Skapa fantastiska livautomationer med flerstegs Zaps

Zapier, den enskilt största konkurrenten till IFTTT, tillkännagav att den nu erbjuder användarna möjligheten att skapa flera åtgärder som kallas multi-step zaps.

Vad betyder det här exakt??

Tja, i världen av onlineappautomatisering innebär ett typiskt arbetsflöde att skapa en enda åtgärd från en tjänst och använda den för att utlösa något i en annan tjänst. Ett exempel - använd ett inkommande e-postmeddelande med en viss ämnesrad för att utlösa ett Google-kalkylblad Utför fantastiska detaljer med dessa användbara Google-kalkylarkfunktioner Utför fantastiska detaljer med dessa användbara Google-kalkylarksfunktioner Jag skäms över att erkänna att jag nyligen har bestämt mig för att starta experimenterar med Google Spreadsheets och det jag har upptäckt är att det oavsett äventyr eller makt Excel hade över mig på grund av de fantastiska sakerna ... Läs mer som laddar ämnesraden och avsändaren i två fält.

Med den här färska uppdateringen har Zapier precis höjt fältet genom att låta dig använda en enda app trigger för att starta en hel tvättlista med åtgärder.

I den här artikeln visar jag några exempel på varför det här är så coolt.

Vad är en multi-step Zap?

Hittills i IFTTT IFTTT Recept som hjälper dig spara pengar IFTTT Recept som hjälper dig spara pengar IFTTT kan användas för att göra nästan vad som helst, och att spara pengar är inget undantag. Här är några av de bästa recepten som hjälper dig att leva mer sparsamt. Läs mer eller Zapier, om du vill ha två eller tre saker hända på en gång när en första enstaka åtgärd hände, var du tvungen att skapa två eller tre “recept” eller “zaps”. Inte en hemsk sak, men lite irriterande, och förvisso inte effektiv.

Wade Foster, VD för Zapier, förklarade det i pressmeddelandet enligt följande:

“Zapiers en-till-ett-appautomationer har varit och kommer att fortsätta att vara värdefulla, men Multi-Step Zaps, med en obegränsat antal åtgärder, öppnar kraftfull automation.”

Även om du inte driver ett företag, är det för personligt bruk som är några av dessa flera steg zaps verkligen användbara.

Skapa en flerstegs Zap

De “flerstegs” funktionen är verkligen ett tillägg till den vanliga Zap skapandet, förutom i slutet av varje steg har du möjlighet att klicka på Lägg till ett steg länk så att du kan lägga till fler åtgärder.

När din lista över åtgärder växer kan varje ny åtgärd dra till antingen den ursprungliga utlösaren eller de efterföljande åtgärderna du har skapat.

I exemplet ovan var den nya inkommande e-posten en utlösare, och att skapa en textfil var en tidigare åtgärd. I det här steget skapar du en ToDoist-uppgift, du kan antingen ta data ur det inkommande e-postmeddelandet eller du kan använda data från den fil du skapat.

När du bygger din uppgiftslista visas varje uppgift på vänster sida av din Zapier-skärm med ett nummer bredvid det, vilket visar stegsekvensen.

Att bygga en flerstegs Zap handlar om så enkelt som att skapa en enda steg. Men nu kan du bara fortsätta och fortsätta bygga fler steg i ditt arbetsflöde.

När du väl har börjat bygga dessa är det faktiskt typ av beroendeframkallande att drömma upp nya arbetsflöden för att automatisera den fantastiska automationsguiden för Mac-användare. Den fantastiska automationsguiden för Mac-användare Oavsett om det sorterar din e-post, söker efter dina dokument eller bygger en spellista, skulle du vara förvånad över hur många uppgifter som kan göras automatiskt istället för manuellt - om du bara visste hur du började. Läs mer .

Modererande bloggkommentarer

Till exempel, låt oss säga att du har en personlig blogg. 5 Tips för att starta din personliga blogg [Yttrande] 5 tips för att starta din personliga blogg [Yttrande] Som en tillfällig personlig bloggare har jag sett många andra personer i blogosfären som bara vill ha att skriva personliga publikationer som inte är exakt avsedda att tjäna pengar. Jag gillar verkligen det, ... Läs mer eller ens en företagsblogg 5 Hemligheter till småföretag Bloggar framgång 5 hemligheter till småföretag Bloggar framgång Bloggar är bra för att lära känna dina kunder, deras oro och intressen och för att dra in mer affärer. Men en dåligt genomförd blogg kan orsaka mer skada än bra. Läs mer, som får ett rättvist antal kommentarer varje dag. Kanske får du mycket skräppost så du föredrar att mäta dina kommentarer. Skulle det inte vara trevligt om när en ny kommentar kommer in:

• Din att göra-lista 7 Tips för att bättre hantera din att göra-lista 7 Tips för att bättre hantera din att göra-lista Gör din att göra-lista för dig mardrömmar? Kanske försöker du bli gjort för mycket på en gång. Det tar en förnuftig sammanställd arbetslista för ett effektivt arbetsflöde. Vi kan hjälpa. Läs mer uppdateras automatiskt för att påminna dig om att mäta kommentaren
• Ett Google-kalkylblad uppdaterar automatiskt med kommentaren (och en länk till den) så att du snabbt kan hitta och svara på kommentarer
• Ett andra Google-kalkylblad uppdateras med namnet och e-postmeddelandet till kommentarförfattaren, vilket ger dig en växande samling av e-postadresser för kampanjer senare

Tänk om det skulle kunna hända utan att du behöver lyfta ett finger. Så här gör du med Zapier.

Använd antingen WordPress kommentaren eller Disqus trigger för att hämta nya kommentarer som kommer in.

För det första “avtryckare”, Jag har använt ToDoist Zap och passerat Disqus-kommentartråden och kommentarteksten själv i ToDoist-uppgiften Automatiser ditt liv och jobb med Todoist och IFTTT automatiserar ditt liv och jobb med Todoist och IFTTT Spela kreativt med ToDoists meddelandegenskaper , och IFTTTs förmåga att uppnå riktigt coola automationer med dem. Vi visar dig hur du kombinerar de två driver din produktivitet. Läs mer titel och anteckningar.

Det är allt som finns att skapa en ny ToDoist-uppgift för att påminna dig om att svara på kommentaren. Men nu vill du logga alla kommentarer så att du har en central plats att gå och granska dem alla, inklusive URL-länkar. Så nästa steg läggs till en Google Spreadsheet Zap, laddad med kommentarsadressen, författarnamnet och meddelandet.

Nu när det är klart, vill du göra ytterligare ett steg för att extrahera namnet på kommentarförfattaren och deras e-postadress och lägga till dem i din e-postlista. Skicka personliga masspostmeddelanden i Outlook med Mail Merge Hur man skickar personlig massa E-postmeddelanden i Outlook med Mail Merge Läs mer kalkylblad.

Arbetet är nu gjort i tre enkla steg. Med bara en inkommande kommentar till din blogg, tre åtgärder kommer automatiskt att inträffa och du behöver inte ens tänka på det. Bara kolla din att göra-lista, besök masterkalkylbladet och klicka på kommentarlänkarna för att snabbt måttas. Jobb klart.

Multi-Step Zaps från e-post

E-post har alltid varit ett kraftfullt verktyg på Internet, och det är inte troligt att det ändras någon gång snart. Därför är inkommande e-postmeddelanden ofta ett mycket populärt val för att utlösa Zaps.

I exemplet nedan visar jag dig hur jag planerar att använda inkommande e-postmeddelanden för Google Analytics-intelligensvarning Hur Google Analytics-varningar kan maila eller skriva om webbplatsproblem Hur Google Analytics-varningar kan maila eller skriva om webbplatsproblem Google Analytics erbjuder en speciell varningssignal som skickar ut ett mail eller en SMS-varning när något händer på din webbplats. Att sätta upp dem är inte så komplicerat som du tror. Läs mer, meddela mig att min webbplats trafik är låg, för att göra alla följande uppgifter:

• Skicka e-post till mitt sociala team för att skicka tweets och Facebook-inlägg för att öka webbplatstrafiken
• Skicka en SMS-varning till min mobiltelefon, så att jag vet att trafiken har gått ner
• Lägg till en åtgärdsuppgift för att skriva några extra blogginlägg som bidrar till att öka trafiken.

Låt oss titta på hur enkelt det är att skapa detta arbetsflöde med hjälp av flera steg Zaps.

Först måste du konfigurera Gmail-utlösaren med “Söksträng” och definiera strängen som vad som helst kommer att identifiera det inkommande e-postmeddelandet. I mitt fall är det ämnesraden, “Google Analytics Intelligence Alert”.

Det enklaste sättet att skicka ett SMS är att använda “Välj SMS från Zapier” Zap. Om du ställer in detta måste du bekräfta ditt telefonnummer och skriva in en bekräftelsestift, men när du har gjort det en gång är du klar.

Då kan du välja att få Zap antingen ringa din telefon eller skicka ett SMS.

I det här exemplet har jag satt upp ett SMS till mig med ämnesraden i det mailet. På så sätt vet jag exakt när Google Intel-varningen kommer in.

Med det steget ur vägen klickar du på Lägg till steg går vidare till nästa Zap. Den här är Gmail-varningen till socialteamet. Zapier kan du enkelt ladda flera Gmail-konton, så du kan välja från ditt företag eller ditt personliga konto, beroende på vilket du vill skicka e-postmeddelandet från.

Därefter har jag laddat ämnesraden i Social Team-e-postmeddelandet med ämnesraden för den inkommande Google-e-posten. Sedan skrev jag ett anpassat meddelande till laget och bad dem att skicka ut några extra tweets och Facebook-inlägg.

Kom ihåg att du bara behöver konfigurera den här e-posten en gång. Från och med nu kommer händelserna att inträffa, alla åtgärder kommer genast att ske. I ovanstående exempel går ett förskriven mail till mitt sociala team, och jag får en SMS-varning som ser något ut så här:

Effektivisering av ditt arbetsflöde och borttagning av menyuppgifter från din hög med aktiviteter är vad automation handlar om Hur man automatiserar Microsoft Office-uppgifter med IFTTT Recept Hur man automatiserar Microsoft Office-uppgifter med IFTTT Recept IFTTT, automationstjänsten som kommer att slutföra en handling när ett annat villkor är mött, har nu 50 uppgiftsrecept för Microsoft Office. Vi visar dig hur det fungerar och erbjuder ett urval recept. Läs mer . Men nu med flerstegs Zap kan du ställa in hela arbetsflödet, inklusive så många steg som du vill, utan att slösa tid att skapa flera individuella trigger-action-par. Det är en väldigt betydande förbättring över det sätt som har varit fram till nu.

Låt oss titta på ett annat exempel.

Utlösning av ett arbetsflöde av slar kommentarer

Ett växande antal företag använder idag Slack som ett kommunikationsverktyg för personal. Om du har något ansvar att följa med konversationer i en viss Slack-sektion, så vill du veta när något viktigt händer där.

Zapier är integrerad med Slack Det perfekta sättet att göra ett litet arbete med dina favorittjänster Det perfekta sättet att göra ett litet jobb med dina favorittjänster Förutom kommunikation finns det många sätt att få information inuti Slack, men det finns få integreringar som låter dig kontrollera externa tjänster inom Slack - hittills. Läs mer, och du kan utlösa hela flerstegs arbetsflöden närhelst någon postar till en viss kanal.

Så här ser Slack-utlösaren ut.

Välj bara från kanalen du vill övervaka, och när som helst ett nytt inlägg går till den kanalen blir ditt arbetsflöde utlöst.

Mitt första steg i arbetsflödet är att få ett SMS med den kommentar som personen lagt upp på kanalen. Återigen, använd bara SMS från Zapier Zap, och smidigt SMS-meddelandet med hjälp av element från Slack-utlösaren.

I mitt fall inkluderade jag namnet på kanalen, den person som gjorde inlägget och tidstämpeln på meddelandet. Detta beror på att det inte är så viktigt vad meddelandet är, jag behöver bara veta att någon har lagt upp, så jag kan bättre kolla kanalen och se om ett svar behövs.

Skönheten i detta är att jag inte behöver övervaka mina viktiga avsnitt hela dagen. Faktum är att jag inte behöver övervaka det alls, för Zapier övervakar mig.

Men SMS-steget är inte tillräckligt. Jag vill också ha en e-postlogg av alla inlägg som har gått in i min viktiga kanal. Så nästa steg är en Gmail Zap.

Jag har gjort ämnet med postförfattarens namn och kanalen, och e-postens kropp innehåller texten i posten.

På så sätt behöver jag inte ens gå till Slack för att läsa meddelandet och bestämma om det är viktigt. Jag kan bara skanna mina e-postmeddelanden och se vilka personer som har lagt upp. Om det är något tidskänsligt, vet jag att jag loggar in på Slack och svarar omedelbart.

Det största problemet jag har glömmer ofta att gå och ta hand om frågor eller problem i mina viktiga kanaler. Ett sätt att hjälpa till med detta är att lägga till ytterligare ett steg till detta arbetsflöde, vilket lägger till en ny uppgift i min att göra-lista för att komma ihåg att svara på det inlägget.

Uppgiften är att “Svar” användaren, i den angivna kanalen. Anteckningarna i uppgiften inkluderar själva själva kommentaren.

Automatiserar ditt arbetsflöde så att du kan arbeta mindre

Skönheten hos tjänster som Zapier och IFTTT är inte bara att det är kul att få saker att hända allt på egen hand - det är faktiskt att du i stor utsträckning kan förenkla ditt liv genom att oroa dig mindre om de små sakerna. Det är trevligt att veta att du aldrig kommer glömma något igen, för att du har din dator för att hantera den för dig.

Dessa tjänster fortsätter bara att bli bättre och listan över verktyg och appar som du kan integrera fortsätter att växa - inklusive smarta hemprodukter. Framtida bevis på ditt smarta hem för Apple HomeKit-kompatibilitet Framtida bevis på ditt smarta hem för Apple HomeKit-kompatibilitet Läs mer, mobila enheter och alla möjliga onlinetjänster 6 Direkta onlinetjänster som ökar produktiviteten 6 Direkta onlinetjänster som ökar produktiviteten på nätet Det finns flera saker som gör en person mer produktiv. Dessa inkluderar att komma ihåg uppgifter eller möten, enkelt fånga och dela information, organisera och snabbt samarbeta med andra. Här är sex verktyg för de specifika ... Läs mer. Om du aldrig har byggt en Zap-automation, är det nog en bra tid att börja.

Ge flerstegs Zaps ett försök och låt oss veta vad du tycker. Är det enkelt att använda? Vilken typ av kreativ automation kan du komma med? Låt oss brainstorma några i kommentarfältet nedan!

Nevodka via Shutterstock

Utforska mer om: Datautomatisering, IFTTT.