Team arbetar 10 tips för effektiv online-samarbete i realtid

Digitala infödda medfattare artiklar, avhandlingar och böcker online och i realtid. Om du fortfarande skickar e-postmeddelanden med bifogade filer för att samarbeta i ett dokument gör du det fel. Om du inte delar samma kontor, arbetar du online. Hur samarbetande skrivverktyg gör ditt liv enklare Hur samarbetande skrivverktyg gör ditt liv enklare Tack vare Internet är det viktigt att samarbeta på ett skrivprojekt. Om du någonsin har samproducerat en, vet du att det här kan vara svårt. Det borde inte vara med rätt verktyg. Läs mer är i allmänhet säkrare, mer tillförlitlig och effektivare än e-postmeddelanden. Dessutom är det roligt och enkelt. Låt mig hjälpa dig att komma igång.

Laget

Att arbeta på distans är tufft. Således är det allt viktigare att få alla på samma sida och bygga laget. Team Spirit Spirit Trumps Technology: Hur man hanterar fjärrsamarbete för online-lag Samarbete blir inte lättare om du måste arbeta tillsammans på distans och bara dela Internet som en gemensam anslutning. Tekniken kan hjälpa till att navigera i kaoset. Men det är bara glasyren. Läs mer innan. Medlemmarna av laget behöver lära sig om varandras styrkor och svagheter. Laget behöver ett gemensamt mål och en färdplan med individuella mål och ansvarsområden. Alla behöver känna sig bekväma med de verktyg de använder, och minst en person behöver hålla laget organiserat.

Tips 1: Glöm aldrig vikten av ett inkluderande team som engagerar alla sina medlemmar.

Verktygen

Realtidssamarbete eller redigering kan göras på flera sätt. Browserbaserade verktyg inkluderar Google Drive eller OneDrive (tidigare SkyDrive). På programvarans sida stöder Microsoft Office samarbetande redigering med SharePoint eller OneDrive. Om du använder en äldre version av Word (2007 eller 2010) kan du installera CodoxWord-tillägget för att aktivera samarbetande skrivning. Den frie plattformen och open source-ordbehandlaren Abiword är den bästa fria lättviktsordbehandlaren Abiword är den bästa fria lättviktsordbehandlaren Få en lätt, men inte kraftfull textbehandlare. Om du behöver ett program som är kompatibelt med en mängd olika filformat, kan Abiword vara rätt passform för dig. Det är inte lika kraftfullt som Microsoft ... Läs mer AbiWord innehåller också ett samarbetsprogram för att möjliggöra samtidig dokumentredigering via AbiCollab.net. Om integritet är ett problem kan du skapa en egen värdig öppen källkod och gratis online textredigerare med Etherpad.

Tips 2: Välj ett verktyg baserat på projektets behov och ditt lags kapacitet eller preferenser.

Verktygen är avsedda att underlätta ditt arbetsflöde. Om enskilda gruppmedlemmar inte kan använda en viss programvara eller plattform, kommer projektets framsteg att drabbas. Här är några punkter att tänka på:

• Vilka operativsystem är medlemmarna i ditt lag på?
• Vilka verktyg använder de nu?
• Vilka verktyg har de erfarenhet av?

På samma sätt, om ett verktyg saknar nödvändiga funktioner, blir det önskvärt att uppnå önskat resultat. Samla förbereda en lista med must-have och trevliga funktioner. Tänk på följande:

• samtalskommunikation i realtid
• kommentarer
• sidebar chatt
• aviseringar
• filhantering
• revisionshistorik
• versionskontroll
• markdown support
• import Export
• mobilt stöd

Denna lista och medvetenhet om ditt lags förutsättningar hjälper dig att välja ett eller flera lämpliga verktyg.

Tips 3: Hjälp varje medlem att ställa in det / de verktyg du bestämde för och - vid behov - ge dem en introduktion till de funktioner som de behöver.

Processen

Vid början av skrivprojektet samla en översikt över de olika uppgifterna och ämnena för att täcka och distribuera ansvarsområden. Laget behöver utarbeta en översikt, hitta experter för olika sektioner, välj en kopioredigerare för att rätta till stavning, grammatik och skrivstil. Ställ en verkställande redaktör ansvarig för innehållet, och nominera någon för att hantera data eller designfigurer och tabeller.

Tips 4: Varje medlem i ditt lag har olika färdigheter. En effektiv process kommer att baseras på människors styrkor. Tilldela ansvar enligt detta.

Tips 5: När det gäller körning, engagera laget. Människor ska regelbundet byta roller och korrekturläsa varandras arbete för att täcka olika perspektiv.

Skrivning är en kreativ process och en passion många människor.

Tips 6: Om du har personer i ditt lag som hatar att ha skrivit av någon annan, kan redaktörer arbeta med kommentarer och förslag istället.

Tips 7: Godta kommenterande konventioner, en nomenklatur och hur kommentarer ska behandlas.

I slutändan beror framgången på ditt dokument på innehållet.

Tips 8: Låt folk skriva vad de är entusiastiska om, även om deras skrivande suger. Deras idéer kan vara lysande och du kan alltid fixa skrivstilen.

Tips 9: Respektera idén! När du redigerar någon annans skrivning, se till att den idé de uttrycker bevaras.

Samtidigt behöver en person organisera laget, hantera förväntningarna och hålla tidsramen i åtanke.

Tips 10: Kommunicera ofta med dina lagkamrater. Uppdatera dem på den övergripande utvecklingen, markera luckor och påminna dem om ansvarsområden och tidsfrister. Beröm enskilda ansträngningar och uppmuntra dem att dela sina egna framsteg, insikter och utmaningar.

Det färdiga projektet

Ett lag som närmar sig ett skrift eller något annat projekt med entusiasm och samarbetsvilja - villig att ge sitt bästa, stödja sina lagkamrater och kompromisser - kommer alltid att ge bättre resultat än enskilda. Hela är större än summan av dess delar. Ge in det och och jag lovar att det kommer att bli den mest givande upplevelsen av ditt liv. Det har definitivt varit min.

Vilka lektioner har du lärt dig när du arbetar med virtuella lag?

Bildkredit: Ed Yourdon via Flickr, Virtual Collaboration via Shutterstock

Utforska mer om: Samarbetsverktyg, Skrivtips.