Skapa enkelt mötesordningar med hjälp av mötesförväntningar [iPad]

Även om ingen av oss ser fram emot att delta i möten finns det lyckligtvis ett antal användbara online- och mobilapplikationer, till exempel AgreeDo Agreedo: Skriv och hantera dina mötesprotokoll för gratis online-överenskommelse: Skriv och hantera ditt företagsmöte gratis online för flera veckor nu har jag letat efter en lättanvänd webbplats eller program som skulle tillåta mig att hålla och lagra protokollet från möten. Det traditionella textdokumentet är inte längre en produktiv ... Läs mer, det gör uppgiften att planera möten lättare. Alla framgångsrika möten börjar med en väl genomtänkt agenda som innehåller ett klart definierat mål och syfte för varje dagordningspost. En väl utvecklad dagordning kan hjälpa dig och dina medarbetare att hålla fokus och kanske minska tiden du möter.

Jag använder regelbundet MyCommittee MyCommittee är det bästa onlineverktyget för att skapa online-agendor och protokoll. MyCommittee är det bästa onlineverktyget för att skapa online-agendor och protokoll. Online-verktyg och resurser för att organisera effektiva möten är stora och varierade och mycket användbara. Med webbplatser som MyCommittee.com kan du minska behovet av fram och tillbaka e-post och vidarebefordra dokument för att dra ihop ... Läs mer för att utveckla dagordningar och ta minuter för de flesta möten som jag organiserar och underlättar. Men jag har också upptäckt en väl genomtänkt iPad app kallad Meetings Expectations (gratis), utformad för att skapa och dela mötesordningar. Även om appen inte är utformad för att ta minuter, innehåller den en funktion som kan användas i en nypa för det ändamålet.

Grundinställning

Mötesförväntningar har ett rent användargränssnitt som faktiskt sparar dig några kranar när du lägger till data. För att ställa in en agenda klickar du helt enkelt på knappen + längst upp till vänster i menyraden. Det finns inmatningsfält för obligatorisk titel, plats, datum och tid för mötet.

Det finns även en “ändamål” fält som inte bör förbises. Ett väl genomtänkt möte borde ha ett tydligt definierat syfte som börjar med en sorts actionverke - t ex. “utvärdera nuvarande marknadsstrategi”.

Mötesförväntningar inkluderar också en deltagarfunktion som ansluter till din IPAD-kontaktlista. Utan tvekan kommer de personer du möter med att vara, eller borde vara, i din kontaktlista. Om en deltagare inte finns på din lista kan du lägga till nya kontakter från appen. Inte bara är den här funktionen en tidsbesparing eftersom det minskar behovet av att skriva namn och e-postadresser, det är också användbart för att snabbt dela dagordningen med deltagarna via e-post.

Ställa in Agenda-objekt

Mötesförväntningar är verkligen en timesaver när det gäller att utveckla en agenda. Du lägger till dagordningsprodukter med hjälp av inmatningsfältet, men appen sparar dig några kranar baserat på hur det är inställt. När du skriver in din inmatning och knackar på Gjort knappen lägger programmet till objektet i listan, men lyckligtvis stänger det inte tangentbordet.

Obs! Vanligtvis bör dagordningsposter börja med ett åtgärdsverke, t.ex. Granska, utvärdera, diskutera, Brainstorm, Rapportera, Debrief.

Du kan fortsätta lägga till agendaposter, som varje gång tilldelas 15 minuter. Vid denna punkt oroa dig inte om att ställa in tidstider för varje dagordningspost.

Mötesförväntningar inkluderar också en smutsig liten funktion för att lägga till lunch och kaffepauser på din dagordning. Standardtiden för dessa objekt är 45 respektive 15 minuter, men tiden kan justeras.

Nya och viktiga agendaposter bör också innehålla namnet på deltagaren som ansvarar för den aktuella punkten, samt en kort beskrivning av varför artikeln läggs till på agendan. Utvecklarna av mötesförväntningar förstod klart vikten av att definiera agendaposter.

Du kan knacka på ett agendapunkt och lägga till namnet på den lagmedlem som är ansvarig för det objektet och en kort beskrivning och anteckningar om vad som kommer att täckas under den del av dagordningen. I en nypa kan den här funktionen också användas för att ta minuter. Dina dagordningsbeskrivningar är dolda medan du är dagsordningsredaktör för appen, men de kommer att dyka upp på den sparade hemsidan och det dokument som du mailar.

Som du kommer att se, beräknar mötesförväntningarna automatiskt varaktighetstiden för mötet baserat på den tilldelade tiden för varje dagordningspost. Detta är en söt liten timesaver, och självklart kan agendapunkter och tider redigeras. Objekt kan också enkelt flyttas eller raderas. Möjligheten att justera tiderna kan också göras under mötet. Så om du går över tid för ett visst objekt kan du justera andra agendaposter så att mötet slutar med schema.

Dela din dagordning

När du är klar med att konfigurera din agenda, är all din inmatning snygg formaterad på programmets hemsida. Var noga med att trycka på Spara knappen innan du stänger av programmet, annars kommer alla dina osparade data att raderas.

Mötesförväntningar gör det super enkelt att dela din dagordning via e-post. Det faktiska e-postmeddelandet kommer att innehålla alla dagordningsposter, inklusive datum och tid samt agendaposter och anteckningar, för mötet. Tyvärr måste du manuellt ange deltagarnas e-postadresser i “Till” fältet för e-postmötena förväntningar skapar. Det skulle spara några steg om appen gjorde det för dig.

Ändå skickar din agenda till deltagare några dagar eller en vecka före mötet ett bra sätt att samarbeta och få ytterligare inmatning på agendan.

Du kan också spara datum och dagordningsposter till Kalender-appen på din iPad.

Andra funktioner

En annan stor timesaver i mötesförväntningar är möjligheten att klona sparade möten. Det betyder att du inte behöver skriva om agendaposter från tidigare möten, utan bara redigera de objekten för nästa möte. Detta är särskilt en användbar funktion för återkommande, regelbundet planerade möten som innehåller både gamla och nya agendaposter.

Du kan också spara dagord som oschemalagda utkast, och alla dina agendor blir givetvis arkiverade.

Sammantaget är mötesförväntningar en väl utformad, tidsbesparande mobilapp. Det skulle vara ännu bättre som en stationär applikation. Mötesförväntningar ersätter behovet av att använda Microsoft Word-mallar eller andra rent textbaserade applikationer. Den här appen gör att dina agendor ser professionella ut.

Mötesförväntningar är i sin första version, så jag hoppas det betyder att ytterligare funktioner är kommande, inklusive möjligheten att spara agendor till Dropbox och som PDF-filer. Några andra önskemål inkluderar möjligheten att lägga till namn på anteckningar från deltagarlistan, snarare än att skriva in dem manuellt. Det här är mindre förfrågningar, särskilt eftersom det bara finns några andra liknande mobilappar i iTunes App Store.

Låt oss veta vad du tycker om mötesförväntningar. Kommer du prova, eller använder du redan en annan liknande lösning?

Utforska mer om: Planeringsverktyg.