6 sätt att få upptagna personer att svara på dina e-postmeddelanden

När du går av någon på gatan och säger hej, hur får det dig att känna när de inte säger en hej rygg? Det är fantastiskt hur litet en brist på bekräftelse kan få en person att känna, men det är också fantastiskt hur mycket du kan göra för att uppmuntra ett svar. Detsamma gäller med e-postmeddelanden.

Tänk nu omvänd scenariot. Du passerar någon på gatan och de kortfattat blickar på dig, säg hej och så titta snabbt bort. Hur troligt är du att säga hej tillbaka? Tänk nu en person som ser dig rakt i ögonen, ler i stort och säger hej - även med ditt namn! Oddsen är mycket bättre att du kommer att bli inspirerad att svara i natura.

Samma sak gäller för e-post. Förutom i stället för ansiktsuttryck eller tonfall finns det en helt annan uppsättning regler när det gäller e-post som kommer att uppmuntra eller avskräcka en person att slå på “svar” knappen och svara på dig. I det här inlägget kommer jag att dela några knep med dig som jag har lärt mig under åren - tips som kommer att öka din framgång med att få svar från e-post, även från mycket upptagna människor.

Varför behöver du ett svar?

När jag bytte jobb för några år sedan började jag arbeta i ett företag där människor var mycket busigare än vid mitt senaste jobb. Människor hade knappt tid att avsluta projektarbetet, så att svara på e-post blev en uppgift när man prioriterade 5 Gmail-filter för att hjälpa prioritera och organisera din inkorg 5 Gmail-filter för att hjälpa prioritera och organisera din inkorg Vilka filter ska varje person ha i deras arsenal så att deras inkorg är lika ordentlig som min? Jag är här för att hjälpa dig att komma igång med att konfigurera dina första fem filter, eller ... Läs mer. Jag lärde mig snart att om jag inte följde ett visst format och tillvägagångssätt när jag mailade personer fick jag kanske inte svar i många dagar, om alls.

Det första du behöver göra när du skickar e-post till någon - särskilt någon som är väldigt upptagen - är att göra en snabb inventering av dina egna skäl för att maila dem. Om de är upptagna och ditt e-postmeddelande inte är ett tillräckligt högt prioritetsproblem, kommer det förmodligen att bli stashed bort någonstans i en att göra-lista, som bara ska hanteras när det finns mer tid att fokusera på problemet (om alls ). Upptagen människor har svårt att hantera e-post. Ju busier de är desto mindre sannolikt är du att få ett svar om du inte spelar dina kort rätt.

Om du kan rättfärdiga viktigheten av frågan tillräckligt för att motivera ett email, då för all del, låt oss börja.

Ställ en fråga - helst om dem

Under 2012 genomförde forskare i Harvard en ganska grundlig studie som även involverade hjärnskanningar och fann att människor faktiskt får en “biokemisk buzz” från att prata om sig själva. Ju starkare en person är - så många extremt upptagna människor är - desto mer tycker de om att prata om sig själva. Det är ju bara så mycket att berätta, rätt?

Detta innebär att om du darlar moroten av en personlig fråga inuti ditt e-postmeddelande, frestar du i grunden den personen med en personlig hög - möjlighet till en liten bit av en “surr” genom att dela något om sig själv med dig. Och vissa människor gillar verkligen verkligen möjligheten att ha en såplåda. Så ge det till dem.

Du kan bara fråga hur ett projekt de arbetar på går. Om du är mycket nära dem och prata om familj ofta nog, fråga hur familjen gör. Om det är ett stort spel talar alla om - fråga dem vad de tycker. Ge dem möjlighet att svara på dig och “ta en paus” från att tänka på jobbet så mycket. Du kan följa upp din fråga med den arbetsrelaterade frågan du ville fråga i första hand, men uppmaningen till en åsikt kommer att utlösa behovet av en “I-get-to-talk-om-mig” hög.

Extra Bonus: Använd något du båda har gemensamt. Ungar. En kärlek till baseball. Vad det än är - gör den personliga anslutningen först. Personen är mindre benägna att snabbt lämna in e-postmeddelandet för senare.

Välj en brådskande ämnesrad

Upptagna människor börjar naturligtvis prioritera e-postmeddelanden, och ibland öppnar de inte ens e-postmeddelandet för att göra det. De ska snabbt titta på ämnesraden. Så, om du vill ha ett snabbt svar från dessa människor, kan du bara föreställa dig hur viktigt ämnesraden är. Om du behöver tips om hur du gör det här rekommenderar jag starkt Aarons råd om hur du gör din ämnesrad ut. Hur får du din e-postmeddelande i en rörig inkorg Hur gör din e-postmeddelande stå i en rörig inkorg Har du någonsin skickat ett e-postmeddelande som du ansåg var viktigt endast för att få svara många dagar senare, eller dåligt bortglömt? Beviljas, ibland är det utom din kontroll, men det finns saker du kan göra ... Läs mer i en rörig inkorg.

Bottom line är detta: Om du behöver ett svar direkt, varför är inte din ämnesrad föregås av “VIKTIG:” eller “BRÅDSKANDE:” ? Det är inget fel med att göra det här, och det är verkligen användbart för upptagna personer som använder sådana ämnesområden som en visuell indikator på vad man ska attackera först i e-postinboxen. Bara gör det inte över dumma, obetydliga problem, eller blir du “pojke som grät ulv”, och dina e-postmeddelanden kommer så småningom att helt ignoreras!

Håll det kort och sött

Det här är delen av artikeln där jag blir hycklande. Killen som skriver 2000 ordartiklar kommer att berätta för oss att den ska vara kort och söt? Japp. Det är precis vad jag”Jag ska göra. Vi pratar e-postmeddelanden här, och här är lektionen som Mr. Wordy här lärde sig det första året på sitt nya jobb: PILE. Det är en akronym som jag just kom upp med. Det står för People Ignore Long Emails.

Efter ungefär sex månader med att ignorera mina långa utarbetade e-postmeddelanden, försökte jag något nytt. Jag började skriva mycket, mycket korta e-postmeddelanden som bara angav poängen. Jag gav inte extra detaljer, men i slutet av e-postmeddelandena erbjöd jag mig att ge mer information om de ville ha det.

Jag började kasta mina e-postmeddelanden ner. När jag trodde att de var tillräckligt korta, gick jag igenom och skuren lite mer. Du måste fråga dig själv, är den här linjen bara överflödig? Delar du information för att låta folk veta hur mycket du vet - eller spelar det ingen roll för problemet? Klipp ner orden. Hämta snabbt. När jag började göra detta märkte jag svarsfrekvensen. Om du kan para din email till en enda rad - oddsen är ganska bra får du ett omedelbart svar.

Muta dem

Om vi ​​ska vara ärliga här måste du erkänna att människorna är en självbetjäande grupp av deras natur. När människor ser att det kan finnas “något i det” För dem känner de sig tvungna att vidta åtgärder. Du kan dra nytta av detta i ett mail genom att stänga ditt mail med något liknande, “Så kom tillbaka till mig med en bra tid när du kan prata om det över en kopp kaffe - på mig!”

En gratis kopp kaffe bara för att slå svarsknappen? Det är bra incitament. Och om problemet är ännu viktigare - säger du försöker sälja något eller få en ny kund - fortsätt och erbjud dig att köpa lunch. Den lilla investeringen kommer att vara väl värt det. Folk älskar en gratis lunch.

Involvera en andra part

Om du har mailat någon ett par gånger, har du försökt alla de ovan angivna taktikerna, och du får fortfarande inga svar, då är det dags att dra ut de stora pistolerna. Jag brukar reservera dessa två senaste taktik för personer som chroniskt ignorerar e-postmeddelanden. Den första “stor vapen” tillvägagångssätt är att dra in någon som kan vara relaterad till situationen. Det här kan vara din chef eller en extra person som du jobbar med i projektet som hålls uppe eftersom personen inte svarar på din e-postadress.

Det här är inte något du vill göra på första, andra eller till och med den tredje e-posten. Men om du blatant ignoreras, skriv då ett mer artigt email, och bara cc en inblandad person. Om det är någon högre upp, som din chef, och den andra personen vet att de befinner sig i myndighet, kommer de att reagera snabbt. Av alla de kroniska ignorerare som jag har behandlat genom åren, detta “cc” tillvägagångssätt ber om ett svar 99 procent av tiden. Det finns något om att ha en publik som förvandlar dialogen och plötsligt gör det till en högre prioritet.

Påminnelser om konsekvent utfärdande

Om du någonsin sett filmen Shawshank Redemption, eller läs novellen skriven av Stephen King, så kanske du kommer ihåg den del där Andy Dufresne skickar ett brev varje vecka till stats senaten och begär pengar till ett fängelsebibliotek. Efter att ha fått några hundra dollar och en donation av böcker, börjar Andy sedan skicka två brev i veckan och begär ännu mer pengar.

Poängen till historien är att uthålligheten fungerar. Kalla det irriterande, försvårande eller irriterande - men om du verkligen behöver ett svar på någonting viktigt, fråga konsekvent att personen är artigt om de fått din senaste e-post kommer att ha en av två önskade effekter. Det kommer att uppmana personen att gräva genom sin inkorg på jakt efter det mail du pratar om, eller det kommer att få dem att inse att det enda sättet att få dig att gå iväg är att svara på din email. Det här är klart en sista utvägslösning, men det är också en lösning som fungerar.

Vilka tekniker använder du för att få ett snabbare svar på dina e-postmeddelanden? Vad fungerar för dig? Dela dina egna tips och råd i kommentarfältet nedan!

Bildkredit: Överväldigad affärsman (Shutterstock), Ringa ett tal (Shutterstock), Viktigt tecken (Shutterstock), Point to Point (Shutterstock), Point to Point (Shutterstock).

Utforska mer om: Email Tips, Skrivtips.