Hantera utskriftskostnader och minska pappersavfall genom att ställa in en skrivarserver med PaperCut

I min familj skriver mina barn bara om allt de hittar på Internet. Oavsett om det är färgläggande sidor, pussel eller artiklar, hittar du det staplade på vårt skrivbord i vardagsrummet. Detta driver mig alltid galen eftersom bläck är så dyrt.

Här på MUO har vi alltid letat efter sätt att spara skrivarresurser. Karl täckt PrintWhatYouLike PrintWhatYouLike- Spara papper och bläck när du skriver ut webbsidor Skriv utWhatYouLike- Spara papper och bläck när du skriver ut webbsidor Läs mer, vilket hjälper till att spara papper och bläck. Tina erbjöd också en utmärkt artikel Hur man sparar skrivarbläck och gör det senare Hur man sparar skrivarbläck och gör det senare Läs mer Läs mer fylld med tips för att förlänga livslängden på din bläckpatron.

Ett av de mest effektiva sätten att både företag och familjer begränsar slöseri med resurser är att försöka hitta alternativ för att använda tryckta kopior. En av strategierna för att åstadkomma det är att tilldela ett värde till varje sida som skrivs ut och begränsa varje användare till ett visst antal utskrifter under en viss period.

Alla program som gör det här är i huvudsak skrivarserverprogramvara. Medan det kan vara möjligt att hitta gratis skrivarserverprogramvara, är det alltid lätt att hitta en app som effektivt hanterar utskriftsvolymen av specifika användare eller grupper. En applikation som jag hittade som gör det här är PaperCut, tillgängligt för Windows, Mac och Linux.

Installera PaperCut

PaperCut är faktiskt ett högkvalitativt professionellt skrivarserverprogram, men erbjuder en helt fungerande fri version om du inte har mer än fem användare konfigurerad i systemet. Om du ställer upp det för din familj eller har ett litet företag, kan du använda den här appen helt gratis.

Inställningsrutinen konfigurerar skrivarservern för dig och du ställer in den genom att komma åt http: // localhost: 9191 i din webbläsare. Ditt första alternativ är om du vill installera appen på din dator som den primära skrivarservern, en sekundär skrivarserver, en webbprintserver eller som en proxyserver för Internet.

Ställ in ditt administratörskonto och välj ett bra lösenord. Om någon kan komma in i det här kontot, kan de ganska mycket ändra kontosaldorna till vad de vill, vilket skulle besegra hela syftet med att ha servern.

I nästa steg, när du ställer in standardkostnader per sida, kom ihåg att det inte nödvändigtvis behöver vara riktiga pengar. Om du ställer upp det här på en offentlig plats där kunderna betalar, skulle det här återspegla en reell kostnad per sida. Men om du ställer upp det i ett hem definieras det helt enkelt hur många sidor per “dollar” som din användare kan skriva ut.

Så om du vill begränsa dina barn (eller personal) till ungefär 50 sidor per månad, ställer du in standardkostnaden per sida till $ 0,10 och ställer in användarkrediterna i nästa steg till $ 5,00. Om du bara använder den strikt som en skrivarserver som du kan använda för att övervaka och logga in skrivaraktivitet, ställer du upp den med alla nollor.

Det sista steget är att importera användare från ditt nätverk. Om mjukvaran körs i en företagsmiljö har den möjlighet att importera från ett system med hjälp av Windows Active Directory eller LDAP. De flesta hemmabrukare kommer bara att använda Windows Standard.

Använda programvaran

När du är klar är du redo att börja utforska systemet. Användarhanteringen är ganska enkel och okomplicerad. Användarlistan visar en snabb historia över alla saldon och ett antal utskriftsjobb för varje användare. I ett ögonblick kan du upptäcka dina tunga hitter.

Om du är intresserad av att identifiera topptryckstiderna för dagen, veckan eller månaden, klicka bara på ett av användarnamnen och bläddra ner till “Statistik och historia” där du kan granska en historisk trend för de senaste 30 dagarna av utskriftsjobb.

Om du vill kan du också gruppera flera användare till ett konto med ett delat saldo. Detta är förmodligen vanligast för företag där tryckkostnader skulle komma ut ur avdelningsbudgeten.

Du kan lägga till så många delade konton som du vill och tilldela ett delat saldo per konto. Tänk bara på att med den fria versionen får du 5 användare, så det delade kontot är inte många lika användbara i den fria versionen. Om du vill vara kreativ kan du dock använda en användare per avdelning och få anställda att logga in under avdelningen “användare” konto.

Slutligen kommer du att vilja ha en överblick över all skrivaraktivitet. Det bästa stället att göra detta är i “rapporter” flik. På den här sidan hittar du en lista över alla slags sammanfattningsrapporter som per användaraktivitet, en lista över de vanligaste användarna och många andra sammanfattningar sorterade efter konto eller grupp.

Du kan exportera alla dessa rapporter som antingen CSV, HTML eller PDF-format. Sammantaget är applikationen förmodligen det snabbaste och enklaste sättet att konfigurera en skrivarserver som inte bara övervakar all skrivaraktivitet, men ger dig också ett enkelt sätt att begränsa användare från “over-tryckning.” Förhoppningsvis kommer det att leda till att dina användare kommer fram med mer innovativa och kreativa sätt att använda data istället för att skriva ut det till papperskopia.

Ge PaperCut ett försök och låt oss veta vad du tycker. Känner du till några andra liknande eller bättre gratis skrivarserverappar tillgängliga för flera plattformar? Dela dina idéer i kommentarfältet nedan.

Bildkrediter: Lotus Head

Utforska mer om: Grön teknik, utskrift, webbserver.