5 skäl att inte skriva ut Excel-kalkylblad och bättre alternativ

Skrivar du fortfarande kalkylblad? Här är fem skäl till varför du borde arbeta digitalt.

Ingen gillar att använda sin skrivare. De är dyra att köra, de är dåliga för miljön om de används för mycket, och de är ofta föremål för pappersstopp och andra frustrerande fel. Dessutom kan din skrivare hålla dig tillbaka från att få ut det mesta av Excel 7 Excel-utskriftstips: Så här skriver du ut kalkylbladet Steg för steg 7 Utskrifts utskriftstips: Så här skriver du ut kalkylbladet Steg för steg Har du Problem med utskrift från Microsoft Excel? Den här guiden visar hur du skriver ut ett Excel-kalkylblad perfekt. Läs mer .

Ett tryckt kalkylblad är inte särskilt användbart jämfört med ett digitalt dokument. Om du skär ut din skrivare kan du dra nytta av Windows 10 mest användbara funktioner, göra ditt kalkylblad interaktivt och ta en kopia av din fil med dig vart du än går. Det är dags för dina tryckta kalkylblad att träffa pappersfacket.

1. Windows Ink

Många användare skriver ut sina kalkylblad eftersom det är det enklaste sättet att annotera ett dokument. Skapa en annoterad bibliografi i Microsoft Word. Skapa en annoterad bibliografi i Microsoft Word. En annoterad bibliografi är en viktig del av något forskningsdokument. Låt oss se hur man skapar en med hjälp av Microsoft Word. Läs mer . Excel gör det inte särskilt lätt att lägga till anteckningar i ditt arbete, men det finns många fall när du kanske behöver göra det. Det finns dock en stor nackdel för att göra anteckningar på ett fysiskt dokument: tappa bort det pappersarket och dina anteckningar är borta.

Windows 10 introducerade Windows Ink, operativsystem (OS) nivå funktionalitet som gör att använda en stylus extremt bekvämt. Du kan komma åt ritverktyg i Excel via Dra fliken i bandet.

Att skriva med en pekskärm på skärmen kanske inte är så bekant som att skriva med en penna, men det är mycket kraftfullare. Windows Ink ger dig tillgång till ett komplett utbud av penntjocklekar och olika färger och gör att du kan säkerhetskopiera alla noteringar du gör. Dessutom kan du göra ändringar till anteckningar efter det att de skrivits, vilket gör det enkelt att skapa ett snyggt och snyggt, annoterat dokument för att presentera för andra.

2. Enklare navigering

Kalkylblad har en tendens att växa och växa. Det betyder att när du skriver ut ett dokument De 3 enklaste sätten att dela en skrivare över ett nätverk De 3 enklaste sätten att dela en skrivare över ett nätverk Du kan dela din enda skrivare med flera datorer över ett lokalt nätverk. Vi förklarar hur du ställer upp detta i Windows. Vi visar dig också alternativa sätt att dela din skrivare. Läs mer, det kan bli en ojämn stapel papper. Du kan undvika denna typ av opraktiskitet om du utnyttjar de verktyg som finns tillgängliga från datorn.

Säg att du vill behålla en uppsättning kolumnrubriker synliga för enkel hänvisning. Om du arbetar med papperskopior måste du skriva ut den här informationen på varje ark, slösa bort resurser och göra stacken ännu högre. Arbeta digitalt kan du bara frysa en rad.

För att frysa cellerna, gå till Se fliken och klicka Frysta paneler. Välj Frysta översta raden för att behålla dina kolumnrubriker, och Frys första kolumnen för att hålla dina raderhuvud.

Nu när du bläddrar, kommer dessa celler att vara på plats, vilket gör det lättare att hålla reda på vad du tittar på. Du kan använda Frysta paneler alternativ för ännu mer kontroll över vilka celler du vill frysa.

3. Samarbetsverktyg

Många av oss använder Excel för att samarbeta med våra kollegor. 3 Microsoft Office Online Teamwork & Collaboration Tools som imponerar på 3 Microsoft Office Online Teamwork och Collaboration Tools som imponerar med Office 2016 och dess gratis online motsvarighet, Office Online, har Microsoft utrustad nya verktyg för team att samarbeta på distans och i realtid. Vi visar dig vad du inte kan missa. Läs mer, oavsett om de ligger på andra sidan kontoret eller på andra sidan världen. Det finns många olika sätt att du kan skicka ett dokument fram och tillbaka och iterera på samma arbetsstycke.

Men om du arbetar med fler än en samarbetspartner kan det ibland vara svårt att spåra vilken version av dokumentet som är aktuellt. Om du arbetar digitalt kan du ta bort risken att arbeta med föråldrad information.

Om du håller ett tryckt kalkylblad som referens finns det alltid en chans att andra kunde ha uppdaterat det utan din vetskap. Genom att organisera en gemensam OneDrive-mapp för att lagra aktuell dokumentation kan du se till att alla i ditt lag hänvisar till exakt samma material.

4. Cross-Platform Support

Det var en tid då det var svårt att ta Excel med dig. Om du verkligen behövde åtkomst till dina kalkylblad under flyttningen måste du skriva ut en kopia eller packa din bärbara dator. 7 Skäl Lenovo Yoga A12 bärbar dator suger och 7 överlägsna alternativ 7 Skäl Lenovo Yoga A12 bärbar dator suger och 7 överlägsen alternativ Vill du köpa en Lenovo Yoga A12? Du kanske vill ändra dig. Bortsett från de uppenbara problemen med sitt tangentbord, lider A12 av allvarligt dyr och underpresterande hårdvara. Läs mer . Lyckligtvis har tiderna förändrats.

Nu gör Microsoft det enkelt att komma åt hela Office-paketet från din telefon. Med ett Office 365-abonnemang kan du ladda ner skräddarsydda appar för iOS och Android och få tillgång till dina filer var som helst.

Med Excel installerat på din telefon kan du öppna ett viktigt kalkylblad när du behöver. Dessutom behöver du inte kasta ihop hund-eared dokument när du arbetar utanför kontoret.

5. Levande dokument

När du skriver ut ett Excel-kalkylblad sätts innehållet i sten. Detta kan vara användbart om du behöver tillgång till en oförändrad kopia av dokumentet - även om du kanske bättre kan skriva ut till PDF Hur man skriver ut till PDF från vilken plattform som helst Skriv ut till PDF från vilken plattform som helst Skriv ut en fil till PDF? Det är lättare än du kanske tror, ​​oavsett vilken enhet du använder. Vi har sammanfattat alla dina alternativ. Läs mer för förvaring - men det använder inte Excels kapacitet till sin maximala potential.

Det är enkelt att skapa ett Excel-kalkylblad med visualiseringar som uppdateras automatiskt när du lägger till nya data. Detta är en av de bästa anledningarna att släppa papperskopior och arbeta digitalt. Självuppdaterande diagram är bara det första steget som en interaktiv Excel-dashboard Visualisera dina data och gör dina kalkylblad användarvänliga med en Excel-instrumentpanel Visualisera dina data och gör dina kalkylblad användarvänliga med en Excel Dashboard Ibland är ett enkelt kalkylarkformat inte engagerar nog att göra dina data tillgängliga. En instrumentpanel gör att du kan presentera dina viktigaste data i ett lätt att smälta format. Läs mer kan erbjuda alla typer av användbar funktionalitet som en tryckt kopia inte kan.

För att skapa vårt självuppdaterande diagram måste vi konfigurera en dataset. Jag vill spåra IMDb-betyg för Star Wars-filmerna, och jag vet att mycket mer kommer att komma ut under de närmaste åren. Jag har skapat det här kalkylbladet med all tillgänglig data.

För att vårt diagram ska kunna uppdateras måste vi konvertera den här data till en tabell. För att göra det markerar du det och trycker på Ctrl + T.

Vårt bord har rubriker, så vi måste se till att rutan är kryssad innan vi trycker på ok. Nu är vi redo att skapa ett diagram från Föra in flik.

Jag valde att använda en linjediagram på grund av de data jag använder, men du borde välja vad som passar ditt projekt. Vi kan nu lägga till ny information i tabellen och se den visas på diagrammet.

Arbeta med papperskopior, du måste skriva ut det här dokumentet igen så att du refererar till den aktuella versionen. Genom att göra den digitala kopian din go-to kan du skapa ett levande dokument som sparar tid och ansträngning.

Papperskopior är förbi: Fira den digitala framtiden!

Det var dags när Excel var att förbereda kalkylblad före utskriften. Under de senaste trettio åren har vårt förhållande till datorer förändrats dramatiskt. Nu räknar Microsoft med att användarna spenderar större delen av sin tid på att arbeta med kalkylblad i programvaran, och de utformar Excel i enlighet med detta.

Onödig utskrift är slösad. Med detta sagt arbetar digitalt inte bara med att vara ekologiskt uppmärksam, eftersom det tillåter användaren att utnyttja den fulla bredden av funktioner som Excel erbjuder upp.

Det finns några situationer där det inte finns något alternativ att skriva ut ett Excel-dokument. Så här skriver du ut ett Excel-kalkylblad på en enda sida. Så här skriver du ut ett Excel-kalkylblad på en enda sida Ett vackert utformat kalkylblad förlorar all sin överklagande när det kommer ut på nio ark papper, med hälften av dem tomma. Vi visar dig hur du får allt bra på en enda sida. Läs mer . Men i många fall kan förlita sig på en papperskopia hindra dig från att utnyttja programvarans möjligheter fullt ut. Microsoft moderniserar kontinuerligt sin Office Suite - faller inte bakom eftersom du är knuten till pappersutskrifter!

Varför föredrar du att arbeta digitalt för att arbeta med utskrifter? Vad är dina tips för att minska avfallet på kontoret? Varför inte delta i samtalet i kommentarfältet nedan?

Utforska mer om: Digitalt dokument, Microsoft Excel, Utskrift, Kalkylark.