Hur man hugger ner en 20 000 e-postbrevlåda till noll på 30 minuter

Mellan kampanjer, nyhetsbrev, meddelanden och allt annat som kommer in i din inkorg varje dag är det väldigt lätt att samla för många e-postmeddelanden. Om du inte har tid att hantera det, kan du hitta dig själv i en inkorg med upp till 20-30 tusen meddelanden.

Någonstans där har du viktiga budskap som du inte vill förlora. Men hur tömmer du ut röran utan att kasta ut barnet med badvatten?

Om du följer processen som beskrivs i den här artikeln kan du komma ner till inkorgen noll i minst 30 minuter. Högst en timme. Vill du prova? Öppna din uppblåsta inkorg och följ med.

Den uppblåsta Gmail-inkorgen

Introducerar inkorgen till en väldigt upptagen person.

Det är rätt. Nästan 20 000 olästa e-postmeddelanden. Det är bara de olästa. Den totala storleken på mitt e-postkonto innan du startade processen var att trycka 35 000 meddelanden.

Så det första är att haka av den låga hängande frukten.

Kasta ut papperskorgen

Det borde hända att du måste ta ut papperskorgen ofta, inte bara hemma utan också i din Gmail-inkorg.

Klicka på din Skräp i den vänstra navigeringsfältet, klicka på “Välj alla” rutan längst upp i meddelandelistan och klicka sedan på “Alla samtal” länk som listas före den första e-posten.

Klicka sedan på Radera för alltid.

Gå sedan efter Gmail-spam Så här slutar du spam-e-postmeddelanden i Gmail Hur slutar du spam-e-postmeddelanden i Gmail Får du för många e-postmeddelanden? Dessa snabba tips från Google Mail hjälper dig att stoppa oönskade spam-e-postmeddelanden innan de blockerar din Gmail-inkorg. Läs mer . I navigeringsfältet klickar du på spam länk, och klicka sedan på “Ta bort alla skräppostmeddelanden nu”.

Känns bra, eller hur? Vi har inte riktigt sugit in i inkorgen, men det är en bra känsla att börja rengöra din inkorg när du har tagit ut papperskorgen.

Nu för nästa nivå av låghängande frukt.

Sociala och kampanjer

Om du använder Googles standardinställda Gmail-inkorg ser du det Social och Befordran flikar högst upp i inkorgen.

Klicka på vart och ett av dessa och bläddra ner genom listan och letar efter stora volymer av dubbletter.

Det här är de skyldiga som fyller upp din inkorg varje dag.

När du hittar dem, öppna e-postmeddelandet och hitta Säga upp länk nära toppen eller undersidan av e-postmeddelandet.

Gå bara igenom de första sidorna Sociala och Promotion-inlägg som letar efter stora grupper av dubbletter. Torka bara ut dina senaste nyhetsbrev Det problemfria sättet att avregistrera dig från vilken nyhetsbrev som helst Det problemfria sättet att avregistrera dig från vilken nyhetsbrev som helst E-postadress: Är du sjuk med att få automatiserade e-postmeddelanden läser du aldrig? Här är en gratis tjänst som gör att de inte får prenumerera på dem. Läs mer kommer drastiskt minska mängden e-post som fyller in din inkorg varje dag.

Spendera inte för mycket tid på att göra detta, eftersom det finns större fisk att steka just nu. När du är klar med den här artikeln vill du gå igenom Sandys artikel om hur du hanterar Gmail-inkorgsangst. Hur man hanterar Gmail Inbox Ångest Hur man hanterar Gmail Inbox Ångest Så många e-postmeddelanden, så lite tid. Känner du dig så här när det gäller att hantera din Gmail-inkorg? Vi visar dig enkla inställningar och användbara verktyg för att organisera och spänna din Gmail-inkorg. Läs mer för att hindra dig från att komma in i denna röra om igen.

När du har avstängt från de vanligaste e-postmeddelandena klickar du på Välj alla ikonen längst upp igen och klicka på “Välj alla samtal” länk på toppen.

Klicka på papperskorgen för att radera dem alla.

Upprepa samma process på fliken Kampanjer. När du är färdig med att ta bort alla dessa har du redan redan huggat din inkorg med några tusen.

Och du blir bara uppvärmd.

Säkerhetskopiera och ta bort märkta e-postmeddelanden

För några år sedan brukade jag vara med i ett team som genomförde online-undersökningar. Under tiden jag var där samlade jag några tusen e-postmeddelanden, alla applicerade med en särskild Gmail-etikett. Så här sorterar du din Gmail-inkorg med avsändare, ämne och etikett. Så här sorterar du din Gmail-inkorg med avsändare, ämne och etikett kan " T hitta saker i din rota Gmail-inkorg? Vi visar de fem bästa sätten att sortera dina e-postmeddelanden. Lär dig dessa tweaks och du hittar någonting! Läs mer om den inkommande, länkade e-postadressen.

Adressen stängdes 2015 men jag har aldrig stört att radera alla dessa e-postmeddelanden.

Du har sannolikt skapat alla typer av etiketter år sedan. Kanske har du även automatiserat processen med filter för inkommande e-postmeddelanden. Alla dessa e-postmeddelanden sitter bara där och slösa utrymme.

Du kan inte bara radera märkta e-postmeddelanden i bulk, eftersom du märkte dem av en anledning. Kanske innehåller de år av forskning, eller de är ett historiskt arkiv av något arbete du gjorde som du bara inte vill förlora.

Säkerhetskopiera viktiga märkta e-postmeddelanden

Lyckligtvis är det väldigt lätt att säkerhetskopiera alla dessa e-postmeddelanden i bulk med Googles exportfunktion för konto.

Google erbjuder en nedladdning av dina data för varje tjänst i ditt Google-konto.

Klicka på Hantera arkiv länk, och klicka sedan på Skapa nytt arkiv.

Bläddra ner till din lista över konton och klicka på Välj ingen att avmarkera alla konton.

Bläddra sedan ner till ditt Gmail-konto och klicka på växeln för att aktivera den här tjänsten.

Klicka på rullgardinsmenyn och klicka på Välj etiketter.

Gå ner i listan med etiketter du har skapat i ditt Gmail-konto och välj alla de du vill ha en fullständig säkerhetskopia av.

Under listan kan du välja komprimerat filformat och max arkivstorlek.

Slutligen klickar du på Skapa arkiv knapp.

Google meddelar dig att det har börjat ta ditt arkiv. Det kan ta några timmar eller till och med en dag, men så småningom får du ett uppföljnings email när arkivet är klart att ladda ner. Nedladdningslänken kommer att finnas direkt i e-postmeddelandet.

När du har laddat ner och sparat ditt e-postarkiv någonstans säkert, är du redo att börja torka ut märkta e-postmeddelanden.

Ta bort märkta e-post och etiketter

Tillbaka i din Gmail-inkorg, klicka på varje etikett så att e-postmeddelandet visas och välj Allt från väljlistan.

Kom ihåg att välj alla samtal som du gjorde tidigare.

Klicka på papperskorgen för att radera alla dessa e-postmeddelanden.

Om du har tur, kommer du över etiketter med tusentals e-postmeddelanden som du kan städa ur din inkorg nu när du har en säkerhetskopia.

När du har rengjort alla e-postmeddelanden, glöm inte att radera alla gamla etiketter. Klicka bara på rullgardinsmenyn till höger om etikettnamnet och välj Ta bort etiketten från listan.

Vid denna punkt borde du redan ha hackat storleken på din inkorg betydligt. Men låt oss inte hålla tillbaka. Vi har några fler knep upp på ärmarna.

Ta bort gamla e-postmeddelanden

Om du har tiotusentals e-postmeddelanden är oddsen ganska bra att även e-postmeddelanden som var viktiga för fyra eller fem år sedan är inte särskilt viktiga längre.

Nu är det dags att verkligen gräva djupt och rent hus. Låt oss bli av med de mycket gamla e-postmeddelandena.

För att göra detta, skriv bara “older_than: 2y” i Gmail-sökfältet. Du kan ange vilken tidsgräns du vill ha genom att ändra 2 till vilket antal år e-post du vill behålla.

Kom bara ihåg att vad som helst av e-postmeddelandena till dig “ha kvar”, du kommer att behöva sortera igenom i slutet för att dra ut de riktigt viktiga. Så gör denna tidsram så liten som du är bekväm med.

Välj Allt e-postmeddelanden och välj alla samtal, klicka sedan på papperskorgen, precis som du har gjort hela tiden.

Därefter kommer din e-postkorg med tiotusentals att komma ner till i slutändan de enda tusentalsna vid denna punkt.

Vid den här tiden är det dags att ta en något mer selektiv metod för att städa upp den återstående roten.

Rensa, sortera och organisera

För det första anser du att alla e-postmeddelanden som du inte har öppnat förrän för några veckor sedan, kommer du förmodligen aldrig att öppna.

Du kan snabbt rengöra dem genom att söka efter alla olästa e-postmeddelanden som är äldre än tio dagar.

I sökfältet skriver du bara “är: oläst older_than: 10d”.

Markera och ta bort alla listade e-postmeddelanden.

Ett annat tillvägagångssätt att trimma ner den återstående listan med e-post ännu längre är att söka efter typiska spam- eller PR-linjer. Du kan göra detta genom att skriva sökningar som “ämne: affär”, “ämne: giveaway” eller “ämne: sista chansen”.

Varje sökning ska visa upp över 100 e-postmeddelanden åt gången. Håll bara bort dem.

Avsluta din inkorg

Vid denna tidpunkt måste ditt berg med tiotusentals e-postmeddelanden jämställas till en mycket mer hanterbar storlek. Du har nu koncentrerat din inkorg till mestadels e-postmeddelanden som är viktiga för dig och det du kanske vill behålla.

Nästa, börja bläddra igenom de återstående e-postmeddelandena. När du upptäcker viktiga e-postmeddelanden som du vill behålla, dra bara över dem till etiketterna du har skapat för dem (eller skapa nya etiketter om de inte existerar än).

Det här låter som en chore, men visuellt skanning av en sida med e-post i taget ska bara visa upp några som du faktiskt vill behålla. Då kan du välja alla e-postmeddelanden på den sidan och radera dem alla. Detta kommer att ta bort 50 eller så e-post i taget.

Kom ihåg att när du märker en upprepad avsändare som visas, öppna e-postmeddelandet och klicka på rullgardinsmenyn bredvid svarsknappen. Från den här listan klickar du på “Filtrera meddelanden så här”.

Välj sedan alla och ta bort listan över matchande e-postmeddelanden som visas.

Genom att märka, filtrera och ta bort stora block av e-postmeddelanden får du den listan med drygt 1.000 e-postmeddelanden ner till den mirakulösa inkorgen noll på nolltid.

Det är en enorm känsla att se det “tömma” notera i inkorgen, speciellt när du har gått många år utan att se den!

Låt inte djuret växa

Nu när du har tagit dig tid för att äntligen få det jättedjuret av en inkorg under kontroll igen, är det viktigt att det inte blir alltför stort igen. Det bästa sättet att göra det är att studera alla funktioner som Gmail har tillgång till för att hålla orden organiserade och strömlinjeformade.

Du kan lära dig om de funktionerna i vår Power User Guide till Gmail. Användarhandboken till Gmail. Användarhandboken till Gmail Den här kostnadsfria Gmail-guiden är för dig som redan använder Gmail som e-postklient och vill ha största möjliga nytta av dess många produktivitetsegenskaper. Läs mer, och möter aldrig att behöva gå igenom denna process igen.

Bildkrediter: Nomadsoul1 / Depositionfoton

Utforska mer om: E-posttips, Gmail, Google Inkorgen, Inkorgen Noll.