Bli en mer organiserad och produktiv ledare med Wrike

Att ta över nya roller och ansvarsområden är ofta en del av livet. När du blir äldre kommer det att finnas situationer där du behöver hantera projekt, personer och övergripande mål för en organisation, eller kanske till och med ett företag. Livet kan bli ganska galet, om du inte lär dig riktigt snabbt hur du ska bli organiserad och bli seriös om att skapa en långsiktig vision och sedan lägga i planer för att komma dit snabbt.

Oavsett om du är på väg upp ett enda projekt på jobbet, eller om du klarar av ett litet företag, kräver rollen extrem organisation och planering. Detta är inte alltid möjligt med bara en traditionell schemaläggare eller planerare, och det kan till och med bli ganska kaotiskt och försöker använda ett Excel-kalkylblad 10 Användbara Excel-projekthanteringsmallar för spårning 10 Användbara Excel-projekthanteringsmallar för spårning Projekthanteringsmallar kan hjälpa dig att kopiera framgångsrika projekt. Här är de grundläggande Microsoft Excel-mallarna för dig. Läs mer, eller till och med Google Kalender. Dessa verktyg är bra för att planera en lista med små uppgifter, men när du börjar hantera större, flera projekt, klipper det bara inte.

Ange Wrike, en innovativ lösning för projektlösning som gör projekten till grupper av kategoriserade uppgifter på ett sätt som kompenserar för ett upptaget schema. Det gör det genom att tillhandahålla områden för uppgifter som är försenade eller en del av din eftersläpning. Med andra ord försöker du inte hålla dig irriterande för att slutföra uppgifter - det klarar helt enkelt de uppgifter som har gått igenom sprickorna, så att när du har lite extra tid, vet du exakt var du ska se för att komma ikapp.

Använda Wrike att ta kontroll över projekt

Vi nämnde faktiskt kort Wrike här på MUO ett par gånger. Aibek nämnde Wrike ett tag tillbaka och Kaly noterade också det som ett bra verktyg för att hantera grupper 10+ Stora onlineverktyg för gruppsamordning och möten 10+ Fantastiska onlineverktyg för gruppsamordning och möten Hur hanterar du ett team av människor som sprids geografiskt? Hur samordnar du internationella tidszoner? Konceptet med att arbeta via Internet har börjat krypa in i vardagen, ... Läs mer. Det är faktiskt ett bra verktyg, men kom ihåg att det finns både en fri version och en betald version och den betalda versionen är den du behöver om det finns mer än 5 användare som använder systemet.

Vad som är särskilt kraftfullt om antingen Wrike-versionen är hur rent det organiserar ett kaotiskt schema. Det börjar till vänster med projekt, som du lägger till under “Mina mappar” område. Till höger är där alla dina uppgifter är organiserade efter förfallodagen, eller om du har passerat förfallodagen.

Att skapa en ny uppgift i något projekt är så enkelt som att klicka på den stora plusknappen högst upp på instrumentbrädan. Du kan ställa in “projekt” genom att definiera vilket projekt du vill sätta upp en uppgift i. I Wrike är mapparna huvudsakligen dina projektområden.

Den andra fina saken om Wrike är det till skillnad från många att göra-listor Få saker gjorda med dessa 4 verktygslistor [Linux] Få saker gjorda med dessa 4 verktygslistor [Linux] De flesta av oss leder extremt upptagna liv som Vi förväntas hålla koll på hela tiden. Oavsett om vi har stressiga jobb, skolarbete eller massor av sociala evenemang är det avgörande att vi kommer ihåg vad ... Läs mer där ute, gör Wrike inte bara dig med en enda förfallodag. Det låter dig definiera när uppgiftsarbetet ska börja, liksom när det ska fyllas i.

Det låter som en liten sak, men det här är faktiskt en väldigt viktig metod för att bättre planera din tid. Om du vet vilken tidsperiod du behöver för ett visst projekt, kommer du inte göra misstag att planera alla andra arbeten under samma tidsperiod.

Tilldela och organisera uppgifter

Därefter kan du ange uppgiften till någon i ditt lag. I mitt fall använder jag Wrike för att organisera mitt eget uppgiftsarbete, så jag ska bara tilldela det till mig själv.

När du börjar flytta ditt arbete till mappar ser du bara hur fantastiskt det här verktyget är. I stället för en kaotisk röra av uppgifter har du alla liknande uppgifter organiserat inte bara i varje enskild mapp utan också sorterats i rutor på instrumentpanelen efter förfallodagen och statusen.

Lägga till och redigera uppgifter i mappvisning

Lägga till uppgifter i mappvisningen är lika enkelt som att klicka på “Ny uppgift” under din lista över uppgifter. Använd snabb kryssrutorna till höger för att ställa in statusen eller tilldela den till någon.

Du kan också klicka på uppgiften i mappvisningen och redigera något om det i redigeringsfältet till höger. Allt i Wrike känns som att det flyter från vänster till höger vilket gör det intuitivt och mycket lättare att lära sig än de flesta andra projekthanteringsappar där ute.

Andra uppgiftsalternativ i redigeringsläge handlar om hur man gör en uppgift en återkommande, begär en statusuppdatering från den person som uppgiften är tilldelad till (det här kommer att ge dem en e-postpåminnelse) eller klicka på “Följ” länk för att följa all aktivitet som är kopplad till den uppgiften.

Inbjudande användare eller involverade medarbetare

Du kan också bjuda in användare om du vill, men i den fria versionen kan du bara bjuda in högst fem. Den goda nyheten är att du kan ha obegränsat antal “behöriga”. Det här är människor utanför Wrike som helt enkelt kan se uppgifter, diskutera dem med dig och markera dem som färdiga.

Det innebär att du kan använda samarbetsfunktionen för att tilldela uppgifter till personer utan att behöva få dem att registrera sig som användare inom ditt Wrike-konto. På så sätt kan du identifiera vilka uppgifter som behövs utanför arbetet - kanske du behöver en entreprenör för att göra lite arbete på din webbsida, eller du behöver en författare att skriva upp ett nyhetsbrev för dig. Dessa uppgifter kan delegeras ut till andra människor, och de kan klara de uppgifterna utan att ens behöva bli Wrike-användare.

Funktionerna i Wrike gör det tillräckligt kraftfullt för att hjälpa dig att organisera över ett dussin eller flera projekt enkelt, och det är enkelt nog så att inlärningskurvan inte är väldigt brant alls. Om du bestämmer dig för att anmäla dig till Premium, handlar det om $ 49 / month och du får saker som Gantt-diagram, rapportering, tidsspårning och några andra användbara funktioner som kan vara till nytta om du har större projekt att hantera och lite extra pengar att spendera.

Tycker du Wrike har vad du behöver för att lägga tillbaka order i ditt liv? Är du en chef eller en projektledare som behöver något sådant för att göra ditt liv enklare? Dela dina tankar och feedback, och ge dina egna tips för verktyg som du tycker om att använda, i kommentarfältet nedan.

Utforska mer om: GTD, Organisationsprogram, Planeringsverktyg, Projektledning.