Tips för ökad organisation och produktivitet

När man bedömer organisatoriska behov ser man på fem funktionella områden innan man gör specifika rekommendationer:

Pappersflöde: Identifiera typ av papper (räkningar, korrespondens, kontaktuppgifter etc.) som flyter in på ditt kontor. Dela dem i kategorier för att fungera som åtgärdsposter, och utforma sedan ett system för att hålla dem organiserade enligt kategorierna.

Din förmåga att hitta saker: Tänk på hur snabbt du kan hitta enskilda dokument på ditt kontor. Om du spenderar mycket tid på att leta efter omedelbara papper eller filer, kan du behöva bygga ett arkivsystem (eller byt ut en befintlig) för att hjälpa dig att hålla dig organiserad.

Dina Arbetskategorier: Identifiera och lista de åtta till 10 breda kategorierna som utgör den största delen av din produkt eller tjänst. Att göra det är det första steget i att skapa ett effektivt arkiveringssystem såväl som ett system för din dator (inklusive databaser, digitalt lagrade filer, kontakthanterare etc.).

Time Management System: Bestäm av ett tidsstyrningssystem som kommer att fungera för dig. Vissa människor föredrar traditionella dagplanerare; Andra föredrar datorbaserade system, eventuellt kopplade till en PDA.

Spårning av "Att göra" -artiklar: Bestäm om ett system för att spåra affärsaktiviteter. Som med tidshanteringssystem, föredrar vissa människor traditionella metoder (till exempel att hålla handskrivna listor eller noteringar), men program som hjälper till att underlätta denna funktion blir alltmer föredragna. Ofta är dessa funktioner inbyggda i Office-programvarupaket som även omfattar e-post, kontakthanterare, kalendrar, etc..
Människor kan ibland börja känna sig förlamade av sin rörliga arbetsmiljö och pappersflöde som inte är i kontroll. Vanligtvis härrör problemet ofta från alltför mycket papper som flyter på professionell skrivbord, utan metodiskt system för att få bort det från skrivbordet. För att börja fly från detta förlamade tillstånd, gör följande steg:

Sortera: Skräck inte av tanken på sortering. Det handlar helt enkelt om att sätta ihop saker som tillsammans. Om din skrivbord och datorskärm t ex omfattas av påminnelser om minnesmärken, samla dem alla tillsammans eller konsolidera informationen som de innehåller på ett pappersark (eller i ett digitalt textdokument). Sortera andra papper i funktionella kategorier, till exempel räkningar, bank, bokföring, skatteinformation etc. Skapa en fil eller ett fack för dokument som representerar "brådskande" eller "omedelbara" åtgärdsposter. Kassera eventuella papper som är klart onödiga, till exempel tomma kuvert. De sorterade staplarna du hamnar med kommer senare att kategoriseras

Rena: Ta en koll på de sorterade materialen. Bestäm vilka papper eller filer som inte längre tjänar ett användbart syfte och kassera dem. En vanlig och förståelig frustration är svårigheten att bestämma vilka papper som ska hållas och vad man ska kasta bort. Här är några faktorer att tänka på:

Finansiell eller skatteinformation: Bokslut och poster som kan krävas av I.R.S. bör sparas i fem till sju år. Dokument som är äldre än det kan i allmänhet kasseras.

Information som är tillgänglig online: Nyare information som är duplicerad eller tillgänglig på Internet kanske inte behöver sparas. Många skriver ut sidor från webbplatser för referens eller bekvämlighet. (Du kan läsa en av dessa utskrifter just nu.) Om informationen är sannolikt tillgänglig på en permanent webbplats (eller kommer sannolikt att vara tillgänglig i minst så länge du behöver det), behöver du inte att hålla fast vid papperskopior för alltid. Du kanske också kan spara information från webbplatser som filer på din hårddisk - antingen som textfiler eller källkod (html) -filer. Ett par kilobytes lagrade på en hårddisk, diskett eller CD-R tar upp mycket mindre utrymme än en filmapp fylld med pappersutskrifter.

Information som kan överföras till en annan plats: Om informationen på ett pappersark är något som en kalenderpåminnelse eller ett telefonnummer, överför det till lämpligt ställe, t.ex. kalendern eller rolodex (antingen papper eller elektronisk), skicka sedan bort skrotet.

kategori~~POS=TRUNC: När du har sorterat en samling papper och rensat det du anser vara onödigt, är det dags att kategorisera dina sorterade högar till ett arkivsystem. Om du inte är erfaren på konst och vetenskap om arkivering, tänk bara på ett arkivsystem som du fick lära dig att tänka på en översikt i engelska klassen: information grupperad i kategorier och underkategorier. Ta de åtta till 10 breda kategorierna som du hanterar i ditt företag och bryta var och en av dem i underkategorier. Till exempel kanske du vill skapa en huvudkategori fil som heter "Financial." Inom den filen kan du bryta ner den finansiella kategorin i deluppsättningarna "Skatter", "Aktier" och "Bankkort". De objekt du har placerat i din "Financial" hög är enkelt inlagd på lämpligt sätt inom dessa kategorier. Se till att alla filer är tydligt och kortfattat märkta. Du kanske vill använda ett hängande filsystem med hjälp av de större hängande filmapparna för breda kategorier och vanliga manilafiler för underkategorierna. På kontorsleveransbutiken letar du efter manila-mappar som betecknas som "inredningsfiler". Dessa är något mindre än vanliga filmappar och passar in i hängande filer.

Upprätthålla: Alla arkiveringssystem är bara lika bra som din vilja att behålla den. Var noga med det och lägg på en påminnelse i din kalender för att be dig att sortera, rena och kategorisera på en daglig basis.

För att organisera din dator, följ samma steg som med papper: sortera, rena och kategorisera. Med datorns filhanteringssystem är det enkelt att skapa mappar och undermappar för att hålla reda på dokument. (Du kan till och med skapa sub-undermappar, om du vill. I datorlingo kallas ibland mappar i mappar "nesting".) Vanligtvis är det att skapa en ny mapp enbart om att välja "File" i menyraden ; under Arkiv-menyn välj "Nytt"; välj sedan "Folder". En ny mapp (untitled) ska visas på skrivbordet. Ge det ett lämpligt namn och bestämma var du vill lagra den på hårddisken. Precis som i ditt pappersarkivsystem kommer breda kategorier att representeras med digitala filmappar och de kommer att innehålla underkataloger som är analoga med underkategori-filerna.

Ett effektivt koncept för att hålla sig organiserade på ditt hemkontor är "On-In-and-Around" -tekniken. När det gäller pappersarbete ska saker du jobbar på dagligen vara på ditt skrivbord. Saker du jobbar på varje vecka borde vara i ditt skrivbord. Saker du jobbar på varje månad ska vara runt ditt skrivbord.