10 klara produktivitetshackar som alla kan använda

Det kloka med de bästa produktivitetshackarna är att de är lätta att starta.

Det svåra är att hålla dem på väg. Dag efter dag. Som en väloljad kotte av en evig maskin.

Tänk på alternativet till den här bilden. Produktivitet har en kostnad och du kan beräkna den helt enkelt genom att spåra tiden du spenderar på användbara uppgifter och de minuter du slösar bort. ESignature-varumärket SignNow sammanställer några chockerande siffror två år tillbaka. Här är en verklighetskontroll för oss alla:

Tid spenderad sökning efter felplacerade objekt på kontoret kombinerat med att söka efter borttagna filer på datorn; De uppskattade dollarna når mer än $ 177 miljarder årligen.

Jag undrar hur de beräknade det, men distraheringar, avvikelser och avbrott är tre skurkar som lurar dollar och läser om sekunderna. Nollavfall kan vara en dystopisk fantasi, men vi kan alla använda lite produktivitet i våra vardagsliv. Här är några enkla och smarta produktivitetshackar för alla.

Ange en tidsruta

Vi överskrider saker vi inte behöver. Och vi släpper bort tiden på saker som vi inte behöver göra. Tiden är en förbrukningsbar resurs och det behöver en budget för att hantera den.

Berättar den enkla tidsövningen Scott Behson oss att göra i en affärsrecension från Harvard artikel och hitta reservändringen bland 168 timmar varje vecka. Om du inte använder det, plockar något på dina fickor. Och försök med det här gratisverktyget för att hitta hur mycket din tid är värd för dig. Ta reda på din tid innan du läser nästa mening.

Använd noggrant Time Boxing att budgetera din tid och kämpa distraktioner. Ange tidsgränser för varaktigheten för en uppgift. Det är en produktivitetside som lånas från mjukvaruutveckling. Rob Nightingale förklarar också tanken på att använda block med fokuserad tid. Time Blocking - Den hemliga vapen för bättre fokuseringstid - Den hemliga vapen för bättre fokus. Letar du efter ett effektivare sätt att organisera dina arbetsdagar? Prova tidsblokering. Denna taktik kan hjälpa dig att hålla dig på rätt spår medan du håller distraheringar, förskott och oproductive multitasking i bukt. Läs mer som ett hemligt vapen mot förskott.

Använd något så enkelt som ett kalkylblad för att blockera specifika objekt i fasta tidsintervall. Kombinera med en enkel Pomodoro-timer. I slutet av dagen glöm inte att belöna dig själv.

Verktyg du kan använda:

• Gör nu (Android)
• Vitamin R och Zonebox (Mac OS X)

Öva uppskattningstid

Vi kommer hårddragen med en bugg som heter Planeringsfallen. Det kommer bara inte låta dig göra exakta planer. Vi underskattar alltid tiden det tar för att slutföra en uppgift eller ett projekt. Ju större projektet desto större bortfall.

Goda nyheter. Använd den enkla beräkning som heter Fudge-förhållandet att bli bättre för att undvika planeringsfel. Det är bara skillnaden mellan den tid du förväntar dig att ta och den tid det faktiskt tog för att slutföra en uppgift. Du kan använda förhållandet för att finjustera dina framtida förutsägelser. Och det blir bättre med erfarenhet.

Steve Pavlina som myntade termen rekommenderar flera tekniker för att använda Fudge Ratio. Flera verktyg för klibbning kan komma till din hjälp. Använd ett kalkylblad för att ta reda på den beräknade och faktiska tiden för dina uppgifter. Och här är några spårningsverktyg.

Verktyg du kan använda:

• SlimTimer (Web)
• Toggl (Cross-Platform)
• ManicTime (Windows)

Logga in På en söndag

Jag skulle ha lagt den här tanken ovanpå listan men du skulle ha loggat ut från att läsa detta. När allt kommer omkring gillar ingen att börja arbeta på en söndag.

Men försök det i en vecka. Min gamla chef gav mig två tips för att slå Måndagens Blues.

Planera din vecka på en söndag.

Anländer en timme tidigt på måndag.

Jag kommer ihåg honom när jag fortsatte att hoppa på min produktivitet. Tanken är att inte låta rädsla för en måndagshjärna numrera oss. Jag använde 80/20 regel att planera de stora målen för veckan Vad gör du på en söndag? 4 tips för att planera och balansera ditt arbetsvecka Vad gör du på en söndag? 4 tips för att planera och balansera arbetsveckan Det blir hårdare för att hålla rätt balans mellan arbete och liv. Det finns 168 timmar i veckan. Var går det hela? Så här återställer du det genom att planera för veckan. Läs mer framåt. Att rikta de 20 procentenheterna som kommer att producera 80 procent av resultaten gav mig den stora bilden och gnistan för att ta itu med veckans huvud på.

Anländer en timme tidigt hjälpte bara till att dra nytta av den tysta tiden.

Verktyg du kan använda:

• Planerare för ensidig produktivitet 7 Enproduktivitetsplanerare med en sida för att organisera din åtgärdslista 7 Enhetsproduktivitetsplanerare för att organisera din uppgiftslista Den enkla funktionen att ticka rutan är terapeutisk. Om papperet är ditt samtal har Internet några användbara enkelsidiga produktivitetsark som du kan skriva ut för daglig planering Läs mer .
• En enkel åtgärdslista 5 Tips för att använda OneNote som din tillförlitliga lista 5 Tips för att använda OneNote som din att göra-lista Gör en att göra-lista på din att göra-lista? Ställ in det i OneNote för att få saker gjorda så enkelt som möjligt. Läs mer eller en online kalender.
• Minimalistiska apps som Weekis eller Doris.

Arbeta med en arbetsspellista

Du kanske inte har hört talas om hyped “Mozart Effect“, även om du kunde ha hållit ett öra på mästarens musik medan du arbetar. Fördelarna med att lyssna på rätt typ av musik för produktivitet White Noise vs Noise Isolation vs Playlists: Det bästa ljudet för Focus White Noise vs Noise Isolation vs Playlists: Det bästa ljudet för fokus Internet har mycket råd om den bästa musiken för att öka produktiviteten. Men det är inte alltid så enkelt som det låter. Låt oss aktivt ta reda på vilken musik som är till hjälp. Läs mer är ett populärt forskningsämne.

En University of Windsor studie i Kanada hittade de positiva effekterna av musik på kreativitet och aktualitet av programvaruutveckling specifikt.

Forskarens svar på frågan, “Bör uppmuntras att lyssna på musik på arbetsplatsen?” är det med tiden att lyssna på musik baserat på arbetstagarnas val att lyssna "när de vill ha det de vill", är positiva för statens positiva påverkan, kvalitet i arbetet och tid som spenderas på en uppgift.

Att använda en spellista för arbete är en av de mer behagliga produktivitetshackarna du kan ställa in. Hitta de ljud som fungerar för dig.

Verktyg du kan använda:

• Fokus @ Kommer
• GetWorkDoneMusic.com
• 8tracks' “Produktiv” Kategori
• Reddit LifePRO Tips
• Spotify radiokanaler

Titta på Bilder av Cuteness

Sa du “va!” Men en studie från Hiroshima University i 2012 hävdar att vi efter att ha sett söta bilder utför uppgifter som kräver mer noggrann uppmärksamhet. Kort sagt, din koncentration förbättras.

Studien tog fram en 44% ökning av uppmärksamhetstiden, och det var allt med bilder av bebisdjur och inte vuxna djur eller trevliga livsmedel som orsakade spiken.

Förklarar det Internetets besatthet med katter? Eller så skärmsläckare på skrivbordet? Jag vet bara att ett lyckligt kontor är ett produktivt kontor.

Verktyg du kan använda:

• Reddit (Aww)
• Bored Panda (Djur)
• CutestPaw

Fördröj inte på en lista över utvisningar

Det finns en krigare klass av prostituerade ninjas 8 Verktyg som gör dig till en prostituerad ninja på jobbet 8 verktyg som gör dig till en prostituerad ninja på jobbet Läs mer. Det är svårt att upptäcka dem i djungeln av skåp, men du kan fånga dem när de hoppa över till kaffemaskinen för ofta för att fylla på sina kroppsvätskor. Du kan göra en enkel sak för att undvika att gå med dem.

Skapa en Procrastination List. Det är inget annat än en lista över energibesparande aktiviteter som du kan göra när du inte känner för att arbeta.

Det ideala att göra är att sortera listan med energinivåer eller känslor. Det kan också vara en lista över generiska uppgifter som tar lite tid. Använd dem som boosters under hela dagen när du känner sig omotiverad för större uppgifter. Allison Graham på Fast Company säger att en lågenergi-att-göra-lista kommer att hjälpa dig att omfamna prostituering.

Läsa branschmagasiner, organisera mappar på din dator, omarrangera ditt arkivskåp, exportera och granska dina kontaktlistor på sociala medier. Listan över aktiviteter som kan ingå i din energikälla är oändlig.

John Perry kallar det “Strukturerad utsträckning“. Intressant trivia: Han bagade litteratur Ig Nobelpriset 2011 för denna teori.

Verktyg du kan använda:

• En post-it-anteckning
• Varje plattformsnotat som tar app som Google Keep eller SimpleNote.

Bli ett tangentbord ninja

Första steget: Släpp musen.

Andra steg: Starta små och lära in tangentbordsgenvägar Tangentbordsgenvägar du inte använder i dina favoritwebapps Tangentbordsgenvägar du inte använder i dina favoritwebapps Tangentbordsgenvägar är inte bara för skrivbordsapps: dina favoritwebbappar använder dem också . Från Gmail till Trello, från Facebook till Twitter, är det enklaste sättet att göra allt snabbare genom att lära snabbtangenter. Läs mer för minst tio uppgifter du upprepar dagligen.

Utbildningsbolaget Brainscape säger att mänskligheten kan spara 8 dagar om året genom att lära sig vanliga tangentbordsgenvägar. Tala upp de 2 sekunder per minut som krävs för att flytta musen runt för din personliga figur.

De har ett kortlärningsverktyg för genvägar, men du kan också lära dig själv med andra resurser.

Verktyg du kan använda:

• KeyRocket
• Windows-genvägar 101 Windows-tangentbordsgenvägar 101: Den ultimata guiden Windows-tangentbordsgenvägar 101: Den ultimata guiden Tangentbordsgenvägar kan spara dig timmar. Hantera de universella Windows-tangentbordsgenvägarna, tangentbordstrådarna för specifika program och några andra tips för att påskynda ditt arbete. Läs mer
• ShortcutFoo

Skriv dig själv Fan Mail

Burnouts och de mindre allvarliga karriärbruntorna är stresshöjningarna på produktivitetsväg. Medan det finns många sätt att hantera den här verkliga yrkesfaren - från att koppla ur på semester - finns det en annan liten sak du kan göra för att återfå din arbetsmotivation. Hur man återskapar kreativ motivation efter att du har bränt ut. Hur man återskapar kreativ motivation Efter att du har bränt ut Författare är inte de enda som lider av "kreativa block". Vad kan du göra för att återskapa din kreativa eld? Här är fem enkla saker du kan försöka. Läs mer när du räknar ut vad som håller dig tillbaka.

Följ Seth Godins ledning för att ladda dina tankar.

Kommer din bok att få ett bra omdöme? Skriv ut det. Kommer ditt samtal att flytta någon i publiken för att förändras och att låta dig veta om det? Vad sa de? Kommer den nya produkten få hylla på den lokala marknaden? Ta en bild.

Skriva dig själv fläktpost på förhand och avbilda den förändring du har meddelat du försöker göra är ett effektivt sätt att driva dig själv för att bygga upp något som faktiskt genererar den åtgärden.

Verktyg du kan använda:

• Alla e-postprogram.
• FutureMe.org

Mindfulness är stor. Spacing Out är bättre

Anecdotiska bevis från författare och artister, liksom de senaste psykologiska studierna, leder till förståelsen att för att verkligen knacka på den kreativa potentialen i hjärnan, ett komplext olinjärt system, bör vi tillåta oss långa, oavbrutna perioder av ledighet.

- Andrew SmartAutopilot: Konsten och vetenskapen att göra ingenting)

Mindfulness är en livsstilsmem nu och vi har gått vidare för att förespråka uppmärksam websurfning. Hur Enkelheten i Mindful Web Surfing kan hjälpa dig att fokusera på hur enkelheten i Mindful Web Surfing kan hjälpa dig att fokusera. Du kan vara mer uppmärksam på att din sökning blivit fokuserad , minska stress och vara mycket mer ändamålsenlig med din tid online. Med övning kan du stärka dina "mindfulness muskler". Läs mer också. Men det är en av de saker som är lättare på papper än i kontorslivets nosiness. Dagdrömmen kommer mer naturligt till oss Homo Sapiens. Den goda nyheten är att den stöds av vetenskapen.

Verktyg du kan använda:

• En bra chef (faktiskt).
• Alla tekniker som gör att du kan koppla bort en stund.

Ta en promenad

Vandring är det mest klokaste sättet att göra några endomorfiner. Det är också det enda botemedlet i sätesepidemet som sveper världen.

Nu har en annan kritisk anledning upptäckts med hjälp av en Stanford-studie - produktiv kreativitet.

En person som går inomhus - på en löpband i ett rum mot en tom vägg - eller går utomhus i friska luften gav dubbelt så många kreativa svar jämfört med en person som satt sig ner. (...) Handlingen att gå själv och inte miljön var huvudfaktorn. Över hela linjen var kreativitetsnivåerna konsekvent och signifikant högre för dem som gick i jämförelse med de som satt.

Forskarna fann att kreativa juicer fortsatte att flöda, även när en person satt tillbaka ner strax efter en promenad. Vilken som helst form av walking förbättrade kreativa tänkande med nästan 60%. Nästa gång, istället för att spela time-wasters på din telefon eller kontrollera Facebook, prova en promenad.

Starta en mikro-vana-utmaning Hur man använder mikrovanor och gnista Massiv personlig förändring Hur man använder mikrovanor och gnista Massiv personlig förändring Att skapa nya vanor är svårt. Vanor byggs vanligtvis över veckor eller månader av upprepning, och motivation är utmaningen. När det går tufft kan mikrovanor vara en stor hjälp. Läs mer för att gå varje dag. Det kan också hjälpa till att bryta den eftermiddagen inte-produktiva nedgången Hur man gör mer på en dag genom att slå på eftermiddagen Office-fallet Hur man gör mer på en dag genom att slå på eftermiddagen Office-nedgången Du har stängt av från jobbet efter din måltid och du bara Det kan inte tyckas att starta om din hjärna. Töj inte dig själv, låt tekniken hjälpa dig att slå eftermiddagsnedgången. Läs mer .

Verktyg du kan använda:

• Workrave (Windows och Linux)
• Stå upp! Arbetsbrottstimern (iOS)

Vilken produktivitetshack fungerar för dig?

Produktivitet är en personlig uppgift. Det finns ingen lösning som passar alla storlekar. Du kan hitta den med papper och penna. Din kollega i nästa båt kan lösa det med koppar kaffe. Min fortsatta strävan har varit att hantera distraktioner och hitta elixiren i slutet av den. Jag har inte övergivit sökningen än. Inte heller borde du.

Du kan prova många tips på kontorsproduktivitet. Boost Office Productivity med 10 Tweaks Backed av Science Boost Office Productivity med 10 Tweaks. Backas av Science Productivity går djupare än din att göra-lista. Att vara produktiv är tätt kopplad till att känna sig bra och enkla tweaks till din miljö kan släppa loss okänd potential. Vi visar dig var du ska börja. Läs mer . Håll dem enkla. Och håll dem i kommentaren.

Berätta för oss några tips som har fungerat för dig! Hur får du ut det mesta av din arbetsdag??

Bildkredit: Tidskoncept av Maksim Kabakou; Råd att planera din vecka med Thinglass; Ung man i kostym av VGstockstudio; Han kommer på rapporten från Cartoonresource; Hjälp av lassedesignen; Affärsman går till skrivbordet av nutdanai prathan (All Shutterstock)

Utforska mer om: Planeringsverktyg, Procrastination, Productivity, Stress Management, Time Management.