Delegation A måste ha ledarskapsförmåga för att minska arbetsbelastningen

Kanske är du ny på en ledarroll eller arbetar helt enkelt med delegationsarbetet. Som ledare är det nödvändigt att delegera uppgifter till andra, men det kan vara utmanande. Om du nyligen förvärvat ditt eget lag Vad är skillnaden mellan en chef och en ledare? Vad är skillnaden mellan en chef och en ledare? Läs mer eller behöver bara lite hjälp med delegering, här är några användbara tips.

Det bästa sättet att beskriva hur man ska delegera är med de fem W: Vem, Vad, När, Var och Varför. För att måla en klar bild börjar vi med varför.

Varför behövs delegation?

Delegationen har många fördelar, till dig som ledare såväl som till din organisation och ditt team. Många individer har emellertid problem med att delegera uppgifter.

Vissa tror att det är lättare att utföra uppgifter själv än att delegera dem. Andra kan känna en känsla av värde genom att ta itu med uppgifterna ensam. Ännu mer kan helt enkelt vara oerfaren vid delegationen.

Harvard Business Review online säger:

Delegationen fördelar chefer, direkta rapporter och organisationer. Ändå är det en av de mest underutnyttjade och underutvecklade förvaltningsmöjligheterna.

Dessutom drog den tidhanteringsstudie som Harvard Business Review hänvisade till, att:

332 undersökta företag var oroade över deras anställdas delegationskunskaper. Samtidigt erbjöd endast 28 procent av dessa företag någon utbildning om ämnet.

Fördelar med dig som ledare

• Du kan rikta uppmärksamhet åt andra saker.
• Du kan planera din tid effektivt.
• Du kan uppnå mer under arbetsdagen.

Fördelar med dina medlemmar

• De kan lära sig nya eller förbättra dagens kompetens.
• De kan känna sig del av ett betrodat lag och miljö.
• De kan förbättra sitt självförtroende och motivation.

Fördelar med din organisation

• Det kan få ökad produktivitet.
• Det kan erbjuda framgångsrika processer för kunder och kunder.
• Det kan bygga upp kopplad kultur för alla anställda.

Som du kan se berör fördelarna med delegationen mer än bara en ledare. Så om du har hållit tillbaka påverkar du ditt företag och ditt lag också.

Vad ska du delegera?

Nu när du vet vikten av delegation som ledare är nästa steg att bestämma vad du ska delegera.

I många fall är delegeringen av vissa uppgifter en no-brainer. Du skulle till exempel inte tilldela en försäljningsassistent en programmeringsuppgift. Men när det gäller dina egna uppgifter kan det vara svårare att bestämma vilken warrantdelegation.

Fråga dig själv dessa frågor:

• Är det här en uppgift som jag bara har kunskap att göra?
• Undvik jag att tilldela denna uppgift eftersom ingen annan har tid?
• Håller jag fast på uppgifter eftersom jag vill “gör allt” jag själv?
• Är detta en återkommande eller rutinmässig uppgift?
• Är jag verkligen ansvarig för denna uppgift?

Ett North Carolina State University-projekt anger detta i deras lista över vilka typer av uppgifter som ska delegeras:

Människor håller ofta uppdrag som de tycker mest om för sig själva, även om uppgiften inte är deras ansvar. Dessa uppgifter är inte det bästa sättet att spendera din tid och energi.

När du väl har bestämt vad du ska delegera, håll dig till det beslutet. Därefter ordna ditt schema och arbetslista 9 Bästa tidshanteringsverktygen för att hålla dig organiserad 9 Bästa tidshanteringsverktygen för att hålla dig organiserad. Tidshanteringsverktygen som visas här hjälper dig att få ut det mesta av dina dagar. Lämplig för alla affärs- eller personliga förhållanden. Det här är dags att organisera ditt liv! Läs mer för att tillgodose de andra viktiga sakerna du ska delta i.

Vem är rätt person för uppgiften?

Efter att ha bestämt vilka objekt som ska delegeras, är det logiska draget att bestämma vem som ska ta itu med uppgiften. När du är ledare, om det är en liten permanent grupp eller ett flexibelt projektteam som känner till dina medarbetare De 5 bästa projektledningstipsna för nybörjare De 5 bästa projektledningstipsna för nybörjare Om du tar en projektledare roll för första gången , här är bara fem projektledningstips som hjälper dig att komma igång. Läs mer är nyckeln.

Så när det är dags att delegera uppgifter måste du självklart känna igen varje persons färdigheter. Men samtidigt bör du veta hur bra de utför och deras ansvarsförteckning. Att tilldela en uppgift till någon du kan lita på med det är viktigt för framgångsrik slutförande.

Forbes erbjuder dessa två användbara råd om delegering:

Tillsammans med förtroende måste du också ge de personer som du delegerar chansen att göra ett jobb på.

Delegera ansvar och auktoritet, inte bara uppgiften.

Kom ihåg att när du delgav en uppgift bör den lagmedlem vara ansvarig för den. Det betyder inte att du ska gå iväg, men måste låta din lagmedlem ta ledningen.

När ska du delegera uppgifter?

Så du vet vad du delegerar och vem, men när handlar du över de härskar? Du hittar många variabler som är inblandade i när en uppgift ska delegeras. Du måste överväga förfallodatum, prioritet och ansträngning åtminstone.

Till exempel uppgifter som är brådskande och faller i en lagmedlems kompetens bör uppenbarligen delegeras direkt från början. Men de som har en låg prioritet eller som olika människor skulle kunna hantera kanske kan vänta.

Ett användbart sätt att fatta detta beslut är att använda en metod för uppgiftsprioritering. En sådan teknik, som kallas Eisenhower Matrix, kan hjälpa dig att prioritera snabbt. Med hjälp av den här metoden kan du placera dina uppgifter i fyra kvadranter för Gör först, schemalägg, delegera och gör inte.

När du granskar skoporna för Do First och Schedule kan du enkelt skifta uppgifter över till sektorn Delegate. Det här är också en användbar metod för att bestämma de uppgifter som kan falla in i "Do not Quadrant".

Var ska du hantera delegerade uppgifter?

Uppgiften har delegerats och nu är det dags för dig att gå vidare ... nästan. Du behöver fortfarande spåra och följa upp uppgiften tills den är klar.

Du brukar använda flera applikationer och verktyg i din position Bli en mer organiserad och produktiv ledare med Wrike Bli en mer organiserad och produktiv ledare med Wrike Oavsett om du är på väg upp ett enda projekt på jobbet, eller hanterar du ett litet företag, antingen roll kräver extrem organisation och planering. Detta är inte alltid möjligt med en traditionell schemaläggare eller planerare. Ange Wrike, en ... Läs mer. Om du har en pålitlig spårningsmekanism, var noga med att ta med de uppgifter som du delegerar. Men om du behöver några förslag är det här fem fantastiska alternativ.

1. Outlook tillåter dig att tilldela uppgifter och behålla en kopia i din egen lista.
2. Google erbjuder funktioner Spara din tid med 10 underanvända Google-funktioner Spara din tid med 10 underutnyttjade Google-funktioner Googles verktyg och tjänster gör allt för oss. Men det finns många funktioner som går underutnyttjad. Spara några sekunder och få mer gjort med de Google-verktyg som du använder varje dag. Läs mer för att delegera e-post och kalenderuppgifter med Gmail och Google Kalender.
3. Trello använder Kanban-metoden för att hantera projekt med funktioner för att tilldela uppgifter till andra.
4. Podio ger en ren kommentarstruktur för delegerade uppgifter för att hålla alla uppdaterade.
5. Meistertask kan du enkelt tilldela och ta emot meddelanden om ändringar i uppgiftsstatus.

Tänk bara på att verktyget du använder inte bara ska ge möjlighet att tilldela uppgifter. Du bör använda en som erbjuder funktioner som anmälningar, uppföljningsmetoder och påminnelser.

Delegationsutbildningsresurser

Om du tror att du eller din organisation kan dra nytta av ett delegationsutbildningsprogram, så är det några resurser att utforska.

• Business Training Works
• Dale Carnegie Training
• American Management Association
• CRM Learning

Hur väl delegerar du dig??

Möjligheten att delegera till andra är en viktig färdighet för någon ledare. 5 Tidshanteringstips som kan göra dig ledande på livet och arbetet. 5 Tidshanteringstips som kan göra dig ledande på livet och arbetet Oavsett om du inser det eller inte, är du en ledare. Även om det betyder att du är ledare för ditt eget liv. Dessa tips hjälper dig att bli en ännu bättre. Läs mer . Och som du har läst här gäller fördelarna för inte bara dig, utan också din organisation och ditt lag. Detta gör det till en win-win-win-situation.

Känner du att du har solida delegationsförmåga? Eller kämpar du med delegationsuppgiften tillsammans? Gärna dela dina tankar om det här ämnet i kommentarerna.

Bildkrediter: Duncan Andison / Shutterstock

Utforska mer om: Samarbetsverktyg, Projektledning, Task Management, Time Management.