3 Snabba produktivitetstips Varje Microsoft Outlook-användare bör börja använda

Outlook är fortfarande en av de mest populära e-postplattformarna på arbetsplatsen, och den är packad med massor av bra produktivitetsverktyg som kan spara dig lite tid. Om du är ute efter fler tips att lägga till i Outlook-arsenalen, kan du använda e-postklienten för att hålla dig på spår.

1. Markera e-postmeddelanden som läs genast

När du klickar på ett oläst e-postmeddelande i Outlook och tar bort det utan att flytta till ett annat meddelande, är det oläst. Det här är särskilt irriterande för att du kommer att sluta tro att det finns olästa meddelanden i papperskorgen.

Gå till Fil > alternativ > Post. Under Outlook-rutor Klicka på Läsruta knappen, och en dialogruta kommer att dyka upp med några alternativ. Den enda inställningen du behöver ändra är Markera objekt som läst när det visas i läsrutan. Kontrollera att rutan är markerad och skriv in 0 för antalet sekunder att vänta innan du markerar ett objekt som läst.

Klicka på OK i dialogrutan och igen på Mail inställningarna. Nu när du klickar på ett e-postmeddelande i Outlook kommer det att markeras läsas direkt.

2. Skapa omedelbart nya e-postmeddelanden med kopierad text

Om du har kopierat text från din webbläsare, ett dokument, från ett annat e-postmeddelande eller från någon annanstans på din dator kan du direkt skapa ett nytt e-postmeddelande med den texten i din e-postadress genom att bara trycka på snabbkommandot Ctrl + V var som helst i Outlook.

För e-postmeddelanden, vill du vara på fliken Mail. Om du är på fliken Kalender, Kontakter eller Uppgifter visas texten i en ny objektdialogruta för den respektive fliken.

3. Stäng av meddelanden med undantag

Om du behöver fokusera och Outlook-e-postmeddelanden distraherar dig kan du stänga av dem. Men om du fortfarande vill hålla koll på e-postmeddelanden relaterade till projektet du arbetar från eller från specifika individer kan du skapa undantag från regeln.

Först till Fil > alternativ > Post. Under Meddelande ankomst Kontrollera att alla alternativ för meddelanden är avmarkerade och klicka sedan på OK.

Därefter kommer du vilja skapa undantag för specifika kontakter. Det finns flera sätt att göra det här.

Om du bara är intresserad av meddelanden för specifika kontakter är det enklaste sättet att göra det här att navigera till ett e-postmeddelande från dem, högerklicka på det och välj Regler> Skapa regel. I dialogrutan som dyker upp, se till att under När jag får ett mail med alla valda villkor de Från alternativet är markerat. För Gör följande se till att Visa i fönstret Ny artikelvarning är kontrollerad. Om du vill kan du också aktivera ljudmeddelandet och gå in i Avancerade alternativ för fler villkor såsom text i ämnesraden och nivå av betydelse.

Om du vill kan du välja mellan fler villkor än avsändaren, men för det här måste du gå till flikmenyn längst upp på skärmen, klicka på regler knappen och gå till Hantera regler och varningar. Klicka på Ny regel knapp. Under Hålla sig uppdaterad klicka på alternativet Visa e-post från någon i fönstret Ny artikelvarning och klicka Nästa.

Du hittar en lista över olika villkor för de typer av e-postmeddelanden du får: av avsändare (en individ eller en grupp), med specifika ord i ämnet, skickas endast till dig, markerad som viktig eller flaggad med specifika ord i kropp, med bilagor och mycket mer.

Markera rutan för villkoret du vill använda i steg 1, och i steg 2 ser du länkad text för varje objekt. Klicka på varje länk och följ anvisningarna angående typen av innehåll som ska ange. När du har gjort alla dina val klickar du på Nästa.

Du kan sedan välja din åtgärd. För meddelanden kan du ställa in det så att Outlook visar ett specifikt varningsmeddelande som du väljer, skrivbordsunderrättelser och / eller spela ett ljud. När du har gjort ditt val klickar du på Avsluta. Du ser regeln visas i listan Regler och varningar.

Om du är redo att fokusera och vill göra anmälningar på nytt, gå bara tillbaka till Fil > alternativ > Post och under Meddelande ankomst sätt på anmälningar igen.

Vilka Outlook tips och tricks använder du för att vara produktiv? Dela dem med oss ​​i kommentarerna.

Utforska mer om: Microsoft Outlook, Productivity.