Hur mailar du som ett proffs

E-post är ett av de saker som började som en bekvämlighet men snabbt blev något att frukta. Jag vet att när jag har hundratals olästa e-postmeddelanden sänker min tarm snabbt in i en djup tomrum och jag ignorerar dessa e-postmeddelanden ännu längre. Men kanske om vi skulle anta tips och knep för proffsen av e-post, så skulle vi inte se vår inkorg som ett hinder.

Det finns många faktorer som spelar in i e-post effektivitet - inte bara skrift e-postmeddelandena, men konfigurera inkorgen, hantera e-postmeddelanden, veta när du vill kolla e-postmeddelanden och mer. Att öka effektiviteten i e-post innebär att produktiviteten ökar, och det betyder i sista hand att allt görs på kortare tid. Det är precis vad vi vill ha.

Obs! En aspekt av att vara ett proffs på e-post är att vara säker och säker. Läs dessa 7 viktiga tips för e-postsäkerhet 7 Viktiga tips för e-postsäkerhet du borde veta om 7 Viktiga e-postsäkerhets tips du bör veta om Internetsäkerhet är ett ämne som vi alla vet är viktiga, men det sitter ofta ofta tillbaka i våra sinnen , lurar oss själva på att tro att "det kommer inte att hända mig". Oavsett om ... Läs mer innan du börjar här. Att förlora åtkomst till ditt e-postkonto kan vara extremt skadligt.

Schema “Email Checking” Tid

En av de största slöserna med användare som har extremt aktiva inkorgar är att de lämnar sin Gmail, Thunderbird eller Postbox 24/7 och kör i bakgrunden. En annan gnällning är användningen av anmälningsaddon eller funktioner som kommer att varna dig den minut som ett email kommer fram, oavsett hur trivial det e-postmeddelandet kan vara.

Otvetydigt faktum: ofta incheckning på dina e-postmeddelanden innebär att du inte kan ägna fokus till en annan uppgift. Otvetydigt faktum: Om du någonsin lyckas bygga fokus, kommer meddelanden att bryta det omedelbart.

Därför bör du se din inkorg som en aktivitet som alla andra. Låt inte det vara en “alltid på” aspekt av ditt liv. Istället schemalägger tidsintervaller - kanske en gång om dagen, kanske tre gånger om dagen - där du checkar in i inkorgen, gör allt du behöver och stäng sedan det. Det kan ta ett tag att bryta vanan men lita på mig, din produktivitet kommer att skyra upp.

Eliminera överskottet

Det allra första du bör göra när du öppnar din inkorg är att snabbt skumma på det och ta bort alla e-postmeddelanden som inte verkar vara viktiga. Tänk på dig själv som en skulptör med ett stort block av färsk marmor. Innan du börjar på det verkliga arbetet måste du hacka i breda slag och bli av med överskottet.

Tänk dig att checka in och hitta 350 e-postmeddelanden som väntar på ett svar. Allt som krävs är fem minuter - ja, verkligen! - Skumma igenom och klicka på kryssrutorna bredvid e-postmeddelanden som inte har någon betydelse. När du har fått större delen av det klickar du på Ta bort för att radera alla de markerade e-postmeddelandena. Nu behöver du bara svara på 50 och det är en stor psykologisk ökning.

Läs och svara omedelbart

Öppnar du ofta ett mail, se till att du behöver göra något, men lämna det för en annan dag? Detta kan vara en riskabel vana. Vad händer om du glömmer det? Vad händer om du förlorar e-posten på något sätt? Vad händer om du behöver svara tidigare än du tror att du behöver?

Bättre att göra allt direkt. Det förhindrar uppbyggnaden av “Jag behöver fortfarande svara på det här e-postmeddelandet” tankar som kommer att nagla på dig tills du äntligen komma runt till det. Det minskar chansen att du glömmer bort ett viktigt email. Det håller dina kunder, vänner och affärskontakter lyckliga eftersom du svarar med sådan punktlighet. Som en bonus får du en stor belastning av ditt sinne.

Med en ren och tom inkorg som inte är rubbad med meddelanden som du behöver återvända, kan du lättare implementera den tidigare punkten att bara kontrollera e-post vid schemalagda tider. Om du verkligen inte vill läsa och svara omedelbart, kolla så åtminstone till ett e-postmeddelande addon Lägg till schemaläggning, spårning och påminnelser till Gmail med denna fantastiska tillägg Lägg till schemaläggning, spårning och påminnelser till Gmail med denna fantastiska tillägg Låt oss möta det, Gmail är ganska perfekt. Det är inte en slump att det nu är en av de mest populära e-postleverantörerna, åtminstone för dem som föredrar ett webbgränssnitt. Det finns dock flera ... Läs mer .

Sparade svar

Konserverade svar är en fantastiskt funktion som har blivit något av en standard i alla de bästa e-posttjänsterna och klienterna. I grund och botten är ett konserverat svar ett mallsvar som du kan bygga före tid och använda med ett enda klick. Det här är bra när du hittar dig själv att skriva samma svar om och om igen, till exempel när folk skickar ofta frågor om ett visst ämne.

Du kan aktivera Canned Responses i Gmail genom att växla den i Labs-sektionen i inställningarna. Yaara har skrivit ett instruktionspost om hur man kommer igång med konserverade svar i Gmail E-post Snabbare och bättre med konserverade e-postmeddelanden E-post Snabbare och bättre med konserverade svar Har du inte tid att laga lunch? Inga problem, ta en burk. Behöver du någon campingchow som inte blir dålig? Lätt, få lite konserverad mat. Trött att skriva samma svar på e-post? Försök med konserverade e-postmeddelanden! Tänk ... Läs mer .

Håll det kortfattat

Det bästa sättet att skära ner på den tiden som e-post suger ifrån dig: spendera mindre tid att skriva svar. Naturligtvis, offra inte rätt affärs- eller personlig etikett genom att skriva starka svar, men du behöver inte skriva 5-10 stycken för varje e-post du skickar. E-post är mindre formell än traditionella bokstäver!

Identifiera huvudmeddelandet som du vill komma över, försök sedan få det till mottagaren i ett till tre stycken maximalt. Du vet hur du har så svårt att sloga igenom så många e-postmeddelanden? Tja, mottagaren är förmodligen inför samma problem. Inte bara förkortar dina e-postmeddelanden spara på din tid, det sparar också sin tid, och de kommer att vara tacksamma för det.

Använd filter för att organisera

Att utnyttja filterstyrkan kan revolutionera ditt arbetsflöde via e-post. I huvudsak ser ett filter på varje inkommande e-post och, om det uppfyller kriterierna för filtret, utförs en åtgärd på den. Den här åtgärden kan flytta e-postmeddelandet till en viss mapp eller ange en viss etikett. Kriterierna för ett filter kan innefatta vem avsändaren är, ämnet för e-post, kroppsinnehåll etc..

Filter är en fantastisk metod att hålla din inkorg organiserad. Får du mycket nyhetsbrevuppdateringar från butikskedjor, meddelanden från sociala medier eller elektroniska räkningar? Filtrar kan hålla dessa e-postmeddelanden separerade från din inkorg, vilket drastiskt minskar antalet e-postmeddelanden som du behöver sloga igenom. Dessutom finns det mindre chans att du tar bort en av dessa av misstag.

Kolla in Craigs inlägg om hur du konfigurerar och använder Gmail-filter 5 Gmail-filter för att hjälpa Prioritera och organisera din inkorg 5 Gmail-filter för att hjälpa prioritera och organisera din inkorg Vilka filter ska varje person ha i deras arsenal så att inkorgen är som ordnad som min? Jag är här för att hjälpa dig att komma igång med att konfigurera dina första fem filter, eller ... Läs mer .

Slutsats

E-post är en enkel teknik men det finns avancerade sätt att gå om det. Det viktigaste med att vara en e-postproff är att identifiera var de flesta av din tid spenderas och hitta sätt att minska på den tiden. Förhoppningsvis tipsen som beskrivs ovan och några mer tips om e-post effektivitet 10 tips som hjälper dig att maila mer effektivt 10 tips som hjälper dig att maila mer effektivt Det bästa rådet jag har hört talas om e-post och e-post produktivitet är - svara inte på e-postmeddelanden första sak i morgon. Det är lite paradoxalt men sant att e-post och produktivitet ligger på loggerheads ... Läs mer vi hade täckt tidigare hjälper dig att se var din tid sjunker och hur man bekämpar den ineffektiviteten.

Hur är det med dig? Har du några knep eller rutiner som du använder för att maximera din e-postproduktivitet? Vänligen dela dem i kommentarerna!

Bildkrediter: Email Icon Via Shutterstock, Time Clock Via Shutterstock, Hammer och Chisel Via Shutterstock

Utforska mer om: E-posttips.