Bli en chef på e-post Låt inte det ta hela dagen

182.900.000.000 e-postmeddelanden.

182,9 miljarder kronor.

Det är mer än 25 e-postmeddelanden per varje mänskligt sinne på planeten.

Och det är bara det vi skickar på en dag (PDF).

Med tanke på den galen mängd e-postmeddelanden som skickas och mottas varje dag är det inte konstigt att denna elektroniska kommunikation har blivit alltför svår att hantera för så många av oss. Men oroa dig inte, här är några produktivitetshemligheter som kan hjälpa dig att tämja djuret.

Använd inlagda svar

Jag kan inte betona vikten av denna. Chansen är att du svarar på många e-postmeddelanden på samma sätt, oavsett om det är ett avslag på en inlämning, erkännande av en kolas ansträngningar eller en enkel hälsning. Det enda du behöver göra är att skapa konserverade svar på dina mest använda e-postmeddelanden.

Det är väldigt enkelt att ställa in konserver i Gmail E-post Snabbare och bättre med konserverade e-postmeddelanden E-post Snabbare och bättre med konserverade händer Har du inte tid att laga lunch? Inga problem, ta en burk. Behöver du någon campingchow som inte blir dålig? Lätt, få lite konserverad mat. Trött att skriva samma svar på e-post? Försök med konserverade e-postmeddelanden! Tänk ... Läs mer eller någon annan e-postklient. Oavsett hur snabbt en maskinskrivare du är, är du inte snabbare än två musklick, eller hur? Spara dig lite tid och gör det nu.

Ställ in filter och etiketter / mappar

Det bästa sättet att ta itu med en överbelastning är att först sortera ut det. Det innebär att du använder filter och etiketter / mappar i inkorgen. Outlook har mappar, Gmail har etiketter och båda har filter som du kan ställa in för att automatiskt ruttra din e-post till dessa mappar och etiketter. Du kan ställa in avancerade filter 5 Gmail-filter till hjälp Prioritera och organisera din inkorg 5 Gmail-filter för att hjälpa prioritera och organisera din inkorg Vilka filter ska varje person ha i deras arsenal så att inkorgen är så ordentlig som min? Jag är här för att hjälpa dig att komma igång med att konfigurera dina första fem filter, eller ... Läs mer i Gmail enligt dina egna behov. I själva verket erbjuder Gmail automatiskt att ordna till din e-post automatiskt 6 sätt att återställa din e-postbrevlåda 6 sätt att återställa din e-postinbox Är det något annat som är så användbart, utbrett och frustrerande som en e-postinbox? Det har funnits för evigt och vi fortsätter använda det, och så länge vi fortsätter använda det, kommer människor som jag att ... Läs mer med sin nya Prioriterad inkorg.

De tar lite tid att konfigurera och kategorisera bra, och den första månaden kräver kontinuerlig inmatning från dig. Men det är väl värt din tid på lång sikt. Lägg inte bara skyndsamt saker under etiketter och filter, tänk på det och kategoriserar bra eftersom det här är den automatisering som din inkorg kommer att använda för resten av ditt liv.

Jag tycker att det är bäst att göra en 3-stegs kontroll innan du filtrerar ett e-postmeddelande:

1. Fråga dig själv vad det bästa etiketten / mappnamnet (om det finns existerande eller inte) skulle vara för det här meddelandet.
2. Kontrollera om det här namnet redan existerar, och om inte, skapa det.
3. Fråga dig själv om det namnet ska vara en separat enhet eller underkategoriseras under en av de befintliga mapparna.

Gör det regelbundet och din inkorg blir magisk renare.

Ta din att göra-lista någon annanstans

Säg det med mig folks: “Din inkorg är inte din att göra-lista.” Googles Vivek Haldar skrev om det här ett tag tillbaka och jag kunde inte hålla med mer. Här är Haldars ta:

E-post är en hemsk plats för en todo-lista. Jag får verkligen inte hur man kan klara på GTD till e-post. Ett e-postmeddelande är inte tillgängligt. När du läst det och förstår det kan du sluta med en klar åtgärd, men din inkorg är inte platsen för att flytta den.

Din e-post handlar om kommunikation, så låt det handla om det. Det finns gott om fantastiska appar för att göra-listor, och jag rekommenderar starkt Any.do eller Wunderlist Wunderlist - Det bästa att göra-listansökan på iPhone [iOS] Wunderlist - Det bästa att göra-listansökan på iPhone [iOS] Wunderlist är ett av de enklaste sätten att hålla reda på vad du behöver göra. Den har ett elegant användargränssnitt som bara är meningsfullt. Vem som helst kan hämta det och ta reda på hur ... Läs mer .

Avsluta från skräp

Du kommer inte att tro hur många nyhetsbrev och andra skräppost som helst är igensatt din inkorg, trots ett spamfilter. Och när en rubbning börjar bygga upp, kan den snabbt gå ur kontroll. För att stoppa den i spåren måste du börja avstryka och det finns ett riktigt enkelt lopp att göra det.

I din e-postklient söker du bara efter ordet “säga upp”. Den bifogas i slutet av varje nyhetsbrev, så du kommer plötsligt se en lista över alla massmail i inkorgen. Nu bara öppna dem en efter en och avsluta prenumerationen. Jag rekommenderar att du använder Gmail-förhandsgranskningsrutan när du gör det för att påskynda sakerna.

Det finns också tillägg och tjänster för att snabbt avregistrera från e-postlistor Rensa din inkorg: Avsluta snabbt av flera nyhetsbrev med dessa verktyg Rensa din inkorg: Avsluta abonnemang från flera nyhetsbrev med dessa verktyg Avsändning från nyhetsbrev handlar om mer än bara spam. De flesta av de nyhetsbrev som fyller inkorgen säljer inte medicin eller ger premiepengar - de är genuina nyhetsbrev från betrodda företag som vi själva prenumererat på. Läs mer eller klistra in dem i e-mail-digest.

Den gyllene frågan att fråga varje e-post

Det här är biggie och det är vad som har hjälpt mig att hålla på toppen av min inbox överbelastning under det senaste året. BBC Futures Tom Stafford erbjöd en gyllene fråga att fråga dig själv när du öppnar något meddelande:

“Om jag inte hade denna information i min inkorg, skulle jag gå ut och leta efter den?”

Om svaret är nej, slå inte svaret eller slå radera utan att ens öppna den. Det är så enkelt. Nej, du kommer inte att sakna något stort - jag har gjort det i ett år och det fungerar faktiskt. Här är Staffords förklaring till det:

Ingenstans är detta mer uppenbart än gruppens email och lavin av svar som alltid följer. Slå tillbaka genom att påminna dig om att inte all e-post måste besvaras, att många problem kommer att vara - och borde - hanteras av andra människor. Fråga dig själv: “Om jag inte hade denna information i min inkorg, skulle jag gå ut och leta efter den?” För det mesta är svaret troligen “Nej”, och det är ett tecken på att någon annan kontrollerar din uppmärksamhet.

Dela dina e-posthackar

Alla har sina egna e-posthackar för att hantera röran och det bästa sättet att lära sig är att dela dem. Vi har också vår egen Gmail-guide för alla. Det hjälper, liksom råd från pro användare. Om Stafford inte hade skrivit den artikeln skulle jag fortfarande drunkna i meddelanden och jag är alltid tacksam för honom för det.

Så berätta för mig hur hanterar du din överbelastning av e-post 3 Tips för att hantera överbelastning via e-post i Gmail [Visa och berätta] 3 tips för att hantera överbelastning via e-post i Gmail [Visa & Berätta] De flesta av oss lider av överbelastning av information. Att vara överväldigad med privata e-postmeddelanden kan inte vara en stor fråga och ignorera hälften av e-postmeddelandena är faktiskt acceptabelt till viss del. I ett professionellt liv dock ... Läs mer? Det finns inga felaktiga svar här, folk.

Bildkrediter: Pete, Lars Plougmann

Utforska mer om: E-posttips, Gmail.