De 5 buden för att välja rätt att göra app för produktivitet

Om jag gav dig en samling 100 kaffekronor och bad dig organisera dem, hur skulle du göra det? Skulle det vara i färg? Genom bilden på muggen? Av dess storlek? Olika människor organiserar på olika sätt, så något som att välja en att göra-app beror verkligen på vilken typ av person du är.

Jag har en bekännelse att göra. Jag är en obsessiv att göra-lista tester. Under de senaste fem åren tror jag att jag har testat cirka 20 produktivitetshanteringsverktyg, och jag har ännu inte hållit med en enda. Ofta upptäcker jag en som jag absolut älskar, och jag gör även en detaljerad skrivning om det medan jag är väldigt glad över det. Sedan släpper jag det och går vidare till något annat några månader senare. Några exempel är en Coolendar-recension Coolendar - En cool kalender och att göra-lista i en Coolendar - En cool kalender och att göra-lista i en Jag brukar bara hålla fast vid att använda Google Kalender för mina schemaläggningsbehov och Workflowy som min online till -doslista. Det tar mycket att imponera på mig om alla kalender / schemaläggningssystem. Så jag var lite ... Läs mer, en förbättrad Google Kalender, en WeDoist-recension Samarbeta med projekt med små grupper Använda Wedoist-projektspårning Samarbeta med projekt med små grupper med hjälp av Wedoist-projektspårning WeDoist tillåter små grupper att hantera upp till tre projekt gratis. Det hjälper dig att samarbeta med din grupp om att komma fram till uppgifter som är kopplade till ett projekt och tilldela dem uppgifter till medlemmar i ... Läs mer, vilket är typ av en gruppversion av ToDoist-to-list-listhanteraren ToDoist: Simple ToDo-lista och uppgift Manager ToDoist: Enkel att göra lista och uppgiftshanteraren Läs mer. Då är det självklart GQueues Review Ta Google Task Management och Schemaläggning till en helt ny nivå Med GQueues Ta Google Task Management och Schemalägga till en helt ny nivå med GQueues Google Tasks fungerar inte om du vill flytta bortom dagens tidshantering i morgonens visionära planering. Det är här GQueues går upp till plattan. Läs mer - en av mina senaste favoriter.

Jag har försökt ToDoist, jag har provat Wunderlist-do-manager Wunderlist: Lätt att använda, mångsidig och cross-platform-till-lista-lista Wunderlist: Lätt att använda, mångsidig och cross-platform-lista Chef Läs mer och otaliga andra att göra-listansvariga. Jag kokade äntligen allt till ett slutgiltigt beslut, som jag kommer att visa dig om några minuter. Det betyder inte att jag bara använder en. I mina olika produktivitetsresor har jag återkommit här igen för att dela den visdom som jag har fått från år av trampning av produktivitetsvägarna. Bottom line är detta - det finns fem bud du måste följa för att välja rätt att göra app (er) och hålla ditt liv produktivt och meningsfullt.

Kommando # 1: Håll det enkelt

Så vilken är bäst? Vilken att göra app hjälper dig att förvandla ditt kaotiska liv till ett hav av organisation och lugn? Vilken produktivitetschef som ska göra det kommer att förenkla ditt livs galenskap till en strukturerad och beställd uppsättning listor?

Här är hemligheten: Du behöver flera verktyg för flera ändamål. När du väl kan ta ditt huvud runt så kan du titta på dessa göra-appar från ett annat perspektiv.

Det handlar inte om att förenkla varje sak du jobbar med i ditt liv i en enda app. Jag är här för att berätta att så bra som det skulle vara, det kommer inte att hända.

Så låt mig dela mitt slutliga beslut på en att göra-lista / kalender med dig. Introduktion, den bästa att göra-listan på planeten.

Japp. Efter att ha spelat med några dussin handgjorda program och produktivitetsprogram har jag kommit full cirkel till det bra olpappersbaserade systemet. Men här är fångsten - det pappersbaserade systemet är bara för mina enkla dagliga uppgifter. Det är i princip något jag bär med mig så att jag kan öppna den när som helst och bara skribba i nya saker eller korsa gamla, men verkligheten är att det inte är hjärtat i mitt övergripande system. Det är bara ett verktyg. Systemets hjärta är mycket elektroniskt och innehåller flera verktyg som alla arbetar tillsammans.

Commandment # 2: Börja med livsmål

Det första steget i varje produktivitetsplan måste vara ett fokus för din tid på de saker som egentligen spelar roll, snarare än att snurra dina hjul gör små uppgifter som i slutändan inte tjänar dina större mål i livet. För det ändamålet finns det ett fantastiskt målplaneringswebben Stoppvatten och göra framsteg i livet Med det stora bildstoppet Treading Vatten och göra framsteg i livet med det stora bilden Jag är säker på att många av er har tänkt på om du är gör rätt saker varje dag, oavsett om du kommer någonstans, och om du är på väg i rätt riktning. Att göra listor och organisatoriska appar hjälper till ... Läs mer som fastnat med mig ända sedan jag granskade det 2013, och det är The Big Picture.

Det fungerar underbart för mig, men det kanske inte är den perfekta målplaneringsappen för dig. Mitt enda råd är, oavsett vilken app du väljer, är det bäst att välja en som skiljer sig från dina andra arbetsplaneringsplaner och att göra-lista-appar. Anledningen till detta är att det håller alla dina större livsmål separerade från ditt dagliga livs galenskap.

För mig är The Big Picture den plats jag går när jag vill granska de riktigt höga målen. Det kan vara en resa. Det kan vara att bygga ett företag. Varje cirkel är ett mål som du storlekar enligt den prioritet du ger den, så att du visuellt kan se vad som är viktigast. Sedan inom dessa stora mål kan du bryta ner dem i mindre mål. De är inte uppgifter som skulle gå på en att göra-lista. De är mål på hög nivå som när de är färdiga, kommer att innebära framgång med det större livsmålet.

Så du ser att du jobbar från toppen, och högst upp behöver du en ren arbetsplats att drömma. Att komma fram med kraftfulla mål som är visionära och sanna mot ditt liv. Att använda en separat app för det ger dig rent, kaosfritt utrymme för att göra det.

Kommando # 3: Använd ett separat verktyg för planering

Som jag har nämnt har jag försökt alla typer av appar för att göra-lista, och av alla de som jag slutligen bestämde mig för för detta centrala stadium av liv / produktivitetsplanering är ToDoist. Det jag älskar om ToDoist är att det är organiserat längs vänster sida med din “projekt”. Välj ett projekt från varje av dina livsmål som du har definierat i din målplanerare, och skapa ett projekt i ToDoist. Därefter bryter du helt enkelt ner det här projektet till mindre mål med en tydlig tidslinje när du planerar att uppnå varje.

Detta hjälper dig att börja tänka på den verkliga världen “grejer” som du behöver göra för att uppnå dessa steg mot dina livsmål. Gör deadlinesna realistiska här. Och överlappa inte deadlines. Om du har mycket arbete att göra på en uppgift i ett projekt, tror du inte att du kommer att kunna få en stor uppgift i ett annat projekt under samma tid. Alternativa deadlines.

När du har alla dina delmål uppdelade i mer verkliga aktiviteter som kan vara delprojekt på egen hand, är du redo att lista alla de nitty-gritty uppgifter som krävs för att få de sub -projekt gjorda.

Till exempel. Ett av mina mål är att äga ett mediebolag. För att göra det vill jag skriva en samling e-böcker, så en av mina deluppgifter innebär att man skriver en eBook. Tja, att skriva en eBook har sin egen uppdelning, men det här är inte platsen för det. Du kommer bara att röra den här arbetsytan.

Kommando # 4: Automatisera och schemalägga

Det slutliga steget i ditt arbetsflöde är att organisera dina listor över små uppgifter som kommer att utföra de större projekten i ToDoist. För att göra denna uppdelning började jag använda Google Kalender för några år sedan, men nyligen använde jag den goda pappersplaneraren. Men för många människor gör kalender- och arbetslistan verkligen jobbet och allting.

Skönheten hos något som Google Kalender är att innan du börjar lägga till i de små uppgifter som du vill arbeta för för att nå dina mål måste du först infoga i “automatiserad” saker som du vet måste du uppnå varje vecka. Till exempel känner jag till mina uppgifter som en chefredaktör vid MUO: s möte med samarbetsledare Justin för en veckodagskväll. Jag behöver också jobba med att hantera publiceringsschemat. Då finns det MUO-artiklar att skriva och andra saker som är förutsägbara och jag kan infoga i schemat på en återkommande grund.

När du har fyllt i dessa saker ser du de dagar och timmar du har kvar för att uppnå alla “extra” saker som inte ingår i ditt vanliga schema. Förhoppningsvis har du tid kvar för att arbeta mot dina livsmål, annars har du ett problem, och du kan behöva överväga om de veckovisa uppgifterna stämmer med din vision för framgång i ditt liv.

Bud 5: Håll dina ögon på dina drömmar

Testa vattnet med så många verktyg och appar genom åren har jag lärt mig att det inte spelar någon roll om vilka verktyg du använder. Du måste välja vad som gör dig bekväm och arbetar med hur du tänker. Men det är viktigt att du börjar på toppen, skapar de stora viktiga livsdrömmen och målen och sedan sippra ner genom varje verktygsserie tills du är nere till din dagliga kalender med de små vardagliga uppgifterna som utgör kaoset av det här vi kallar livet.

Om du planerar det här sättet, så kan du åtminstone vara säker på att du arbetar med de saker som verkligen betyder något i slutändan och genom att följa den väg du har planerat ut uppnå de stora livs drömmar som du har tänkt dig själv.

Vilka är dina favorit produktivitetsverktyg? Vilket är det du har bestämt dig för för att göra-gör-listan och din dagliga kalender? Dela några av de produktivitetslektioner du har lärt dig med medläsare i kommentarfältet nedan.

Utforska mer om: GTD, Planning Tool, Att-Do List.