De bästa alternativa arbetsredskapen för saker du gör med e-post

E-post har deklarerats “död” så många gånger, och sedan, liksom Lazarus, har den stigit från de döda.

Google är delaktigt ansvarig för att göra e-post relevant med Gmail och de kraftfulla e-postfunktionerna som erbjuds där 9 Fantastiska Gmail-funktioner du antagligen inte använder 9 Fantastiska Gmail-funktioner som du förmodligen inte använder flera coola e-postfunktioner i Gmail har funnits länge utan att någon stör dem. Låt oss ändra det idag. Läs mer . Yahoo har fått en makeover och Outlook har Skype-integration bland andra ändringar. National Security Agency snooping kring våra privates har lett till att ett schweiziskt baserat företag erbjuder järnklädda krypterade e-postmeddelanden, med servrarna inuti ett berg.

Om du fortfarande inte är en e-postfläkt (som dessa fyra framstående personer) 4 Influensiva personer som inte använder e-post (och varför) 4 inflytelserika personer som inte använder e-post (och varför) Det är svårt att föreställa sig ett liv utan e-post, men vissa människor väljer att sluta använda det helt och hållet. Det inkluderar amerikanska senatorer och kända filmskapare. Läs mer), då finns det många e-postfunktioner som du kan lägga ut på andra appar. Fördelen med att hålla allt i e-post är att den är centraliserad på ett och samma ställe, men det kan leda till en uppblåst överflödig inkorg som säkert kommer att öka dina stressnivåer. 6 Enkla tricks för att minska e-poststress 6 enkla tricks för att minska e-post Stress Att hantera e-post är den bästa delen av min dag. Sa ingen någonsin. Du behöver alla tips du kan få för att hantera din e-postinbox? Vi kan hjälpa dig! Läs mer .

E-post är stressigt även om du inte är i strävan efter inbox noll.

Om du verkligen måste döda e-post för att effektivisera ditt liv, det finns sätt att hålla dessa arbetsprocesser flytande smidigt, utan knappt en hicka. Du kanske måste betala några dollar varje månad, men du kanske anser att det är ett fynd för din sanitys skull.

Realtidsdiskussion

Tidigare kunde du prata med någon genom att bara skicka e-post fram och tillbaka med Gmail “Konversationsvy” hålla allt i ordning. Men en stor mängd alternativ har presenterat sig.

Den första som är värt att nämna är sociala medier, som Facebook och Twitter. Med Twitter är live-tweeting extremt populär, och Facebook gör det möjligt för oss att få en fram och tillbaka diskussion eller debatt (vilket kan vara bra eller dåligt 5 mest effektiva sätt att hantera arroganta internettrollar 5 mest effektiva sätt att hantera arrogant Internet Trolls Internet är utan tvekan en bra uppfinning. Tyvärr har ingen hittills kunnat utveckla och antitricka som hjälper till att göra det till en mer civiliserad plats. Du kanske har kommit ... Läs mer, beroende på din punkt synvinkel).

Däremot finns det snabbmeddelanden som Jabber Hur man chattar på vilket IM-nätverk som helst inom Gmail Hur man chattar på vilket IM-nätverk som helst Inom Gmail Google Talk, som styr Gmails inbyggda chattfunktion, är det inte en proprietär direkt- meddelandesnätverk. Den är uppbyggd ovanpå XMPP-standarden, även känd som Jabber, så du kan ansluta Gmails chattfunktion till en IM ... Läs mer och Google Talk (den senare är fortfarande i drift om du loggar in på ditt konto med antingen Pidgin eller Adium) . Det finns mindre populära IM-alternativ som AIM Messenger och Yahoo Messenger.

Tror det eller inte, är ICQ fortfarande kvar om någon av er gamla skolare vill ha lite internetnostalgi.

VOIP är enkelt idag med Skype, Google Hangouts, WhatsApp, iMessage (endast för Mac och iOS), Appear.in och dess krypterade relationer, Telegram och Signal.

Efter att ha provat dem alla, rekommenderar jag personligen att använda Skype, Signal och WhatsApp (för dem som vägrar att använda ett krypterat alternativ, “jag har inget att dölja!” folkmassa, som min fru).

Det finns tre bra alternativ för arbetsplatsproduktivitet - Slack, Quip och Convo.

Fördelarna med Slack Det perfekta sättet att göra ett litet jobb med dina favorittjänster Det perfekta sättet att göra ett litet jobb med dina favorittjänster Förutom kommunikation finns det många sätt att få information inuti Slack, men det finns få integreringar som låter dig kontrollera externa tjänster inom Slack - hittills. Läs mer behöver ingen introduktion. Quip och Convo är liknande i funktion. Det drar alla medlemmar i ett lag till en plats där du kan chatta i realtid, visa filer, visa och uppdatera uppgiftslistor, och Convo slår även in anteckna dokument. Dessa alternativ har anständigt fria alternativ för små lag, med prissättning som in i ditt lag och dina behov blir större.

Projektsamarbete

Projektsamarbete är något som, när det är gjort rätt, kan leda till många positiva fördelar. Google Docs introducerade guldstandarden Google Docs vs Microsoft Word: Dödsmatchen för forskningsskrivning Google Docs vs Microsoft Word: Dödsstämningen för forskningsskrivning Online-lösningar blir normen. Vi bestämde oss för att se hur Microsoft Word staplar upp mot Google Dokument. Vilken kommer att göra det bättre forskningspapiret? Läs mer med online-samarbete när det köpte Writely tillbaka 2006. Sedan dess har det visat sig vara ovärderligt för lag som vill arbeta samtidigt i ett dokument i realtid, och Google Sheets Excel vs Google Sheets: vilken som är bättre för dig ? Excel vs Google Sheets: Vilken är bättre för dig? Behöver du verkligen Excel? Både skrivbord och online-lösningar har sina fördelar. Om du har problem med att välja mellan Excel och Google Sheets för att hantera dina kalkylblad, låt oss hjälpa dig att bestämma. Läs mer lägger till ännu mer värde.

Men som med alla saker Internet har rivaler nu dykt upp för att ta en del av kanten av Google Docs glans.

Det största alternativet måste vara Office.com, men om du inte är mycket av en Microsoft-fan kanske du inte är så glad över att använda den här. I det fallet kan du vara intresserad av Dropbox Paper, vilket jag har utfört i stor utsträckning på sistone. Självklart är allt du gör i dokumentet säkerhetskopierat till ditt Dropbox-konto.

Om de inte överklagar finns det två andra alternativ. Den första är Zoho, som är gratis för upp till 25 användare. Därefter är det bara $ 5 per användare per månad, så Zoho är en mycket kostnadseffektiv lösning för småföretag. Gränssnittet speglar nära det som är av Google Docs och Microsoft Office, och är mycket enkelt att använda (se ovan).

Om du gillar livet för att vara enkelt, och därför vill ha en enklare lösning, kolla in PiratePad. Varje gång du uppdaterar domänen skapas en ny unik URL, vilket gör det enkelt att dela sidan med andra. Det här är det jag använde för att testa appen.

Du kan bjuda in folk att delta i dokumentet. Om du vill att någon ska se dokumentet utan att kunna redigera det, kan du trycka på “läs bara” knappen för att få en lite annorlunda länk. Någon med “Skrivskyddad” länken kan hämta dokumentet i HTML, vanlig text, Microsoft Word eller PDF-format.

Mötesplanering

En av de största användningarna av affärskort är planeringsmöten. Den som någonsin försökt att planera ett möte kommer att känna den här känslan alltför bra. Hela “fram och tillbaka” Dilbert-liknande farce. Du försöker att ordna ett affärsmöte för att säga fem personer och det tar ungefär ett dussin eller mer e-postmeddelanden spridda över flera dagar, från alla säger “Jag kan göra den här gången” och “Jag kan inte göra den tiden”.

Skulle det inte vara ironiskt om mötet handlade om tidshantering och produktivitet på arbetsplatsen?

Den icke-e-ekvivalent som har använts här på MakeUseOf är den utmärkta ScheduleOnce. Den pluggar in i din Google Kalender och när alla har angett alla gånger de är tillgängliga kombinerar webbplatsen dem alla för att hitta en tidslucka som passar alla.

Du är nästan bortskämd för val när det gäller andra möjligheter. Vissa av dem inkluderar Dozz, WhenisGood, NeedtoMeet och Timebridge. Vad som får dem att sticka ut från det betalda ScheduleOnce är att de antingen är gratis eller har ett riktigt bra gratis alternativ.

Den som fångat mitt öga mest är NeedToMeet. De har en imponerande lista med funktioner gratis, inklusive Outlook-integration och mobilappar. Å andra sidan, om mycket små möten är din sak, då WhenIsGood bryter ner tidsperioderna till 15 minuters inkrement.

Kontakthantering

Dagarna av pappersadressböcker verkar vara nästan borta, eftersom de flesta av oss nu använder onlineekvivalenter. Som något som brukade vara säkert kopplat till en e-postadress kan du nu lägga ut den här uppgiften på andra appar.

Plaxo är ett bra alternativ för Google Kontakter. Den har en ganska anständig fri grundplan. Säkerhetskopieringen av din kontaktbok görs i molnet där du kan konsolidera adressböcker från flera olika tjänster till en “universell” adressbok. Om någon av dina kontakter också är med Plaxo, kommer du att bli underrättad om uppdateringar av deras kontaktuppgifter.

Rivaler inkluderar Memotoo, som lider lite på grund av sin ganska nedslående fria plan och inaktiva gratis konton tas bort efter 30 dagar. Fruux marknadsförs mot företag. Ett Fruux-alternativ som du kanske vill titta på är FullContact, som också riktar sig till lag och större företag.

Skicka filer och andra bilagor

Filsändningstjänster är ett dussin ett dussin och har pågått sedan internettidens början. Filöverföringar via e-post är fortfarande föremål för mycket strikta gränser, så om du har skrivit en clunker av en roman och du vill skicka den till din mamma för feedback, kan du inte skicka den via vanlig e-post.

Om filen bara är lite över gränsen för e-post (vanligtvis 25 MB) kan du bara använda en tjänst som Skype för att skicka den. Men om det är större, är molnlagring förmodligen din bästa satsning. Storleken på din fil bestämmer om du behöver betala extra lagringsutrymme, men Google Drive och OneDrive (upp till 10 GB) är mycket generösa med sina gratis planer. Dropbox å andra sidan ger dig bara en initial svag 3GB - vilket också kan vara tillräckligt för de flesta fall.

Eller om du har din egen domän, ladda upp filen via FTP De 3 bästa gratis FTP-klienterna för Windows De 3 bästa gratis FTP-klienterna för Windows FTP är en användbar fildelningsmetod och go-to-metoden för att ladda upp filer till en webbhotell. Här är de bästa FTP-klienterna du kan ta tag i gratis. Läs mer till din domän i en lösenordsskyddad Zip- eller RAR-fil. Den andra parten kan ladda ner den från din domän vid slutet.

Skickar känslig information

Att skicka känslig information, till exempel lösenord och kreditkortsuppgifter, via e-post är i stort sett en mycket dålig idé. Det är mycket bättre att skicka det via andra sätt, som SMS, eller gå på grundskolan och ringa personen upp!

Men det finns nu några “självförstörings” e-posttjänster som skickar ditt meddelande säkert till dig och också sätter in en tidsgräns på 60 sekunder för mottagaren att läsa ditt meddelande innan det försvinner. Min favorit är SnapMail som kan integreras i Gmail med hjälp av en Chrome-tillägg.

Ett annat Gmail-integrerat alternativ är Dmail som har tjänat några rave recensioner. Jag har provat det och funnit det väldigt imponerande. Dmail har en växelströmbrytare och du kan ange när du vill att meddelandet förstörs. Men du har bara tre alternativ, utan möjlighet att anpassa tidsperioden. Så i det avseendet är det lite begränsat.

För att hitta andra alternativ kan du helt enkelt Google “självförstörande e-post” för att få fler möjligheter.

Dela och samla information

Email har traditionellt använts för att samla in information från en viss grupp människor. Till exempel kan en skola maila föräldrar om en kommande klassresa. En onlinebutik kanske vill maila sina kunder för att fråga dem om sin shoppingupplevelse. Eller en uppstart kanske vill samla in feedback på en ny produkt.

Det här kan nu alla göras av tredjepartsprogram och spara inkorgen från att bli angrepp av ett spärr av e-postmeddelanden. Det stora namnet på detta område är självklart Google Forms 5 Awesome skäl att använda Google Forms 5 Fantastiska skäl att använda Google Forms Om du någonsin har försökt göra en online-undersökning har du förmodligen försökt några verktyg här och där. Du har ingen tvivel haft några funktioner på en produkt och några av andra, samtidigt som du är frustrerad på ... Läs mer, vilket är mycket robust, mycket anpassningsbart och används av en stor grupp av företag (inklusive MakeUseOf).

Min personliga favorit är Typform som jag tidigare använt på min hemsida för nya kunder. Två liknande alternativ är Responster Det är vad alla säger: 5 gratis verktyg för effektiva online-undersökningar Det är vad alla säger: 5 gratis verktyg för effektiva online-undersökningar Under ett tag skulle du inte ha haft mycket val om vilken undersökningstjänst som ska användas, men idag finns det mycket att välja mellan. Vilken är bäst för dig? Läs mer och Survey Monkey Gör gratis professionella online-undersökningar med undersökning Monkey Gör gratis professionella online-undersökningar med enkätundersökning Läs mer. Den senare har inte en helt fantastisk fri plan, men Typeform och Responster gör.

Store referensmaterial

När jag fick mitt Gmail-konto för första gången 2004 började jag använda den stora mängden utrymme för att lagra kopior av allt mitt referensmaterial, bilder, MP3-filer och mer. Jag använde Gmail som en databas och allt jag behövde för att hitta något var att använda Gmails sökfunktion.

Nu i 2016 är mitt e-postkonto nästan tomt. När mitt Gmail-utrymme minskade flyttade jag allt till Evernote Hur man använder Evernote: Den inofficiella handboken Hur man använder Evernote: Den inofficiella handboken Lär dig hur man använder Evernote på egen hand tar lång tid. Därför har vi sammanställt den här guiden för att visa dig hur du kan dra full nytta av de viktigaste Evernote-funktionerna. Läs mer och betalt för ett premiumabonnemang för att få de avancerade funktionerna. Jag är en stupad fan av noterstjänsten. 5 Coola funktioner som bevisar Evernote är fortfarande en kick-ass-tjänst. 5 Coola funktioner som bevisar Evernote är fortfarande en kick-ass-tjänst. Med all den hoopla som omger Google Drive, och alla går nötter över Dropbox, jag tror att en annan tjänst blir mycket försummad - Evernote. Vår Evernote täckning har varit ganska sketchy sen, och jag ... Läs mer och rekommenderar det.

Om du är en Microsoft-fan istället kommer OneNote att vara din app 10 Unika sätt att använda Microsoft OneNote 10 Unika sätt att använda Microsoft OneNote OneNote är en av Microsofts mest undervärderade appar. Den är tillgänglig på nästan varje plattform och kan göra många knep du inte skulle förvänta dig från en anteckningsblock. Läs mer .

Några andra alternativ inkluderar Google Keep, Delicious och Apple Notes. I slutändan beror ditt beslut på dina anteckningsvanor.

Google Keep är enkelt 10 kreativa sätt att använda Google Håll dig varje dag 10 kreativa sätt att använda Google Håll dig varje dag Google Keep är en enkel noterande app. Men dess enkelhet döljer sin användbarhet. Här är tio tips och idéer för att använda Google Keep för de små vardagen i livet. Läs mer, men jag skulle inte personligen använda Google Keep eftersom Google har en dålig vana att plötsligt krama tjänster som inte tjänar pengar till dem.

Apple Notes är användbart Ska du använda Apples anteckningar för iOS och OS X? Ska du använda Apples anteckningar för iOS och OS X? För första gången sedan det släpptes kan Apple Notes för både OS X och IOS vara värt att överväga. Läs mer, men det är begränsat till användare av iOS och Mac OS X, och även om det fick en stor uppgradering nyligen, är det fortfarande lite för förenklat för mina behov. Men dina behov kan mycket väl vara annorlunda och du kan se dessa tjänster som mer än tillräckliga.

Delicious är ett socialt verktyg Importera och sök dina sociala nätverk Länkar i Delicious Importera och sök dina sociala nätverk Länkar i Delicious Har du någonsin velat hitta den där länken du publicerade på Twitter eller Facebook eller LinkedIn, men kunde inte tyckas hitta den någonstans ?! Det är frustrerande. Du kanske säger "bra, bokmärke det!" Och det är bra ... Läs mer och kan vara ett alternativ för att lagra webbadresser. Webbplatsen har bleknat mycket sedan dess tidiga äradagar, men det är fortfarande en solid app.

När du inte vill betala för en tredje parts tjänst och du redan betalar för din egen domän kan du istället vara intresserad av idén att installera din egen wiki. Så här installerar du en Wiki på din webbplats. Så här installerar du en Wiki på din webbplats Läs mer .

Wikipedia körs på den fria open source-programvaran MediaWiki, och om du saknar de tekniska kakorna för att installera det själv, erbjuder många webbhotell en automatiserad installation. Du måste bara komma ihåg att när din databas blir större kommer dina månatliga värdkostnader stiga.

Berätta för din långa avstånd älskade du älskar dem

Jag träffade min fru rent slumpvis online tillbaka i 2001. Men då var det ingen Skype, inga Google Hangouts, ingen WhatsApp, ingen Facebook (eller som det är bättre känt, Dark Ages). Så vi var kvar med vanligt SMS (dyrt), vanlig fast telefon (ännu dyrare) och snabbmeddelanden (mycket bättre och billigt från ett internetkafé). Men det vi hade hela tiden var e-post, och mina email kärleksbrev och kärleksdikt är legendariska.

Rosor är röda
Violer är blå
Kom i köket
Och baka mig lite Pie

Men nu har du så många andra möjligheter att e-post verkar nästan föråldrad genom jämförelse. Som jag just nämnde finns det många VOIP-möjligheter, textning via en dataplan och sociala medier. Skype används för par att laga ihop, och till och med sova tillsammans (bokstavligen sova, inte den andra saken). WhatsApp tar sting ut av SMS-kostnader och Internet gör det mycket lättare att hitta de bästa resesätten De bästa resehandelsplatserna för att spara pengar på din nästa semester De bästa resesedlarna för att spara pengar på din nästa semester Läs mer så att du kan gå för att se ditt livs kärlek i person.

Men betyder allt detta slutet på e-post?

Så många apps och webbplatser lovar att de är de email killer. Men om de är en mördare så är de inte mycket bra, eftersom e-post fortfarande andas. E-post är berggrunden på Internet och jag tror att det kommer att göra det alltid vara i någon form eller annan.

Säger det men vissa av dess funktioner är vara uppmärksammad av appar och tjänster från tredje part. Du är inte längre kedjad i din inkorg. Och det kanske är bra.

Håller du med på hälsan hos e-post? Har du lyckats flytta ditt arbetsflöde till andra alternativa arbetsredskap? Låt oss veta i kommentarerna.

Utforska mer om: Cloud Storage, Collaboration Tools, Email Tips, Online Chat, Projektledning, Video Chat / Ring.