Återfå kontroll över din inkorg med dessa 5 tips för att hantera Gmail

Alla vet att dessa dagar är det ganska svårt att överleva eller att hantera dina affärer utan e-post. Faktum är att de flesta har två eller tre e-postmeddelanden för att hantera, så utan ett bra handhavande på e-posthantering kan den upptagna inkorgen hamna ganska snabbt.

Jag vet att du frågar dig själv behöver vi verkligen annan artikel om e-posthantering? Jag menar, bara för 2012 har vi haft massor av dem, som Tinas artikel om hantering av e-postintensiva projekt i Gmail Hantera och samarbeta på Intense Intense-projekt inom Gmail med Streak [Chrome] Hantera och samarbeta på Intense Intense-projekt inom Gmail med Streak [Chrome] Streak är ett kraftfullt Gmail-projekthanteringstillägg för Chrome. Den levereras med mallar för många olika typer av projekt, till exempel kundsupport eller evenemangsplanering. I Streak kallas projekt pipeliner. Du kan ... Läs mer och hennes e-post om att importera och hantera flera konton Så här importerar och hanterar du flera e-postkonton i Gmail Så här importerar och hanterar du flera e-postkonton i Gmail Det är inte ovanligt att ha flera e-postkonton, men kontrollera flera konton i olika platser är tråkiga. Så många människor återgår till en skrivbordsklientklient som Thunderbird eller Outlook för att hantera alla sina ... Läs mer. Yaara täckte Gmails nya komponera funktion för många klick? Följ dessa tips för att spara tid med Gmails nya komponera för många klick? Följ dessa tips för att spara tid med Gmails nya komponera I en ny omröstning som vi höll här på MakeUseOf, fann vi att över 75% av er redan använder Gmails nya komponera. Genom att läsa den meningsmåls kommentar har jag också samlat det medan många av er är ... Läs mer, Aaron diskuterade hur man får din e-post att sticka ut Hur man får din e-postmeddelande stå ut i en rörig inkorg Hur man gör din e-postmeddelandestativ Ut i en rörig inkorg Har du någonsin skickat ett e-postmeddelande som du ansåg var viktigt bara för att bli svarat många dagar senare, eller dåligt bortglömt? Beviljas, ibland är det utom din kontroll, men det finns saker du kan göra ... Läs mer i någon annans rostad e-postlåda, och just nyligen Yaara täckte konserverade e-postmeddelanden E-post Snabbare och bättre med konserverade e-postmeddelanden E-post Snabbare och bättre med konserverade händer Har du inte tid att laga lunch? Inga problem, ta en burk. Behöver du någon campingchow som inte blir dålig? Lätt, få lite konserverad mat. Trött att skriva samma svar på e-post? Försök med konserverade e-postmeddelanden! Tänk ... Läs mer. Är vi inte färdiga än?

Jo, sanningen är att ett av de vanligaste problemen som människor har är att trots alla sina bästa ansträngningar, trots alla de coolaste pluginsna och de kreativa mapparna de skapar för att hålla e-postmeddelanden, blir inkorgen oundvikligt igen.

Anledningen till detta är att det spelar ingen roll hur mycket du försöker organisera din inkorg, om du håller systemet manuellt - om du är beroende av dig själv och kommer ihåg att ta dig tid att gå in och hantera din inkorg ibland, så kommer det aldrig hända.

Istället är det bäst att automatisera organisationen av din inkorg med hjälp av de bästa verktygen inuti och utanför Gmail. I den här artikeln kommer jag att visa dig fem saker du kan göra just nu för att automatisera din Gmail-inkorg, så att du aldrig behöver oroa dig för att försöka gräva igenom röran för att hitta de viktiga e-postmeddelandena.

5 tips för hantering av Gmail-inkorgen

Du behöver inte fortsätta att förlora kontrollen så här. Allt som krävs för att organisera din inkorg i snygga och städa mappar behöver inte slösas i en månad när alla dessa saker förändras och ditt nya mappsystem inte bara är meningsfullt.

Det fantastiska med Gmail är att det finns några lysande automatiseringsverktyg som du kan använda för att låta Gmail själv göra allt det hårda arbetet för dig.

Använd filter och etiketter för att automatisera organisationen

Detta är något som ett antal författare här på MUO har predikat ofta. Faktum är att Craig omfattas Gmail filtrerar 5 Gmail-filter till hjälp Prioritera och organisera din inkorg 5 Gmail-filter för att hjälpa prioritera och organisera din inkorg Vilka filter ska varje person ha i deras arsenal så att inkorgen är så ordentlig som min? Jag är här för att hjälpa dig att komma igång med att konfigurera dina första fem filter eller ... Läs mer ganska bra tillbaka 2011, men bortom filtrering och sortering bara en gång är det viktigt att använda filter varje gång du får en ny e-postadress i din inkorg som inte automatiskt levererades med någon av dina befintliga etiketter.

Låt oss backa upp lite. Låt oss säga att din e-postlåda ser lite ut som min. En förvirrad röra med skräppost, några gamla etiketter som jag skapade år sedan, och ett spridet gäng viktiga e-postmeddelanden hela tiden. Observera att min inkorg har vuxit till över 10 000 e-postmeddelanden? Galen är det inte?

Så, låt oss börja jobba med att berätta för Gmail vad du ska göra med de e-postmeddelanden som kommer in i inkorgen varje dag. Genom att följa dessa steg som jag kommer att täcka, kommer du att märka att din inkorgs räkning med e-postmeddelanden börjar släppa några hundra e-postmeddelanden åt gången.

Först, när du ser ett e-postmeddelande i din inkorg som inte har en etikett, ta reda på vad du vill göra med det. Är de e-post från en klient som du ha att svara på i rätt tid? Är det en Google-varning med intressanta historier som du ska vilja läsa när du har tid senare? Skapa för varje meddelande ett etikettnamn som gäller.

När du har skapat din nya etikett öppnar du det e-postmeddelandet och använder listrutan till höger för att välja “Filtrera meddelanden så här“. Detta skapar automatiskt den regel som krävs för att identifiera det inkommande e-postmeddelandet nästa gång en ny kommer fram - vanligtvis med avsändarmail.

Du kan ställa in några ytterligare regler som är meningsfulla i ditt fall. Utöver avsändarens e-post kan du se till att endast vissa e-postmeddelanden från avsändaren - som de som har vissa ämnesrader eller med e-postmeddelanden som innehåller vissa ord, får användas med den etiketten.

För varje filter måste du berätta för ditt Gmail-konto hur du automatiskt organiserar eller hanterar det inkommande e-postmeddelandet. I det här fallet vet jag att den här e-postadressen är från en viss kund och att dessa e-postmeddelanden är mycket viktiga, så jag kommer att få Gmail att automatiskt ange en etikett där jag kan svara på dessa e-postmeddelanden dagligen hur mycket röran är faktiskt i min inkorg.

Det beror på att du bara kan klicka på etiketten på vänster sida av ditt Gmail-konto och du ser bara dessa e-postmeddelanden. Inga mer viktiga e-postmeddelanden förlorade i stapeln av skräppost och lågprioriterade varningar.

Ännu bättre, förutom att bara ange en etikett, berätta för Gmail att alltid markera dem så viktigt (så den gula flaggan visas bredvid dem) och kom ihåg att avstänga “Applicera också filter” så att hundratals e-postmeddelanden som fyller din inkorg, organiseras omedelbart med ett klick.

Om du har fått skräppost länge och glömt att prenumerera på dem, är det möjligt att du har hundratals eller till och med tusentals e-postmeddelanden som fyller din inkorg som är helt värdelösa. När du stöter på dem, använd ett filter och tryck istället på att skapa ett nytt filter på sökknappen.

Det här listar alla e-postmeddelanden i din inkorg från den avsändaren. Nu kan du välja dem alla och ta bort dem alla i bulk. Titta på din utbuktande inkorg snabbt krympa snabbare och snabbare mot noll.

Håll informativa e-postmeddelanden ur din inkorg

En sak som är mycket vanligt i min inkorg är konstanta inkommande varningar eller statusuppdateringar från ett gäng system som jag har anmält mig till, till exempel Google Alerts för vissa söktermer eller veckovisa rapporter från Google Analytics eller Google Adsense. Du behöver verkligen inte öppna dem och läsa dem hela tiden, men du vill lagra den informationen iväg.

För att hindra dem från att röra din inkorg, skapa ett filter och välj till “Hoppa över inkorgen”, och se till att du använder en etikett så att du snabbt kommer att kunna hitta de här e-postmeddelandena när du har tid att ägna dem.

Nu borde du redan ha din inkorg till ett underbart hanterbart antal e-postmeddelanden - kanske till och med noll!

Vi är dock inte färdiga att automatisera den inkorgen. Verkligheten är att det fortfarande finns fler saker du kan göra för att automatiskt sortera och filma viktig information utan att någonsin behöva göra det själv.

Fil bilagor automatiskt

Aaron först täckte Attachments.me Frigör dina Gmail Inbox-bilagor med Attachments.me Frigör dina Gmail Inbox-bilagor med Attachments.me Har du någonsin fått ett mail från din chef, familjemedlem, vän eller någon annan anslutning med en bilaga i det, sparas sedan den e-posten eftersom du ville komma åt bilagan senare? Du förmodligen ... Läs mer tillbaka förra året, och enligt min åsikt är det absolut den smartaste metoden för att hålla din Gmail-boxstorlek väl under kontroll.

Om du får regelbundna rapporter eller data från personer som arbetar för dig är oddsen bra att de alltid använder samma ämne när de skickar dig de rapporterna (förmodligen eftersom de har automatiserat sitt system). Du kan ansluta Attachments.me-tjänsten till ditt Gmail-konto så att det automatiskt kan hämta de bifogade bilagorna till ditt favoritminneskonto på konto - som Dropbox, Box, Google Drive eller SkyDrive.

När du har anmält dig till tjänsten visas den till höger om ditt Gmail-konto när du öppnar ett e-postmeddelande med en bilaga. Du kan bara klicka “Skicka till ditt moln” att skicka den bifogade filen till din favoritobjektiv, utan att behöva spendera tid på att ladda ner den till din dator.

Detta sparar tid, men om du vill spara ännu mer tid automatiserar du processen! Du får se en ikon för pappersklipp överst på din Gmail-skärm. Klicka på den och välj “Automatiska arkiveringsregler“.

Nu kan du skapa något som liknar Gmail-filtret som du har tillämpat fram till den här tiden. Till exempel får jag varje vecka Adsense-rapporter från en klient, så jag har skapat en mapp för Adsense_Files i mitt DropBox-konto, och här ställer jag upp en regel för att leta efter e-post från Adsense, med ämnesraden från den klienten.

Nu när Attachement.me ser ett inkommande e-postmeddelande som matchar dessa regler, laddar det automatiskt filen till ditt Cloud Storage-konto. Det betyder att du inte behöver göra en enda sak - du kan bara vara säker på att när du går till den mappen i ditt online-lagringskonto har du alltid de senaste filerna där.

Detta omvandlar i princip ditt Gmail-konto till en automatiserad assistent som tar emot information och sorterar ut all information för dig. Det är som att ha en personlig sekreterare, förutom att du inte behöver betala förmåner.

Fil Inkommande e-post som uppgifter

En av de coolaste sakerna som Google skulle kunna göra skulle vara att lägga till möjligheten att lägga till ett filter i Gmail som automatiskt skapar en Google-uppgift. Tyvärr är den funktionen inte tillgänglig ännu, men du kan åtminstone få ditt Gmail-konto att sortera vissa inkommande e-postmeddelanden som uppgifter som du behöver manuellt lägga till i listan.

Till exempel får jag röstmeddelanden och kontaktformulärsemail från läsare på TopSecretWriters som jag ibland behöver svara på. Jag har inte alltid tid att svara när jag tar emot dem, men jag vill svara senare.

För att göra detta skapar jag bara ett filter för de e-postmeddelandena som visas i början av den här artikeln och skapar sedan en ny etikett för den och näser den etiketten under en mästerkort som jag skapade ringde “TASKS_TO_ADD“.

Med hjälp av detta tillvägagångssätt lagrar ditt Gmail-konto automatiskt sådana inkommande e-postmeddelanden som du vet kommer att ha uppgifter som är kopplade till dem, under den etiketten i navigeringsfältet.

På en daglig basis eller när du vill kan du gå till de mapparna, kolla in e-postmeddelandena och om du tror att e-posten garanterar ytterligare en åtgärd från din sida, klicka bara på “Mer” rullgardinsmenyn förlorad överst på ditt gmail-konto och klicka på “Lägg till i Uppgifter“.

Detta skickar automatiskt över det mailet som en “uppgift” i ditt Google Tasks-konto.

Återigen, om du automatiskt arkiverar e-postmeddelandet och tar bort det från din inkorg, behöver de olika e-posterna inte röra din inkorg, men du vet att du inte kommer att sakna dem på grund av din dagliga ritual för att hantera “att göra” objekt i ditt e-postkonto.

Använd Canned Responses för att göra Grunt Work

Det slutgiltiga tipset om hur du använder Gmail-automation för att minska din arbetsbelastning är genom automatiska konserver.

I mitt fall vill jag ha Gmail att skicka ett konserverat svar varje gång jag får ett mail från min Top Secret Writers kontaktformulär. Skapa bara ett filter för dessa e-postmeddelanden och välj “Skicka konserverad respons“.

Självklart måste du redan ha skapat ett konservburk att använda, men du kan lära dig att göra det i den artikel som Yaara nyligen skrev om ämnet E-post Snabbare och bättre med konserverade e-postmeddelanden E-post Snabbare och bättre med konserverade svar Don ' Har du tid att laga lunch? Inga problem, ta en burk. Behöver du någon campingchow som inte blir dålig? Lätt, få lite konserverad mat. Trött att skriva samma svar på e-post? Försök med konserverade e-postmeddelanden! Tänk ... Läs mer .

När du har konfigurerat all denna automatisering i ditt Gmail-konto, behöver du inte oroa dig så mycket om att hantera din inkorg manuellt. Det finns inget bättre sätt att återfå kontrollen över din inkorg än att automatisera alla de uppgifter som kan konsumera så mycket av din tid varje dag.

Känner du till några andra coola Gmail-automationstrycker för att få din Gmail-inkorg kontrollerad? Dela dina egna tips och tricks i kommentarfältet nedan.

Bildkredit: Robotarbetare via Shutterstock

Utforska mer om: E-posttips, Gmail.