7 mentala modeller för att få ditt arbete gjort

Steve Jobs hade sin berömmelse “verklighetsförvrängningsfält”.

Sanningen bakom supermakt är mindre magisk men inte mindre kraftfull. Det var hans egen unika mentalmodell som hjälpte honom att reframe världen och baklägga andra med sina världsföränderliga idéer.

Steve Jobs såg bara saker annorlunda.

Mentala modeller är de osynliga glasögon genom vilka vi ser världen. Sätta enklare, de sveper “lagar” Vi bygger upp internt som hjälper oss att förstå världen. Mentala modeller sprids av erfarenhet, matas av observation och förbättras av anledning.

Men som alla linser kan mentala modeller bli myopiska eller suddiga. Därför är det så viktigt att vi kontinuerligt arbetar med de mentala modellerna vi antar för oss själva.

Varför är mentala modeller viktiga?

En förankrad men bristfällig mentalmodell kan avvärja vågor av rätt tankar. Till exempel gör bekräftelsebasin oss blinda för alternativa sätt att tolka information. Rätt mentalmodell, en som hjälper oss att ta bort filtren kring våra tankar, kan göra oss smartare beslutsfattare.

Verkligheten består av cirklar, men vi ser raka linjer.

- Peter M. Senge, den femte disciplinen: Kunskapen och praktiken hos lärandeorganisationen

Kort sagt kan vi hacka hur vi tänker genom att lansera rätt mentalmodell eller en klusterbomber av mentalmodeller i vårt djurhjärna.

Mentalmodeller och implementeringsverktyg

Tänk på verktygen som paletter för att hjälpa dig att måla din “tankar”. De kan hjälpa oss att hitta nya tillvägagångssätt för gamla tänkande modeller. I vissa fall kan de hjälpa oss att skapa helt nya mentala modeller.

Så låt oss integrera några mentala modeller i våra dagliga rutiner och få fart för bättre tidshantering, beslutsamhet och självreflektion.

1. Sänk aktiveringsenergin

Tänk dig att gå ut ur sängen.

Denna enkla händelse som gjorts vid rätt tidpunkt kickstartar din dag. De “aktiverings energi” för den här aktiviteten är låg eftersom det är en vana.

Genom att använda aktiveringsenergi som mentalmodell tar vi tillbaka till kemi-klassen där vi lärde oss att de energiskt utmanande reaktionerna kräver en hög mängd aktiveringsenergi.

Varje vana eller produktiv uppgift följer samma modell. Ju mer komplexa jobbet desto högre blir aktiveringsenergin som krävs för att starta och upprätthålla det. Också, desto större blir din uppmaning att förhöra.

Tricket att övervinna denna barriär är att sänka den mentala energin som behövs för att starta en uppgift. Du kan också omarbeta jobbet genom att ändra de villkor som håller dig tillbaka från det första steget. Till exempel kan du bryta ner en komplex uppgift i enkla och små steg.

Kom ihåg att allt kommer ner till att utöva bara en sak - vår viljestorm muskel Hur man arbetar Willpower Muscle Hur man arbetar Willpower Muscle Vissa människor har inte willpower-problemet. Vad gör de produktiva människorna olika? Som det visar sig är det mycket forskning på ämnet, och svaret visar sig vara ganska enkelt Läs mer. Så kasta allt på det. Även klockan.

Använda det som en mental modell

Ett av de enklaste verktygen för att minska aktiveringsenergin är timern på din telefon. När något håller dig tillbaka, berätta själv att du ska arbeta med det två minuter och inte mer.

Låt oss låna en annan idé från Shawn Achor och hans bok Happiness Advantage (CA). Han föreslår att “Vi bör identifiera aktiveringsenergin - tiden, valen, den mentala och fysiska ansträngningen som de behöver - och sedan minska den.”

Att minska denna aktiveringsenergi med ens 20 sekunder erbjuder fördelar som kan kaskad ner dagen.

Lyckans fördel: De sju principerna om positiv psykologi som bränsleframgång och prestanda på jobbet Lyckans fördel: De sju principerna om positiv psykologi som bränsleframgång och prestanda på jobbet Köp nu På Amazon $ 8.00

2. Böj tid med Parkinsons lag

Det här är Parkinsons lag och det säger bara att den tid du måste slutföra en uppgift är det belopp du ska ta. För att vara mer produktiv, stimulera din hjärna genom att förkorta den tid du behöver. Det är en observation och inte en svårbunden regel. Men tack Cyril Northcote Parkinson nästa gång du jobbar inom en kort tidsfrist. Trots att han använde det i ett mycket specifikt sammanhang - British Civil Service.

Arbetet expanderar för att fylla den tid som är tillgänglig för dess slutförande.

Det betyder inte att du förhalar och använder sista minuten panik för att få en uppgift klar. I stället, när du har något som behöver göras, experimentera med kortare tidslinjer.

Använda det som en mental modell

Låt inte externa tidsfrister bygga upp trycket i sista minuten. Förplanera och sätt in dina egna mikrofrister för ditt projekt. Micro-deadlines bör vara så korta som möjligt. Du kan också ställa in ditt fokus med begreppet tidsblockering.

Använd en enkel timer för tidsgränser eller en Google Kalender-meddelande för längre projekt. Använd Zapier med Google Kalender för att ställa in varningar om Slack, Email eller SMS som deadline vävstolar.

3. Gör en sak i taget med engångsarbete

Tänk på en multi-tasking hjärna som en fragmenterad hårddisk.

Hjärnan som vår hårddisk fortsätter att fungera, men är det en optimal användning av resurserna? Multi-tasking öppnar flera dörrar för distraktioner. Som den här Microsoft-studien visar kan produktiviteten sjunka så mycket som en halv dag!

Den enskilda uppgiften mot multi-tasking-debatten En-mot-multitasking: Vad är bäst för produktivitet? Enkelt- och multitaskning: Vad är bäst för produktivitet? Multitasking är en vanlig metod för att öka produktiviteten. Visas är det inte nödvändigtvis silverkulan för produktivitet. Nyckeln är att veta när man ska multitaska. Läs mer kan ha slutat, men många bär fortfarande den senare som ett hedersmärke. Adoptera vanan att engagera sig genom att fokusera på ett stort mål. Ta det ur vägen och gå vidare till nästa. Slutligen använd mindfulness att stänga av datorn och telefonen när ditt arbete är klart för dagen.

Använda det som en mental modell

Det finns många sätt att engagera. Vissa kräver tweaks till våra vanor, medan andra behöver starkare psykiska livvakter. Här är några idéer och verktyg för att fokusera på en sak i taget.

Stäng din e-postadress.

3 sätt att stoppa multitasking och hålla fokus på att vara mer effektiv och produktiv har skrivit otaliga artiklar om hur man multitaskar. Som det visar sig, multitasking messes med din hjärna. Forskning visar att personer som multitaskar mycket är "mer mottagliga för störningar från ... Läs mer .

Alltid ha en flik för webbläsare öppna eller sätt in gränser med Chrome-tillägg som XTab.

Blockera meddelanden och distraherande sociala webbplatser med appar som Freedom and Self-Control.

Planera din till-dos med verktyg som Any.do eller OneTask (Mac).

4. Invest med Paretos princip

Vilfredo Pareto fick aldrig se att principen blev så universell under sin livstid.

Den italienska ekonomen noterade bara att 80% av rikedom och mark kontrollerades av endast 20% av befolkningen. De “80-20” tumregel hittar tillämpning på många områden i våra liv men det brukar missbrukas. Observationen säger helt enkelt att 80% av resultaten kan hänföras till 20% av orsakerna.

I vår Zen för produktivitet säger vi att 20% av våra ansträngningar skapar 80% av våra resultat. Procentandelarna är vilseledande, eftersom linjen mellan ansträngningar och resultat kanske inte alltid är så ren. Men sanningen är att de flesta sakerna i livet inte är så jämnt - så att vi ska få arbetet ska vi lära oss att fokusera på det som betyder mest.

Använda det som en mental modell

Följ Pareto-principens observationer för att ta stressen ur produktiviteten 4 sätt att ta stressen ur produktivitet 4 sätt att ta stressen ur produktivitet Med några få riktade ändringar kan du öka produktiviteten med språng. Applicera dessa enkla metoder på ditt liv och resultatet är vad du kan förvänta dig - bättre arbete med mindre ansträngningar. Läs mer . Jakt på “vitala få” i bullret från “triviala många”. Här är några Pareto-experiment:

• Jag använder den för att skumma igenom flera artiklar online, men läs bara de bästa två.
• Du kan prioritera din att göra-lista genom att rangordna varje objekt enligt ansträngningar och resultat.
• Gruppera dina e-postmeddelanden till grundläggande kategorier. Använd konserverade svar för de vanligaste e-postsvaren som ger dig minst nytta.
• Gör en självanalys med en enkel mall och tidspårare för att hitta dina hörnstenar mot dina distraktioner. Jared Dees delar en 80/20 mall för personlig produktivitet.

5. Prioritera med Eisenhower Matrix

Jag har två typer av problem, det brådskande och det viktiga. Det brådskande är inte viktigt, och det viktiga är aldrig brådskande.

Det i ett nötskal är det kända citatet som ledde till Eisenhower Decision Matrix. Eventuellt beslut baserat på tid kan placeras i en av de fyra kvadranterna i matrisen.

• Urgent och viktigt (uppgifter du bör göra omedelbart).
• Viktigt, men inte brådskande (uppgifter du kan schemalägga för senare).
• Urgent, men inte viktigt (uppgifter du ska delegera till någon annan).
• Varken brådskande eller viktig (uppgifter som du kan eliminera).

Genom att bestämma hur brådskande och viktiga du är, kan du inte bara prioritera dina dagliga uppgifter utan också dina livsmål.

Använda det som en mental modell

Använd Eisenhower Matrix för att inte bara bestämma vilka mål som är viktiga, utan också eliminera uppgifter som inte gör det.

James Clear ber oss att klargöra våra mål eftersom det kan vara svårt att eliminera tidsfördröjning av aktiviteter om du inte är säker på vad du arbetar mot. Han erbjuder en kalkylarkmall i Eisenhower-rutan.

Eisenhower.me erbjöd ovanstående video och en praktisk Eisenhower Notepad för att uppnå dina mål. Det finns en onlineapp om du inte gillar penna och papper.

Detta färgstarka diagram från Xerox (PDF) använder färg för att markera den relativa betydelsen av uppgifter. Viktigt men inte brådskande är mest produktiva område för att spendera din tid.

Prioritetsmatris från Affluence.com har appar för Windows, Mac, IOS och Android.

6. Lös problem med sidodänkande

Tänk utanför lådan. Titta på problemet från olika vinklar och lösa det på ett indirekt sätt.

Eftersom det kan vara din viktigaste överlevnadsfärdighet på morgondagens arbetsplats där innovation blir mantra. Edward de Bono sa det bäst:

Intelligens är något vi är födda med. Tänkande är en färdighet som måste läras.

Sidodänkande är av stor betydelse i gruppinställningar eller i ett samarbetsprojekt. Våra sinnen tenderar att tänka i raka linjer precis när vi behöver se problemen i nytt ljus och hitta eleganta lösningar.

Använda det som en mental modell

Sidodänkande är en av de svårare mentala modellerna att använda eftersom du måste träna dig själv för det. Men lönen är enorma - från bättre kreativitet till ökad mindfulness. Den goda nyheten är att sidodänkande kan läras.

Starta en kreativ hobby eller spela med lateraltänkande pussel. Utveckla en vana att titta på saker på olika sätt. Använd visuella mindmaps 8 MS Word-mallar som hjälper dig Brainstorm & Mind Korta dina idéer snabbt 8 MS Word-mallar som hjälper dig Brainstorm & Mindma Korta dina idéer snabbt Gratis Word-mallar handlar inte bara om vackra dokument, perfekt CV och omslagssidor. De kan vara avgörande för brainstorming och mind maps också. Här är åtta Word-mallar för dina ideationsbehov. Läs mer för att klämma in i hela din hjärna och koppla samman varje frö av en tanke. Hitta appar som Oblique Strategies eller Oflow för att få unstuck.

7. Förutse med en ångerminimeringsram

Tack vare denna metallmodell kan du sitta i din fåtölj och beställa allt från en bok och en traktor.

Som Jeff Bezos säger kan den korta tiden suger dig till självkänsla. För att arbeta på saker som är viktiga behöver du bara projicera dig själv i framtiden och tänka på hur ett liv av “ingen ånger” kommer att se ut.

Regret Minimization Framework är för de stora håriga målen i ditt liv. Det kan hjälpa dig att klargöra dina mål, sätta dem i Eisenhowers “Viktigt men inte brådskande” rutan och skapa andra ramar för planering av vägen framåt.

Använda det som en mental modell

Det bästa verktyget för att starta din egen Regret Minimization Framework utbildar dig själv. För mig började det med en hinklista. För dig kan det vara någon annan själsövande övning.

Vad sägs om journaling Hur man startar en journalsvan med 7 enkla mallar Hur man startar en journalsvan med 7 enkla mallar Om du har en journalmall har du stor fördel: du behöver inte räkna ut vad du ska skriva! Mallar är tidsbesparande och de minskar också friktionen för start. Läs mer ? En självutfrågad övning genom en månad kan ge undertryckta önskningar till ytan och hjälpa dig att hitta sätt att minimera framtida ånger.

Är du en oberoende tänkare?

Charlie Munger är känd för att använda en skärm av mentala modeller för att utvärdera investeringsmöjligheter. Om du kan, ta en kopia av Dålig Charlies Almanacka för ett livs utbildning på 500 sidor.

Vägen att vinna är arbete, arbete, arbete och hoppas kunna få några insikter.

Vilka är de lilla systemen i din värld som hjälper dig att hålla dig balanserad och produktiv? Vilken är den mentala modellen som verkligen fungerar för dig ovanför? Och vilken är den som håller dig tillbaka?

Bildkrediter: Huza via Shutterstock, Alison via Shutterstock

Utforska mer om: Produktivitet, Time Management.