Möten mot möten Två Mac-applikationer för hantering av agendor och protokoll

Om du behöver omfattande detaljerade mötesagendor och minuter, erbjuder två Mac Store-applikationer - båda kallade möten - användbara lösningar som inte är tillgängliga i annan OS X-programvara.

Möten ($ 12,99) av Exquisitus Inc och möten ($ 19.99) av Command Guru erbjuder alla en uppsättning liknande funktioner, med några viktiga differentierande funktioner för att berätta för dem. Trots att du nyligen upptäckte Evernote Power för att organisera möten Hur man använder Evernote för att hantera dina möten Hur man använder Evernote för att hantera dina möten Visste du att de senaste verktygen och funktionerna i Evernote gör det till en mycket användbar applikation för att hantera möten? Läs mer, var och en av dessa applikationer innehåller funktioner som inte erbjuds av noteringshäftet ännu.

Båda programmen kan synkroniseras mellan OS X och deras motsvarande iOS-appar, men jag kommer att fokusera på OS X-versionerna idag.

Möte av Exquisitus Inc ($ 12,99) [Ej längre tillgänglig]

Exquisitus 'Meetings är en app uppdelad i tre delar: en sektion för agendor och minuter (hanteras under Aktiva ämnen avsnitt), en dedikerad kalender (märkt instrumentbräda), och en Inmatning avsnitt för en lista med påminnelser, åtgärdsposter och mötesämnen.

Ansökan kan vara lite svår att räkna ut när du först börjar. Om du vill ställa in ett nytt möte väljer du Fil> Ny mötesämne, eller klicka på plus “+” knappen i sidofältet. Till skillnad från kommandoguruens möten tillåter du det här programmet att lägga till namnen och respektive e-postadresser från dina kontakter, vilket som du ser gör det enkelt att skicka ut agendor och minuter.

Klicka på den lilla “+ Dagordningspost” knappen för att lägga till det första agendaposten för ett möte. Även om du också kan använda tangentbordsknappen Shift + Command + G för att lägga till ett nytt objekt, skulle det vara ännu bättre om användare kunde trycka på Shift + Return-kombinationen för att snabbt lägga till agendaposter när de skriver.

Observera att agendaposter för den här applikationen inkluderar möjligheten att lägga till en klistermärke och bilaga till varje objekt, och en knapp för att välja inordnade objekt med selektivt inslag, två som är unika för den här applikationen. Individuella agendaposter kan också skickas direkt från applikationen till alla eller utvalda mötesdeltagare.

En av fördelarna med att använda denna applikation över Evernote-tillvägagångssättet är att agendaposter lätt kan flyttas runt. Det här är både användbart när man skapar dagordningar och gör ändringar på agendan i början eller delväg genom mötet.

Skapa protokoll

När du har lagt till alla dina agendaposter klickar du på Nytt möte knappen för att ställa in minuter. När mötesminuter har skapats måste ändringar i dagordningen redigeras manuellt i mötesminuten, så det kan vara en bra idé att bara skapa minuter efter deltagarna godkänner dagordningen.

Ett annat plus med detta tillvägagångssätt är att om dina möten regelbundet använder samma agendaposter för varje möte, kan du helt enkelt klicka på knappen Ny möte för att skapa en ny uppsättning minuter för framtida möten. Naturligtvis kan dagordningen också ändras för varje nytt möte.

Som med agendaposter kan minuter mailas, exporteras till PDF eller RTF, kopieras till urklippet eller ställas in för Markdown Markdown Here: Använd Markdown Text i Gmail och få det gjort [Chrome] Markdown Here: Använd Markdown Text i Gmail & Hämta det [Chrome] Läs mer HTML-formatering. När agendor eller minuter skickas via e-post, sätter möten automatiskt in e-postadresserna, liksom mötesinnehållet. Det här är en funktion som saknas från programmet som granskas nedan.

Lägga till åtgärder och dosering

Ett av de viktigaste syftet med möten är att identifiera vad som behöver göras och tilldela förfallodagar. Exquisitus 'möten innehåller tre användbara sätt att lägga till påminnelser. Du kan använda Fil> Ny åtgärd menyalternativ, klicka på Åtgärder längst upp till höger om mötesavsnittet, eller lägg till påminnelser i instrumentpanelen.

Genom att använda funktionen Dashboard kan du ange förfallna datum för objekt, samt presentera andra kalenderhändelser och påminnelser.

Vad som också är användbart om möten är att alla dina ämnen, agendor och minuter hålls i en ansökan och exporteras till motsvarande IOS-app i möten ($ 4,99) [Ej längre tillgänglig].

Möten av kommandoguru ($ 19,99)

Command Guru Meetings for Mac har en ren men ändå färgstark layout, med ett gränssnitt som jag fann intuitivt. Trots detta kostar $ 7 mer än Exquisitus ansökan, det är inte lika fullt ut för att konfigurera och dela dagordningar och minuter. Lyckligtvis kan en 30-dagars provversion av denna applikation laddas ner från utvecklarens webbplats.

Om du vill skapa ett nytt möte väljer du Fil> Ny, och lägg till titeln, datumet och mötesplatsen. Det finns delar av användargränssnittet för att lägga till namn på mötesdeltagare, förberedelser och agendaposter, diskussionsanteckningar, beslut och uppgifter. Du kan också välja att dölja sektioner som du inte behöver. Dessa är mycket användbara, och några av dem är inte tillgängliga i Exquisitus-applikationen.

Tyvärr ansluter den här applikationen inte till Mac-appens kontakter, så du måste manuellt ange namn och adress för deltagare. Det finns inte några kortkommandon för att lägga till agendaposter, även om det finns en funktion som heter “Smart uppgift” att när den är aktiverad kan du mata in och lägga till objekt med hjälp av en tilldelad snabbtangent.

En annan nackdel med denna applikation är att det inte finns någon funktion för att använda dagordningspunkterna för att konfigurera minuter. Så väsentligt måste du återskapa dagordningspunkterna för diskussionerna, om du väljer det här tillvägagångssättet.

Den enda exportfunktionen för den här applikationen är att maila, och den färdiga exporten ser bättre ut än den layout som Exquisitus har gjort. Som nämnts lägger inte detta program in e-postadresser och det listar också deltagarens namn vertikalt, vilket ökar onödigt utrymme.

Liksom Exquisitus ansökan synkroniseras också möten med motsvarande IOS-app ($ 4,99) via iCloud.

Slutsats

Båda dessa mötesapplikationer ger en välbehövlig lösning som inte tidigare finns tillgänglig på Mac-plattformen. Och även om det finns flera starka iOS-mötesapp MinuteTaker och möten hjälper dig att producera professionella iPad-minutsändningar MinuteTaker och möten hjälper dig att producera professionella iPad-minutrapporter i min gratis online MakeUseOf Online Meeting Guide där jag gav några tips för att planera och hålla möten på webben , Jag refererade några minuter med att ta apps också. Medan få få av oss ... Läs mer, det är fantastiskt att dessa skrivbordsapplikationer åtföljs av mobila versioner som synkroniserar data, eftersom att skriva iPad inte är allas idé om en bra tid. Å andra sidan är iPad-versionerna bra att ha för att granska innehållet.

Ladda ner: Exquisitus 'Möten ($ 12.99) / Command Guru Meetings ($ 19.99)

För andra förslag om planering och hållande möten, kolla in vår gratis nedladdningsbara online mötesguide. Vi skulle också älska att känna till funktioner du skulle vilja se läggas till i dessa mötesapplikationer.

Utforska mer om: Organisationsprogramvara.