, kollegor och kunder med en omfattande blandning av fildelning, organisation och realtid video och textchatt. Läs mer, vanligtvis kommer program som Microsoft Project att tänka på. Nu är det naturligtvis ett utmärkt verktyg för att hantera uppgifter, tidslinjer, resultat och resurser för ett projekt. Men vad använder du för hålla reda på flera projekt?

Oavsett om du är en personal på en eller tio, ett verktyg som kan spåra statuser och möten, skicka ut påminnelser, och till och med husa alla dokument för ett projekt är också ganska bra. Det här är Podio som hjälper dig att hantera flera projekt, ett team av andra eller helt enkelt ett sätt att spåra dem båda. Här är några knep och tips för att få ut det mesta av att använda Podio för att spåra dina projekt och ditt team.

Implementera Podio Apps

Podio är ett verktyg som använder “appar” hantera olika aspekter av arbetsytan Podio: En enkel instrumentpanel för hantering av din organisations uppgifter Podio: En enkel instrumentpanel för hantering av din organisations uppgifter Läs mer. Appar är tillgängliga per funktion och industri och innehåller saker som möten, idéer, kunder, inköpsorder, fakturor, kontakter och många fler. Det bästa sättet att använda Podio är att få de appar som du behöver. Börja med att kolla in Podio App Market och granska paket som är tillgängliga efter funktion eller industri. Dessa kommer att ta dig till en bra start och du kan fortfarande få enskilda appar senare.

Om du till exempel använder Podio för händelsehanteringsfunktioner, Det finns ett paket som innehåller appar för deltagare, arenor, leverantörer, högtalare, evenemang och en gästlista. Ett annat exempel använder försäljningsindustrin och innehåller ett paket för ledningsstyrning, som har appar för försäljning, leads, försäljningsmöten, kommunikation och produkter.

Använd appar i Podio för att spåra alla aspekter av ditt projekt, stort eller litet. Dessa kan alla ordnas på huvudskärmen och innehålla de fält som du kommer att behöva. Men du kan också ändra vilken app som helst för att anpassa den precis som du vill ha den. Dessa appar är ryggraden i Podio och ger dig stor flexibilitet när du spårar dina projekt och deras rörliga delar.

Dra nytta av anslutna tjänster och tillägg

En bra funktion hos Podio är dess anslutning till andra tjänster. Om du är intresserad av att ansluta din Microsoft Exchange-kalendern för att exportera händelser, din Gå till möte konto för att starta möten direkt från Podio eller din Evernote konto för att bifoga dina anteckningar, då har du täckt Podio. För att spåra dina uppgifter och hålla reda på dina projekt är det definitivt vägen att ansluta andra tjänster som du använder. För att framgångsrikt kunna använda Podio tillåter dessa anslutna tjänster dig att dra in saker du behöver som kan finnas någon annanstans, men är nödvändiga för ditt projekt.

Tillsammans med dessa tjänster kan du enkelt ansluta Hightail, Box, ShareFile, Office 365, Windows Live, Facebook, SugarSync och Dropbox. Anslutning är lätt; klicka bara på Kontoinställningar från huvudnavigering och sedan tjänster. Varje tjänst har sin egen anslutningsknapp och efter att ha loggat in visas de på listan där de är klara att använda.

Förutom att ansluta tjänster kan du dra nytta av Podio förlängningar som integreras med många tredje part utvecklare. Integreringar med MailChimp, Google Maps och Xero gör det möjligt att göra din erfarenhet av Podio ännu bättre. Till exempel finns en QuickBooks-förlängning som låter dig importera kunder och kontoinformation till Podio där du sedan kan konfigurera automatisk fakturering mellan systemen.

Hur Podio jämförs med Trello

Om du inte har provat andra verktyg som Podio för projektspårning och hantering, kan det enkelt jämföras med Trello Trello - Ett unikt, enkelt och kraftfullt projektledningssystem från ett bra hem Trello - Ett unikt, enkelt och kraftfullt projektledningssystem från A Bra hem betyder namnet Joel Spolsky något för dig? Om så är fallet vill du läsa det här inlägget, eftersom det visar Spolskys senaste och största projekt. Och om inte, borde du veta att detta är ... Läs mer, vilket är ett annat bra verktyg. Om du har försökt båda dessa har du förmodligen en preferens eller möjligen använd dem båda, men för olika saker. De erbjuder båda grunderna för att spåra projekt, uppgifter och personer tillsammans med praktiska meddelanden, påminnelser och anpassade formateringsalternativ för verktygen. Så var skiljer de sig från varandra?

arbetsyta

Medan både Podio och Trello har snyggt organiserade arbetsytor, skulle Trello behöva falla i “enklare inställning” kategori. Podio tar lite mer tid att sätta upp för användning. Efter att ha tagit de appar som du behöver kan du använda dem för att konfigurera kakel eller widgets för din huvudsakliga arbetsyta och omorganisera dem för att se bra ut. Med Trello ser du dina brädor direkt och efter att du har valt en, ser du dina kort. Ja, det finns en viss inställningstid med Trello, men den tiden spenderas konfigurera dina projekt och uppgifter hellre än konfigurera de verktyg du behöver för dem som i Podio. Men om du inte har lite tid att skapa en riktigt anpassad arbetsyta, så tillåter Podio det där Trello inte gör det.

Anslutna tjänster

När det gäller att ansluta kalendrar, mötesprogramvara De 6 bästa gratis mötesverktygen för att samarbeta med ditt team De 6 bästa kostnadsfria mötesverktygen för att samarbeta med ditt team Små lag behöver inte dyra företags apps för samarbete. Här är sex fantastiska verktyg som du kan använda för att hantera ditt lags data, kommunikation och mer. Gratis. Läs mer, filhanterare och anmälare, Podio har helt enkelt fler alternativ. Du kan bifoga filer och foton till kort i Trello från platser som Google Drive, Dropbox, Box och OneDrive (nedan). Du kan också ansluta Trello till iCal för att visa dina kort eller till och med Sunrise Calendar om det är ditt schemaläggningsval. Men överlag har Podio större flexibilitet med alternativ för anslutna tjänster.

Mobil åtkomst

Både Podio (iOS, Android) och Trello (iOS, Android) har gratis mobila appar tillgängliga som verkligen gör projektspårning bekväm. För din telefon eller surfplatta har de båda dem täckta. Om du är en visuell person som uppskattar de brädor och kort som används i Trello, kommer du att vara väldigt glad med deras app. Den har ett snyggt gränssnitt och dra och släppa är också ganska lyhörda. På samma sätt har Podio en bra app om du gillar att se dina datatabeller, senaste aktiviteter för ditt team och göra uppdateringar av objekt. Hur som helst, med hjälp av mobila alternativ kan du hålla kontakten med dina projekt, meddelanden och team när du är på resande fot.

Tips för att använda Podio

Återigen är Podio ett verktyg för att hantera projekt, uppgifter och till och med ditt lag som är helt annorlunda än program som Microsoft Project. Det ger dig möjlighet att hålla koll på, kontrollera statuser, tilldela uppgifter och behålla dina projekt på den noggrant utformade planen. Här är några tips för hur du använder Podio om du är ny eller har inte utnyttjat funktionerna fullt ut.

• För teamhantering, använd Inte på kontoret app. Varje lagmedlem kan enkelt välja Semester, Fjärrkontroll eller Konferens för att beskriva typen. Därefter kan en chef snabbt och snart godkänna eller avvisa tiden från kontoret efter att ha fyllt i datum. Meddelanden kan också skickas, vilket ger stora påminnelser om någon i ditt lag kommer att vara borta.
• Testa de tillgängliga Webformulär för din webbplats. Podio kommer att skapa formulär för din webbplats med ett knapptryck. Du kan sedan anpassa formuläret och skicka den delbara länken du får eller lägga in inbäddningskoden direkt på din webbplats. Med vårt exempel på händelsehantering från tidigare kan du enkelt få en blankett för intresserade kunder att fylla i för att begära dina tjänster för deras händelse.
• Dra nytta av det enkla exportfunktion. Varje app som du använder innehåller ett alternativ att exportera data. Det här är väldigt användbart för att uppdatera ditt lag på ett statusmöte eller din chef när han vill ha uppdateringar om alla projekt för ditt lag. Exportfunktionen kan ses när du väljer skiftnyckelsymbolen inuti appen.
• Anpassa appar för fullständig effektivitet. Varje app kommer med de grunder som du behöver. Men varje kan redigeras och anpassas så att du kan använda exakta fält, listor, statuser och andra objekt du behöver inom varje. Klicka bara på den skiftnyckel ikonen när du är i appen och välj Ändra mall.

Podio planer

Om du är ny på Podio, finns det några olika planer du kan välja bland inklusive a gratis alternativ. Om du har ett team på upp till fem personer kan du få alla funktionerna i en grundläggande plan, förutom användarhantering, utan kostnad. Om du har mer än fem användare det finns planer som börjar på $ 9 per månad. Du kan ha obegränsade användare med fördelar som träningssessioner, prioritetsstöd och avancerad inställning, beroende på din betalade plan.

Användar du Podio eller funderar du fortfarande på det?

Om du är en nuvarande Podio-användare, vilka användbara tips måste du dela med läsarna? Om du fortfarande tänker på att använda Podio för att spåra projekt, vilka är dina avgörande faktorer och vad letar du efter i ett verktyg? Gärna dela dina tankar och erfarenheter i kommentarerna nedan!

Bildkredit: Affärsman via Shutterstock, Alphaspirit via Shutterstock.com

Utforska mer om: Organisationsprogramvara, Planeringsverktyg, Projektledning, Uppgiftshantering.