Dela med sig:
Hantera ditt företag för bättre resultat med Intellinote
Intellinote är ett allt-i-ett projektledning, samarbete och organisationsverktyg Intellinote: Sätt dina uppgifter, filer, meddelanden och möten på ett ställe Intellinote: Sätt dina uppgifter, filer, meddelanden och möten på nätet på ett ställe Intellinote gör det lättare att hantera, samarbeta och bättre kommunicera med ditt team, kollegor och kunder med en omfattande blandning av fildelning, organisation och realtidsvideo och textchatt. Läs mer för företag, ägare, chefer och proffs. Det kan användas för att driva produktivitet, öka medarbetarnas eller kundens engagemang och minska driftskostnaderna samtidigt som det görs.
Plattformen handlar om ett system med individuella arbetsytor som erbjuder en vertikal nivå av tillgänglighet till anställda, lagmedlemmar och till och med kunder som behöver tillgång utan att vara distraherande för dem som inte gör det.
Medan Intellinote är ganska rakt fram för att komma igång, är effektiv användning av vilken plattform som helst beroende av att veta exakt hur man använder det bäst. Vi har kommit fram till några praktiska användningsscenarier där företagsteam och anställda som samarbetar regelbundet kan dra nytta av de tjänster som erbjuds.
Hantera ditt företag för bättre resultat med Intellinote
Fånga allt (bara om)
Som en samarbetsplattform vill Intellinote ersätta flera plattformar och fragmenterade verktyg med en lösning. Det gör detta med hjälp av anpassningsbara arbetsytor - färdiga till-utrullningshubbar för Notes, Discussion och Task Management. Varje arbetsyta kan användas för att skapa dessa objekt, och det finns ingen gräns för antalet arbetsytor du kan skapa.
Anteckningar, uppgifter och diskussioner är fångst-alla medier för vad som är relevant för din organisation. Om du vill dela och samarbeta om forskning, genomföra brainstorming sessioner mellan olika avdelningar eller tilldela olika uppgifter och roller till olika medlemmar i ditt team, kan Intellinote göra det.
Exemplar i verkligheten är inte svåra att föreställa sig: hellre än att skicka ett e-postmeddelande varje gång du ändrar en policy, behåll bara en relevant notering uppdaterad och tilldela medlemmarna i ditt team till det. Skapa en arbetsyta bara för dina gruppidéer och lägg resultaten till en ny anteckning varje gång. Använder du en whiteboard för att studsa idéer runt ett rum? Ta en bild och bifoga den till relevanta diskussioner för säker förvaring. Listan är praktiskt taget oändlig.
När du besöker en arbetsyta är du alltid redo att lägga till innehåll med hjälp av “Lägg till snabbanteckning” område, börja helt enkelt skriva och tryck enter för att fånga dina tankar. För uppgifter eller Google Drive-dokument, tryck på den inbjudande Lägg till ny knapp.
Många organisationer använder e-post för diskussion medan de fortfarande använder sig av externa projekthanterings- och organisationsverktyg, vilket ofta resulterar i överförlitlighet på e-post för att fatta beslut. Även om det alltid finns en plats för e-post inom de flesta organisationer, lyckas många diskussioner när de flyttas tillsammans med andra relevanta anteckningar och bilagor.
En plats för allt jobbrelaterad
Och så är Intellinotes huvudmål att vara ett organiserat förråd av det som är viktigast för din organisation, projekt eller verksamhet. För att verkligen få ut det mesta av plattformen, bör du använda den för att lagra absolut allt - och arbetsytor är nyckeln till att hålla allt snyggt och organiserat.
De Personlig arbetsyta till och med erbjuder medlemmarna i ditt lag en plats för att skapa egna anteckningar och uppgifter som inte stör andra medlemmers arbetsytor och är privata för den användaren. Sådant material har en tendens att hamna i personliga Evernote-konton eller på iPad-noterande appar, snarare än på en plats som är relevant för projektet eller företaget självt. Med Intellinote kan varje anteckning snabbt flyttas från arbetsytan till arbetsytan eller redigeras av andra medlemmar.
Om du vill ändra objektets arbetsområdeanslutning eller om objektet kan redigeras av andra medlemmar, först markera det och klicka sedan på Informationsknappen, som visas som en liten “jag“. Du kan sedan ändra vem som kan göra ändringar genom att markera Tillåt arbetsrumsmedlemmar att redigera rutan, eller klicka på arbetsyta fält för att omplacera objektet någon annanstans.
Bilagor spelar också en stor roll i Intellinote-systemet, med varje anteckning som ger användarna möjlighet att ladda upp filer från sina datorer eller Google Drive-konton. Med mobilapparna (tillgängliga för både iOS och Android) är det även möjligt att lägga till bilder - eller någon fil på din mobilenhet - direkt från en smartphone eller surfplatta till en anteckning.
Med allt under samma tak är det förvånande hur enkelt det är att minska ner hur mycket e-post du skickar när du helt enkelt kan ändra en anteckning eller kommentar till en uppgift in-line - trots allt har varje anteckning, uppgift eller diskussion sin egen kommentar sektion.
Att vara bifogad är bra
Intellinote hoppas kunna absorbera alla dina lösa filer genom att tillhandahålla en mycket bifogad miljö för arbetsrelaterade filer. Anteckningar, diskussioner och uppgifter kan alla ha flera filer fastade på dem, och det kan också göra kommentarer på dessa objekt. Vad som en gång skulle ha varit en e-postutbyte om en uppgift blir en arbetsfokuserad diskussion i en produktiv miljö.
Detta gör att du kan göra intressanta saker som att diskutera reviderade versioner av produkter med kunder direkt i Intellinote själv, inom en arbetsyta som du skapat specifikt för den klienten. Längs detta är många andra mockups du kanske redan har diskonterat, diskussionsdokument, protokoll från möten och inspelningar av konferenssamtal som är specifika för den klienten.
Intellinote faktureras som ett förvar för allt som är arbetsrelaterat, för det är så hur det fungerar bäst.
Organisera & dela allt med kontext
Gmail var revolutionen i e-post som Internet behövdes 2004, men genom att fusera effektiv sökning och organisation med ett till synes gränslöst utrymme för e-postmeddelanden skapade Google något som många av oss nu är beroende av för arbetsrelaterade uppgifter. Väsentligt trots att det kan vara, är e-post inte den perfekta plattformen för samarbete, organisation eller projektledning. Trots nödvändigheten av e-post i många år framöver, kan du förmodligen flytta de flesta av dina diskussioner till en mer lämplig och produktiv plattform.
Om du är van vid Gmail eller ett Google Apps-e-postkonto är din förmåga att organisera dig själv begränsad till antalet filter du har och de söktermer du använder. Även om du är särskilt organiserad och skicklig att hitta det du letar efter, är e-postinboxen allmänt ansedd som ett mycket oorganiserat utrymme.
En frekvent distrahering, e-post kostar företag runt om i världen hundratals miljoner dollar om året - eller mer personlig information timmar av din annars produktiva dag - så det finns något att säga om att undvika din inkorg så mycket som möjligt. Använda e-post som en go-to för att dela idéer, brainstorming och till och med kommunicera med kunder eller leverantörer måste sluta om du vill sätta din tid bättre ut.
Organisera dina anteckningar, uppgifter och diskussioner
De två sakerna som gör Intellinote perfekt för att organisera dina idéer, till-dos och samarbetande idéer är arbetsytor och taggar.
Arbetsytor är kontextspecifika nav och kan anpassas till vad du än har behov av. Det är ett ganska kraftfullt organisatoriskt verktyg, särskilt med tanke på att varje anteckning, uppgift eller diskussion är knuten till en arbetsplats i synnerhet. Arbetsområden underlättar organisationen genom att binda ditt innehåll till sitt relevanta sammanhang.
Dessa objekt kan delas vertikalt med någon i din organisation eller genom att lägga till användare i en arbetsyta kan du se till att de ser allt relevant material som delas där. Detta resulterar också i ett mindre rörigt arbetsområde för medlemmar som inte behöver tillgång till absolut allt. Och eftersom du kan skapa så många arbetsytor som du behöver, kan kontexten variera vildt.
Skapa arbetsytor för hela avdelningar, enskilda projekt, kunder eller leverantörer och eventuell godtycklig gruppering du råkar behöva. Använd tillfälliga arbetsytor för årliga revisioner som kan arkiveras tills du behöver dem igen, men är alltid tillgängliga från samma plats.
På varje arbetsyta inställningar sida, hittar du ett alternativ för Arbetsplatsgrupp. Detta ger en högre nivå av organisation som du kan använda för att gruppera sovande projekt, slutförda kontrakt eller arkiverade arbetsytor som du inte längre behöver. Du kan skapa så många grupper som du behöver, skriv bara ett nytt namn i rutan.
Arbetsytor är redan ganska organiserade, men med hjälp av taggar är det möjligt att filtrera innehållet ännu mer effektivt. Taggar finns inom arbetsytor, inklusive Personlig arbetsyta och låta dig gruppera olika olika uppdrag, diskussioner eller anteckningar tillsammans. Taggar är utformade för att organisera på en personlig nivå, medan arbetsytor hjälper till att organisera allt på en mycket större skala.
Följ bara vad du behöver
Intellinote ger en fullständig översikt över de arbetsytor som du är medlem av med digestationer via e-post och aktivitetsöversikter för att fånga upp de senaste ändringarna. Det kan dock finnas saker du vill hålla reda på som en prioritet och i den här situationen borde du följa en anteckning.
Om du vill följa ett objekt klickar du på (eller trycker på) RSS-liknande Följ ikon. Anteckningar du har följt visas under Följande i Unified Workspace.
Följande poster filtreras som standard av Not, Uppgift och Diskussion. Dessa kan vara de viktigaste objekten du arbetar för för arbetsytor du ofta, eller de kan vara ett annat sätt att följa en anteckning, uppgift eller diskussion utan att behöva prenumerera på arbetsytan i sin helhet.
Gör möten användbara igen
Tekniken har gjort det möjligt för oss att ha fler möten än någonsin, så varför känner vi oss för att vår tid inte blir till nytta? Möten utgör grunden för ett effektivt grupparbete, men alltför ofta blir de frustrerande tidssaker som upptar stora bitar av dina arbetsdagar. Det här är värre när du anser att dessa händelser ofta involverar rundor med ineffektiv e-postpingong före och efteråt - du skulle bli förlåtad för att aldrig vilja delta i ett annat möte igen.
Nyckeln till att ha smidiga möten planerar, och det handlar om att överväga vad du kan göra före, under och efter mötet är klart. Många av elände i samband med möten ligger under den dåliga hanteringen av dagordningar, minuter - och för det mesta är dessa material begravda i inkorgar snarare än att vara lättillgängliga när du behöver dem.
Det är även möjligt att dina möten är ineffektiva och introducerar en del av förseningen i ditt arbete - skapa listor över saker som behöver göras istället för att bara göra dem, till exempel.
Att göra möten mindre olyckliga
Intellinote-plattformens omedelbarhet gör det perfekt att skaka upp hur mötena genomförs. Som mötesorganisator kan du skapa en diskussion i den relevanta arbetsytan som beskriver mötesagendan, som automatiskt kommer att synas för alla medlemmar i den aktuella avdelningen.
En sådan agenda bör definiera mål som föremål som behöver diskussion, samtidigt som du tar förslag från ditt team med Intellinotes förmåga att kommentera allt. Om du har några förslag, dokument, bilder, mockups eller andra filer att distribuera, kan du göra det helt enkelt genom att fästa dem i din anteckning.
Klicka på den lilla jag “information” knappen på en anteckning för att redigera dess synlighet och låta andra medlemmar i ditt lag också redigera den.
Intellinote kan användas under ditt möte för att skapa och tilldela uppgifter direkt till dina lagmedlemmar. Istället för att skapa en lista med saker som ska göras när ditt möte är slut kan du börja organisera ditt lag omedelbart - skapa nya arbetsytor på flugan för ditt nya projekt, starta diskussionsgängor för ämnesobjekt som skördar upp genom att skicka nya samtal till relevanta avdelningar eller använda plattformens organisatoriska förmåga att snabbt hänvisa till tidigare mötesdagar, mål och protokoll.
Protokoll är ett nödvändigt ont som även ljud- eller videoinspelningar inte kan ersätta. Samtidigt som du skriver ditt protokoll direkt till Intellinote kommer inte att göra processen mer njutbar, förmågan att omedelbart dela med dig av samarbetet med den relevanta gruppen av människor är ovärderlig. Även om du inte är ordförande i mötet, är Intellinote s Personlig arbetsyta ger dig en fokuserad, arbetsorienterad plats för dina egna anteckningar.
Och när du har hållit ditt möte, gör Intellinote det lätt att följa upp alla uppgifter du har tilldelat (eller tilldelats), frågor som tagits upp, diskussioner om ämnet som flyttades någon annanstans och ställa in en tid och datum för din nästa lagsamling.
Fjärrlag? Håll dem i loppet
Intellinote gör det möjligt att hålla kontakten om det är tillfälliga affärsresor eller att hålla kontakten med anställda som regelbundet befinner sig utanför kontoret under bestämda tidsperioder. Det kan också hantera lag som helt och hållet består av permanenta telecommuters spridda över hela världen, som du aldrig mött ansikte mot ansikte.
Telekommuting kan vara ensam arbete, men om du är en del av ett lag kan det bli ännu värre. Det finns en verklig fara att känna sig alienerad och out-of-the-loop eftersom framsteg fortsätter i din frånvaro. Medan e-post är ett sätt att hålla kontakten med kollegor, kommer det förmodligen inte att få dig att känna att du har ett finger på pulsen. Det är också ett otroligt ineffektivt och distraherande medium.
Chefer och andra kontorsbundna arbetstagare behöver också hålla kontakten med telesäljare. Internet tog bort många restriktioner och gränsar, men samtidigt introducerade hinder som måste överföras - som att organisera ett team, samarbeta om projekt, diskutera idéer, tilldela uppgifter och mängder av andra saker, kan Intellinote hjälpa dig med.
Betydelsen av att känna sig ansluten
Utöver att vara en arbetsfokuserad plattform utformad med samarbete i åtanke, är Intellinote tillgängligt från alla webbläsare och på de flesta mobila enheter. Att hålla kontakten kan innebära att du använder en tillgänglig webbläsare eller startar en app på din iPhone, iPad eller Android-enhet.
De Unified arbetsyta tar med sig relevanta artiklar från andra arbetsytor till anställda, vilket gör det enkelt att göra “komma ikapp” eller hålla sig ajour med utvecklingen när du reser. Uppgifterna lämnas in under de som du måste fylla i och de du har angett, och varje arbetsyta har sin egen Hem skärm som ger en användbar översikt över senaste ändringar, tillägg, kommentarer och annan aktivitet.
Medan du normalt skulle översvämmas med e-post för varje liten förfrågan, uppgift eller fråga när du befinner dig utanför kontoret, tillhandahåller Intellinote kontextmedvetna nav för arbetsrelaterade uppgifter. Det här stämmer inte bara med flödet av e-post, det fokuserar på anställda och innehåller diskussioner. De Unified Workspace konsoliderar dessa diskussioner i ett område, så att du kan ägna tid att kommunicera med ditt team utan att tillgripa e-post.
Fjärrarbetare kommer också att finna möjligheten att följa enskilda anteckningar, uppgifter eller diskussioner en viss boon medan de inte är på kontoret. Funktionen gör det möjligt för användare att hålla specifika material nära handen utan att drunkna i allt annat, fokusera uppmärksamhet där det måste vara genom att avlägsna distraktioner.
Även om en krävande resa sätter dig i en annan tidszon till resten av dina kollegor, sover Intellinote aldrig - en asynkron arbetssätt som åstadkoms av våra 21st century krav som tar en 21st century lösning som Intellinote för att nå sin fulla potential.
Loggar in
Det finns en universell iOS-app för iPhone och iPad, liksom en nyligen utgått Android-app som också utnyttjar större skärmstorlekar. Båda dessa appar liknar nästan själva webappsappen och du kan göra ganska mycket allt från en mobilapp som du kan från en webbläsare, med undantag för att skapa nya Google Drive-dokument.
En enda fördel Intellinote-användare tycker om är en helt webbläsarbaserad metod. Om push kommer att skjuta, kan du ta alla bärbara datorer, PC eller Mac och logga in via Intellinote hemsida, ingen programvara behövs.
Leverantörsledning förenklad
Som vi har diskuterat ad nauseum, e-post ses ofta som ryggraden i många organisationer, företag och samlingar av produktiva sinnen. Leverantörer - annars kända som leverantörer, underentreprenörer, vänner eller bara personer som du behöver chase upp om saker som borde ha varit gjort redan - tenderar också att kommunicera via denna metod.
Att hålla reda på dessa diskussioner, avtal, tidsfrister och annat stödmaterial som använder enbart e-post är hård. Även om du redan använder samarbetsverktyg som Google Drive för kalkylblad eller dokumentdelning, kommer dina diskussioner troligen att äga rum någon annanstans och du använder förmodligen ett annat verktyg utöver det för att följa upp tidsfrister och uppgifter.
Lösning av leverantörsproblem
Det finns ett enklare sätt. Genom att skapa en arbetsyta för dem du behöver jakta regelbundet, kan du innehålla allt detta material och använda ett verktyg för att hantera allt. Det borde inte ta lång tid för tredje part att anpassa sig till en ny metod att göra saker och fördelarna ur organisatorisk synvinkel är enorma.
Om du regelbundet beställer en produkt eller begär en tjänst, gör det enkelt för båda parter att tilldela en leverantör en uppgift till den försäljaren med de exakta kraven för att hålla reda på utestående arrangemang. I stället för att tillgripa e-post, diskutera order där i Intellinote med kommentarer och det finns en permanent registrering av avtal där det är mest viktigt. Du kan till och med tillåta dina leverantörer att skapa och tilldela uppgifter till dig - så de behöver inte tillgripa fragmenterad kommunikation och uppföljning antingen.
När det gäller att jaga dessa tidigare arrangemang eller göra saker, besök på relevant arbetsyta eller en flick genom Uppgifter jag har tilldelat i Unified Workspace gör det enkelt för båda parter.
Företagen har ofta befintliga avtal om ansvar, antaganden, lönesatser eller villkor. Anteckningar kan användas för att lagra dessa dokument i en relevant miljö innan de taggas. Diskussioner relaterade till uppgifter eller filer som bifogas Notes organiseras slutligen på ett logiskt sätt, under en plattform - inte tre eller fyra.
Använd mallar för
Mallar är en annan del av Intellinote som gör det enkelt att komma igång med nya arbetsytor. Istället för att skapa en ny arbetsyta varje gång för varje ny leverantör, ta dig tid att anpassa en storlek som passar alla storlekar, som du kan göra till en mall. Anteckningar som beskriver dina förväntningar, kontaktuppgifter och diskussioner som är utformade för att få bollen att rulla kan alla rullas ut gång på gång med denna metod.
Du kan ändra vilken arbetsyta som helst i en mall genom att besöka den och klicka på inställningar och markera sedan rutan Tillåt att använda den här arbetsytan som en mall. Du kan sedan klicka på Klon arbetsyta knappen som visas nedan för att snabbt göra kopior, och arbetsytan visas också i mallistan.
När du har skapat en arbetsyta för en speciell affärsprocess (som att planera en händelse) kan du göra det till en mall så att dina anställda och lagmedlemmar enkelt kan följa det varje gång utan att behöva återuppfinna hjulet.
Håll dina kunder nära
Intellinote är inte ett komplett kundrelationsverktyg, men det kan ta på sig några av de roller som vanligtvis är associerade med övningen. Beroende på dina behov och dina kunders behov kan det spara pengar på att betala för en separat CRM-lösning och allt-i-ett-tillvägagångssättet säkerställer att saker är där du förväntar dig att de är tillgängliga från samma plats.
Precis som leverantörshantering är viktigt för företag som konsumerar produkter eller tjänster är det viktigt att upprätthålla ett bra förhållande med dina kunder och nyckeln till detta är ofta tydlig kommunikation. Det är viktigt att vara aktuell med dina svar, så det är viktigt att kunna organisera sig själv.
Diskussioner är ett bra sätt att kommunicera. Inte bara stöder de bilagor och formatering, precis som bra gammal e-post, men de är knutna till relevanta arbetsytor och inte spridda över inkorgar. Det finns till och med ett område som heter Mina diskussioner på Unified Workspace som gör att du enkelt kan fortsätta med pågående samtal.
Användning av Intellinote på detta sätt ger din klient ett “hem bas” för vad det än är du levererar dem, vilket förhoppningsvis ger dem de verktyg de behöver för att fortfarande känna sig nära projektet. Samtidigt får du fullständig kontroll över din kunds miljö och interaktioner, så att du snabbt kan ta upp saker genom att skapa anteckningar, dela filer, tilldela du uppgifter eller helt enkelt starta en ny diskussionsgänga.
Stärka dina kunder
Att skapa arbetsytor för var och en av dina klienter är inte svårt om du tar dig tid att konfigurera en ny mall, varefter det bara tar några klick. För dina kunder är processen lika enkel; Det tar inte lång tid att registrera sig för ett Intellinote-konto.
Om du verkligen vill dra nytta av allt Intellinote har att erbjuda, uppmuntra dina kunder att tilldela uppgifter. Få dem att ange förfallodatum, skriv fullständiga beskrivningar, lägg till eventuella stödjande filer som bilagor och använd kommentarerna för att diskutera objektet. När uppgiften har tilldelats kan båda parter fortsätta med utvecklingen.
De Uppgifter som tilldelats mig och Uppgifter jag har tilldelat delar av Unified Workspace göra det enkelt för enskilda att följa upp uppgifter oavsett arbetsutrymme, användbar när man arbetar med flera kunder, upptagna tider på året eller fånga på språng.
Naturligtvis fungerar detta system på båda sätten, och om du behöver ytterligare information, betalning eller något annat från en kund eller kund, skapar du helt enkelt en ny uppgift och tilldelar den till den berörda personen. Allt är där det måste vara - i klienten (eller projektet) arbetsytan.
Håll dina konkurrenter närmare
Det är omöjligt för alla företag att veta vad konkurrensen är för hela tiden, men det är säkert möjligt att bygga upp en bild av vad de har redan uppnått. Att utveckla din affärsstrategi som svar på vad dina konkurrenter gör gör att du förblir fräsch och innovativ, oavsett vad du gör. Intellinote är upp för uppgiften.
Spåra tävlingens närvaro är ett sätt att fortsätta. Varje omnämnande du ser på bloggar, i reklammaterial eller på sociala medier kan spelas in i en anteckning du håller på det specifika företaget, gruppen eller personen. Att dela den här noten eller lägga till medlemmar i ditt team i arbetsytan gör det till en gruppansträngning. Du kan även konfigurera Google Alerts och vidarebefordra e-post om konkurrenter direkt till Intellinote.
Att vidarebefordra ett email till ditt Intellinote-konto. helt enkelt skicka ett mail till [email protected] från din registrerade Intellinote adress och din anteckning sparas i Mina anteckningar del av din Personlig arbetsyta. Inkludera #tag eller @”arbetsyta” i ämnesraden för organisationsändamål. Och om du lägger till “+uppgift” till ämnesraden blir din anteckning en uppgift inom Intellinote.
Med den här informationen som går in i Intellinote kan du börja märka anteckningar för att organisera dem per företag, konvertera dem till Uppgifter och tilldela dem till dina medarbetare att följa upp och starta Diskussioner för att formulera svar. Möjligheten att konvertera objekt mellan anteckningar och uppgifter, tilldela olika teammedlemmar och samarbeta med marknadsundersökningar på ett sådant sätt hjälper dig att bygga en komplett bild av tävlingen.
Konkurrensen är bra
Varje företag behöver svara på konkurrensen. Detta uppmuntrar inte bara till innovation, det garanterar också att en tilltalande direkt till kunder är ett centralt inslag i din affärsstrategi. Om du tappar ut till en konkurrent kan du spåra och hantera ditt svar i en anteckning och uppföljning utan problem med att använda uppgifter som är tilldelade till gruppmedlemmar.
Diskussioner som används för att formulera svar på konkurrerande kampanjer kan vara användbara som referenser nästa gång du är tvungen att anpassa dig. Nya teammedlemmar kan omedelbart få tillgång till en mängd kunskaper om själva folket som de kommer att konkurrera mot, och som företag tittar du aktivt på tävlingen och bygger upp en alltmer detaljerad bild.
Föreställ dig att du gjorde det under en årskurs. Inte bara skulle du ha en lista över dina konkurrenters strategier under en viss period men en levande bild av hur du svarar som företag för sådana hot. Att ha tillgång till detta material gör det enkelt att kritisera din bredare strategi, uppmana framgångsrika tidigare beslut eller bättre än, undvika att göra samma misstag två gånger.
Delegera effektivt
Det är högst osannolikt att alla medlemmar i din organisation kommer att kunna följa med alla konkurrenssätt, men du kommer noga att vilja hålla engagemanget högt. Genom att bjuda in alla att bidra till arbetsytan är det enkelt för alla att notera ner kampanjer, nämnder eller kampanjer.
Detta kan vara enormt fördelaktigt för din organisation, men du kan gå vidare. Genom att delegera särskilda företag eller områden av intresse för individer kan de använda Follow-verktyget för att hålla sig ajour med dessa prioriterade objekt samtidigt som de fortfarande bidrar till den större bilden. Objekt visas i deras Unified Workspace under Följande, samtidigt som det ingår i e-postprov.
Göra känsla för Google Drive
Google Drive (tidigare Docs) erbjuder en komplett uppsättning verktyg för realtidssamarbete för ordbehandling, lagring, datahantering, presentationer och bortom. Att dra av en prisvärd och beprövad produktivitetslösning är förståelig ur ett grupp- eller affärsperspektiv, men det betyder också att Google Drive är en extra plattform som du kommer att behöva hantera.
Fördelarna med en av Googles stoltaste prestationer uppväger ofta negativen, men frustrationerna finns fortfarande kvar: ett system för organisation som bygger på mappar, kommentarer som syns i linje och är svåra att hålla reda på och den överväldigande känslan av fragmentering som du lägg till en annan produkt i din svit med företagsverktyg.
Att associera dessa dokument med relevanta lagmedlemmar och avdelning innebär ofta att dela webbadresser, “Du behöver tillstånd för åtkomst till det här objektet” fel och konversationer som äger rum inom ett dokument som är svårt att följa och ännu svårare att följa upp på. Intellinote är det kontextuella limet som används för att hålla dina Google Drive-dokument fast i deras relevanta sammanhang.
Lösning av Google Drive-problemet
Enkelt sagt, Intellinote tillhandahåller ett kontextbaserat användargränssnitt för ditt Google Drive-innehåll, organiserar dina samarbetsdokument tillsammans med befintliga anteckningar, uppgifter och diskussioner. Du behöver inte ens besöka Google Drive längre eftersom dina dokument visas i de relevanta arbetsytorna, vilket innebär att du inte behöver hantera Googles rotiga system med mappar heller.
Google Drive orsakar också problem för användare med avseende på flera konton: om du inte använder en webbläsare med flera profiler måste du växla konton varje gång du vill komma åt ett dokument. Men om du ansluter Intellinote till din “arbete” konto, kan du komma åt ditt företagsdokument genom det utan Ständigt måste du logga ut från din personliga Google Drive.
Flytta diskussioner utanför dokument och in i arbetsytan, så att de direkt kan sökas och alltid tillgängliga från en plats. Skapa nya versioner av idéer genom att hämta och bifoga filer, övervinna tillståndsproblem eller duplicera filproblem.
Innehållet kring dina Google Drive-dokument hjälper till att skapa sammanhang, med uppgifter och anteckningar till stöddokument eller relevant information som sitter bredvid dina Google-kalkylblad och presentationer. Diskussioner tar över från in-line kommentarer, vilket gör det enkelt för medlemmarna att dela med sig av tankar inom den relevanta arbetsytan.
Slutligen, om du har att göra med kunder som använder andra typer av filer som .DOCX och .PDF, gör Intellinote det möjligt att hålla dessa resurser till hands i form av bilagor på Anteckningar eller kommentarer, tillsammans med dina egna Google-dokument. Intellinote är utformad för att hålla allt tillsammans, på ett ställe.
Börja jobba!
Även om det är omöjligt för någon produkt att vara bra på allt, är Intellinote utformat för att vara enkelt. Det betyder att det är flexibelt och kan anpassas för användning i alla möjliga situationer. Genom att skapa ett rakt framåt system med anteckningar, uppgifter och diskussioner som är fastsatta för flera arbetsytor, är det möjligt att organisera allt. från hela avdelningar till enskilda evenemang.
Tricket på Intellinotes ärm är organisationen, vilket i detta sammanhang betyder mer än att bara flytta några dokument till rätt ställe. Försök flytta hela dina arbetsrelaterade diskussioner ur inkorgen och rakt in i relevanta avdelningar. Dela filer med dina överordnade genom att bifoga dem direkt till den uppgift du var tilldelad. Snarare än att skicka ett e-postmeddelande om det mockup eller förslaget, kommer du inse att kommentera direkt på själva objektet är ett mer produktivt sätt att arbeta.
När du väl har insett det här ser alternativen inte så önskvärt ut. Att förlora tid, fokus och pengar genom att förlita sig på Gmails sökfält är inte exakt en affärsplan.
Gratis att prova
Oavsett om du bara börjar med en liten start och vill bygga ditt företag minus fallgroparna för att förlita dig på e-post för allting, eller bara få reda på hur din etablerade organisation kan dra nytta av ett sådant system. Du kan prova Intellinote gratis (för alltid) för att se om det passar dina krav.
Lag upp till fem kan skapa upp till tio arbetsytor med 2 gigabyte lagring per användare för filuppladdning. Dessa startkonton är gratis för evigt och levereras med fullt stöd för Google Drive, mobilåtkomst och e-postintegration. För särskilt små startar är Intellinote väsentligen ledigt. Professionell prissättning lägger Intellinote till $ 10 per användare per månad, med 5 GB mollagringsutrymme tillgängligt för varje medlem och möjligheten att skapa ett obegränsat antal arbetsytor.
Oavsett dina behov - vare sig det är affärer eller på annat sätt - Intellinote bemyndigar företag, tekniska och kreativa personer som behöver en kraftfull, samarbetslös lösning för att få jobbet gjort.
Registrera dig idag på Intellinote.net
Bildkrediter: PlaceIt
Utforska mer om: GTD, Organization Software, Att-Do List.