Samarbeta på projekt med små grupper med hjälp av spårprojektspårning

Ända sedan han läste Tina kort omnämnde ToDoist på sin tidshanteringsartikel, och självklart Daniels recension Todoist - Simple but Powerful Task Management App Todoist - Enkelt men kraftfullt uppgiftshanteringsapp Läs mer av den webbapps jag har varit besatt av att använda den. Jag älskar hur enkelt och enkelt det är att använda, men hur helt kan du ställa upp nivåer av uppgifter - helt organisera projekt på några minuter.

Enkelhet är alltid det jag letar efter, speciellt när denna enkelhet inte tar bort effektiviteten eller funktionerna i verktyget. Du kan åstadkomma mycket mer när du inte slösar med tid överväldigande planeringsfasen. Det är precis vad ToDoist hjälper dig att göra.

Så när jag lärde mig att skaparna av ToDoist hade skapat ett annat, så var det samma verktyg för att hjälpa team att utföra stora saker, jag visste att jag var tvungen att kolla upp det, och jag är glad att jag gjorde det.

Webben appen heter WeDoist, och det låter små lag hantera upp till tre projekt gratis. Det hjälper dig att samarbeta med din grupp när du kommer upp med uppgifter som är kopplade till ett projekt och tilldelar dessa uppgifter till medlemmarna i laget. Det är ett av de snabbaste och enklaste sätten jag har sett för att hantera små grupper - något som verkligen skulle vara till nytta om du har en gruppuppgift på college eller ett projekt på jobbet med två till tre personer.

Använda WeDoist för att hantera dina projekt

Om du vill hantera mer än tre projekt, eller om du vill ta med ett större lag, måste du spela en månadsavgift för det. Annars är du redo att börja hantera ditt lilla lag gratis.

När du registrerar dig först får du möjlighet att namnge ditt första projekt. Glöm inte att ställa in din rätta tidszon så att tidsfristerna som andra medlemmar ser när du redigerar uppgifter kommer att vara meningsfullt.

Varje gång du klickar på “Skapa ett nytt projekt” och namnge ett annat projekt kommer det att visas i din rullgardinslista under “Dina projekt”. Du kan snabbt växla till projektledningssektionen för det projektet genom att använda den här rullgardinslistan och klicka på namnet. Som du kan se här har jag skapat tre projekt relaterade till att förbättra min blogg och tilldela artikelprojekt till mina författare. De två författarna kommer att utgöra en del av mitt WeDoist-team.

På varje projektsida kan du lägga till statusuppdateringar, om du bara vill dela med dig några nyheter eller kommentarer med andra lagkamrater. När du jobbar med ett team är det här ett riktigt bra sätt att kommunicera, eftersom du med e-post aldrig kan vara säker på om ditt team förbiser ditt meddelande eller inte. När du sätter din kommunikation direkt i WeDoist är den också knuten direkt till projektet, och alla kan gå tillbaka senare för att kontrollera vad du skrev eller få information du publicerade.

När du är på projektsidan klickar du på “människor” fliken till höger för att se en lista över dina lagmedlemmar och statistik relaterad till hur de har använt WeDoist. Detta visar hur många uppgifter de har genomfört, samt deras statusuppdateringar och kommentarer över hela projektet.

När du skapar enskilda uppgifter inuti projektet kan du snabbt fästa en teammedlem till uppgiften. Du får se alla tilldelade medlemmar under arbetsbeskrivningen.

Glöm inte att lägga till ett förfallodatum i datumrutan längst ner till höger. Du behöver inte lägga till ett förfallodatum, men oftast om en uppgift inte har ett förfallodatum, kommer det att få den lägsta prioriteten, och det kommer att bli offer för förskjutning. Ge det ett rimligt förfallodatum. Om du har problem med att planera ditt projekt och komma upp med uppgiftsdatum som är meningsfullt, använd sedan ett verktyg som Gantter att lägga ut allt innan du börjar tilldela uppgifter med WeDoist.

Till höger om uppgiftsresumén kan du också klicka på kommentaren för att inkludera en fullständig text som beskriver exakt vad den här uppgiften innebär. Den här knappen släpper ner en stor textruta för den uppgiften, så det finns gott om plats för att inkludera så mycket detaljer som du känner att du kanske behöver.

När du vill tilldela någon en ny uppgift, om du klickar på “tilldela människor” länk kan du välja sitt användarkonto från rullgardinsmenyn. Om du vill att alla ska vara ansvariga för den uppgiften, kan du bara inkludera “Alla”.

På huvudprojektsidan ser du en nyhetsflöde av all projektaktivitet, inklusive färdiga uppgifter, uppdateringar och mer. Det är den snabbaste platsen för att få en 10 sekunders överblick över hur sakerna går vidare med projektet, för att du ska se hur mycket (eller inte) blir uppnådd i ett ögonkast.

Du kan också bifoga filer till ett projekt eller en uppgift. Faktiskt laddas upp filer till WeDoist inte stöds i det fria kontot, men du får länka till filer via URL, eller lägga till filer som lagras i din Google Drive. Dessa genvägar kommer att visas på ditt projekt eller på arbetssidan.

När du lägger till filer, till exempel ett dokument från ditt Google Docs-konto, kan du till exempel klicka på namnen på dina lagmedlemmar som du vill ha meddelat om filuppdateringen.

Eftersom ditt gratis konto endast tillåter tre projekt i taget, när du är klar med ett projekt kan du inaktivera det genom att gå till projektöversiktssidan och klicka på “Arkivprojekt”.

En annan cool liten bonusfunktion på WeDoist är den undangömda längst ner till höger på skärmen, du får se en liten liten bubbla som läser, “Projektchatt”. Om du klickar på det här öppnas ett stort chattfönster.

Detta, mina vänner, är ett smutsigt litet lagchattfönster som du kan använda när dina lagmedlemmar är inloggade i WeDoist. Det innebär att du alla kan mötas vid en viss tid för att diskutera projektets framsteg eller arbeta genom problem med alla uppgifter.

Sammantaget är WeDoist som ToDoist på steroider - en samarbetsprojektwebapp som låter dig hantera ditt lilla lag utan att tvinga dig att slösa mycket tid med komplicerade projekthanteringsverktyg som du inte behöver. Med WeDoist kommer ditt lag att få tid att bara få projektet gjort.

Ge WeDoist ett försök med ditt lilla lag och låt oss veta vad du tycker. Gör det allt du behöver? Finns det något du vill att WeDoist-utvecklarna skulle lägga till? Dela dina tankar i kommentarfältet nedan.

Utforska mer om: Samarbetsverktyg, Projektledning.