Allt du behöver veta om utskrift av e-post

Tro mig. Jag har sett kolleger kontorsarbetare prenumerera på online telefonräkningar och gå grön, bara för att skriva ut dem på kontorsstationen och bläck. Paradoxalt men bara ett tecken på de konstiga tiderna vi lever i. Jag förespråkar verkligen inte utskriftsjournaler av den enkla anledningen att spara papper och skydda träd. Då är e-postmeddelandet i bitar och byte långt mer permanent än vad som skrivs ut. Det här är den bästa tiden att gå papperslös Framtiden är här - Din guide till att ha ett papperslöst liv idag Framtiden är här - Din guide till att ha ett papperslöst liv idag Paperless - en term som används ganska ofta nu dagar. Men vad betyder det? Och i vilken utsträckning gäller det? Visserligen använder vi alla fortfarande papper i viss utsträckning trots framstegen ... Läs mer .

Men ja det finns situationer när du måste skriva ut e-postmeddelanden. Du kan till exempel behöva skicka in det som ett fysiskt dokument. Du kanske vill ha ett fysiskt kvitto som säkerhetskopia. För vissa är e-postmeddelanden mer känslomässigt effektiva.

Så, om du förnekar själv en papperslös existens och vill skriva ut e-postmeddelanden, gör det bra. Här är en liten primer på allt du behöver veta om utskrift av e-post.

När ska vi skriva ut e-post ... och när vi inte borde göra det

Låt oss komma tillbaka till argumentet för en kort stavning och titta igen på båda sidor av den. En av anledningarna till att jag personligen inte gillar att skriva ut e-postmeddelanden eftersom det tar e-postmeddelandet ur sammanhanget. Det är mycket bättre att hålla ett mail organiserat med taggar och flaggor för omedelbar återkallelse snarare än att lämna bort en tryckt kopia. Låt mig omdirigera dig lite till Tänk innan du skriver ut kampanjwebbplats som säger att över 50% av de utskrivna sidorna aldrig ses på. Statistiken kan eller kan vara korrekt, men känslan är spot on.

Men ibland måste du bara skriva ut ett mail. Det kan vara en flygbiljett, en hotellbokning, ett kvitto som du måste skicka in, en rabattkupong eller ett e-postmeddelande som du vill behålla när du är offline. Så det lönar sig verkligen i grönt att vara medveten om de bästa sätten att skriva ut e-post samtidigt som miljöpåverkan minimeras.

Den enklaste utskriftstipsen för att följa alltid

Titta på denna skärmdump där jag försöker skriva ut ett mail med webbläsarens Utskriftsknapp:

Kolla nu på den här skärmen, där jag har använt e-postappsens egna Utskriftskontroll som ligger ovanför e-postmeddelandet:

Det är uppenbart att användningen av e-postapps egen utskriftsfunktion ger dig ett mer skrivarvänligt format än moderknappen som finns i webbläsaren. Webbläsarens utskriftsknapp innehåller även element som bakgrundsbakgrund som är oönskade.

Den här enkla metoden verkar intuitiv men det är inte så alltid som vi använder webbläsarens utskriftsfunktion och får alla oönskade sidelement i utskriften. Vad som är sant för Gmail i ovanstående skärmdump är sant för alla webbklienter. Använd e-postklientens egen skrivkontroll för att få bättre skrivarvänliga e-postmeddelanden. Men det blir fortfarande inte av med annonserna. Så…

Det handlar inte bara om att trycka på utskriftsknappen

Vi vet alla hur vi gör det gör vi inte. Om du inte vet hur du skriver ut e-postmeddelanden i Outlook och Gmail, följ länkarna till respektive hjälpsidor och du ska. Dessa två är de två mest populära e-postklienterna (skrivbord och online) där ute. För andra e-postklienter kan du enkelt Google och ta reda på deras respektive metoder. Det är dött enkelt.

Det som inte är så uppenbart är att det finns flera tips om hur man skriver ut e-postmeddelanden effektivt. Låt oss titta på några.

Ta bort oönskade webbsidor som annonser före utskrift

Det är vanligt förekommande med online-bokningar och e-biljetter. De är chockfull av annonser. Det enkla tipset ovan tar bort några av dem men inte alla. Blitzing dem bort från huvudinnehållet behöver hjälp av några webbläsare tillägg. Generellt kallade "Utskriftsvänliga" tillägg, det finns få av dem kvar på Chrome Web Store och Firefox tilläggsgalleri.

Tyvärr kan Chrome-tillägg som Skriv ut vad du gillar och utskriftsvänligt fungera på webbsidor, men inte på Gmail. Google vill inte att du ska ta bort annonser i sin egen e-postklient och webbläsare, skulle det!

Men Firefox lider inte av samma handikapp. Så vi vänder oss till en liknande tillägg som heter ...

Skriv ut Redigera (Firefox): Det här är en featured Firefox-tillägg som låter dig redigera webbsidan i ett förhandsgranskningsläge innan du skriver ut det. Du kan formatera, dölja eller radera ett sidelement. Läs vår recension Ta bort onödiga sidelement innan du skriver ut med utskriftsredigering [Firefox] Ta bort onödiga sidelement innan du skriver ut med utskriftsredigering [Firefox] En av de mer irriterande sakerna om att skriva ut webbsidor är de saker som följer med dem - annonserna, sidfältet, banners , och tom tomma sidor. I den här artikeln kommer jag att visa dig en praktisk ... Läs mer här.

Så här skriver du ut e-postmeddelanden i bulk på Gmail

Det här är en fråga som vi blivit ombedda ganska ofta, och våra läsare har svarat med en massa förslag.

Öppna varje Gmail i sin egen flik

Håll ned Shift när du klickar på e-postmeddelandena. Flytta genom varje flik med CTRL + TAB och lägg till dem i skrivarkön genom att klicka på Skriv ut. Detta är lite mödosamt men förmodligen det enklaste sättet att skriva ut några e-postmeddelanden. Men jag skulle inte förespråka det för mer än en handfull.

Använd en stationär e-postklient

Du kan använda en e-postklient som Microsoft Outlook för att komma åt dina Gmail-meddelanden via IMAP. Outlook 2010 låter dig välja flera e-postmeddelanden och skriva ut dem i bulk.

1. Välj de e-postmeddelanden du vill skriva ut. Gå till Fil - Skriv ut. Alternativt använd CTRL + P.

2. Välj din skrivare och välj under Inställningar Memo Style. Du kan förhandsgranska dina e-postmeddelanden direkt innan du klickar på Skriva ut.

3. Du kan också välja utvalda sidor att skriva ut istället för hela e-postmeddelandet. Du kan öppna utskriftsalternativ och ställa in ditt utskriftsjobb. Med ett urval under Utskriftsalternativ kan du också skriva ut bilagor.

4. Outlook inkluderar också a Snabbutskrift alternativet under högreklikkmenyn och verktygsfältet Snabbåtkomst ovanpå. Snabbutskrift kringgår utskriftsdialogrutan och skriver direkt till standardskrivaren.

Använd gratis Mozilla Thunderbird

Du kan också använda en gratis skrivbordsklient som Thunderbird för att hantera dina stora utskriftsjobb. Jag rekommenderar en Thunderbird-tillägg som PrintingTools för att förbättra utskriftslayouten för e-postmeddelanden. Tre viktiga funktioner (bland många) av tillägget är -

1. Det kan dölja bilderna i meddelandet.

2. Det kan bara skriva ut den valda delen av ett meddelande.

3. Det kan använda en teckensnittsfamilj och en teckensnittstorlek i utskriftsmeddelanden, och även använda en stil (färg och storlek) till citerad text.

En Evernote Tips

Du kan skicka flera e-postmeddelanden som anteckningar till Evernote. Evernote ger dig en personlig e-postadress. Gå till Konto information område för Evernote för Windows och Mac, inställningar på Evernote Web och Synkronisera fliken på Evernote för iPhone och iPad för att se din listade e-postadress.

1. Skicka e-postmeddelandet till en specifik anteckningsbok genom att prefixa a @ före namnet på anteckningsboken i ämnesraden. Du kan också inkludera en tagg i ämnesraden enligt anteckningsboken (se skärmdump).

2. Evernote tillåter dig att välja anteckningar som är avvikande genom att trycka på CTRL och vänster-klicka för att välja dem. Eller genom att använda SHIFT-tangenten istället.

3. När du har valt flera noteringar kan du klicka på knappen eller högerklicka och slå dem samman i en kombinerad notering.

4. Du kan skriva ut noten från högerklick-menyn, hit CTRL + P, eller gå för Utskriftsformat innan du skriver ut dem från Arkiv-menyn.

Har du hört om Google Cloud Print?

Google Cloud Print ger dig överallt och överallt tillgång till dina skrivare genom att ansluta dem till molnet via Googles servrar. Den bästa delen av det är att alla typer av applikationer, på alla webbanslutna enheter, kan använda Google Cloud Print. Det inkluderar dina mobila enheter. Google rekommenderar en molnklar skrivare, men du kan bifoga någon gammal skrivare till din dator och ansluta till molnet med Google Chrome (Logga in på Google Cloud Print).

När det gäller att skriva ut e-postmeddelanden med hjälp av Google Cloud Print, tar Steve dig igenom stegen och visar dig - Hur skrivs ut från din telefon med Gmail för mobil och Google Cloud Print Hur skrivs ut från din telefon med Gmail för mobil och Google Cloud Print Hur skrivs ut från din telefon med Gmail för mobil och Google Cloud Print Läs mer .

Jo det är det. Även om den här artikeln handlar om att skriva ut e-postmeddelanden, hoppas jag med stor glädje att du kommer att göra det mindre och mindre. Men även om du gör det, bör vissa av de ovanstående metoderna hjälpa dig att rädda några träd från huggblocken och hålla dina utskriftskostnader så låga som möjligt. Så här håller du utskriftskostnaderna så låga som möjligt Så här håller du utskriftskostnader så lite som möjligt Låt oss få dessa raka utskrift e-post och dokument är odödliga! Det kostar inte bara pengar, det sparar också resurser, lagringsutrymme och tid. Faktum är att hälften av alla sidor som skrivs ut aldrig används! ... Läs mer. Känna några steg som är unika för att skriva ut e-postmeddelanden mer effektivt? Vi skulle gärna höra dem.

Bildkrediter: Begagnade laserskrivare, miljöskydd (Shutterstock)

Utforska mer om: E-posttips, utskrift.