Inte resa över dig själv 5 Grupp Email Behaviors att undvika

Tänk dig att du står på ett podium, och du har bara fem eller sex meningar för att göra din poäng i en debatt. När du är färdig kommer alla i publiken att ha en tur att rippa ihop (eller stödja) allt du just sagt. Ljust kul? Välkommen till gruppens e-posttrådar.

Skapa en bra e-post 7 Netiquette-riktlinjer för att skriva e-post och foruminlägg 7 Netikets riktlinjer för att skriva e-post och foruminlägg Netiquette är kort för nätverks- eller internetetikette. Det omfattar den speciella uppsättningen sociala konventioner som finns i online-interaktioner. Medan netikett mycket liknar gott beteende eller etikett i offline möten, finns det ... Läs mer är inte lätt, och det är en konst som få människor kan perfekta. Under årens lopp på MakeUseOf har vi försökt hjälpa till med olika riktlinjer för netikett. 7 Riktlinjer för Netiquette för skrivning av e-post och foruminlägg 7 Netikets riktlinjer för att skriva e-post och foruminlägg Netiquette är kort för nätverks- eller internetetikett. Det omfattar den speciella uppsättningen sociala konventioner som finns i online-interaktioner. Medan netiketten är mycket lik ett gott beteende eller etikett i offline möten finns det ... Läs mer och tips om e-post 10 Email Tips för att ta itu med Angry, Trollish eller Rude Emails 10 Email Tips för att ta itu med Angry, Trollish eller Rude Emails Det är otroligt frustrerande att bara kontrollera din e-postbrevlåda för att hitta ett fullständigt hatligt meddelande. Varför i världen agerar folk så här? Med det sagt bör du lära dig att försvara dig själv medan ... Läs mer, men gruppemail introducerar en unik situation. I gruppemail är det så många variabler - personligheter, känslor och politik - att det är extremt lätt att få dig i trubbel.

I den här artikeln hittar du några svårlärdda lektioner om hur du hanterar en konversation i gruppemail. 6 sätt att garantera att ångra, ilska och irritera dig med varje e-postmeddelande Du skickar 6 sätt att garantera att förolämpa, ilska och irritera med varje e-post du skickar E-postmeddelanden är tuffa. Det är verkligen svårt att komma över vad du verkligen vill säga i ett mail, och hälften av tiden kommer människor nästan alltid att missförstå dig. Mycket av problemet kommer ... Läs mer. Dessa tips hjälper dig att förbättra ditt meddelande, lugna bekymmer och känslor, och generellt skapa en mycket mer positiv gruppkonversation.

Kom ihåg publiken

Detta tips är listat först eftersom det är det vanligaste misstag som människor gör när de svarar på ett mail som innehåller en mycket lång CC-lista med namn. Se till att du förstår vem mottagarna är. Samtal inom en grupp-e-posttråd kan vända sig till mycket känsliga ämnen som religion, ras eller politik, och om du inte vet mycket om folket på den långa CC-listan är oddsen ganska bra att du förmodligen kommer att sluta förolämpa någon med din åsikt.

Det säkraste tillvägagångssättet här är att undvika dessa hot-button-ämnen helt när du skriver ett e-postmeddelande som går ut till ett stort antal personer. Det spelar ingen roll om svaret du gör är riktat till endast en person. Dina kommentarer kommer att ses av många ögon, och om du har gjort någon form av kortsiktig kommentar som kan stöta på stereotyp eller bigoted, kan du hitta dig i en hel del varmt vatten - speciellt om det är en arbetsmiljö.

Om du inte kan hitta styrkan för att undvika att kommentera dessa ämnen, leta i det minst igenom den CC-listan och se till att du har en ganska bra uppfattning om ståndpunkten som dessa människor antagligen kan ta på ämnet till hands. Om du kommer att erbjuda din åsikt i en gruppmail, försök åtminstone att du inte kommer att säga något som direkt kommer att attackera religionen, rasen, kön eller sexuell läggning hos någon på den CC-listan.

Gör inte ensam någon ut

Har du någonsin blivit utpekad av en chef Bli en chef på e-post: Låt inte det ta hela dagen Bli en chef på e-post: Låt inte det ta hela dagen Denna elektroniska kommunikation har blivit ett odjur för de flesta av oss, och inkorgen är en slagmark. Men oroa dig inte, här är några produktivitetshemligheter som kan hjälpa dig att tämja djuret. Läs mer eller en kollega i ett e-postmeddelande där en massa andra personer var CC-ed, där de påpekade något som du gjorde fel eller på annat sätt berederde dig? Om du har så vet du bara hur förnedrande och hemskt den erfarenheten kan känna. Medan det verkar som en ganska hemsk och dum sak att göra med någon, är det mycket lättare att göra det misstaget än du kanske tror.

Detta gäller särskilt för ledarna bland er. Det kan finnas något som en anställd gjorde fel att du inte vill att någon annan ska göra. Frestelsen att göra ett exempel på den anställde kommer att vara stark, men undvika det till varje pris.

Det finns ett tillvägagångssätt för detta. Du vill enkelt människor ut om du har något bra att säga om dem. Det kan vara en väldigt motiverande kraft när en chef eller kollega säger något trevligt om någon i en grupp e-post. Om du någonsin har möjlighet att ställa någon ut på det här sättet, gör det med allihopa.

Var ödmjuk

Ralph Waldo Emerson skrev en gång till, “En stor man är alltid villig att vara liten.”

Sanningen i det uttalandet återspeglas i verkligheten att det verkligen inte finns många stora män (eller kvinnor) som kan göra anspråk på ödmjukhetens skicklighet. Av alla mänskliga egenskaper är det absolut en av de sällsynta och svåraste att träna. Alla vill respekteras och ses som kunniga. Ingen vill ses som sämre än kamrater. Det här materialiseras nästan alltid i gruppens e-postdiskussioner i form av skrytning, bragging, visning av eller på annat sätt pontificating på ett sätt som visar till alla på listan hur mycket du vet.

Ironin är att medan avsikt är att höja hur alla på e-postlistan visar dig, gör det faktiskt motsatsen. Det gör att du stöter på omogen, arrogant och rättvis egotistisk. Jalousi och konkurrens är två av de starkaste mänskliga känslorna - vanligtvis okontrollerbara i det. Det sista du vill göra är att utlösa de grundläggande mänskliga känslorna i alla medlemmar i den CC-listan.

I stället utövar storhet genom att höja andra - ger samma poäng och exempel du ville, men firar prestationer och kunskap om andra. Människor är inte bara mer benägna att komma överens med dig i dessa fall, men de kommer också att respektera dig mer för att spela så osjälviskt framför så många människor.

Undvik kontroversen

När du är en del av ett gruppsamtal - oavsett om det är e-post eller verkligt - finns det oundvikligen debatter eller argument som uppstår över uppvärmda ämnen. 10 Kontroversiella ämnen på Wikipedia Garanterat att sparka en debatt 10 kontroversiella ämnen på Wikipedia Garanterat att sparka en debatt En väg att mäta nivån av kontroverser som är kopplade till olika ämnen på Wikipedia är att spåra antalet omvändelser som äger rum. Författarna till en studie vid Cornell University i New York ... Läs mer. Vanligtvis involverar dessa ämnen saker som politik eller religion; saker som är mycket personliga och känslomässiga för människor. Det är frestande att gå med i fray. Gör det inte.

Det finns två viktigaste saker som går fel när du hoppar in i bråket på känsliga ämnen som dessa. Först kan du stereotyper dig själv genom att ta ställning till ett problem. Oavsett om du går pro-choice eller pro-life på abort finns det en hel uppsättning antaganden som folk som tittar på debatten kommer att göra om dig; varav de flesta är förmodligen falska. Tyvärr kan dessa stereotyper påverka hur människor behandlar dig framåt i frågor som är helt orelaterade med debatten.

Det andra problemet, särskilt om du har en handledare eller en ledande roll, är att människor kommer att se din starka ställning i debatten som att försöka använda din position eller status för att påverka andra - i huvudsak missbruka din makt.

Gör aldrig slutliga kommentarer

Här är ett enkelt sätt att bevisas fel: säg att något är sant. Det finns en del av den mänskliga psykologin som verkar vara mycket vanlig, särskilt i gruppsituationer, där människor känner ett behov av att finna någon chunk i rustningen av något definitivt krav. Om du säger att stenar alltid är runda, kommer någon att gå ut på jakt efter en fyrkantig sten. Om du säger att träd alltid växer i smuts, kommer någon att visa bevis på något dunkelt träd som växer i träsken.

Det finns nästan alltid ett undantag från varje regel, så lägg inte ner en regel som inbjuder någon att hitta undantaget. Undvik de definitiva påståenden som har orden “alltid” eller “aldrig” i dem eftersom de är alltför lätta att motbevisa. Allt som behövs är ett enda exempel som förfalskar ditt krav, och du hamnar lite lite dum i den gruppsamtalstråden.

Så, vad är dina egna iakttagelser om grupp e-post etikett? Vilka slags beteenden har du märkt andra människor gör det som gör gruppsamtal svårare eller till och med smärtsamt? Dela dina egna observationer och insikter i kommentarfältet nedan och hjälp andra läsare att göra det bästa ur gruppens e-postkonversationer.

Image Credit: 3d Människor av CoraMax på Shutterstock, Affärsman attackera kollega av Peter Bernik via Shutterstock, Ung pojke av Claudia Paulussen på Shutterstock, affärsmän konflikt problem av mast3r på Shutterstock, Låg vinkel syn på wavebreakmedia via Shutterstock

Utforska mer om: Email Tips, Online Etiquette.