6 sätt att garantera att förolämpa, ilska och irritera med varje e-post du skickar

E-postmeddelanden är tuffa. Det är verkligen svårt att komma över vad du verkligen vill säga i ett mail, och hälften av tiden kommer människor nästan alltid att missförstå dig. Mycket av problemet kommer ner på det faktum att de människor du skriver till inte kan se ditt ansikte. De kan inte se leendet på ditt ansikte, och du kan inte se uttrycket i ansiktet - den naturliga mänskliga förmågan att förstå känslor i ord genom ansiktsuttryck är helt ogiltig i ett mail.

Så, vad kan ersätta ansiktsuttryck och tonfall? Hur får du ditt meddelande effektivt utan att få alla dina vänner eller alla på kontoret royally ticked på dig?

Författaren Peter Drucker skrev en gång, “Det viktigaste i kommunikationen hörs det som inte sägs.” Jag skulle gå ett steg längre än det och säga att det viktigaste i att skicka ett e-postmeddelande klargör precis så att mottagaren inte hör vad som inte sägs. Faktum är att det som orsakar de flesta problem med e-postkommunikation är när den person som tar emot e-post tolkar alla möjliga hemska saker som du har underförstått, även om du bara har skrivit en enda rad.

Detta leder till hat och missnöje. Det här är det som bygger motstånd. Därför är killen över bordet vid morgonmötet skarpt på dig, för att du hade cc'd honom på ett mail som du skickade ut igår eftermiddag, och han tog det som ett personligt angrepp.

Skapa din perfekta e-postadress

Här på MUO har vi tagit en hel del om den tekniska aspekten av att skicka e-postmeddelanden, som att skicka e-postmeddelanden anonymt. Så skickar du helt anonymt e-postmeddelanden: 5 effektiva metoder Så här skickar du helt anonymt e-postmeddelanden: 5 effektiva metoder Idag är det enkelt att skicka e-postmeddelanden utan avslöjar din sanna identitet. Här är några av de mest effektiva sätten att skicka och ta emot anonymt mail. Läs mer eller min e-post när du skickar e-post från Excel Hur skickar du e-postmeddelanden från ett Excel-kalkylblad med VBA-skript Hur skickar du e-post från ett Excel-kalkylblad med hjälp av VBA-skript Vår kodmall hjälper dig att ställa in automatiserade e-postmeddelanden från Excel med hjälp av samarbetsdataobjekt CDO) och VBA-skript. Läs mer . Men vad sägs om känslosidan av e-post? Vad sägs om hur du stöter på i dina e-postmeddelanden och bättre sätt att presentera dig själv i det skrivna ordet som inte kommer att få alla så kryssade av dig hela tiden?

Tja, det är inte utan mycket smärta och lidande som jag kan stå här idag och berätta att jag nu kan hjälpa till. Jag har gjort nästan alla misstag som kan göras med e-post, från de allra första dagarna på högskolan, när jag försökte starta en multi-level marknadsföringsaffär genom att massan maila alla på campus. Inom en dag hade jag mitt konto stängt av i 24 timmar och en stor, otäck varning från IBMs huvudframes administratör om vad som definieras “spam”.

Det var inte så mycket en lektion i e-etiketten, eftersom det var ett väckarklocka att e-post verkligen kan få dig i trubbel om du hanterar det fel. Genom åren har jag förolämpat människor, jag har blivit förolämpad, och jag har blivit i episka snedstreck och bränn ordet slag med människor. Jag skulle vilja säga att någon vann - men ingen vinner någonsin. Det är därför jag står här idag och hoppas kunna hjälpa framtida legioner av e-postgruppen att bättre förbereda dessa e-postmeddelanden innan de klickar på skicka-knappen.

1. Skicka en roman

En av mina första skyldiga synder när jag började arbeta som ingenjör var att jag nästan alltid skulle skriva e-postmeddelanden som sträckte sig över tre eller fyra stycken. Anledningen var inte bara för att jag kan skriva ganska snabbt, men för att jag alltid kände mig som om jag lämnade några detaljer, så skulle folk inte förstå vad jag pratade om. Det kan vara sant i viss mån - och vi kommer till e-postmeddelanden som är för korta på en minut - men det finns något att säga för enkelhet.

När du skriver sådana komplicerade e-postmeddelanden misslyckas du med att få ditt meddelande på flera olika sätt. För det första innebär det faktum att du skrev så mycket att den person som du har liten respekt för sin tid, och om du gör det för ofta, är du tvungen att få dem irriterad. För det andra, medan en 500-ords e-post som organiseras i flera stycken gör gott om mening du, du stör mest sannolikt alla - och ger dem migrän.

Om du är en ordsmed och tenderar att överskriva, gå alltid tillbaka och börja arbeta vidare “hugga upp” de meningarna. Komma upp med nya och kreativa sätt att förkorta dem, eller kanske du kan ta bort dem helt. Kanske erbjuder du alldeles för mycket information. Berätta för folk vad de behöver att veta, inte vad du vill att de ska veta du känna till. Du vet?

2. Skicka en tvåords-e-postadress

Den motsatta överträdelsen mot den nya e-postadressen är den en eller två ordens e-postmeddelanden som inte förklarar någonting alls. Det är besläktat med när jag frågar mina barn vid middagsbordet, “Så hur var din dag?” Efter ett ögonblick, ett motvilligt svar, “Bra.” Inte säker på varför jag ens stör, jag trycker på. “Vad gjorde du, något roligt?” Det oundvikliga svaret, “Nej inte direkt.”

Jag förstår inte ärligt varför vissa människor ens stör med att använda e-post. Om du har tur, kommer ett e-postmeddelande från den här personen att innehålla en enda fullständig mening. Om du är otur, kommer personen att be dig att göra något för dem, men stör inte för att förklara exakt vad de vill att du ska göra. Det är som att skicka ett nödmeddelande över en radio när du är vilse i mitten av vildmarken och inte informera räddningsbesättningen vad dina koordinater är.

Det är extremt frustrerande, för människor måste kämpa för att förstå vad i världen du pratar om. Ännu värre kan du faktiskt tvinga dem att slösa bort tid att svara på ditt e-postmeddelande, bara för att be dig att utarbeta lite mer.

Jag misstänker att de flesta med detta problem skriver så korta e-postmeddelanden eftersom att skriva är en sådan noggrann övning. Inte alla kan skriva över 60 till 70 ord i minuten, så du måste ha lite sympati för den här gruppen.

3. Skicka en massa e-postmedel till en person

Vill du verkligen kollisera folk? Skicka ett massmeddelande till alla på ditt kontor för att bara anklaga en enda person för något de gjorde fel. Jag kallar det här “allmän förödmjukelse” e-post. Vanligtvis kan alla på kontoret redan veta att en viss person gjorde ett misstag, men chefen kan inte lämna den ensam. Så skickar de ut en massa e-post till alla som förklarar i stor och eländig detalj varför en viss åtgärd är så fel att göra, eller varför det speciella misstaget är så dåligt.

Jag måste erkänna att jag i några av mina ledningsroller i det förflutna slog mig in i detta beteende. Jag har sett andra kollegor av min gör det också. Det är ett enkelt misstag att göra, för att du faktiskt vill se till att alla andra du hanterar inte gör samma misstag. Verkligheten är att om alla redan vet om det, förnedras den person som gjorde misstaget. Om de inte vet om det, är alla förvirrade och osäkra om du pratar om dem eller ej.

Gör det enkelt - prata om det specifika problemet med den person som gjorde misstaget. Då, om du tycker att det är tillräckligt viktigt för alla, skicka ett meddelande men låta det låta som om det bara är en allmän “FYI” skickas ner från högre ledning - det här tar bort den accusatory tonen och gör den mindre personlig.

4. Använda dramatiska adverb

Ett annat mycket vanligt beteende i e-postmeddelanden - vanligtvis från personer som är mycket passionerade om sitt arbete i allmänhet eller om ett specifikt projekt som diskuteras. Att beteende är överanvändningen av mycket dramatiska adverb. Saker som, “Den designen är bara hemskt fel” eller “Det synsättet är smärtsamt vagt” tjänar bara för att introducera känslor i diskussionen.

När du tittar på de meningarna utan adverb, kan du se hur mycket mer affärsmässigt - och mycket mindre antagonistiskt - de är. Annars kommer du bara över som en över dramatisk, bortskämd brat.

Prova det utan adverb. Den designen är fel. Det synsättet är vagt.

Det kan inte hända mottagaren - men det angriper inte dem och sätter dem på defensiven. Det är mer professionellt, och du kan faktiskt kunna överföra dig som en mogen vuxen, även om du inte håller med någon.

5. Överanvända passiv röst

Det var faktiskt inte för sent i min skriftliga karriär att jag verkligen verkligen lärde mig om och förstått den passiva rösten. Problemet med att lära sig om det är att du börjar se det överallt. En av de vanligaste användningarna av passiv röst är i e-post, eftersom den passiva röst låter en person skilja sig från en handling.

Istället för att säga, “Jag körde klienten till flygplatsen”, som lägger ansvaret direkt på dina axlar, kan du istället skriva, “Klienten togs till flygplatsen.”

Detta är ett vanligt beteende bland personer som är nervösa att ta ansvar för nästan vad som helst, för om något går fel, vill de inte bli skulden. Det är samma personer som klagar när riskmakarna - de som tar ansvar för att få saker gjort - får erkännande eller kampanjer. Sanningen är att människor ser genom passiv röst i e-postmeddelanden. Om du har avslutat en uppgift eller uppnått ett mål, var inte rädd för att ta kredit!

6. Pattar dig på baksidan

Otroligt nog, den motsatta extremiteten hos de som använder passiv röst i e-post hela tiden, är de människor som nästan alltid skriver om allt i första personen. Att läsa sina e-postmeddelanden, skulle du tro att ett projekt inte var en gruppansträngning, det var en personlig prestation. Du skulle tro att den person som skickade e-posten gjorde absolut allt arbete!

Hur känner du igen dessa e-postmeddelanden? Räkna ordet av ordet “jag”.

Att läsa ett e-postmeddelande från den här typen av person är tydligt att de känner att hela världen kretsar kring dem, och att alla borde ge dem ständigt kudos för allt arbete de har utfört ensamstående. Dessa e-postmeddelanden lämnar alltid lagkamrater som känner sig avskyvärda och helt oförskämda. Detta tillvägagångssätt är snabbspåret för ilska och isolering från dina kamrater.

Jag är säker på att det finns många andra typer av e-postmeddelanden som verkligen irriterar och förolämpar människor. Jag slår vad om att du har din egen lista också! Vilken typ av e-postmeddelanden gör du verkligen av? Vilka typer är ditt husdjur? Dela dina tankar i kommentarfältet nedan.

Bildkredit: Koncentrerad affärsman via Shutterstock, Maths Formula via Shutterstock, Young Businesswoman via Shutterstock, Expressive Senior via Shutterstock, Military Kid via Shutterstock, Shame via Shutterstock

Utforska mer om: Email Tips, Online Etiquette.