Formatera data automatiskt i Excel-kalkylblad med villkorlig formatering

Microsoft Excel är ett pulserande verktyg som används för både affärs- och personuppgifter. Hur man använder Microsoft Excel för att hantera ditt liv Hur man använder Microsoft Excel för att hantera ditt liv Det är ingen hemlighet att jag är en total Excel fanboy. Mycket av det här kommer från det faktum att jag gillar att skriva VBA-kod, och Excel kombinerat med VBA-skript öppnar en hel värld av möjligheter ... Läs mer. En robust funktion kallas villkorlig formatering. Denna funktion kan vara till nytta för vardagliga situationer såväl som arbetsrelaterade. Men det kan också vara överväldigande om du aldrig använt det.

Här är några allmänna användningsområden för villkorlig formatering, hur man ställer in dem och självklart vad exakt den här funktionen kan göra.

Villkorlig formatering förklaras

Denna underbara Excel-funktion gäller formatering till celler baserat på den data som fylls i. Oavsett om du anger ett nummer, procent, bokstav, formel 16 Excel-formulär som hjälper dig att lösa verkliga problem 16 Excel-formulär som hjälper dig att lösa verkliga problem Det rätta verktyget är hälften av arbetet. Excel kan lösa beräkningar och bearbeta data snabbare än du kan hitta din räknare. Vi visar dig viktiga Excel-formulär och visar hur du använder dem. Läs mer, eller ord, formateringen kommer automatiskt att tillämpas enligt de regler du ställt in.

Om du vill att cellen ska markeras i rött varje gång du anger bokstaven A, är det här en enkel inställning.

Verktyget har en mängd olika inställningar, alternativ och regler som kan spara tid för att spotta viktiga objekt. Och för dem som känner till funktionen kan den användas ganska omfattande. Det kan dock också vara fördelaktigt för vardagliga uppgifter för skolan, hemmet, arbetet och personliga aktiviteter och för dem som aldrig använt det tidigare.

För skolan: Se saker enklare

Oavsett om du är i gymnasiet eller college, kan du hålla reda på dina uppgifter, förfallodatum och betyg i Excel. Med ett par praktiska villkorliga formateringsalternativ kan du snabbt se viktiga objekt på ett ögonblick.

För förfallodagar kan du ansöka om formatering på olika sätt för att markera vad som förfaller, förfallen i morgon eller förfaller i nästa månad. Det tar bara ett par steg:

1. Markera de celler där du kommer att lägga till förfallodagen.
2. Klick Villkorlig formatering på Hem flik.
3. I Markera cellreglerna avsnitt, välj Ett datum inträffar.
4. Välj sedan dina kriterier, t.ex. Under de senaste 7 dagarna med Röd text och I morgon med Gul fyllning.

Det här hjälper dig att se de viktiga datumen på ett snabbt och enkelt sätt. Uppdrag som är förfallna eller på grund av imorgon kommer att dyka upp.

För att spåra betyg och fånga dina lägre betyg enkelt kan du använda formatering för både bokstäver och antal betyg som innehåller ett intervall.

1. Välj de celler där du kommer att lägga till betygen.
2. Klick Villkorlig formatering på Hem flik.
3. I Markera cellreglerna avsnitt, välj Mellan.
4. Lägg sedan till dina värden som mellan C och F eller 0 och 2 med Röd fyllning.

Detta ger dig ett bra och enkelt sätt att se hur bra dina klasser går och var dina betyg är lägre.

För Hem: Markera vad som är viktigt

Excels villkorliga formatering kan vara lika bra om du använder programmet hemma. För ekonomi, hemprojekt och uppgiftslistor 10 Otroligt användbara kalkylarkmallar för att organisera ditt liv 10 Otroligt användbara kalkylarkmallar för att organisera ditt liv Är ditt liv en smekmånad av missade deadlines, glömt köp och avyttrade åtaganden? Låter som att du behöver bli organiserad. Läs mer, gör de viktiga objekten pop med några enkla steg.

Om du använder den för din månadsbudget kan du till exempel upptäcka problem snabbt. Oavsett om du har skapat ett eget kalkylblad eller använder en praktisk mall, är det automatiskt att använda formatering till negativa tal automatiskt.

1. Markera de celler där du kommer att ange siffrorna eller formlerna.
2. Klick Villkorlig formatering på Hem flik.
3. I Markera cellreglerna avsnitt, välj Mindre än.
4. Sen Lägg till 0 med höjdpunkten du vill ha. I det här exemplet har vi valt Anpassad formatering med Gul fyllning för att göra de cellerna verkligen sticka ut.

Detta ger en snabb metod för att se negativa tal inom din budget. Och kom ihåg att du kan tillämpa vilken typ av formatering som gör det mer märkbart för dig från höjdpunkten till texten till kantfärgen.

Excel är också ett populärt verktyg för att göra-listor och det finns inget bättre sätt att se objekt du har och inte har slutfört än med automatisk formatering. Med detta tillvägagångssätt utförs en uppgift som inte är markerad med en X kommer att markeras.

1. Välj de celler där du kommer att ange den färdiga indikatorn (X).
2. Klick Villkorlig formatering på Hem flik.
3. I Markera cellreglerna avsnittet, bläddra ner till Fler regler.
4. I popup-fönstret väljer du Formater bara celler som innehåller.
5. I botten under Redigera regelbeskrivningen, Välj Blanks från rullgardinsmenyn.
6. Klicka sedan Formatera För att välja den höjdpunkt som du vill ansöka, fyll i cellen med orange.

Att tillämpa denna formatering tar bara en minut och kan vara till stor nytta för att hålla reda på uppgifter som du ännu inte behöver slutföra.

För Personlig: Gör mål Pop

Många människor följer noga med sina personliga mål. Från träningspass till viktminskning till kaloriräkning 10 Excel-mallar för att spåra din hälsa och fitness 10 Excel-mallar för att spåra din hälsa och fitness Läs mer, du kan se hur bra du möter dessa mål med snygga formateringsalternativ.

För att räkna och spåra kaloriintag, använd formatering för att se när du går över och under ditt mål eller gräns för dagen. I det här fallet kommer vi att tillämpa två separata regler.

1. Välj de celler där du kommer att ange antalet kalorier.
2. Klick Villkorlig formatering på Hem flik.
3. I Markera cellreglerna avsnitt, välj Större än.
4. Lägg sedan till kalorimålnummeret med den höjdpunkt du vill. I det här exemplet har vi valt 200 med Röd fyllning. Detta kommer att visas när vi går över kaloribegränsningen.

Ställ sedan in regeln för att gå under kaloribegränsningen.

1. Välj samma celler som i den första regeln.
2. Klick Villkorlig formatering på Hem
3. I Markera cellreglerna avsnitt, välj Mindre än.
4. Lägg sedan till kalorimålnummeret med den höjdpunkt du vill. I det här exemplet har vi valt 200 med Grön fyllning.

Tänk på att i det här exemplet, om du anger det exakta numret 200 för kaloriräkningen, kommer ingen formatering att tillämpas. Detta beror på att antalet faller in i ingen regel.

För företag: Ta bort fetheten

För dem som arbetar på distans eller som oberoende entreprenörer kan Excel användas för sådana uppgifter som tidspårning eller projektuppskattningar.

Med ett bekvämt sätt att hålla reda på arbetade timmar och se en överblick över veckan eller månaden kan formatering med databar vara ganska användbar.

1. Välj de celler där du kommer att ange antalet timmar.
2. Klick Villkorlig formatering på Hem flik.
3. I Datafält avsnitt, välj antingen Gradient Fill eller Fast fyllning, beroende på din preferens.

När du har skrivit in siffror i de angivna cellerna kommer du att se datafältet justera. Ju lägre antal, desto mindre är baren och vice versa. Du kan också använda formateringen till summor du har beräknat längst ner. Detta är ett bra sätt att se dina tyngsta och ljusaste arbetsdagar, veckor eller månader.

En annan stor användning av villkorlig formatering för företag är att hantera projekt 10 Användbara Excel-projekthanteringsmallar för spårning 10 Användbara Excel-projekthanteringsmallar för spårning Projekthanteringsmallar kan hjälpa dig att replikera framgångsrika projekt. Här är de grundläggande Microsoft Excel-mallarna för dig. Läs mer . Att använda indikatorformer och markera för objekt som prioritet och ansträngning kan vara fördelaktigt, särskilt när du delar data med andra.

För att ställa in prioriteringar med nummer 1 som högsta prioritet i rött och 3 som lägst i grönt kan du använda formformatering.

1. Välj de celler där du kommer att ange numren.
2. Klick Villkorlig formatering på Hem flik.
3. I Ikonuppsättning avsnittet, välj de former du vill använda.

Nu när du anger siffrorna 1, 2 och 3 kommer du se formerna anpassa sin färg 3 Crazy Excel-formulär som gör fantastiska saker 3 Crazy Excel-formulär som gör fantastiska saker Villkorliga formateringsformler i Microsoft Excel kan göra underbara saker. Här är några snygga Excel-produktivitetstryck. Läs mer . Tänk på att om du använder mer än tre siffror, vilket är lika med de tre formerna, kommer de att ändras i enlighet därmed. Till exempel kommer 1 att förbli röd, medan 2 och 3 blir gula och 4 blir gröna. Du kan också vända ordningens ordning och tilldela specifika nummer genom att välja Villkorlig formatering> Ikonuppsättningar> Fler regler.

För att ange ett projekt eller en uppgift, kan du använda formatering med ett visst ord som små, medelstora eller stora.

1. Markera de celler där du kommer att ange ansträngningsordet.
2. Klick Villkorlig formatering på Hem flik.
3. I Markera cellreglerna avsnitt, välj Text som innehåller.
4. Skriv in det ord du vill ha markerat, till exempel Små och välj sedan formatet, till exempel Gul fyllning. Du kan göra samma för medelstora och stora för att ge dem en annan färg.

Med den här typen av regelinställningar är allt du behöver göra genom att skriva ett ord och cellen formateras automatiskt för dig. Det gör att ditt projekt eller uppgiftsinsatser med en blick är extremt lätt.

Är du redo att tillämpa villkorlig formatering?

Har du provat villkorlig formatering för vardagliga aktiviteter? Eller är du redo att börja ha kul med den här funktionen?

Dela dina tankar med oss ​​i kommentarerna nedan!

Utforska mer om: Microsoft Excel, Microsoft Office Tips.