7 IFTTT-recept du bör sätta upp för enkel samverkan med andra

Om renlighet ligger bredvid Godlighet, kommer automatiseringen dig till himmelen. Varför? För när ditt liv är automatiserat är det enklare, det är renare och det är lyckligare.

Det finns få tjänster som är lika kraftfulla när det gäller att automatisera produktiviteten som IFTTT. IFTTT hjälper dig att spara pengar Använd IFTTT för att spara och tjäna pengar Använd IFTTT för att spara och tjäna pengar Kanske är det bästa sättet att hålla sig informerad om erbjudanden på nätet omfamna IFTTT, den populära datakombinationstjänsten som gör det möjligt att bearbeta data från webbplatser och RSS matar in i någonting som är användbart för ... Läs mer, omvandla din e-post och SMS till en resultattavla för sport Ändra din e-post, SMS-inkorg eller något till en resultattavla med IFTTT och ESPN Vänd din email, SMS-inkorg eller något till en resultattavla med IFTTT och ESPN Håll dig uppdaterad med ditt favoritlag, men du vill. Den nya ESPN-kanalen för If This Then That (ifttt) innebär att du enkelt kan konfigurera SMS, e-post och till och med telefonanmälningar för din favorit ... Läs mer eller optimera Google Kalender-automation 9 IFTTT Hacks för att stärka ditt liv med Google Kalender 9 IFTTT Hacks För att stärka ditt liv med Google Kalender Din kalender är en stor del av din produktivitet, och hantering av det rätt kan göra en riktig skillnad. De rätta IFTTT-recepten kan hjälpa dig att ta hand om din Google Kalender, och få det att fungera ... Läs mer .

Detta är bara toppen av isberget med IFTTT. Precis när du tror att du har täckt allt kommer nya receptidéer med. När du samarbetar med en grupp människor erbjuder IFTTT ännu fler möjligheter att automatisera och förenkla processen att arbeta med andra. Följande är 7 användbara recept för alla uppgifter eller projekt du hanterar som involverar en grupp människor.

E-post till kalendern

När du jobbar med en grupp människor som du inte alltid kan bero på att vara på din dator samtidigt under dagen är e-post det mest effektiva kommunikationsverktyget.

Utöver kommunikation är det också en av de bästa automatiseringen som utlöser där ute, för att du kan skicka ett mail från nästan var som helst. Människor har nästan alltid e-postkonfigurerade för sina telefoner. Så det första receptet du kan använda utlöser Google Kalender-händelser med ditt e-postmeddelande.

Så här fungerar det. I ditt e-postmeddelande (exemplet här är Gmail), skapa en etikett som heter något liknande “Gruppkalender”.

Skapa ett filter så att alla e-postmeddelanden mottogs med ämnet “Gruppkalender” får märkas med denna etikett. Därefter, i IFTTT, skapa en e-post trigger som letar efter den etiketten.

Använd IFTTT, ta det här meddelandets kropp och sätt in det i din delade kalender. Välj bara kalenderutlösaren och sätt upp den för “Snabb lägg till händelse”, och visa texten i e-postadressen och kroppstexten.

Här är det som är coolt om den här utlösaren - Om någon skriver “Affärsmiddag imorgon klockan 20.00” I kroppen placerar IFTTT smarta händelsen i tidsluckan klockan 8 på morgonen i kalendern!

Där har du det. Eventuella händelser kan läggas till gruppkalendern automatiskt med rätt ämne i e-postmeddelandet.

Den enda fångsten här är att Google-e-posten du använder IFTTT med behöver vara den som används för den delade gruppkalendern. Så länge du har ställt upp det med samma Google-konto, fungerar det här receptet bra.

Skapa händelse i Google Kalender via SMS till IFTTT-nummer

Nästa recept är ett annat sätt att infoga en händelse i den delade Google Kalender, förutom den här gången är det via sms-textmeddelande. Ställ in en IFTTT SMS-utlösare med taggade meddelanden och gör ishtaget något som #GroupEvent.

Utlösaren kommer att bli en Google Kalender-händelse igen, och allt du behöver inkludera är själva textmeddelandet.

Samma regel gäller. Om texten nämner en viss dag och tid är IFTTT tillräckligt smart för att infoga den här händelsen i rätt tidslucka i kalendern. Det är ett bekvämare sätt att skapa de grupphändelserna i kalendern via SMS istället för e-post, vilket skulle kräva att du öppnar din e-postapp på din telefon när du är på resande fot.

E-post till kalkylblad

En annan av mina favoritgrupps samarbetsrecept är Receptet till E-post till kalkylblad. Detta är perfekt för de projekt som involverar en grupp människor som går ut på fältet för att samla in data.

Alla dina gruppmedlemmar behöver sin mobiltelefon med e-postanslutning. Eftersom de samlar information är allt de behöver göra att skicka ett mail med ämnet “addss: ” följt av namnet på de insamlade uppgifterna.

Precis som med verktyget email-to-calendar, vill du skapa ett filter i ditt e-postkonto för att leta efter den texten inom ämnet.

Använd “Har orden” fält i stället för ämne, eftersom ämnet också kommer att innehålla annan information. Gör det här filtret på etiketten “ADD-SPREADSHEET” till det e-postmeddelandet.

Nu, i IFTTT, skapa en e-post trigger som letar efter e-post med den etiketten som kommer i din inkorg.

Skapa sedan en Google Drive-utlösare för att lägga till ett kalkylblad. Skriv in ett kalkylbladnamn i gruppen som du har skapat i Google Drive och gör de data som läggs in använd de tre fälten - det mottagna datumet, ämnet (som innehåller datainsamlingsobjektet) och kroppstestet (vilket kommer att vara data i sig).

Detta kommer att ta emot ett inkommande e-postmeddelande från dina gruppmedlemmar och automatiskt sätta in deras data i gruppens kalkylblad utan att någon ansträngning alls.

Detta är ett bekvämt sätt att samla data på ett och samma ställe medan alla är på farten. Tänk på att kraftverkets arbetare går ut till fältenheterna för att samla information från maskiner; Office IT-arbetare springer runt och samlar in PC-information; eller politiska arbetare som tar avkallande information från lokala medborgare. Dessa situationer kan dra nytta av ett automatiserat verktyg som detta.

Dropbox-meddelanden

Självklart kan det ibland inte enkla textrader skäras. Dina gruppmedlemmar kan behöva skicka hela formulär eller PDF-dokument till laglagringsplatsen. Det här är en situation som definitivt kräver en automatiserad Dropbox-lösning. Med Dropbox är allt du behöver göra, skapa en gemensam mapp, få alla dina lagkamrater att länka sina mobila enheter till den delkatalogen med en Dropbox-app och du är klar.

Men hur får du besked när dina lagmedlemmar har skickat in nya dokument till den delade mappen? Ah, nu finns det ett jobb för IFTTT! Skapa först en Dropbox-utlösare för den mapp du skapade där dina lagmedlemmar kan släppa in dokument till.

Åtgärden kommer att vara ett sms till din telefon, som kommer att ge dig filnamnet och en URL-länk direkt till filplatsen på DropBox.

Nuvarande lagmedlemmar kasta ett dokument i den delade mappen, du som chef kommer direkt att veta att dokumentet är klart för dig. Detta är ett bra verktyg för en lärare som hanterar uppdrag för en stor klass; en redaktör som väntar på artiklar och många andra scenarier.

Dropbox kan också meddela dig om ändringar i dina molnmappar. Det här enkla receptet hjälper dig att utöka dina alternativ med andra anmälningsverktyg.

Datum till Meddelande och SMS

Ett annat gemensamt behov av grupper av människor som arbetar tillsammans är konstanta möten. Det är ett olyckligt behov, men det finns inget bättre sätt att hålla en grupp på rätt spår än vanliga möten där alla checkar in för att rapportera framsteg. Problemet är att det alltid finns människor som glömmer möten.

Om du vill åtgärda detta, är det en cool inställning att använda Date / Time-utlösaren i IFTTT. Du kan använda den för att utlösa allt från e-post till iPhone-meddelanden, men i exemplet nedan använder jag ett scenario där gruppen aktivt kommunicerar via en Facebook-sida. Du kan utlösa en anmälan till en Facebook-sida med IFTTT, men först måste du skapa dag / tid trigger.

Bara skapa det anpassade meddelandet som du vill kasta på Facebook-sidan när tiden för mötet närmar sig.

Om gruppen aktivt använder den sidan ska du inte ha en enda frånvarande person vid mötet.

Facebook Sida #Hjälp Hashtag till Grupp Email

Här är ett annat scenario. Låt oss säga att du driver ett företags värdwebbplatser, och du har en växande kundbas som behöver din teknisk support. Din teknik support team är bra, men dina kunder klagar på att det inte alltid är lätt att komma i kontakt med teknisk support.

Här är ett sätt att få dina kunder entusiastiska över ditt tekniska stöd. Erbjuda att skicka någon helpdesk fråga på din Facebook-sida med hashtag #hjälp, och få det meddelandet omedelbart ut till hela teknisk supportgruppen.

Utlösaren på IFTTT är en Facebook-sida utlösare där du ställer in hashtaggen.

Den här utlösaren går till utskriftsmeddelandet för e-post. Gör ämnet lite flagga som “GROUP-HELP” och sätt in postens meddelande i kroppen.

Detta kommer att gå till din egen e-postadress, så skapa bara ett filter i ditt e-postkonto och skicka det automatiskt till det hela teamet av teknisk supportpersonal. Lätt!

Nästa gång en av dina kunder uppmärksammar att dina servrar är nere kan du lita på att hela din teknisk supportgrupp kommer att höra om det på exakt samma gång - det ögonblick som en klient rapporterar det!

Toodledo till Email när uppgifterna är slutförda

En av de bästa tilläggen till IFTTT var enligt min mening Toodledo. Du kommer behöva någon form av att göra-lista för att hantera en grupp, och med Toodledo integrerad i IFTTT kan du göra all sorts cool automation med det.

Till exempel skulle det inte vara trevligt att få en anmälan varje gång någon i ditt team fullbordar sin uppgift?

Inga problem. Skapa en trigger i IFTTT för när någon uppgift är klar.

På utmatningssidan, välj e-post. Vad är fantastiskt är att det här mailet kan skickas till flera personer, inte bara ditt e-postkonto som är registrerat hos IFTTT. Du kan skriva in upp till fem adresser av personer som behöver veta när uppgifterna är färdiga av laget.

Det finns andra saker du kan göra med Toodledo, som du kan se från utlösarlistan ovan. Du kan också utlösa när nya uppgifter skapas, eller bara nya uppgifter med vissa taggar.

Dela dina egna triks och recept

Med lite kreativitet är det bara anmärkningsvärt hur mycket du kan automatisera samarbetet mellan enskilda medlemmar i en grupp. Att arbeta med andra människor kan vara en komplex serie av uppgifter, utmaningar och framgångar - så varför inte förenkla det hela genom att automatisera all kommunikation, schemaläggning och hantering som du kan? På så sätt kan du fokusera på det aktuella projektet, vilket i sin tur ger ett mycket bättre slutresultat.

Har du någonsin använt IFTTT för att automatisera gruppuppgifter? Dela några av dina egna knep och recept i kommentarfältet nedan!

Bildkrediter: Creative Sustainability Via Flickr

Utforska mer om: Samarbetsverktyg, datautomatisering, IFTTT.