Skanna och hantera dina kvitton, spara utrymme, papper och tid

Pappersinkomster är lätt förlorade och svåra att hitta när du behöver dem mest. Lyckligtvis går digital lösning på båda dessa problem. Beväpnad med en smartphone, molnlagring och din egen organisatoriska förmåga kan du också lösa problemet med felplacerade kvitton.

Oavsett om du lämnar in dina skatter eller ringer in en garanti är intäkter avgörande. Vissa företag ger valfria e-kvitton, de flesta gör det inte. Medan du alltid ska hålla det skrotet av att rulla så säkert som möjligt, kan en digital säkerhetskopia vara en livsuppehållare - även om du bara gör dina skatter.

Smartphone Scanners

Nästan alla har en smartphone dessa dagar, och varje smartphone har en kamera. Det finns några bra apps där ute för att skanna papper till fil, oavsett vilket operativsystem du använder. Faktum är att appbutikerna är absolut sylt packad med skanningsprogram och hård konkurrens är alltid bra för konsumenterna.

Följande appar byggs först och främst med skanning i åtanke, och dokument sparas i din smartphones minne. De kommer sannolikt att erbjuda bästa kvalitet med tanke på deras enda syfte, och vissa erbjuder även användbara export-, delnings- och samarbetsfunktioner.

iOS, iPhone och iPad

Jag har alltid haft lite mjuk plats för TurboScan ($ 1,99), en budgetskannerapp som ger utmärkt resultat TurboScan - eller varför din nästa skanner kostar $ 1,99 [iPhone] TurboScan - eller varför din nästa skanner kostar $ 1,99 [iPhone ] Jag hade en scanner en gång. Det tog upp en enorm mängd av mina barndomsdiskutrymmen ca 1998, ansluten via parallellporten och förhållandet mellan kvalitet och hastighet var dålig minst sagt. Det var ... Läs mer. Det låter dig skapa flera sidor PDF-filer, såväl som JPEG. Medan gränssnittet inte är så mycket att skriva hem om, är kantdetektering och övergripande skanningskvalitet (med justerbara kontrastinställningar) båda utmärkta, och det finns en “SureScan 3x” funktion som sammanfogar tre exponeringar, speciellt praktiskt vid lågt ljus.

Jag klarade också att ta tag i CamScanner + ($ 4,99) medan den var till salu, och ha använt det ett antal gånger har varit nöjda med resultaten. Appen låter dig faxa dina skanningar direkt (mot avgift), tagga poster, samarbeta, identifiera text och till och med ange ett lösenord för att säkra dina privata dokument. Det finns en ledig version som använder annonser och vattenmärken dina skanningar, bland andra begränsningar.

En av de mest funktionella programmen finns i form av Scanner Pro ($ 6,99) med en lämplig premium prislapp för att matcha. Appen har funktioner som granskning i realtid för bättre inramning, iCloud-synkronisering för att hålla dina skanningar säkerhetskopierade och synkroniserade med dina enheter och direktuppladdning till Dropbox, Google Drive och Evernote. Om du behöver en app som gör allt, är Scanner Pro förmodligen det.

Android

Google-användare kan också använda CamScanner + ($ 4,99) eller den mer populära fria versionen, som har en liknande robust funktion. Som det kan förväntas vattenproverna vattenmarkerar dina inkommande skanningar och begränsar några av de apps som är mer användbara funktioner, men kvaliteten som tillhandahålls av CamScanner är utmärkt skanna dokument på din telefon med CamScanner för Android-skanningsdokument på din telefon med CamScanner for Android Du kan använda den här praktiska appen för att skanna något dokument direkt från din telefon. Läs mer .

Ett annat bra alternativ till CamScanner + är Mobile Document Scanner ($ 4.99), även känd som MDScanner. Med flera sidors support, kantdetektering och ett antal bearbetningsalternativ för att göra text, bilder eller tavlor ritningar sticker ut, är app ett mycket kompetent tillägg till ditt mobila kontor. Som alltid kan du kolla in den fria versionen som bygger på reklam, vattenmärkning och en begränsad batchscanning.

Windows-telefon

I deras brådska för att dominera mobilscanning applandskapet har CamScanners utvecklare träffat Windows Phone Store med gratis CamScanner for Windows Phone. Från vad jag kan säga har appen inga begränsningar och det kostar inte heller ett öre - det pris du betalar är i funktioner, eftersom inte allt som är tillgängligt i iOS- och Android-versionerna fungerar ganska här ännu. Ändå är det gratis och det producerar en välsmakande PDF.

På grund av plattformens (brist på) popularitet, har Windows Phone-användare inte mycket val när det gäller andra appar. Det finns gratis Handyscan, men det ser inte bättre ut än CamScanner så du är bättre med den tidigare.

Molnlagring

En av fördelarna med att skanna dina kvitton till PDF eller bildformat är att kunna lagra dem i molnet, redo att komma åt när du behöver dem. Lyckligtvis finns det några appar som gifter sig med både lagring, organisation och till och med dokumentfångst - och de är alla gratis att starta.

Google Drive (gratis, iOS och Android)

Googles egen lagringsplattform för moln gör det till ett utmärkt ställe att behålla dina kvitton, förutsatt att du inte är så besviken över att du lägger inköpshistoriken i Googles händer. Både iOS- och Android-appar har en dokumentfunktionsfunktion som gör att du snabbt kan fånga, ladda upp och organisera dina kvitton och andra dokument. Den bästa delen av detta är att du kan använda flera enheter som kör olika operativsystem för att fånga allt och lagra (eller få tillgång till) allt på samma plats.

Tyvärr, Windows Phone-användare, Google har inte stört att göra en app till din plattform än - och det ser inte ut som om de kommer när som helst snart.

Evernote (Gratis, IOS, Android, Windows Phone och Blackberry)

Evernote är ett utmärkt alternativ till Google Drive om du redan använder noteringstjänsten. Förutom att vara gratis för ett grundläggande konto (10 MB maximalt anteckningsstorlek, 60 MB per månad uppladdningsgräns) innehåller iOS- och Android-versionerna en utmärkt dokumentskanner, perfekt för att spara textvänliga snapshots av kvitton. Du kan lägga till dem i en anteckning eller anteckningsbok efter eget val, märka dem och till och med öppna dem i Skitch för annotering.

Tyvärr innehåller Windows Phone och Blackberry-versionerna inte dokumentskanning, men de tillåter dig att ta en snap och ladda upp den från din enhet - så det finns det.

Office-objektiv för OneNote (Free; Windows Phone)

När det gäller skanning har Windows Phone-användare ett ganska praktiskt trick upp i ärmen - en dedikerad app som heter Office Lens skannar kvitton, dokument och whiteboards direkt till OneNote. Appen kräver att du loggar in med ett Microsoft-konto och låter dig spara bilder i båda “dokumentläge” och “whiteboard-läge” rakt mot molnet. Du kan sedan komma åt dem via WindowsPhones inbyggda OneNote-app eller liknande skrivbordsutgåva.

Skanna smartare med en dokumentskanner

Om du är konsekvent besviken över resultaten av handhållen skanning kanske du vill överväga en dokumentskanner. Vi har visat dig hur man gör en tidigare Hur man bygger en egen smartphone-dokumentskanner Hur man bygger en egen smartphone-dokumentskanner Har du någonsin försökt att ta ett foto av ett dokument med din smartphone-kamera, hoppas att konvertera det med OCR programvara senare till ett PDF- eller Word-dokument? Kanske har du försökt att ta ... Läs mer, och om du skannar mycket kvitton kan det vara värt att ta sig tid att göra din egen.

Genom att hålla enheten kvar och låta gott om ljus, kan en scanbox förbättra kvaliteten på dina scanningar och minska vridning orsakad av kantkorrigering.

Använd IFTTT för smartare organisation

IFTTT är ett oändligt användbart automationsverktyg som använder en kombination av triggers och åtgärder. IFTTT kan hjälpa dig att organisera kvitton på ett antal sätt, men den största fördelen jag kan se är att använda den för att organisera dina digitala kvitton så att de visas tillsammans med dina skannade.

Om du är Gmail-användare kan du ställa in olika utlösare, till exempel att lägga till en viss etikett i ett meddelande, ämnesrader eller mail från utsedda avsändare. Om du redan har konfigurerat dina filter så att e-postmeddelanden märks automatiskt när de kommer i din inkorg, kan hela processen vara otroligt enkel.

Det är då ett enkelt fall att välja din åtgärd - att lagra i en särskild Google Drive-mapp, för att spara till Dropbox, för att spara en ny anteckning i din Evernote “Kvitton” anteckningsbok, för att lägga till en ny anteckning på ditt OneNote-konto - valet är ditt, och ganska obegränsat med det.

Allvarlig om skanning?

Slutligen, om du är verkligen seriös om skanning kan du överväga en mobil scanner från liknande Doxie eller Flip-Pal. Till skillnad från de smala platta modellerna av yore är dessa modeller (särskilt de från Doxie) konstruerade för att vara lätta och mobila. Varje företags basmodell börjar på $ 149, men om du gör mycket skanning bör inträdesavgiften inte vara ett problem.

Vilka tips har du för att stanna ovanpå din papperskorgstabell? Lägg till egna hanteringsmekanismer i kommentarerna nedan.

Bildkrediter: Supermarket kvitton Via Shutterstock

Utforska mer om: Cloud Storage, Scanner, Windows Phone.