Hur man ser till att din e-signatur inte ger fel intryck

Att säga farväl är så svårt att göra, eller hur? Det är obekväma, och ibland är det besvärligt. Tja, det kan inte finnas några instruktioner för dessa situationer, men vi kan åtminstone erbjuda några instruktioner för hur du kan säga hejdå i ett e-postmeddelande utan att känna sig besvärligt.

En e-post signatur Du kan också dra nytta av kraften i e-post signaturer du kan också dra nytta av kraften av e-signaturer En signatur berättar något om en personlighet. Precis som två människor knappast skriver lika, skriver de också olika. Så kom "vetenskapen" av grafologin till. Men den digitala tiden och e-posten ... Läs mer är för alla ändamål, din “adjö”. Det är inte om du kramar någon eller ger dem ett handslag. Det är inte om du bara ge dem ditt namn eller skicka dem ditt visitkort med all din kontaktinformation som ingår. Det är hur du gör ett intryck. Eller inte.

I den här artikeln kommer jag att dela med mig av de fem viktigaste lärdomarna jag har lärt mig under de decennier som jag kommunicerar med människor på Internet. Intressant nog har de dilemma som är inblandade i e-post signaturer funnits sedan de tidiga e-postmeddelandena skickades över BitNet och FidoNet eller till och med MITs CTSS-postsystem på 1960-talet, men jag gick ut.

E-post har varit med oss ​​under mycket lång tid. Så hur får du det rätt? Hur loggar du av utan att se ut som en snobb, men erbjuder också tillräckligt med information så att folk vet vem och vad du är? Låt oss börja. När vi är igenom har du en ganska bra idé om vad du vill göra med din egen e-post signatur.

Vad en e-post signatur är tänkt att göra

Dessa dagar, i processen med att maila människor, har jag 3 olika “nivåer” av e-post signatur. Varför? Tja, det finns tre nivåer av relationer att täcka - allt från en kort notering till en vän, hela vägen till ett formellt företagets e-postmeddelande till ett företag. Tre variationer är verkligen allt du behöver, och syftet med dessa bör vara följande:

1. Ett snabbt leende - Den här signaturversionen går vidare till snabb e-post till vänner eller kollegor som du mailar ständigt flera gånger om dagen.

2. Smile och ett handslag - Den här signaturversionen fortsätter med längre e-postmeddelanden till arbetskollegor, där din e-post behöver vara lite mer formell.

3. En fast handskakning och visitkort - Detta är för de tillfällen då du behöver skriva en formell företagsrelaterad e-post och ge din titel och all din kontaktinformation.

Det finns oskrivna regler för var och en av dessa typer av e-signaturer. Bryt dem, och det kommer inte att bli världens ände. Om du vill göra ett särskilt bra intryck men vill du ta hand om några av dessa tips för varje typ av e-post du skickar.

Snabbsignalen

Du behöver inte alltid en e-post signatur. Åtminstone behöver du inte alltid en formell. Det här är precis som när du går av en kollega i korridoren. Du ser dem flera gånger om dagen. Du deltar i samma möten. Behöver du verkligen hälsa dem i korridoren med ett handslag? Nej; mestadels är det snabbt “Hej Fred” och ett leende, om något alls. När du snabbt skickar en kollega till en kollega för att få råd eller tips, kanske du inte ens behöver en signatur alls. Om du känner behovet av att logga ut, kan du ta mitt tillvägagångssätt, bara ditt namn prefaced med ett streck. Inget behov av blommiga citat eller utarbetade titlar. Personen vet vem du är, vad du är, och allt bortom ditt namn skulle vara besvärligt. Tänk på det som en grundläggande konversation av vattenkylaren, som du vanligtvis bara slutar med något liknande “Okej, fånga dig senare då!” och en snabbvåg. Inget mer behövs.

Smile och ett handslag

Den andra typen av signatur är en slags hybrid mellan formell och informell. Det här är det svåra att få rätt. Dessa kan vara kollegor som du vill maila med halvformella företagsförfrågningar, men du vill inte att de ska tro att du kommer över som en stel. De behöver uppskatta betydelsen av e-postmeddelandet, men du vill inte att de undrar om du faktiskt fortfarande är vänner. Det är här den mycket subtila signaturen spelas in. Dessa sänks vanligen i storlek och nästan obemärligt i sidfoten av själva e-postmeddelandet. En av de bästa metoderna för detta är en signatur som jag kallar “one-liner”.

I denna version delas all information upp med en “|” karaktär. Det kan vara så enkelt som en adress eller e-post, telefonnummer, mobilnummer eller vad som helst. Det borde vara kortfattat, inkludera bara lite information, och det är det. Jag har även sett att vissa personer gör denna signatur i ett teckensnitt som är svagare än resten av e-postmeddelandet - kanske i grått. Ett annat tillvägagångssätt som jag har noterat är en mycket kort tvåfilm. I grund och botten ett namn och en kontaktform som kan vara ett enda telefonnummer eller en e-postadress.
Självklart är det här för mottagare som redan vet vem du är, vilket företag du jobbar med, och du skickar bara dem till en av många korrespondensemail. Det ger den “känna” av ett vänligt e-postmeddelande, men om personen behöver kontakta dig och får inte hålla ditt nummer i deras Rolodex (använder folk fortfarande dessa ...?), då finns din kontaktinformation vid foten av e-post, precis inom räckhåll.

Ett formellt handslag

Självklart finns det de tiderna när du skickar e-post till någon utanför företaget, eller kanske du skickar e-post till någon inuti företaget om något tjänsteman som kräver att konversationen blir formell. Det är som att ha på sig en formell outfit när man deltar i en prisutdelning för dina kollegor. Innan jag täcker vad du ska göra i dessa fall är det mer pedagogiskt att täcka det som inte ska göra först. Ja, du bör ge kontaktinformation, som ditt företagsnamn, webbplats och e-postadress, men du behöver inte överdriva det. Finns det verkligen ett behov av att tillhandahålla fyra olika telefonnummer, inklusive en faxmaskin?

Nej, ge tillräckligt med kontaktinformation så att det finns flera sätt att kontakta dig - e-post, telefon eller kanske till och med via en webbplats - men bli inte borttagen. Att ge en lista med telefonnummer gör att det ser ut som om du är så mobil att du aldrig är på ditt kontor och för svårt att kontakta.

Ett annat vanligt misstag är att komma över som en självpromotor. Människor som detta kommer överbelasta sina e-signaturer med sina sociala nätverkskonto till den punkt där signaturen är över 10 linjer lång och fylld med mestadels självmarknadsföring.

Ett annat sätt att ge ett hemskt intryck är att använda alla typer av skraj färger och teckensnitt i din e-postadress. Det är svårt att dra något av det, eftersom färgerna måste matcha, och tecknen måste titta rätt. Tyvärr har många människor ingen aning om hur man ordentligt matchar färger, och deras e-signatur slutar se ut som något ur en Willy Wonka-fabrik.

Den här typen av clown-signatur är oprofessionellt och alla du skickar den till kommer att tro att du inte har någon aning om vad du gör, oavsett vilket område du befinner dig i. Undvik så extravaganta färger. Håll det enkelt.

Vad du kan göra rätt

Så hur ser en bra formell email signatur ut om du vill göra ett bra intryck? Gå med den grundläggande informationen som krävs, behåll formateringen och stilen enkel och överdriv den inte med information.

Här är ett exempel. Den här innehåller 4 rader - namn, företag, telefonnummer och e-postadress. Det är allt.

Den här personen använde bara ren text och behåller den till endast fyra linjer gör den känd som elegant och professionell.

Med min egen adress går jag lite längre för att hålla signaturen blygsam genom att använda kursiv och blekna den till mörkgrå. Håller det en skugga lättare än själva e-posttexten säger mottagaren att du anser din egen information sekundär till meddelandet själv. Det är en subtil hint av ödmjukhet.

Dessutom bör titlar endast användas när de är relevanta för samtalet till hands. I de flesta korrespondenser som är relaterade till min egen webbplats måste folk veta att jag är ägare till webbplatsen, så titeln är viktig. Det finns bara tillräckligt med information för snabb kontakt - e-post och telefonnummer, det är det.

Ett annat exempel är den signatur jag använder för både intern och extern korrespondens från MakeUseOf.

Här försvann jag faktiskt mellan att använda titeln eller inte. Det är oftast bara viktigt i extern e-postkommunikation och marginellt viktigt i någon intern kommunikation. Jag började använda två versioner - en för extern och en för intern - men blev trött på att manuellt byta mellan de två, som jag bestämde mig för att hålla fast vid den ovanstående. Med risken för att komma över som självbetydande förblir det bleknat och sekundärt. Det använder sig också av “|” tecken som nämns ovan, ett litet stänk av färg för att få webbplatsnamnet att stå ut och jag bestämde mig för att vara djärv och lägga till en femte rad för ett citat.

Komma fram till den perfekta e-signaturen 6 Tips för att få mer ut av signaturer i Gmail 6 tips för att få mer ut av signaturer i Gmail Läs mer som representerar vem du är, vad du gör och hur du kontaktar dig kan ta några försök och fel, men när du förstår det, känns det bra att du lägger din bästa fot framåt i varje e-postkorrespondens som du skickar ut.

Vad är dina tips för en bättre email signatur 5 sätt att skapa anpassade flera signaturer i GMail 5 sätt att skapa anpassade flera signaturer i GMail Läs mer? Vilka saker tycker du om eller ogillar om andra signaturer du har sett? Dela dina tankar i kommentarfältet nedan!

Bildkrediter: Affärspar via Shutterstock

Utforska mer om: E-posttips.