Gå INTE 100% papperslös, här är varför

Tanken att gå 100 procent papperslös kan tyckas som en dröm, speciellt om du har läst de gyllene löften av många toppminimalism och produktivitetsbloggar De 10 mest praktiska produktivitetsbloggarna från 2017 De 10 mest praktiska produktivitetsbloggarna från 2017 Få produktivitetsbloggar erbjuder praktisk rådgivning. De flesta tenderar att fokusera på självförbättring, känsla-bra och motivationsdelar. Vi har valt de bästa praktiska produktivitetsbloggarna online idag. Läs mer .

Åh, lycka till att vinka farväl till den hyllan av fula ringbindemedel. Föreställ dig hur länge du sparar att kunna hämta en gammal räkningsregistrering vid ett fingeravtryck. Och låt oss inte glömma de träd du ska spara. Träden!

Men som alltid är fallet med dessa lösningar, är saker inte så enkla. Vi kan inte bara ignorera ett medium vi har åberopat i årtusenden. Det finns en anledning till varför pappret har varit så länge. Och det finns många anledningar till varför vi inte helt skulle ge upp det ännu (om alls).

Att läsa på en skärm är inte så stor

Vi vet alla att den taktila upplevelsen av en pappersbok inte kan jämföras med att stirra på en strålande skärm. Men det här är mer än bara sentimentalitet eller lukten av en dammig bok.

I The Shallows: Vad Internet gör till våra hjärnor, Nicholas Carr förklarar det “Skiftet från papper till skärm förändrar inte bara hur vi navigerar på en bit av skrivning. Det påverkar också graden av uppmärksamhet vi ägnar åt den och djupet av vår nedsänkning i den.”

Att läsa en lång text på en skärm gör att vi känner oss desorienterade. Det är svårt att bilda var Vi finns i texten. Vi kan inte enkelt bläddra tillbaka några sidor för att kontrollera något. Vi kan inte heller prata i marginalerna. Då är det distraktion av hyperlänkar, och Facebook-anmälningarna tar bort våra tankar bort från vad vi ska göra: läsning.

Allt detta leder naturligtvis till lägre retention och återkallande. Hur man kommer ihåg vad du läser med hjälp av enkla verktyg. Hur man kommer ihåg vad du läser med enkla verktyg. Läs mer, inte gör dig bra om du inte kan behålla någonting som du läser. Använd dessa tips när det är svårt att komma ihåg vad du läser. Läs mer . Det förhindrar oss från att utveckla de neurala anslutningarna som behövs för långvariga läsesessioner. Det leder oss att jaga små bitar av information, knappt någonsin läser mer än några stycken på en gång. Det är inte att säga att all digital läsning är dålig, utan snarare att det fortfarande finns fördelar för pappersbaserad läsning som vi ignorerar på vår fara.

Backfile Conversion är en mardröm

Samtidigt som du försöker gå 100 procent papperslös kommer du oundvikligen att nå den punkt där du måste börja digitalisera alla de gamla elräkningsräkningarna och tidningsutklippet från 15 år sedan.

Innan du gör det, sluta!

Som med någonting finns det en punkt på vilken papperslösa går att minska. Allvarligt, vad är sannolikheten för att du någonsin kommer behöva dra upp den löneavgiften från 2001?

De senaste 10 till 20 procenten av saker du “behöver” att digitalisera är sällan värt ansträngningen och tiden som behövs för att skanna, tagga och organisera dem Det bästa sättet att organisera Evernote: Använda etiketter Det bästa sättet att organisera Evernote: Använda taggar Är din Evernote en stor röra? Vi visar dig en enkel tweak som hjälper dig att organisera dina anteckningar som aldrig tidigare. Läs mer . Krama dem bara i en låda, lagra dem på vinden och glöm dem tills du behöver dem (vilket förmodligen aldrig är). De timmar du sparar kan spenderas mycket mer klokt.

Papper skickar ett starkare meddelande

I en studie från Temple University jämfördes effekterna av tryckbaserad marknadsföring med digital marknadsföring. Resultaten visade att tryckbaserat material lättare absorberas av läsaren. Det orsakar en mer emotionell reaktion. Det är lättare att komma ihåg. Det är mer sannolikt att snabbt vidta åtgärder.

Samma verkar vara sant i en mer personlig miljö. Därför skickas bröllopsinbjudningar nästan alltid i posten. Det är därför vi fortfarande blir glada att få ett handskriven brev eller vykort. Det är därför vi fortfarande tycker om att flicka genom fysiska fotoalbum. Fysiska saker har fortfarande större tyngd än digitala saker.

Ja, digital kommunikation har blivit normen, men det har orsakat en förlust i känslomässig anslutning. Det lämnar gott om möjligheter för oss att återgå till papper när vi vill göra mer av en inverkan.

I stället för ett Facebook-meddelande kan en handskriven anteckning vara bättre. Att skicka någon utskrift av ett foto istället för en JPEG skickar ett starkare meddelande.

Vad om träden?

För vissa går papperslösa ett annat steg i riktning mot en hälsosammare planet. Men detta är inte nödvändigtvis sant. Papper är en av de enda verkligt hållbara produkterna vi har. Särskilt när fler och fler tillverkare går med certifieringssystem som FSC och PEFC för att säkerställa pappersproduktion är så miljövänlig som möjligt.

Teknikindustrin, och i synnerhet cloud storage-industrin, är dock starkt beroende av bergstopps kolbrytning för el. Denna form av gruvremsor skogen tillbaka till berggrunden, vilket orsakar oåterkallelig miljöskada. Och då finns det klimatförändringar, delvis orsakad av el som genereras av dessa bränslen.

Så om du tror att du är digital är “grön,” Tänk om.

Den Tvivelaktiga Säkerheten av Digital

Många vill digitalisera allt eftersom de tycker att det blir säkrare i digital form. Men i verkligheten är digitala filer mycket enklare att kopiera, dela, hacka och förstöra än fysiska filer.

Utan en robust metod för att rutinmässigt säkerhetskopiera dina digitala filer Den bästa säkerhetskopieringsprogramvaran för Windows Den bästa säkerhetskopieringsprogramvaran för Windows Dina data är bräckliga - det tar bara en liten olycka att förlora allt. Ju mer säkerhetskopior du gör, desto bättre. Här presenterar vi den bästa gratis backup-mjukvaran för Windows. Läs mer, de kommer alltid att vara i fara. Ett anständigt säkerhetskopieringssystem innefattar att göra flera kopior av dina filer och lagra minst en av dessa från webbplatsen. Utan detta kan en trasig extern hårddisk få dig att förlora Allt av dina foton. Ett hackat Evernote konto kunde se dig förlora Allt av dina digitala anteckningar. Ett förlorat lösenord kan se att du förlorar alla dina filer från Dropbox eller Google Drive. Det är inte att nämna risken för identitetsstöld.

Med papper finns det emellertid bara en stor risk: eld. Det kan inte hackas, och det är svårt att komma åt för att kopiera. På många sätt är papper säkrare än digitalt (även om det sönderfaller gradvis), speciellt om du investerar i en brandsäker säker för de riktigt viktiga sakerna.

Kostnaden för Digital

När du går papperslös kommer det nästan alltid att vara rutinmässiga kostnader.

Fri molnlagring hamnar ibland för att du kostar dig i slutändan, så du bör gärna rekommenderas att hitta en bra, premium cloud storage-leverantör från början. För extra säkerhetskopiering och för lagring av massor av foton måste du också investera i vissa externa hårddiskar. Varje gång behöver dessa uppdateringar för att se till att de fortfarande är kompatibla med nya operativsystem, etc.

Du kanske vill spara dina digitala dokument i en app som Evernote för enkel taggning och sortering. Om du vill ha något annat än de grundläggande funktionerna, måste du spruta ut Evernote Free vs Paid: Vilken plan är rätt för dig? Evernote Free vs Paid: Vilken plan är rätt för dig? Ska du uppgradera från Evernote Basic till den betalda Plus- eller Premium-planen? Vi visar dig vem som kommer att dra nytta av den betalda planen och när du inte borde störa. Läs mer för ett månatligt premiumabonnemang.

Under en papperslös livstid kommer dessa kostnader att öka.

Ibland är papper bara det bästa verktyget för jobbet

Som ni kan se finns det många anledningar till varför fullständigt papperslös är ett ineffektivt mål. Det är inte särskilt miljövänligt. Det kan göra viktiga filer mindre säkra. Att läsa på en digital enhet är mindre givande och mindre effektiv som att läsa på papper. Och det finns rutinmässiga kostnader involverade.

Visst, gå 50 procent papperslös. Kanske även 80 procent. Men de senaste 20 procenten är sällan värt det.

För många uppgifter är papper fortfarande det bästa verktyget för jobbet. Det är därför som så många människor fortfarande svär på att skriva och journalera. Hur man startar en journalsvan med 7 enkla mallar. Hur man startar en journalsvan med 7 enkla mallar Om du har en journalmall har du stor fördel: du behöver inte ta reda på vad du ska skriva! Mallar är tidsbesparande och de minskar också friktionen för start. Läs mer i sin Moleskine-anteckningsbok, och varför Post-It-anteckningar fortfarande är så jävla populära. Det är därför böcker är inte döende, och varför det bästa sättet att skrapa anteckningar och listar på farten, är med en penna och ett papper.

Så när du befinner dig som syftar till att rensa ditt pappersliv, håll allt detta i åtanke. Med varje sak du digitaliserar, fråga dig själv, “Är det här verkligen värt min tid?” och “Kunde papper faktiskt vara det bästa mediet för det här dokumentet trots allt?”

Vilka dokument tycker du att vi borde avstå från digitalisering? Och är fördelarna med att gå helt papperslösa faktiskt fördelar eller förbannar i förklädnad?

Bildkrediter: Rocketclips, Inc. via Shutterstock.com

Utforska mer om: Data Backup, Digital Document.