6 Apple Mail-regler för att hantera e-post för dig

Det är inte möjligt för många av oss att dölja e-post helt och hållet. Men vi kan åtminstone få våra inkorgar att hantera huvuddelen av våra e-postmeddelanden för oss.

Om du är en Mac-användare som använder Apple Mail Hur man gör Apple Mail till en bättre skrivbordsklient E-postklient Hur man gör Apple Mail till en bättre skrivbordsklient E-postklient Ta dig tid att konfigurera Apples tråkiga e-postklient precis och göra e-postbehandling så smärtfri som möjligt. Läs mer, du måste ställa in rätt regler (annars känd som filter) för att effektivisera din upplevelse.

Vi har sex användbara regler som hjälper dig att komma igång, men först kommer vi att gå igenom grunderna för att skapa regler i din Macs inbyggda e-postklient.

Så här skapar du en regel i Apple Mail

Slå genväggen Cmd + Comma för att hämta avsnittet E-postpreferenser eller hoppa till det via Mail> Inställningar. Växla nu till regler fliken och klicka på Lägg till regel knappen för att börja skapa regler. Det är inte så mycket. Först väljer du ett villkor som anges nedan Om rullgardinsmenyn.

Därefter berättar du Mail om att utföra en viss åtgärd när den hittar e-postmeddelanden som matchar kriteriet du har lagt till. Du får se de åtgärder som finns tillgängliga i listan Utför följande åtgärder rullgardinsmenyn.

För att pakka in, ange ett lämpligt namn för regeln och tryck på ok knapp. Vid denna tidpunkt frågar Mail om du vill tillämpa den nya regeln på befintliga meddelanden som matchar det skick du har angett. (Det gör det automatiskt för nya meddelanden.) Om ditt svar är ja, klicka på Tillämpa knapp. Tänk på att detta inte kommer att fungera på arkiverade e-postmeddelanden.

Vill du skapa flera villkor för att filtrera e-postmeddelanden?

Klicka på + knappen bredvid standardvillkoret för att komma igång. Om du går denna rutt kan du också ange om du vill att regeln bara ska fungera när meddelanden matchar några av villkoren eller Allt av dem. Det är vad några rullgardinsmenyn bredvid Om är för.

Du kan också få Mail för att utföra flera åtgärder på e-postmeddelandena som har filtrerats. Låt oss säga att du vill flytta dessa e-postmeddelanden till en postlåda och kopiera dem till en annan. Klicka sedan på + knappen bredvid standardåtgärden för att börja konfigurera flera åtgärder för att följa villkoren.

Det är lätt att gå överbord med regler. Håll deras antal låga genom att använda flera villkor och åtgärder istället för att skilja regler.

1. Identifiera e-postmeddelanden från personer som du inte vet

Med den här regeln hittar du det enklare att hitta källorna till e-postmeddelanden som du har liten eller ingen intresse för. Den fångar huvuddelen av de e-postmeddelanden som dränerar din tid och uppmärksamhet.

Välj Sender är inte i mina kontakter som ditt tillstånd Det är upp till dig om du vill omdirigera de filtrerade e-postmeddelandena till en separat mapp, flagga dem, markera dem i en viss färg och så vidare. Välj rätt svar från Utför följande åtgärder rullgardinsmenyn.

Varje vecka, skimma igenom de e-postmeddelanden du identifierar med den här regeln. Du vill avregistrera från några av dem, markera dem som spam, eller ens skapa nya regler för att automatiskt radera dem nästa gång.

Det är en bra idé att kopiera ovanstående regel och redigera den för att matcha detta villkor: Sender är inte i mina tidigare mottagare. Använd Duplicera knapp i regler fliken för att komma igång.

På en sido notering, för att minska mängden skräppost du får, överväg att skapa ett e-postkonto med en engångs-e-posttjänst. Behöver du en disponibel e-postadress? Prova dessa bra tjänster Behöver du en disponibel e-postadress? Prova dessa bra tjänster Behöver du skicka eller ta emot ett mail utan att använda din riktiga adress? Här är några bra tjänster som låter dig göra just det. Läs mer . Ge ut den e-postadressen när du vill behålla din faktiska e-postadress privat.

2. Ta bort permanent spamm och vidarebefordrade e-postmeddelanden

Med den här regeln kommer du inte att känna att du rinner ut håret längre. Det är för mailare från webbplatser som inte hedrar anmälningsförfrågningar och fortsätter att droppa mata in inkorgen.

Uppsättning Från innehåller som ditt kriterium, följt av namnet på avsändaren som är ansvarig för de e-postmeddelanden du vill blockera. Välja Radera meddelande som åtgärd du vill att Mail ska utföra.

Tänk på att Radera meddelande åtgärden raderar meddelandet för gott. Om du vill skicka den till papperskorgen istället för att hålla den tillgänglig senare väljer du Flytta meddelande till brevlåda som din föredragna åtgärd.

Notera: Om du vill replikera Gmail “block avsändare” funktion, använd Flytta meddelande Åtgärd för att shunta e-postmeddelanden till skräpmappen istället.

Denna regel är också användbar för att bli av med vidarebefordrade meddelanden som skickas till, till exempel, familjemedlemmar i bulk. Om du hellre inte skulle få sådana meddelanden är det självklart att låta avsändaren veta om det. Om det inte är möjligt eller inte fungerar, låt Mail filtrera ut dessa meddelanden och ta bort dem för dig.

Medan du kan skapa en separat regel för varje avsändare vars e-postmeddelanden du vill blockera är det inte det renaste sättet. Det är bättre att redigera en befintlig regel för att infoga ett nytt villkor för varje ny avsändare. Detta fungerar eftersom Om rullgardinsmenyn är inställd på några, vilket innebär att regeln fungerar när några av villkoren uppfylls.

Om du vill lägga ett filtförbud framåt, byt ut Från innehåller villkor med Ämnet börjar med Fw:.

3. Markera icke-fungerande e-postmeddelanden som läst

Merparten av din personliga e-post är sannolikt inte tidskänslig. Innan du är redo att ta itu med de här e-postmeddelandena, behåll dem från att rita din uppmärksamhet genom att markera dem som lästa med den här följande regeln.

Uppsättning konto som ditt kriterium och välj sedan kontot som är kopplat till din personliga e-postadress. Ställ sedan in Markera som läst som åtgärd att ta.

Du vill hellre markera Allt meddelanden från Allt konton som läst så snart de träffade din inkorg? I så fall välj Varje meddelande istället för konto från Om rullgardinsmenyn.

4. Använd domännamn för att fånga viktiga e-postmeddelanden

Du kommer noga att veta om varje E-post som kommer från din bank, även om det är en marknadsföringsanmälan. Detsamma gäller för arbetsrelaterade e-postmeddelanden. Du kan använda en regel för att säkerställa att du aldrig kommer att sakna dem.

Till exempel, medan jag får många e-postmeddelanden på [email protected], De som är relevanta för mitt arbete kommer alltid ifrån makeuseof.com. För att hitta den senare kan jag ställa in detta villkor: Från innehåller @ makeuseof.com.

Jag kan sedan markera de filtrerade e-postmeddelandena genom att säga, ändra bakgrundsfärgen, spela ett ljud eller omdirigera dem på annat håll.

Ersätt @ makeuseof.com lite över med domännamnet på ditt företag eller din bank, och du kan använda samma filter med liknande resultat.

5. Skicka de viktigaste arbetsposterna till slak

Inte alla e-postmeddelanden behöver din omedelbara uppmärksamhet. Ja, även på jobbet. Om ditt team kommunicerar via en app som Slack, kan du nästan ignorera din inkorg mesteparten av tiden. För att säkerställa att de super viktiga e-postmeddelandena, om det inte finns, undviker ditt meddelande, vidarebefordra dem till Slack med denna nästa regel.

Ange villkoret för att identifiera e-postmeddelanden från din chef eller annan högre upp, eller med ett specifikt ord / fras i ämnet. Välj nu Vidarebefordran som din föredragna åtgärd och skriv din “skicka till Slack” adress i det angivna fältet.

Var hittar du din Slack vidarebefordringsadress?

Det är dolt under [Your_Team_Name]> Inställningar> Meddelanden och media. Bläddra ner till Ta med e-post till Slack och där är det. Du kan nu läsa vidarebefordrade e-postmeddelanden i Slackbot!

6. Samla in e-post med PDF-filer

Från räkningar och kvitton till registreringsfribbar får du användbara dokument som PDF-filer i din inkorg. Fånga motsvarande e-postmeddelanden på ett och samma ställe med den här följande regeln.

Ange villkoret att matcha Bilagstyp är PDF och använd Flytta meddelande Åtgärd för att isolera e-postmeddelanden som innehåller PDF-filer. Om du vill markera e-postmeddelanden på plats istället för att flytta dem till en separat mapp, använd Ange meddelandets färg verkan.

Du kan också filtrera e-postmeddelanden med andra typer av bilagor, som arkiv, presentationer och filmer med en liknande regel.

Vad gör “Sluta utvärderingsreglerna” Do?

I slutet av Utför följande åtgärder menyn har du kanske märkt det här objektet: Sluta utvärdera regler. Undrar vad det gör? Tja, det hjälper Mail identifiera rätt handlingsåtgärd att vidta när regler är i konflikt.

Ta standardregeln Nyheter från Apple, till exempel. Om du skapar en ny regel som har en eller flera liknande villkor som den här kommer alla åtgärder du lägger till den nya regelen inte att utföras. Det beror på Nyheter från Apple regel har Sluta utvärdera regler märkt på den, vilket gör uppföljningsåtgärderna ineffektiva.

Låt oss illustrera med ett andra exempel.

Säg att du vill markera alla inkommande meddelanden i en brevlåda som läst, förutom de från en viss e-postadress som heter hello@my_inbox.com. Du vill också flagga meddelanden från den här adressen. I det här scenariot är här vad reglerna kommer att se ut:

1. Om Från innehåller hello@my_inbox.com, Markera som flaggad röd och Sluta utvärdera regler
2. Om Varje meddelande, Markera som läst.

Vad händer om du lämnar ut Sluta utvärdera regler åtgärder från den första regeln? Meddelanden från hello@my_inbox.com kommer att bli flaggad och markeras också som läst.

Om du byter ordningens ordning samtidigt som du skapar dem, kommer alla meddelanden att markeras som läst. De från hello@my_inbox.com kommer att bli markerad som både läs och flaggad. Om du lägger till Sluta utvärdera regler Åtgärd till den första regeln här, e-postmeddelandena från hello@my_inbox.com kommer att bli markerad som läst men kommer inte att bli flaggad.

Låt Apple Mail göra tunga lyft för dig

Det är inte den röriga inkorgen själv det är problemet. Det är att du måste vada genom det varje dag för att undvika att förlora viktiga budskap och att sväva trivia som finner sin väg till dig.

Om du har regler på plats markerar Mail vad som behöver din uppmärksamhet och döljer eller blir av med resten. Omdirigera e-postmeddelandena som är viktiga för en eller två säkra platser och du kommer gärna att ignorera resten, kanske till och med evigt!

Naturligtvis är reglerna ett sätt att sortera e-postmeddelanden i Apple Mail, men du kan prova en alternativ klient 5 Apple Mail Alternativ för Mac OS X 5 Apple Mail Alternativ för Mac OS X Varje Mac levereras med ett gratis e-postprogram, men det är inte det bästa och det slutliga alla OS X-e-postlösningar. Här är fem av de bästa alternativen. Läs mer för fler alternativ.

Utforska mer om: Apple Mail, Email Tips.