20 sätt som en mänsklig virtuell assistent kan spara dig tid

Det finns två typer av virtuella assistenter (VA) som hjälper till att göra livet lite lättare. Jag använde tre virtuella assistentföretag och den här användes tre virtuella assistentfirmor och den här vunnen. Att anställa en virtuell assistent är smart tidshantering. Vi testade tre virtuella assistenttjänster och hittade för och nackdelar för varje. Varje test avslöjar tips och knep för att välja den perfekta personliga assistenten. Läs mer: digital och mänsklig.

Digitala assistenter är de som Siri, Cortana, Alexa och Google Assistant. De är program som kan tolka och utföra grundläggande förfrågningar. Vi pratar saker som att hitta restaurang och semester rekommendationer, boka en Uber, inställning påminnelser, och kontrollera ditt smarta hem. Ganska enkelt, men ändå ganska användbart.

Men vad med de uppgifter som du hatar att göra, kan inte göra, eller bara inte har tid att göra, som är precis för komplexa för en digital VA? Svar: hyra a mänsklig virtuell assistent.

Det här är människor (så se till att du behandlar dem som sådan) du kan hyra från webbplatser som UpWork eller People Per Hour. Genom att outsourca de rätta uppgifterna till dessa mänskliga VA kan du bli superproduktiv och snabba mer tid att koncentrera sig på viktigt arbete Varför självdisciplin är den bästa produktivitetshacken du behöver varför självdisciplin är den bästa produktivitetshack du behöver Vad är hemligheten för att få djupt arbete gjort? Är det motivation eller är det disciplin? Om du inte kan fokusera och avsluta ditt arbete, här är några vana tips som hjälper dig att uppnå mer. Läs mer, eller bara för att koppla av.

Är du osäker på vad du eventuellt kan outsourca till dessa mänskliga VA? Här är några idéer.

1. Gör bokningar och möten

Om det finns en restaurang du har menat att prova, fråga din VA till “boka bord för 4 personer på [restaurang] för omkring 8:00 denna fredag.” De hittar sedan telefonnumret, ring samtalet, meddelar dig de exakta uppgifterna och lägger till bokningen i en delad kalender. Så här delar du din Google Kalender med någon Hur du delar din Google Kalender med någon Vi visar dig tre alternativ för dela din Google Kalender. Med hjälp av iCal kan även Apple Calendar och Outlook-användare se ditt schema. Vi förklarar också hur du återkallar åtkomst till din Google Kalender. Läs mer .

Om de har tillgång till dina kontakter kan de även låta alla andra veta när de ska dyka upp. Detsamma gäller för alla andra bokningar och möten du vill göra.

2. Online inköp

När du hittar en VA kan du lita på att ge dem en liten ersättning eller ge dem tillgång till a “företag” Kreditkort (med en liten gräns) innebär att de kan göra online-inköp på dina vägnar. Se något du vill ha? Skicka dem en länk eller en bild, och de kan hantera konton och lägga in betalningsuppgifter, så du behöver inte.

3. Hitta (och köp) den perfekta presenten

Om du har en lista över personer som du gillar att köpa gåvor till (din make, föräldrar, bästa vän), skapa en kort profil för varje person, inklusive deras intressen, och få din VA-skur på nätet för gåvor de kommer att älska. De kan sedan rutinmässigt lägga till dessa idéer i ett gemensamt dokument på Google Drive eller Evernote, så du har alltid en lista över fantastiska presentidéer till ditt förfogande.

4. Planera en semester

När du har någon semestertid närmar sig, be din VA att skapa ett kortfattat dokument med fantastiska semesteridéer baserat på din budget och dina preferenser. Utfört korrekt kan du granska det här i minuter snarare än att spendera timmar som gör själva forskningen.

De kommer att behöva undersöka möjliga flygningar 5 resenärer hemligheter att hitta de bästa och billigaste flygningarna 5 resenärer hemligheter att hitta de bästa och billigaste flygningarna Det enda som är bättre än att resa är att resa på en fantastisk affär. Spara pengar och ha en bra resa med hjälp av dessa reseplaneringsappar. Läs mer, boende, aktiviteter, attraktioner, väderprognoser etc. så att du kan göra det bästa beslutet.

5. Bokföring

Skicka dina VA-bilder av kvitton som behöver inmatas till ett kalkylblad, eller regelbundet skicka en lista över dina utgifter, är ett otroligt enkelt sätt att bokföra. Detta gör det möjligt för dig att delegera minutiae av bokföring, snarare än att lämna alla dessa utgifter för att stapla upp och stressa ut dig 10 sätt att dra sig ur uppdragsuppdrag 10 sätt att dra sig ur uppdragsuppbackar Känslan av att drunkna i en lista med aldrig avslutande uppgifter är en rädsla som är gemensam för oss alla. Botemedlet är tillgängligt. Här är tio sätt att klara dig tillbaka. Läs mer .

6. Hitta intressanta händelser

Det är alltför lätt att ta reda på intressanta händelser i efterhand. För att stoppa detta händer, låt din VA sammanställa en lista över alla de bästa platserna i din närhet, hålla koll på Facebook Evenemang Missa aldrig en händelse: Facebook låter dig prenumerera på lokala händelser Missa aldrig en händelse: Facebook låter dig prenumerera på lokala Evenemang Vill du att Facebook ska meddela dig när stora händelser inträffar i ditt område? De kommer. Läs mer, och skickar regelbundet en lista över händelser som du kanske är intresserad av att delta.

7. Hantera kundsupport

När du behöver komma i kontakt med kundsupport eller tekniskt stöd av någon anledning, kan du sluta slösa bort en massa tid som står fast i vänteläge. För att garantera att du inte kommer att slösa den här tiden, ta din VA i kontakt med kundtjänst på dina vägnar.

8. Hantera dina data och filer

Var och en av oss har så många filer, mappar, data, kontakter och foton, att det är nästan ett heltidsjobb bara att hålla allt organiserat. Så hitta ett system som fungerar, förklara det för din VA, och ge dem de behövliga behörigheterna att göra det för dig. Varje par veckor kunde de flytta dina nya filer till rätt mappar i Dropbox och Google Drive. Byt namn på och organisera dina nya foton. Tag dina Evernote-anteckningar Det bästa sättet att organisera Evernote: Använda etiketter Det bästa sättet att organisera Evernote: Använda taggar Är din Evernote en stor röra? Vi visar dig en enkel tweak som hjälper dig att organisera dina anteckningar som aldrig tidigare. Läs mer . Torka upp dina kontaktlistor. På så sätt kommer du alltid kunna hitta vad du behöver.

9. Onlineforskning

Om du behöver hitta den bästa appen för en viss uppgift, får den billigaste verktyget eller den högst rankade produkten för en viss användning din VA att göra den tunga lyftan för dig. Detsamma gäller för om du behöver göra grundforskning för att lösa ett problem på jobbet. En bra VA kommer att ha fantastiska onlineforskningsförmåga, så du kan vara säker på att de samlar rätt information för dig.

10. Filtrera dina e-postmeddelanden

I det förflutna har vi täckt massor av sätt att bota din inkorgsangst Hur man hanterar Gmail Inkorgen Ångest Hur man hanterar Gmail Inbox Ångest Så många e-postmeddelanden, så lite tid. Känner du dig så här när det gäller att hantera din Gmail-inkorg? Vi visar dig enkla inställningar och användbara verktyg för att organisera och spänna din Gmail-inkorg. Läs mer och spendera mindre tid på e-post. Men om du fortfarande kämpar, överväg att outsourca din e-post till en VA. Hur du tränar din VA för att filtrera e-postmeddelanden kommer att vara personlig för dig. De kan arkivera meddelanden som du inte behöver. Flytta de som behöver ett svar på a “Svar” mapp. Avregistrera från oönskade e-postlistor. De kan till och med svara på vissa meddelanden på dina vägnar.

11. Skapa presentationer

Förbereder en presentation för arbete? Vad sägs om att bara dela med din VA all information som behöver ingå, och låt dem sammanföra det hela och skicka dig det färdiga dokumentet?

12. Datainmatning

Datainmatning kan vara ett av de mest tidskrävande men minst produktiva sätten att spendera din tid på. Om någon av dina veckor spenderas på datainmatning, släcka den till en VA så snart som möjligt så att du kan använda den tiden för att bättre använda.

13. Bekräfta dina bokningar

En dag eller så före en överenskommelse eller bokning, låt din VA kontrollera att allt är bokat korrekt. Det här är användbart för medicinska möten, och speciellt hotell- och restaurangreservationer, där det är enkelt att anlända en uppgradering till dig som har ett assistentsamtal på dina uppdrag.

14. Korrigeringsläsare

Oavsett om du skriver e-postmeddelanden, blogginlägg, rapporter, artiklar eller något annat, kommer misstag säkert att gå igenom sprickorna. För någonting viktigt, skicka dina ord till din VA för att kontrollera (om deras språkkunskaper är upp till skrap). De ska kontrollera grammatiken och strukturen i ditt skrivande, och kan till och med lägga till formatering i dina dokument så att de ser skipsform.

15. Din egen personliga påminnelse

Med en delad kalender kan en VA självklart hjälpa dig att hantera ditt schema så att du alltid vet var du behöver vara vid varje tidpunkt på dagen. Men du kan också få dem att vara din egen personliga påminnelse, skicka meddelanden eller till och med kalla dig att jogga ditt minne om möten, födelsedagar, möten, konferenser, träningspass. Som du vill.

16. Skriva upp anteckningar

Om du har en massa handskrivna anteckningar som ligger runt, eller sidor som är belagda med höjdpunkter, snap foton av dessa och maila dem till din VA för att skriva in för dig. Att ha en digital kopia av dessa noteringar gör dem inte bara säkrare men också helt sökbara.

17. Skapa en måltidsplan

Om du vill prova en ny typ av diet (dvs. lågt protein, vegetariskt, lågt kol, höga näringsämnen, lämplig för Atkins Diet, etc.), låt din VA känna till kraven och få dem att sätta ihop en måltidsplan Hur man bygger perfekta måltider med IIFYM-kalkylatorn och Excel Hur man bygger perfekta måltider med IIFYM-kalkylatorn och Excel Du kan enkelt utforma måltider som uppfyller dina näringsintagsmål. Uppnå dina fitnessmål genom att använda den fria IIFYM-kalkylatorn och ett Excel-kalkylblad för hälsosamma måltider varje dag. Läs mer och livsmedelsbutik för att få efter kosten en bris.

18. Övervaka, summera och klistra in nyheterna

Förutsatt att din VA har en bra uppfattning om vad du är intresserad av, få dem att hålla koll på branschnyheter. Dessa nya feedfunktioner gör det enklare att smälta dina RSS-flöden. Dessa nya feedfunktioner gör det enklare att smala på dina RSS-flöden. Feedlys senaste uppdatering kom med tre nya funktioner: brädor, anteckningar och höjdpunkter. Så här kan de hjälpa dig att vara mer produktiv och organiserade med dina RSS-flöden. Läs mer och varna dig om allt som är viktigt för dig behöver att veta om att stanna före spelet.

De kan antingen skicka en länk till en originalartikel eller, för att spara ännu mer tid, få dem att sammanfatta nyheterna och eventuella tillhörande data så att du kan förstå historien på en bråkdel av tiden.

19. Hitta lovande jobbmöjligheter

Varje månad kan din VA skicka dig en liten lista över arbetsmöjligheter som du kan hitta intressanta. Om du redan är anställd men hoppas på en förändring, är det här en uppgift som är för lätt att släppa. Delegera det till en VA för att se till att det händer!

20. Tweak ditt CV

Om du ansöker om en massa jobb, låt din VA justera ditt CV. 10 Saker som du inte borde ta på ditt CV 10 saker du inte borde ta på ditt CV Din CV är den första glimt av dig som en potentiell arbetsgivare ser. Gör ditt första intryck perfekt. Här är vad som inte ska sättas på ditt CV och varför. Läs mer (och brevet) så att de anpassas till varje roll du ansöker om.

Detta kommer att kräva att du undersöker det företag du hoppas kunna arbeta för och inklusive specifika buzz-ord som nämns i arbetsbeskrivningen.

Krama fler timmar ur varje dag

Det finns massor av sätt att du kan pressa mer tid ut ur varje dag. Krama en extra timme ur varje dag med dessa 10 snabba tips. Krama en extra timme ur varje dag med dessa 10 snabba tips. Ett par enkla vanor kan hjälpa oss att kasta lite ineffektiva sätt och öka vår reservoar av tid gör saker som spelar roll. Dessa idéer kan få dig en extra produktiv timme varje dag. Läs mer, men att hyra en VA är överlägset det bästa alternativet.

Naturligtvis kostar det pengar, och när det gäller assistenter, brukar du få vad du betalar för. I själva verket här kollar det här verkligen, hur mycket är din tid värt?

Frestad att anställa din egen virtuella assistent? Kolla in vår artikel om hur (och varför) lägger ut dina dagliga uppgifter. Hur blir du superproduktiv genom att outsourca dina dagliga uppgifter? Hur blir du superproduktiv genom att outsourca dina dagliga uppgifter? Få mer gjort på en dag. Genom att lära dig vad du kan outsourca, plus några tips om bästa praxis för att delegera dina dagliga sysslor, kan du också bli superproduktiv. Läs mer, för en mer djupgående titt på vad som krävs.

Med tanke på denna lista, skulle du vara frestad att anställa en virtuell virtuell assistent för att hjälpa dig att få mer gjort varje dag?

Bildkrediter: Alfaspirit / Depositphotos

Utforska mer om: Task Management, Time Management, Virtual Assistant.