Utför fantastiska känslor med dessa användbara Google-kalkylbladsfunktioner

Många som känner till mig kan veta att jag alltid har haft en “sak” för kalkylblad och data. I åratal har jag erbjudit den enstaka VBA-artikeln Hur kan du göra din egen enkla app med VBA Hur kan du göra din egen enkla app med VBA För de av dig som verkligen skulle älska att kunna skriva din egen ansökan, men har aldrig skrivit en enda kod kod innan jag kommer att gå igenom dig genom att göra din mycket ... Läs mer med några tips och tricks för att göra funkiga saker i Excel, som att automatiskt skicka e-post från inuti Excel Hur skickar du e-postmeddelanden från ett Excel-kalkylblad med VBA-skript Hur skickar du e-postmeddelanden från ett Excel-kalkylblad med hjälp av VBA-skript Vår kodmall hjälper dig att ställa in automatiserade e-postmeddelanden från Excel med hjälp av samarbetsdataobjekt (CDO) och VBA-skript. Läs mer, exportera uppgifter från Outlook till Excel Så här exporterar du dina Outlook-uppgifter till Excel med VBA Så här exporterar du dina Outlook-uppgifter till Excel med VBA Oavsett om du är en fan av Microsoft, kan du säga en bra sak om MS Office-produkter , åtminstone, är hur lätt det är att integrera var och en av dem med varandra ... Läs mer eller annars använda Excel för att hantera ditt liv Så här använder du Microsoft Excel för att hantera ditt liv Så här använder du Microsoft Excel för att hantera ditt liv Det är ingen hemlighet att jag är en totalt Excel fanboy. Mycket av det här kommer från det faktum att jag gillar att skriva VBA-kod, och Excel kombinerat med VBA-skript öppnar en hel värld av möjligheter ... Läs mer .

Jag skäms över att erkänna att jag nyligen har bestämt mig för att börja experimentera med Google Spreadsheets, och det jag har upptäckt är att allt vad makt eller makt Excel hade över mig på grund av de fantastiska sakerna du kan göra med VBA-skript, är helt överskuggad av awesomeness av de saker du kan göra inuti Google Spreadsheets.

Efter att ha spelat med Google Spreadsheets i några veckor kan jag knappt innehålla min spänning. Många av de saker jag upptäckte kan man göra, jag planerar att täcka i framtida artiklar. Men som en snabb förhandsvisning kan jag säga - eftersom Google Spreadsheets är en onlineapplikation - det är mycket lättare att integrera det med många av de onlineverktyg och tjänster som du redan använder, som data från webbplatser, information från andra Google Spreadsheets, information från (eller till) e-post och mycket mer.

Ärligt talat, jag känner mig som ett barn i en godisaffär här.

6 fantastiska saker du kan göra med Google-kalkylbladsfunktioner

I kalkylblad finns det ett helt bibliotek med funktioner i Google Kalkylark som du kan använda på komplicerade sätt att utföra imponerande uppgifter om dataprofilering som du aldrig tidigare sett. Om du trodde att kraften i Excel-funktionerna var cool, så har du verkligen inte sett någonting än. Du kan behandla funktionerna i Google Spreadsheets nästan som mini-skript i sig, som nestar en funktion inom en annan så många gånger du vill för att producera några riktigt coola utdata.

Jag kommer att täcka hur man gör det i den här artikeln, samt skapa intelligenta villkorliga formateringsregler, skapa resultatdiagram och arkdiagramgrafer och mycket mer.

Roligt med Google-kalkylbladsfunktioner

En bra majoritet av funktioner som används i Excel kan också användas i Google Spreadsheet. Det finns dock några snygga små funktioner som är helt specifika för Google, och en av dem nämndes faktiskt av Ann Smarty år sedan - lägger till aktuell tid på arket.

Du kan göra det med den vanliga Text (Now ()) -funktionen, men problemet är att det bara uppdaterar den visade tiden när du redigerar arket, inte när någon tittar på arket. Det bättre alternativet är faktiskt funktionen GoogleClock ().

Detta visar alltid aktuellt datum och tid - vilket är verkligen användbart för ark där tittaren behöver snabb tillgång till det aktuella datumet / tiden för att antingen fylla i formulär eller göra beräkningar med data från arket.

Exempelkalkylbladet som jag ska använda i mina exempel i den här artikeln är en där jag har importerat data från Google Adsense. Detta gjordes genom att exportera en Adsense-rapport till CSV och importera den till det här Google-kalkylbladet.

Om du aldrig har använt villkorad formatering är det en väldigt användbar metod för att snabbt markera viktig information vid en överblick. Du kan komma till den villkorliga formateringsfunktionen genom att högerklicka på ett värde eller en kolumn och klicka på “Villkorlig formatering”.

Det finns många saker du kan göra här, mellan att styra textfärg eller bakgrundsfärg baserat på en rad jämförelser. I det här fallet vill jag snabbt identifiera artiklar som har en hög klickfrekvens och uppmärksamma dem som utför mycket dåligt. För att göra detta ställer jag upp villkorlig formatering för att ändra bakgrunden till mörkgrön när numret är större än 4, ändra bakgrunden till ljusgrön när den är mellan 2 och 4 och röd text (dålig) när den är mindre än 2.

Nu kan jag snabbt se vilka artiklar som är stjärnpresterande när det gäller att få ett bra annonsklick. En annan sak du kan göra för att fatta beslut baserat på flera bitar av komplicerad data är att skapa en ekvation och placera den i ett logiskt uttalande.

De “OM” funktionen kan du göra en logisk jämförelse. I det här fallet vill jag kolla om antalet klickade annonser är låga och eCPM är hög. Jag använder medelvärdet i varje kolumn som en baslinje. Du kan göra flera beräkningar så här och “OCH” flera jämförelser så här:

= OM (OCH (C3MEDEL ($ E $ 3: $ E 502 $)),”SANN”,”FALSK”)

Detta inbjuder i princip en “OCH” funktionen inuti en “OM” funktion, med två “MEDEL” funktioner inbäddade inuti AND-funktionen. De två sista delarna av “OM” funktionen kan du definiera vad som ska fyllas i fältet om villkoren är sanna eller falska. I det här fallet använder jag bara “SANN” eller “FALSK”.

Så här är funktionen i aktion. Som du kan se, när det bara finns några annonser klickade och en hög utbetalning, varnar jag till den linjen med en “SANN” resultat.

Nu kan jag försöka lista ut varför de här artiklarna har en sådan fenomenal utbetalning, och försöker göra mer av detsamma för att öka intäkterna! Du kan göra många coola saker med inbäddade beräkningar kombinerat med logiska jämförelser. Men för många kalkylblad avicionados, det här är verkligen vad kalkylblad handlar om, eller hur? Vad är nytt?

Nåväl, låt oss gå vidare till de andra häftiga sakerna du kan göra med Google Spreadsheets.

Spelar med text

Enligt min åsikt kommer makt kalkylblad ut när du börjar hantera text. Om du är van att programmera, vet du att du kan använda funktioner som “Vänster”, “Höger” eller “Mitten” att extrahera sektioner av strängar för att manipulera dem och bygga dem i nya strängar. Tja, Google kalkylblad ger dig samma förmåga att göra sådana saker med funktioner med samma namn - även om de fungerar lite annorlunda.

Här är ett exempel. Mitt kalkylblad innehåller en lista över mina ämnesadresser direkt från Google Adwords, men det är bara en del av webbadressen som börjar med datumet. Om jag vill skapa ett nytt fält som bara innehåller titeln måste jag ta bort datumavsnittet. För att städa upp strängar så här måste du hitta ett gemensamt mönster för att identifiera det område du vill ta bort. I mitt fall märkte jag att datumen alla har tre snedstreck “/” i det.

Allt jag behöver göra är att hitta den tredje snedstrecket och extrahera resten av texten efter den punkten. Du hittar den första förekomsten av text i en annan text med hjälp av FIND-funktionen.

= hitta (hitta text, text, position)

Så i mitt fall har jag tre nivåer av inbäddning för att komma till sist “/” innan jag kan extrahera den högra delen av den långa strängen. Detta kommer att bli skraj, så följ med. För att extrahera det starka efter det första snedstrecket kan du använda höger-, LEN- och FIND-funktionerna.

= Right (A3, len (A3) - (Hitta (“/”,A3)))

Denna Google-kalkylarkfunktion returnerar all text som börjar från den högra änden av texten, hela vägen till läget för det första snedstrecket. Detta lämnar dig med en del av datumet inklusive två snedstreck och titeln. För att ta bort sektionerna med ytterligare två snedstreck kan du bädda in den RIGHT-funktionen i sig två gånger. Här är hur en sådan galen funktion ser ut.

= Right ((Right ((Right (A5, len (A5) - (Hitta (“/”,A5)))), len ((Right (A5, len (A5) - (Hitta (“/”,A5))))) - (Hitta (“/”,(Right (A5, len (A5) - (Hitta (“/”,A5)))))))), len ((Right ((Right (A5, len (A5) - (Hitta (“/”,A5)))), len ((Right (A5, len (A5) - (Hitta (“/”,A5))))) - (Hitta (“/”,(Right (A5, len (A5) - (Hitta (“/”,A5))))))))) - (Hitta (“/”,(Right ((Right (A5, len (A5) - (Hitta (“/”,A5)))), len ((Right (A5, len (A5) - (Hitta (“/”,A5))))) - (Hitta (“/”,(Right (A5, len (A5) - (Hitta (“/”,A5)))))))))))

Om du försöker följa den funktionen hela vägen, är du nästan garanterad att få huvudvärk. Men kolla in det - det fungerar (se kolumn I).

Hur skapade jag en annan funktion med URL-länken till artikeln? Tja, åtminstone det är en lätt uppgift. Allt jag behövde är att använda CONCAT-funktionen för att limma ihop två strängar - “http: //www.topsecretwriters/” och titeln från första kolumnen inklusive datum.

= CONCAT (“http://www.topsecretwriters.com”,A3)

Lätt som en plätt.

Importerar flöden från Internet

En annan väldigt användbar funktion som kan användas för några ganska snygga användningar inuti Google Spreadsheets är IMPORTFEED-funktionen. Om du överväger den stora volymen av information på Internet som erbjuds av flöden, tänk bara på vad du kan göra med den här mångsidiga funktionen.

Hur det fungerar är ganska enkelt. Fyll i foderinformationen i själva funktionen, omgiven av citat.

Det är bäst att göra detta i den övre vänstra cellen i ett nytt ark. Detta gör det möjligt för all information att importeras rent in i det arket.

Beroende på vad som ingår i flödet kan du dynamiskt utföra beräkningar på informationen i ytterligare kolumner med hjälp av andra roliga funktioner du har upptäckt. Kanske erbjuder USA-folkräkningen ett flöde av demografi? Kanske kan du få ett lagerfoder med de senaste uppgifterna på dina bästa lager - och få ditt kalkylblad automatiskt att göra beräkningar på dem.

Möjligheterna är obegränsade - och mycket snabbare och enklare än om du försökte göra samma sak i Excel.

Har du drömt om dina egna kreativa användningsområden för Google-kalkylblad? Vilken typ av information importerar du från Internet? Vad mer skulle du vilja se oss göra med Google Spreadsheets här på MUO? Dela dina tankar och inlägg i kommentarfältet nedan!

Bildkredit: Penna och förstoringsglas via shutterstock

Utforska mer om: Google, Google Dokument, Microsoft Excel, Kalkylark.