Hur samarbetande skrivverktyg gör ditt liv enklare

Om du någonsin var tvungen att producera skriftligt arbete, kommer du att veta hur många nivåer det kan vara svårt. Om du väntar på din skrivande partner eller som fastställer motstridiga versioner av ett dokument borde det vara minst av dina bekymmer. När allt kommer omkring gör internet samarbetet en bris.

Efter att ha skrivit en 100-sidig avhandling i ett team på tre, med Google Drive, visste jag att detta var sant. Ändå misslyckades jag nyligen med att driva Google Drive för att slutföra ett dokument på mindre än 10 sidor i ett team på fem. Vi hamnade med att skicka Word-dokument fram och tillbaka, vilket nästan körde mig galet. Hjälp ditt team att undvika följande problem genom att gå med ett realtidssamarbetande skrivverktyg Word Processing i Google Docs? 5 Viktiga tips för att komma ihåg ordbehandling i Google Dokument? 5 Viktiga tips för att hålla i minnet För det mesta av mitt liv var Microsoft Word verktyget för ordbehandling att använda om du skulle göra något allvarligt arbete. Visst var det alternativ som Corel WordPerfect och senare OpenOffice, ... Läs mer från början.

Väntar på varandra

Vad händer när du inte använder ett verktyg som stöder samtalskommunikation i realtid?

Du väntar på varandra. Endast en person kommer att kunna skriva eller redigera dokumentet innan nästa person kan fortsätta. När du jagar en deadline, kommer det att kosta dig värdefull tid.

För effektivt samarbete behöver lagmedlemmar obegränsad tillgång till det dokument du arbetar med. Detta gör det möjligt för alla att skriva eller redigera i sin fritid. Du kommer att upptäcka att ingenting är mer kraftfullt än att spendera tid att skriva ihop i realtid på ett enda dokument, speciellt om du inte är i samma rum.

Paired med dålig kommunikation och arbetar på distans, väntar på varandra kostar mina teamveckor. Lyckligtvis behövde vi inte träffa en hård deadline. Men det är inte det värsta problemet du kan förvänta dig när du arbetar i ett avlägset lag.

Uppläggning av formateringen av varandras versioner

Chansen är att inte alla använder samma operativsystem, samma ordbehandlare eller samma programvaruversion. Detta kan röra upp saker och slösa bort timmar av ditt arbete.

Du kan undvika att formatera problem genom att ge alla samma exakt samma verktyg. Det enklaste sättet att göra detta är att alla ska arbeta i exakt samma dokument på en OS-neutral plattform, till exempel en online-ordbehandlare.

På vårt lag var jag skyldig till problemet eftersom jag inte använder Microsoft Office. Varför skulle jag betala för Word om jag vanligtvis bara behöver det att öppna dokument och om det finns många bra kostnadsfria Office-alternativ 9 av de bästa kostnadsfria och billiga alternativen till Microsoft Office 9 av de bästa kostnadsfria och billiga alternativen till Microsoft Office Microsoft Office har dominerat marknaden för textdokument, kalkylblad och bildspel i åratal och med god anledning - det är en av de allra bästa. Det finns dock en nackdel och det är priset ... Läs mer? Tyvärr gick jag med ett alternativ - LibreOffice - som inte spelar bra med Word.

Skapa konfliktdokument och förlora spåriga ändringar

När människor inte kan vänta på varandra, eftersom tidsfristen närmar sig, kommer du att sluta med olika versioner av dokumentet. I slutändan måste någon sätta sig ner och slå samman de olika versionerna i ett dokument. Det är inte bara ett slöseri med tid, men också en källa till fel.

Dessutom, när du åter-sync motstridiga versioner i ett enda dokument, du också hamna förlora åtminstone en del av de spårade ändringar Hur samarbeta med spåra ändringar i Microsoft Word Hur samarbeta med spåra ändringar i Microsoft Word Läs mer och kommentarer . Det kan störa det kollektiva tänkandet och leda till missförstånd. Hur kan du undvika detta??

Enligt min erfarenhet sker inget av detta när du använder ett samarbetsverktyg. I vårt team blev folk otåliga och den sista rundan av feedback och redigering gjordes samtidigt. Detta innebar att en person måste sammanfoga alla dokument, vilket nästan ledde till ett pinsamt misstag.

Fördelar med samarbetande skrivning utöver att undvika problem

Samarbetande skrivverktyg kan vara säkrare än att överföra filer via Internet.

På grund av säkerhetsproblem (NSA et al.) Har många institutioner begränsat användningen av verktyg som Dropbox. Medan Dropbox inte är idealisk i första hand, undviker man en särskilt dålig övning: skicka fram och tillbaka dokument via e-post.

Generellt är e-post inte särskilt säker. 7 Viktiga e-postsäkerhetstips du borde veta om 7 Viktiga e-postsäkerhets tips du bör veta om Internetsäkerhet är ett ämne som vi alla vet är viktiga, men det sitter ofta ofta tillbaka i våra sinnen , lurar oss själva på att tro att "det kommer inte att hända mig". Huruvida ... Läs mer för att dela dokument. E-post är inte bara lätt att avlyssna, du kan också glömma att inkludera någon eller av misstag välja en fel mottagare. Ange samtal skrivplattformar, som kan lösa alla dessa problem.

Om du inte vill gå med tjänster från stora företag, till exempel Google Drive eller SkyDrive (snart OneDrive), välj från många alternativa onlineordbehandlare 5 Fantastiska alternativ till Google Dokument Du bör överväga 5 stora alternativ till Google Dokument du borde Tänk på att Google Docs har sina brister. Kanske vill du undvika Google för frågor om integritet. Eller du kan behöva olika funktioner. Vi hittade fem utmärkta alternativ och en av dem kommer att fungera för dig. Läs mer . Allvarlig om säkerhet? Använd ett verktyg som EtherPad för att skapa en egen, egen värd, privat och molnbaserad samverkande skrivplattform.

Slutligen, som tidigare nämnts, är det en riktig rush att arbeta på ett dokument samtidigt som man observerar de kreativa insatserna från andra samtidigt. Det är då du går in i terrängen för sann medskapande skapande och det är där laganda är född.

Hur samarbetar du på dokument och vilka knep eller verktyg som har hjälpt till att hålla dig ren?

Bildkrediter: Man väntar via Shutterstock

Utforska mer om: Samarbetsverktyg, Google Drive, Skrivtips.