7 E-post effektivitetstips för att få mer e-post klar, snabbare

Livet handlar om kommunikation och bokstavligen blir ingenting fullbordat utan det. E-post är ett kommunikationsverktyg som är avsett att göra ditt liv enklare. I stället för att behöva skriva ett brev eller försöka fånga någon i telefon eller personligen kan du snabbt skriva några rader och vara över det.

Men e-post kan också vara en betydande tidssynk. Detta händer vanligtvis när det används på fel sätt. Många skickar dig e-postmeddelanden som du inte behöver, med ämnesrader som inte speglar innehållet och i flera ord än nödvändigt. Men det kan också vara ditt eget fel, till exempel om du inte behandlar e-postmeddelanden rätt eller missbrukar din inkorg som en till-eller läsningslista. Faktum är att du snabbt kan komma igenom dina e-postmeddelanden genom att förbättra dina vanor och strikt anta några viktiga tips för e-post effektivitet.

Schemalägg e-posttid

Om du är orolig för dina e-postmeddelanden eller om du regelbundet spenderar alltför mycket tid att rensa din inkorg, försök att begå ett schema. Vissa rekommenderar att du gör e-post för en viss tid två gånger om dagen. Schemaläggningstiden är smart eftersom den skapar tidsramen och sinnets sinn att koncentrera sig på att få uppgiften klar. Dessutom kommer du att räkna ut hur mycket tid du verkligen spenderar med e-post.

Om du bara kontrollerar e-postmeddelanden två gånger om dagen fungerar det inte för alla. Om du behöver stanna på toppen av saker och kolla dina e-postmeddelanden flera gånger under hela dagen, ge dig själv några minuter varje timme förutom att kontrollera och behandla e-postmeddelanden på morgonen och kvällen. Dessa korta e-postprints är ett tillfälle att svara på brådskande e-postmeddelanden eller svara på ett e-postmeddelande som du först behövde hämta information till.

Tanken är att ...

• skapa en tidsgräns genom att schemalägga e-posttid,
• ha ambitionen att hålla sig inom den gränsen,
• bli snabbare och
• gradvis frigöra tiden på ditt schema.

Denna inställning hjälper dig att fokusera och bli effektivare. Kombinera det med alla andra tips för e-post effektivitet i den här artikeln och du kommer snart att snabba genom dina e-postmeddelanden som aldrig tidigare.

Process varje e-post du öppnar

Varje e-post som du öppnar kräver att du agerar på ett eller annat sätt. Om du gör det sparar du omedelbart tid eftersom du inte behöver hantera det mailet igen. Du kommer också att rensa din inkorg minst en gång om dagen, vilket är en befriande känsla.

För varje e-post som du öppnar, agera omedelbart om möjligt eller planera en uppgift om det behövs, arkivera eller radera e-postmeddelandet. Omedelbart kan det betyda att du svarar snabbt, ring ett kort telefonsamtal, överför datum till kalendern, lägg till uppgifter i din To Do-lista, fil-e-postmeddelanden eller något innehåll som ska läsas senare. När du inte kan svara eller agera omedelbart, utarbeta ett svar och planera en uppgift för att ta itu med vad det är som du behöver göra. Under alla omständigheter får du alla e-postmeddelanden ur inkorgen.

Observera att i Gmail har varje e-post en unik webbadress Visste du att du kan bokmärka specifika Gmail-meddelanden? Här är hur och varför visste du att du kan bokmärka specifika Gmail-meddelanden? Här är hur och varför Många fall har gjorts för varför Gmail är en genial webmail-klient. Nu trots att det är nästan trivialt att hitta e-postmeddelanden i Gmail, vet du att du kan hitta dem inte att du kommer att ... Läs mer. Använd nu inte det för att bokmärke dina e-postmeddelanden! I stället lägger du till länken till respektive uppgift på din lista, eller kalenderpost. Det är mycket bättre än att hålla reda på dessa e-postmeddelanden i din inkorg.

För att få ut det mesta av din tid ...

• agera på varje e-post som du öppnar,
• överför uppgifter och datum till din till-gör-lista eller kalender och
• lägg till e-postadresser för referens,
• svara omedelbart om möjligt,
• utarbeta ett svar om det behövs,
• arkivera eller radera varje e-post som du öppnade och,
• bearbeta Utkast mapp och uppgiftslista en gång om dagen.

Filtrera och märka e-postmeddelanden

Många människor håller e-postmeddelanden i inkorgen, eftersom de inte vet om ett bättre sätt att hålla reda på dem. Det bidrar till rodnad och med tiden gör det svårare att hitta saker. I Gmail kan du enkelt hitta något e-postmeddelande med hjälp av den kraftfulla sökfunktionen 5 Avancerade Gmail-sökoperatörer Du borde veta 5 Avancerade Gmail-sökoperatörer Du borde veta Gmail är en genial webmail-klient med många fantastiska funktioner. Att vara en Google-tjänst är en av dess styrkor uppenbarligen Sök. Och det här är precis hur Google revolutionerade e-post. I Gmail har du inte riktigt ... Läs mer. Alternativt kan du märka e-postmeddelanden för att snabbt hitta dem om du måste behålla dem i din inkorg eller sortera dem i mappar för att hämta dem senare.

Istället för att manuellt sortera e-postmeddelanden kan du ställa in filter för att automatiskt behandla e-postmeddelanden som du får regelbundet 5 Gmail-filter för att hjälpa Prioritera och organisera din inkorg 5 Gmail-filter för att hjälpa prioritera och organisera din inkorg Vilka filter ska varje person ha i deras arsenal så att deras inkorg är lika ordentlig som min? Jag är här för att hjälpa dig att komma igång med att konfigurera dina första fem filter, eller ... Läs mer, inklusive anmälningar, prenumerationer, smältningar, men även e-postmeddelanden från specifika personer. Istället för att skapa ett nytt filter för varje enskild källa, skapa ett e-post alias Dela och överför din e-post med kraften i Gmail-aliaser Dela och erövra din e-post med kraften i Gmail-aliaser När det gäller e-postorganisation är den omedelbara reaktionen ofta Allt om mappar, taggar, filter, prioritetsmärken och saker av den typen. Inte att någon av dem är dålig - faktiskt, de flesta ... Läs mer för typer av e-postmeddelanden (t.ex. forummeddelanden eller prenumerationer på nyhetsbrev) och filtrera e-postmeddelanden baserat på vilken e-postadress de skickas till. Genom att styra dessa e-postmeddelanden till sin egen dedikerade mapp kommer de aldrig att täppa till din inkorg, du kommer inte slösa bort tid som behandlar dem, och du kan fortfarande läsa dem när du har tid.

Det bästa sättet att hantera dina e-postmeddelanden är att ...

• lära dig hur du söker din e-postadress,
• etikett och
• sortera e-postmeddelanden,
• helst med automatiserade filter där det är möjligt, och
• få dem att kringgå din inkorg om du aldrig behöver hantera dem direkt.

Minska inkommande e-post

När du börjar rensa din inkorg varje dag kommer du att märka vilka e-postmeddelanden du inte behöver. I stället för att ställa in filter för e-postmeddelanden vill du inte verkligen ta emot eller aldrig kommer att läsa. Detta kan innebära att du avregistrerar dig från ett nyhetsbrev som du aldrig läste, berätta för en vän att inte vidarebefordra dig teckningar längre, eller fråga en kollega att bara CC dig på viktiga e-postmeddelanden.

Kort sagt, adressera onödiga e-postmeddelanden, avbryta abonnemanget noggrant och filtrera till papperskorgen om det behövs.

Ange ett exempel: Håll dina egna e-postmeddelanden klara och korta

Det tar tid att komponera ett utarbetat e-postmeddelande. Och det tar tid att läsa och bearbeta det. Spara dig själv och andra gånger och lär dig att hålla dina e-postmeddelanden tydliga och korta.

Detta börjar med en bra ämnesrad. Se till att det tydligt återspeglar innehållet i ditt e-postmeddelande. Det blir lättare om du håller dig till ett enskilt ämne per e-post. Slutligen, håll din email kortfattad. Jag skulle inte rekommendera en policy med en mening, men vardagliga e-postmeddelanden ska vara korta. Tänk på och extrahera kärnan i vad du vill kommunicera innan du skickar.

Dina mottagare kommer att älska dina e-postmeddelanden om de innehåller ...

• en tydlig ämnesrad,
• ett ämne per e-post,
• viktiga idéer uttryckt tydligt i
• inte mer än 1-5 meningar.

Använd inlagda svar

Om du får mycket av e-postmeddelanden som mer eller mindre kräver ett och samma svar, skapa en mall och ställ ett svar på burk. Det kan spara mycket tid och det är mycket enkelt att göra med Gmail. Vi har tilldelat en hel artikel om hur du skickar e-post snabbare och bättre med konserverade e-postmeddelanden E-post Snabbare och bättre med konserverade e-postmeddelanden E-post Snabbare och bättre med konserverade händer Har du inte tid att laga lunch? Inga problem, ta en burk. Behöver du någon campingchow som inte blir dålig? Lätt, få lite konserverad mat. Trött att skriva samma svar på e-post? Försök med konserverade e-postmeddelanden! Tänk ... Läs mer .

Använd tangentbordsgenvägar

De flesta e-postprogrammen erbjuder kortkommandon. Gmail har till exempel genvägar för att svara (a), ta bort (SHIFT + 3) eller arkivera ett e-postmeddelande (a). Vi har sammanställt en PDF-sammanfattning av användbara Gmail-genvägar här. Observera att du kanske måste aktivera tangentbordsgenvägar. Tillbringa några minuter för att lära sig genvägar för din e-postklient, och du kommer att behandla dina e-postmeddelanden mycket snabbare varje dag.

Här är några tips för e-post effektivitet som hjälper dig att använda e-post mer effektivt 10 tips som hjälper dig att maila mer effektivt 10 tips som hjälper dig att maila mer effektivt Det bästa rådet jag har hört talas om e-post och e-post produktivitet är - svara inte på e-postmeddelanden första sak på morgonen. Det är lite paradoxalt men sant att e-post och produktivitet är på loggerheads ... Läs mer .

Slutsats

Email är ett kommunikationsverktyg som ska tjäna dig, inte styra ditt liv. Var tydlig vad du vill uppnå med detta kommunikationsverktyg, hur du vill spendera din tid och automatisera eller eliminera allt som står mellan dig och bearbeta ditt email snabbt. Om du har gjort rätt, behöver inte du rensa din inkorg ta mycket tid. Och när du har en bra rutin kommer du inte att oroa dig för att inte kontrollera dina e-postmeddelanden i några timmar eller en dag eftersom du gör mer viktigt arbete. Du kommer att veta din rutin kommer att låta dig ploga genom en översvämd inkorg på nolltid.

Har du några tips om e-postbehandling som jag har missat?

Bildkrediter: Email Logo via Shutterstock, Klocka och Email via Shutterstock, Inbox via Shutterstock, Inkommande e-post via Shutterstock, Talbubblor via Shutterstock

Utforska mer om: E-posttips.