Går papperslösa fördelar, nackdelar och digitala lösningar

Det papperslösa kontoret Framtiden är här - Din guide till att ha ett papperslöst liv idag Framtiden är här - Din guide till att ha ett papperslöst liv idag Paperless - en term som används ganska ofta nu dagar. Men vad betyder det? Och i vilken utsträckning gäller det? Visserligen använder vi alla fortfarande papper i viss utsträckning trots framstegen ... Läs mer verkar äntligen få slut på. Det kan delvis bero på den ännu mer populära ideen om minimalism. Hur man är en effektiv minimalist i ditt dagliga liv. Hur är en effektiv minimalist i ditt dagliga liv Fler och fler väljer att omfamna minimalism. I vissa situationer kan detta orsaka frustrerande kaos på ditt vardag. Med lite minimal planering behöver det inte komma till det. Läs mer . Men är det allt en trädbesparande nirvana eller en mardröm av A4-proportioner?

Vi undersöker för-och nackdelar, tillsammans med handlingsbara råd, så att du kan skapa ditt eget sinne och fortsätta med det direkt.

Proffsen av en papperslös kontor

Låt oss först titta på fördelarna med att säga adios till papper.

Att bli av med den föråldrade faxmaskinen

Trots att faxmaskinen har blivit till en arkaisk enhet, finns det fortfarande vissa som insisterar på att hänga på den med sina naglar. Det här är de personer som har sina faxnummer visst på deras visitkort. Det här är de människor som inte kan acceptera det som heter “e-post” uppfanns, och som ett resultat drunknar de under ett hav av faxpapper.

Om någon som absolut insisterar på att något måste faxas till dig, så finns det sätt att ta emot dem, utan att behöva hantera pappersstopp och fallna träd på ditt samvete. Många onlinetjänster kan tilldela dig en “virtuellt faxnummer” och den andra personen kan faxa till det numret. Faxen konverteras sedan till en bifogad e-post och skickas till dig via interwebs.

Nackdelen är att de fria planerna för dessa webbplatser är otroligt begränsande. För att få någon anständig service, skulle du behöva betala för en månadsplan.

Några att titta på inkluderar Maxemail, MyFax, RingCentral, Faxburner, eFax och FreeFaxtoEmail.

Har mer utrymme till tango

Just nu har jag flera lådor fulla av dokument som går tillbaka 15 år. De sitter på mitt kontor och väntar på att bli skannade så att jag äntligen kan stryka pappersformaten. Samtidigt, medan min bästa vän utbreder stannar hos mig, snubblar jag ständigt över lådorna, slår mina höfter mot dem och svär i allmänhet mitt huvud på dem.

När jag äntligen kommer runt för att skanna papperet, kommer jag att ha en stor shreddingfest och en drink varje gång ett dokument går igenom shredderen (i slutet blir jag helt obeveklig). Men det jag verkligen drömmer om är att ha en stor mängd utrymme på mitt kontor. Jag kan använda det där rummet för att börja dansa, eller krossa hunden. Och påminna mig själv vilken färg mitt golv är.

Om du är ett företag som spenderar mycket pengar på lagringsutrymme för dina dokument, tänk bara på hur mycket du ska spara, skanna dessa dokument och bränna hela partiet. Anställdas moral kommer att gå genom taket.

Spara miljön från oss själv

Den uppenbara fördelen är naturligtvis miljön. För många träd skärs och Amazonas regnskog försvinner delvis för att mata massa- och pappersindustrin. Allt vi kan göra för att sakta ner det är uppenbarligen goda nyheter för planeten vi lever på. Vi skriver för mycket och för mycket papper slösas bort. Genom att flytta till en papperslös miljö kan du göra din bit för Mother Nature.

Om du måste skriva ut några toppen Tips och verktyg för att hjälpa till med utskriftssidor Topptips och verktyg för att hjälpa till med att skriva ut webbsidor Oavsett hur svårt du försöker gå papperslös, behöver du bara skriva ut den webbsidan. Det kan vara för vägbeskrivningar, en artikel för klassen, en handout för ett möte på jobbet, etc. Som ... Läs mer, då finns det sätt att minimera mängden papper och bläck du använder. Tjänster som PrintWhatYouLike, PrintFriendly, Aardvark och The Printliminator hjälper dig att ta bort eventuella onödiga element från en sida innan du skriver ut den, till exempel annonser. Men om möjligt, skanna och maila.

Papper förblir inte för evigt men digitala filer kommer

Det är ett faktum att livet inte håller för evigt. Magna Carta ser nog inte så frisk ut som den gjorde när den först skrevs. Anne Franks dagbok börjar brinna och krulla i kanterna. Papper börjar så småningom att bryta ner, med tanke på att tillräckligt med tid har gått.

Det är med andra ord ett hemskt sätt att lagra information på lång sikt. Du kan aldrig vara säker när den kommer att brinna, riva, blekna, krulla eller helt enkelt ha en kopp kaffe som kastas över den. Men en digital fil? Förutsatt att du behåller det i ett populärt format som PDF eller TXT och gör vanliga säkerhetskopior. 5 Grundläggande säkerhetskopieringsfakta Varje Windows-användare borde veta 5 grundläggande säkerhetskopieringsfakta Varje Windows-användare borde veta att vi aldrig tröttnar på att påminna dig om att göra säkerhetskopior och hålla din data säker. Om du undrar vad, hur ofta och var du ska säkerhetskopiera dina filer, har vi rakt framåt svar. Läs mer, det kommer alltid att finnas där när du behöver det. Om tjugo eller trettio år kommer det fortfarande att se ut som när du först gjorde det.

Anställda kan arbeta på distans

Problemet med papper är att i en kontorsmiljö, om du vill att kollegor på andra geografiska platser ska ha en kopia, måste du skicka det ut med snigelpost. Det tar tid (ännu mer om postkontoret förlorar det). Tid i många fall betyder pengar förlorade, möjligheter försenade och ökad frustration.

Om filer digitaliseras kan de dock sättas online i ett företags intranät. Snabbt skapa ditt eget hemintranät Med ocPortal Snabbt skapa ditt eget hemintranät med ocPortal Har du någonsin funderat på hur det kan vara att ha en "portalsida "för din familj, precis som många företag erbjuder till anställda? Skulle det inte vara bekvämt att ha ett centralt webbaserat repository ... Läs mer eller wiki 4 av de bästa personliga Wikis för att hålla dig organiserade 4 av de bästa personliga Wikis för att hålla dig organiserade Vad händer om det fanns wiki-programvara för att hjälpa dig på en personlig nivå? Du kan använda den för något, till exempel för att beskriva din roman, hålla koll på hemförbättringsprojekt, eller planera ... Läs mer. Eller de kan mailas eller läggas i en mapp för lagring av moln. Detta gör att kollegorna i det andra kontoret kan få sina kopior omedelbart, utan att behöva vänta. Om dokumentet laddas upp till en samarbetswebbplats, kan du inte använda 10+ Samarbetsverktyg utan anmälan som du kan använda inom 10 sekunder. 10+ Samarbetsverktyg som du inte kan registrera på 10 sekunder Samarbete på nätet kan spara både dig och ditt team både tid och pengar. Samarbeta snabbt kan spara lite mer. Dessa verktyg är redo att gå när du är. Ingen registrering krävs. Läs mer som Google Docs eller Dropbox, så alla på alla platser kan börja lämna feedback i realtid.

Nackdelarna med en papperslös kontor

Men att gå utan papper är inte alltid det paradis som det är gjort att vara. Teknik till räddning!

Skannar varje. Enda. Bit. Av. Papper.

Höger utanför flaggan är detta det mest irriterande med hela företaget. Hitta energi och lutning att sitta och skanna varje enskilt papper. Det är tråkigt, tidskrävande, och helt uppriktigt, du skulle mycket hellre titta på reruns av Baywatch på tv.

Men det finns några saker du kan göra för att göra jobbet lite enklare. Först granska varje bit papper och lägg den i en av tre staplar - Skanna definitivt, kanske skanna, och strimla. De strimla saker ... .well ... .skär det och bli av med det.

Du kan förmodligen bli av med betalda räkningar, kvitton för saker där garantin har gått ut länge, instruktionsböcker (chansen är att tillverkaren har laddat upp en PDF-version. Kan du inte hitta en användarmanual för ditt utseende? Sök på dessa specialiserade webbplatser kan inte hitta en användarmanual för ditt utseende? Sök på dessa specialwebbplatser Den noggranna killen med framsyn kommer antingen att skanna en användarmanual och hålla en mjukkopia i sin dator, eller leta efter en mjukkopia som vanligtvis finns som PDF på tillverkarens webbplats. Det är en tredje ... Läs Mer på deras hemsida), bankdepositioner (men inte påståenden) och så vidare. Kasta bara ett kritiskt öga över det och bestämma “behöver jag verkligen behålla detta??“.

Kanske skanna är för saker du inte är säker på ännu och du vill inte skynda på ett beslut. Håll dem åt sidan.

Du kommer då att finna att Definitivt skanna hög är troligen mer hanterbar. Skapa nu mappar på din dator (Skatter, försäkringar, löneavgifter, etc), och när du skannar ett dokument flyttar du det direkt till den relevanta mappen och lägger till ett beskrivande namn.

Det finns appar som hävdar att processen är snabb för dig (resultat är blandade enligt min åsikt). Evernote har Scannable, som upptäcker dokumentets kanter när du pekar på din smartphone-kamera på den. Det finns också Photomyne, om du skannar bilder. AlternativTo har några bra alternativ till Scannable om du letar efter något annat. Jag gillar särskilt ScanBot 6 av de bästa applikationerna för att skanna, spåra och hantera kvitton 6 av de bästa apperna för att skanna, spåra och hantera kvitton. Dessa kvittonscannerprogram hjälper dig att skanna, spara och organisera varje kvitto för ditt personliga eller företagande behov. Läs mer .

Kom ihåg att backa allt upp

Ju mer du skannar desto viktigare är det att du återställer det hela. Säkerhetskopierings- och återställningsguiden Windows Backup och Restore Guide Katastrofer händer. Om du inte är villig att förlora dina data behöver du en bra Windows-säkerhetsrutin. Vi visar dig hur du lagar säkerhetskopior och återställer dem. Läs mer . För om din dator bestämmer sig för att begå självmord eller självförstörelse, innebär det att inga säkerhetskopieringar har absolut inga filer. Och i många fall kan det vara en orimlig katastrof (speciellt om du har förlorat skattpapper). Många företag i min erfarenhet erbjuder ersättningskopior av dokument till ett pris, och du kanske bestämmer dig för att göra det. Men du kan sova lättare på natten om du har en backup-lösning i närheten eller på distans (eller båda).

Åtminstone bör du ha en bärbar hårddisk (få minst 1 terabyte utrymme). Om du har en Windows-dator Den ultimata säkerhetsdatabasen för Windows 10 Den ultimata informationen om säkerhetskopiering av Windows 10 Vi har sammanfattat varje backup, återställning, återställning och reparation som vi kunde hitta på Windows 10. Använd våra enkla tips och aldrig förtvivlad över förlorade data igen! Läs mer, ladda ner och använd SyncToy, SyncToy: Microsofts enkla backup- och synkroniseringslösning [Windows] SyncToy: Microsofts enkla backup- och synkroniseringslösning [Windows] Om du har filer på din dator måste du säkerhetskopiera. Lätt och enkel. Många av oss är bekanta med att säkerhetskopiera och det finns många metoder och program att använda. En annan aspekt som ... Läs mer ett extremt enkelt backupverktyg. Mac-användare Den ultimata trippel backup-lösningen för din Mac [Mac OSX] Den ultimata tripup backup-lösningen för din Mac [Mac OSX] Eftersom utvecklaren här på MakeUseOf och som någon som tjänar hela sin inkomst av att arbeta online är det rättvist att säga min dator och data är ganska viktiga. De är inbyggda perfekt för produktivitet med ... Läs mer kommer troligen att gravida till Time Machine-partitionen och använda din tidsmaskinens hårddisk för att lagra filer för partition och använd din hårddisk för att lagra filer också om din Macs hårddisk är liten och din Time Machine-hårddisk är stor, det kan vara värt att använda enheten för både säkerhetskopiering och lagring. Läs mer . Vad du än bestämmer dig för att använda, måste du konfigurera ett slags automatiskt system för säkerhetskopiering av dina filer samtidigt på samma gång varje dag utan att misslyckas.

Helst bör du också ha en fjärrbackup, bara om din plats blir översvämd eller fångar eld. Men innan du skickar dina värdefulla filer till molnet måste du kryptera dem i en särskild mapp. 5 Effektiva verktyg för att kryptera dina hemliga filer 5 Effektiva verktyg för att kryptera dina hemliga filer Vi måste ägna oss större uppmärksamhet än någonsin mot krypteringsverktyg och allting utformad för att skydda vår integritet. Med rätt verktyg är det enkelt att hålla vår data säker. Läs mer först. WinRAR och WinZip kan kryptera filer, som kan Veracrypt och dess föråldrade föregångare, TrueCrypt TrueCrypt är död: 4 Diskkrypteringsalternativ för Windows TrueCrypt är död: 4 Diskkrypteringsalternativ för Windows TrueCrypt är inte längre, men lyckligtvis finns det andra användbara krypteringsprogram . Även om de kanske inte är exakta ersättningar, borde de passa dina behov. Läs mer . Cloud möjligheter inkluderar Dropbox, Google Drive, Box och SkyDrive.

Hitta en databas med OCR-typ-teknik

När du har skannat allt kan du gå på rutten att ha mappar och undermappar sorterade i datum och månadskategori (och även dagdatalager om du verkligen vill få exakt). Eller dörr nummer två är att hitta någon form av databas med OCR-teknik 4 Gratis Online OCR-verktyg Sätta till Ultimate Test 4 Gratis OCR-verktyg på Internet Lägg till det ultimata testet Med framsteg i OCR-teknik konverterar du text och bilder från ditt skannade PDF-dokument in i redigerbara textformat är enklare. Vi testade några gratis online OCR-verktyg så att du inte behöver. Läs mer .

OCR står för optisk teckenigenkänning och det är teknik som läser den tryckta texten på en sida och kan antingen konvertera den texten till kopieringsbar text, eller det kan ge resultat till dig baserat på nyckelord du ger den. Detta är den teknik som driver Evernote Hur man använder Evernote: Den inofficiella manualen Hur man använder Evernote: Den inofficiella handboken Lär dig hur man använder Evernote på egen hand tar lång tid. Därför har vi sammanställt den här guiden för att visa dig hur du kan dra full nytta av de viktigaste Evernote-funktionerna. Läs mer, och det är det som Project Gutenberg använder Project Gutenberg: Mer än bara gratis böcker Projekt Gutenberg: Mer än bara fria böcker Sidor som Project Gutenberg, som har över 45 000 böcker på erbjudandet (vid skrivandet) kommer att se till att nej boken kommer någonsin att försvinna. Upptäcka dunkla litteraturlitteratur är nu enklare än någonsin. Läs mer för att skanna alla public domain-texter i e-böcker. Text i både dokument och bilder De 5 bästa OCR-verktygen för att extrahera text från bilder De 5 bästa OCR-verktygen för att extrahera text från bilder När du har pappersstrålar, hur får du all den skrivna texten konverteras till något som ett digitalt program kommer att bli kunna känna igen och indexera? Håll en bra OCR-programvara i närheten. Läs mer kan hittas, erkännas och tas med i sökresultaten när du anger det ordet.

För att söka dina skannade dokument behöver du tydligt hitta ett sätt att enkelt kunna dra upp det du behöver direkt. Så om du går på OCR-vägen måste du bestämma. Ska du betala Evernote en årlig avgift och lita på dem med dina känsliga dokument? Eller ska du ladda ner något istället och hålla allt på din dator.

Är du en papperskonfigurator eller en digital avvikare?

Det finns alltid fördelar och nackdelar med allting, men vissa människor kan tolerera en mer än andra. Så allt kommer ner till vad du är beredd att acceptera.

Skanner nu allting meningslöst och slöseri med tid? Eller är digitalisering framtidens sätt? Vad säger du, läsare?

Bildkrediter: Sinking Businessman via Shutterstock.com, alla andra tillskrivningsfria bilder från PixaBay

Utforska mer om: Data Backup, Digital Document, Evernote, OCR, Utskrift.