internet

5 Kritiska verktyg du behöver för en mer produktiv virtuell kontor

5 Kritiska verktyg du behöver för en mer produktiv virtuell kontor / internet

Ett virtuellt kontor är ett mobilkontor som finns på din dator eller i molnet. Om ditt jobb inte knyter dig till en viss plats kan du ställa in dina verktyg för att arbeta från var som helst i världen. För fler och fler människor blir arbetet på distans ett realistiskt och utmanande alternativ att pendla till arbete på ett traditionellt kontor.

Medan det erbjuder en otrolig mängd frihet, krävs det också en stor disciplin och utmärkta organisatoriska färdigheter när man arbetar nästan och möjligen på vägen. Jag har jobbat och reser i över ett år och kan därmed berätta en sak eller två om att arbeta från ett virtuellt kontor.

E-postkommunikation

Effektiv kommunikation är nyckeln till att vara produktiv. E-post är fortfarande ett viktigt virtuellt kontorsverktyg för professionell kommunikation och det ser inte ut att det kommer att ersättas när som helst snart. Din e-postklient ska vara konfigurerad för att automatiskt filtrera ditt mail, det borde göra det enkelt för dig att märka och sortera mail, och du borde kunna få tillgång till ditt mail online om något händer med din dator.

För mig har Google Mail med några anpassade inställningar och flera funktioner i Google Labs uppfyllt alla dessa krav. Vi har skrivit otaliga artiklar om GMail på MakeUseOf.

Jag rekommenderar också att du läser följande artiklar:

    • Så här byter du Gmail till en multitasking-maskin (del 1) Så här aktiverar du Gmail i en multitasking-maskin (del 1) Så här byter du Gmail till en multitasking-maskin (del 1) Läs mer
4 enkla steg för att uppnå och behålla inkorgen Noll i Gmail 4 enkla steg för att uppnå och behålla inkorgen Noll i Gmail 4 enkla steg för att uppnå och behålla Inbox Noll i Gmail Läs mer
  • 3 saker som Gmail-användare har satt upp i sina konton 3 saker som Gmail-användare har satt upp på sina konton 3 saker som Gmail-användare har satt upp på sina konton Läs mer

Organisation och planering

Inget virtuellt kontor är komplett utan en kalender för att påminna dig om deadlines, evenemang och möten. På grund av sin sömlösa integration med GMail använder jag Google Kalender.

Följande artiklar visar hur du kan få ut det mesta av Google Kalender:

  • 10 Fantastiska Google Kalenderfunktioner som du bör försöka 10 Fantastiska Google Kalenderfunktioner som du bör försöka 10 Fantastiska Google Kalenderfunktioner som du bör försöka Läs mer
  • 5 Användbara Greasemonkey-skript för att förbättra Google Kalender 5 Användbara Greasemonkey-skript för att förbättra Google Kalender 5 Användbara Greasemonkey-skript för att förbättra Google Kalender Läs mer

Om du behöver mer hjälp än en enkel kalender kan ge, överväg att ställa in ditt eget virtuella assistanssystem. En utmärkt lösning för att hantera dina räkningar, reseinformation och mer är Pageonce. Ett annat bra verktyg för att hålla organisationen är Remember the Milk, ett verktyg för att hantera listor, uppgifter och påminnelser online eller var du vill, till exempel i GMail.

  • 8 enkla sätt att hantera uppgifter med kom ihåg mjölken 8 enkla sätt att hantera uppgifter med kom ihåg mjölken 8 enkla sätt att hantera uppgifter med kom ihåg mjölken Läs mer
  • 5 smarta sätt att använda Kom ihåg mjölklistorna och etiketterna 5 Smarta sätt att använda Kom ihåg mjölklistorna och etiketterna 5 Smarta sätt att använda Kom ihåg mjölklistorna och märkena Läs mer

Direkt meddelande

Det är viktigt att ansluta till människor. Direkt kommunikation via IM, röst, telefon eller videosamtal hjälper också till att vidarebefordra information mer effektivt än via ett e-postmeddelande. Hur som helst måste du kommunicera direkt med kollegor eller kunder.

Skype täcker hela direktkommunikationsbandbredden. Du kan använda den till snabbmeddelande, röst eller videochatt och ringa ett telefonnummer.

Kolla in följande artiklar för tips och knep för Skype:

  • 5 enkla sätt att fixa låg ljudkvalitet på Skype (eller andra VoIP-tjänster) 5 enkla sätt att fixa låg ljudkvalitet på Skype 5 enkla sätt att fixa låg ljudkvalitet på Skype Läs mer
  • Hur felsöker du när Skype inte har någon video [Windows] Skype Video fungerar inte? Hur testar och felsöker din Skype Skype Video inte fungerar? Så här testa och felsöka din kamera Det är frustrerande när Skype-video inte fungerar. Använd den här checklistan för att lösa de vanliga problemen med Skypes videoström. Läs mer
  • Så här använder du Skype för att spela in samtal eller genomföra intervjuer med HotRecorder (Windows) Så här använder du Skype för att spela in samtal eller genomföra intervjuer med HotRecorder (Windows) Så här använder du Skype för att spela in samtal eller genomföra intervjuer med HotRecorder (Windows) Läs mer

Som ett alternativ till Skype kan du också överväga Google Talk eller ooVoo.

Online File Storage & Sharing

Om ditt kontor inte bara är virtuellt, utan även i The Cloud, behöver du ett tillförlitligt verktyg för lagring av filer online. Du kan också behöva ett verktyg för att utbyta eller samarbeta med dokument med dina partners. Dropbox kan göra allt det och mer.

Titta vad vi rekommenderar att du gör med Dropbox:

  • 2 Verktyg för att göra fildelning på Dropbox Snabbare och enklare 2 Verktyg för att göra fildelning på Dropbox Snabbare och enklare 2 Verktyg för att göra fildelning på Dropbox Snabbare och enklare En av spelarna i fildelningsspelet är Dropbox. Denna populära filbackup och synkroniseringstjänst gör att användarna enkelt kan dela filer via en "allmän mapp". Med den här funktionen är delning av filer ... Läs mer
  • 3 fler sätt att hantera dina Dropbox-filer kan du inte veta om 3 fler sätt att hantera dina Dropbox-filer du kanske inte vet om 3 fler sätt att hantera dina Dropbox-filer du kanske inte vet om vår favorit, all-time fildelningstjänst, Dropbox , ger generöst upp till 2 gigeringar av filutrymme gratis. För många användare kan det vara tillräckligt, men nu blir Dropbox det centrala molnsynkroniseringen ... Läs mer
  • Hur man återställer förlorade filer i Dropbox Hur man återställer förlorade filer i Dropbox Hur man återställer borttagna filer i Dropbox Vad händer om du av misstag tar bort en fil i Dropbox? Kommer det att gå för alltid när ändringarna synkroniseras? Ja, filen kommer att försvinna men det kommer inte att vara helt borta ännu. Så är ... Läs mer
  • Så här skapar du direkta länkar till Dropbox-innehåll och automatiserar processen Så här skapar du direkta länkar till Dropbox-innehåll och automatiserar processen Så här skapar du direkta länkar till Dropbox-innehåll och automatiserar processen En av de bästa användningarna av Dropbox är fildelning. Med ditt Dropbox-konto kan du använda din allmänna mapp för att dela filer med andra. I den här artikeln ska jag visa dig snabb och ... Läs mer
  • Så krypterar du din Dropbox-data med ENCFS [Linux] Så här krypterar du Dropbox-data med ENCFS [Linux] Så här krypterar du Dropbox-data med ENCFS [Linux]. Dropbox är utan tvekan ett av de bästa online-synkroniseringsverktygen. Men om du har skuggat igenom tekniska nyheterna på senare tid ser du att Dropbox har några sekretessproblem senast. Därför krypterar du ... Läs mer

Hårdvara

Låt mig kort sagt nämna hårdvara som kommer att vara till nytta. Du behöver självklart en dator och eventuellt en mobiltelefon. Enhetsvalet kommer i stor utsträckning att bero på personliga preferenser eller kanske du kommer att förlita sig på allmänna datorer helt. Hur som helst, det finns två delar av tillbehörsutrustning du bör överväga:

  • Säkerhetskopiering och filöverföring
    För data som du inte vill eller inte vill lagra online, få ett SD-kort eller en USB-flash-enhet med tillräcklig lagringskapacitet. Du kan också installera mobilappar på dessa enheter om du kommer att förlita sig på allmänna datorer.
  • Hörlurar och / eller headset
    När du arbetar på en upptagen och bullriga offentliga plats kan bra hörlurar vara avgörande för din fokus och sanity. När du ibland behöver ringa via din dator, se till att du får multifunktionella hörlurar som också dubblar som headset.

Slutsats

Ett virtuellt kontor är en mycket individuell inställning av datormaskinvara, stationär programvara och onlinetjänster. Precis som i ett traditionellt kontor beror de virtuella kontorsverktygen starkt på dina personliga krav och preferenser. Du kan hålla organisationen enkel och effektiv, men glöm aldrig att skydda dina data och säkerhetskopiera dig.

Vilka appar och hårdvara använder du i ditt virtuella kontor?

Bildkrediter: EDHAR

Utforska mer om: Cloud Computing, Cloud Storage, Organisationsprogram, Planeringsverktyg.