Dela med sig:
Hur blir du superproduktiv genom att outsourca dina dagliga uppgifter
Vi vet alla att en person som verkar glida genom livet blir mer gjort på en dag än de flesta av oss skulle kunna hantera i en vecka. Men genom att lära Vad du kan outsourca, plus några tips om bästa praxis för att delegera dina dagliga sysslor, du kan också bli superproduktiv.
I den här artikeln kommer du att förklara hur du väljer uppdrag att outsourca på nätet, visa några exempel och ge dig några tips om hur du blir en effektiv och kompetent onlineleverantör.
Vad är outsourcing?
I ett ord, delegation. Sedan lanseringen (och efterföljande framgång) av böcker och bloggar som 4-timmars arbetsvecka har stora antal tekniskt kunniga personer vänt sig till webbplatser som Elance, Odesk, TaskRabbit och många andra sätt att delegera uppgifter. De 5 bästa webbplatserna att hitta En virtuell assistent De 5 bästa hemsidorna för att hitta en virtuell assistent En virtuell assistent är en riktig person som stöder dig eller ditt företag på distans från sitt hemkontor. De kan nästan vara var som helst och de tjänster de tillhandahåller sträcker sig från professionell administrativ, teknisk, personlig eller ... Läs mer, sysslor och jämn hela jobben till frilansare över hela världen.
Genom att ha någon annan ta över uppgifter som du inte kan (eller helt enkelt inte vill) göra själv, har du plötsligt tillgång till fler (potentiellt mycket mer) än 24 timmar om dagen.
Hur vet jag vad som ska outsourca?
Många människor har ansett outsourcing, men drog tillbaka i sista minuten på grund av att helt enkelt inte tro att det är möjligt att få någon annan att ta kontroll över vissa aspekter av sitt liv, oavsett hur liten eller stor den delen kan vara.
Det här är ett hinder som jag var tvungen att övervinna själv för fyra år sedan när jag outsourcade för första gången och lärde mig att det finns fem frågor att fråga om varje uppgift att bestämma huruvida det ska läggas ut eller inte.
- Fruktan: Tänker tanken på att starta denna uppgift mig med rädsla?
- Brist på kunskap: Finns det någon annan som kan göra den här uppgiften bättre än jag kunde?
- Upprepning: Gör jag den här uppgiften om och om igen, utan att det lägger till verkligt värde i det jag syftar till?
- Uppskjutande: Förutser jag, snarare än att starta den här uppgiften?
- Tid: Kan min tid bli bättre spenderad på att göra något annat?
Om jag svarar ja För någon av ovanstående frågor väljer jag vanligtvis att lägga ut uppgiften. Den enda gången jag vana outsourca uppgiften i dessa situationer är om outsourcing blir svårare eller tidskrävande än att självständigt fullfölja uppgiften själv.
Vilken typ av dag-till-dag-uppgifter kan jag realistiskt outsourca?
När jag började outsourcing började jag små, anställda frilansare för datainmatningsuppgifter och grundforskning, men när jag lärt mig mer och mer om hur man outsourcar effektivt lärde jag mig snart att de typer av uppdrag jag kunde delegera var begränsade endast av min fantasi.
E-post
Du har antagligen bara skakat på tanken att överlämna ansvaret för din inkorg till någon kille du just har anställt på Internet som arbetar halvvägs över hela världen. Lita på mig, jag förstår. Din inkorg är din fristad, eller hur? Så börja små, enkelt vidarebefordra det udda e-postmeddelandet till din frilansare så att de kan hantera den enda begäran (till exempel en tid i din dagbok), då kan du gradvis bygga upp det välbehövliga förtroendet.
Eftersom förtroendet för din frilansare ökar kan du överlåta andra e-postansvar, så att de kan filtrera genom hela din inkorg så att du bara behöver svara på de mest pressande och produktiva meddelandena.
Tidningar och bokningar
Att ha en frilansassistent som kan göra och hantera dina möten och bokningar för dig sparar inte bara tid och ansträngning. Det gör också dina erfarenheter bättre.
Förra året bokade min frilansassistent ett hotell för min flickvän och jag stannade. Natten före vistelsen kallade han receptionen och såg till att allt var OK för bokningen (han nämnde också att det var min flickvän födelsedag). När vi kom fram nästa dag, antar jag att personalen måste ha trott att jag var lite hot-shot (med egen assistent och allt), och vi kom fram till ett uppgraderat rum med en flaska vin och en handskriven kort kvar av sängen.
Om min assistent inte hade ringt i förväg skulle det troligtvis aldrig ha hänt det. Du kan få din assistent schema samtal, göra läkare möten, boka flygningar, köpa biljetter till spelningar - vad du behöver!
E-handel
Jag hörde en gång Ramit Sethi tala om hur han har förenklat sin online shopping. Tidigare fann han sig prata med en vän som rekommenderade en bok, film eller album. Han skulle, som de flesta av oss, notera namnet på rekommendationen, fortsätta samtalet och aldrig faktiskt komma runt för att göra inköpet. Så nu när han får en rekommendation skickar han ett super-snabbt e-mail till sin assistent:
Köp bok: The Great Gatsby
Från tidigare instruktioner vet hans assistent exakt vad han ska göra, dvs hur man väljer vilken utgåva som ska köpas, hur mycket han får spendera, var boken ska levereras. Detta är en outsourcing metod som jag nyligen har antagit, och jag önskar bara att jag hade gjort det tidigare. Och det kan utökas till andra former av shopping, som mat eller kläder (så länge du har lärt din assistent vad du vill).
Internetbläddring
Hur många gånger har du funnit dig själv utan att surfa på webben i hopp om att något kommer att pique ditt intresse? Hur många timmar per vecka slösar du bort öppningsfliken efter fliken när du sitter på tåget, eller när du tittar på tv, bara för att stänga dem igen utan att läsa ett enda ord på sidan?
Genom att lära din assistent om dina intressen, vilken typ av saker du vill läsa om eller hållas uppdaterad, kan du kringgå det meningslösa surfningssteget och istället veta att du alltid har en stadig ström av innehåll Det kommer verkligen att vara av intresse för dig.
För mig hittar min assistent innehåll jag tycker om (eller om ämnen som jag behöver lära mig om) och sparar dem till mitt Instapaper-konto Hantera dina bokmärken och läsningslista med Instapaper Hantera dina bokmärken och läsningslista med Instapaper Läs mer, så Jag kan komma åt dem på min telefon, iPad eller bärbar dator, vilket hjälper mig att spara otaliga timmar med meningslösa onlinevandringar.
transkribera
Jag gissar att du har tappat räkna med hur många möten du har varit i och helt zoned-out, saknar en anständig bit av en viktig konversation. Du har också förmodligen kommit ut ur ett möte som avser att skriva några anteckningar och åtgärdspunkter, bara för att vara sidospåriga, helt glömma vad du var tänkt att skriva i första hand.
För att kringgå detta problem, försök spela in dina möten och skicka ljudfilen till en frilansare som kan transkribera konversationen, eller de kan helt enkelt notera viktiga punkter så att du kan skanna över dem i framtiden.
Det finns hundratals andra uppgifter du kan outsourca, oavsett om de är personliga eller affärsmässiga. Från webbdesign, konsultation och skrivande till mode rådgivning, reseplanering och till och med att söka jobb. Vad du väljer att lägga ut bör baseras på de fem frågorna som anges i toppen av den här artikeln för att säkerställa att du investerar din tid i de mest höga hävstångsuppgifterna.
Några tips
Det kan inte nekas att outsourcing kan vara skrämmande. När allt kommer omkring, genom att anställa någon för att ta hand om några av dina dagliga aktiviteter, blir du automatiskt chef. Här är några tips som hjälper dig att hålla koll på:
Hyra noggrant
När du skickar ett jobb till Elance of Odesk får du antagligen minst 30-40 förslag, och det är ditt jobb att hitta den person som har rätt för dig. Innan du fattar ett slutgiltigt beslut, skapa en lista över 3-7 sökande och ställ dem en enkel uppgift. Var noga med att ge mycket tydliga instruktioner och en deadline. Låt dem veta hur du vill få informationen du har begärt. Om du vill att de ska ringa till dig i framtiden, be dem att skicka dig en ljudfil som svarar på några frågor så att du kan höra deras "telefonröst".
Ställ in ett "Om mig" -dokument
Det sista du vill göra är att upprepa dina krav till din assistent om och om igen. Varje gång du ger dem ny information (butiker du tycker om, vilken typ av hotell du tycker om att bo i, dina krav när du bokar ett flyg, de gånger du är tillgänglig för samtal etc), få dem att skriva in den här informationen i ett gemensamt dokument. Detta dokument kommer att vara deras första referenspunkt om de har några frågor om en uppgift du ställer in (vilket minskar antalet upprepade arbeten du behöver göra), plus om du någonsin börjar arbeta med en annan assistent kan du helt enkelt lämna dem det här dokument och de kommer att kunna lära dig mer om dig och dina preferenser mycket snabbare.
Var specifik
Med varje uppgift som du delegerar, var så specifik som möjligt. I stället för att skriva stegvisa instruktioner kan det vara mer effektivt att spela in en skärmdumpningsfilm Ashampoo Snap 7 Review: Enkel skärmdump och videoinspelning Ashampoo Snap 7 Review: Enkel skärmdump och videoinspelning Letar du efter en enkel och omfattande skrivbordsupptagningslösning? Snap 7 erbjuder avancerade skärmdumpar, inklusive multi-shot och videoinspelning. Men är det värt 20 Bucks? Läs vår recension och testa det själv med ... Läs mer för att skicka till din assistent så att de kan se hur du skulle utföra vissa uppgifter. Var noga med att alltid låta din assistent veta hur länge de kan spendera på en uppgift (och / eller din budget), tidsfristen och svara på eventuella frågor som de kan ha innan de skördar upp för att minska fram och tillbaka e-post som skickar det kan uppstå om du inte är tillräckligt klar.
Var rättvis: Många anställer frilansare och tror att de kan anställa någon för att utföra uppgift efter uppgift för $ 3 per timme. Var snäll och vad du behöver, och den timpris du erbjuder. Ju rättvisare du är desto bättre resultat får du.
Som jag hoppas att du kan se, är möjligheten för outsourcing att hjälpa till med att frigöra din tid och energi enorm, men för att få ut det mesta av outsourcing måste du se detta som en långsiktig investering som kommer att betala mer och mer som din assistent (er) lär dig mer om dig, och hur de kan hjälpa dig.
Om du fortfarande inte är övertygad bör du kolla in den här intervjun med Dan Andrews of Tropical MBA om hur han lyckades lägga ut det mesta av en miljon dollar verksamhet. Om det inte svävar dig, kommer ingenting!
Denna artikel fokuserade på uppkopplad outsourcing, men det finns gott om uppgifter som du också kan outsourca offline. Verktyg som TaskRabbit har byggts för att hjälpa till med dagliga sysslor som rengöring och tvätt, till och med färska livsmedelshopping.
Har du outsourcat någon av dina dagliga uppgifter? Om så är fallet, hur gick det??
Bildkrediter: Marcos Meca Sam Wordley (Shutterstock)
Utforska mer om: Time Management.