5 sätt Xero kan hjälpa till med dina pengar

Redovisning kan vara förvirrande Top 12 Redovisningskurser Online för att stänga din skicklighet Gap Top 12 Redovisningskurser Online för att stänga din skicklighet Gap Tack vare billiga och gratis högkvalitativa online kurser är det enklare än någonsin att vara din egen ekonomichef för ditt nya eller befintliga företag . Läs mer, tidskrävande och (om du måste betala en professionell revisor) dyr.

Det är därför ingen överraskning att bokföringsprogramvaran har ökat i popularitet bland frilansare och småföretagare.

Sådan mjukvara är vanligtvis skräddarsydd för det land där du använder det, kan hantera alla aspekter av bokföringsprocessen och är mycket mer kostnadseffektiv än att betala en professionell.

En av de mest populära lösningarna är Xero. Vi tar en titt på vad det är och vad du kan göra med det.

Vad är Xero?

Xero grundades i Nya Zeeland tillbaka 2006 och har sedan dess blivit mer än 600 000 användare. De erbjuder sin produkt baserat på den vanliga användningen “mjukvara som en service” (SaaS) -modellen, så du behöver inte ladda ner något för att kunna använda det.

De har fått mycket erkännande inom industrin, inklusive två Webby Awards 2009 och en 2010, ett Fast Company Innovation by Design Award 2012 och mest imponerande, första plats i Forbes Magazine “100 mest innovativa tillväxtföretag” lista i 2014.

Produkten i sig är en av de mest många funktionerna för bokföringsprogram på marknaden idag och erbjuder nästan allt som antingen ett litet företag eller en frilansare behöver lyckas.

Dess viktigaste funktioner är:

• • Kassaflödeshantering (online-redovisning, bankavstämning, budgetrapporter och lagerhantering)

Fakturering (sändning, betalning och utfärdande av citat)

• Betalningshantering (kostnadsanspråk, räkningar och inköpsorder)
• Lönehantering (inklusive tidskrifter och standardlön)
• Skattehjälp (W-2s, 1099s, momsberäkningar och inlämningsavkastning)

Men vad är de fem mest användbara funktionerna? Låt oss undersöka.

Beskatta

Ah, skatt ... Federal 940s, W-2s, 1099s, anställningsskatter, arbetslöshetskatter - vad betyder det hela?!

Medan Xero inte kan lära dig om alla enskilda federala och statsliga skattkoder och formulär (även om de har en bra grundläggande hjälpguide), kan det göra att beräkna dem och skicka dem mycket lättare.

Till exempel kommer det att låta dig omedelbart uträtta hur mycket som ska lämnas in på W-2s och 1099s. Det kommer även att ta bort den oändliga förvirringen över 1099 leverantörsklassificering genom att låta dig köra en rapport och göra nödvändiga justeringar.

Här är en titt på processen:

För att kunna lägga in en W-2 (förmodligen den vanligaste skatteformen i staterna) behöver du först skapa en anställd. Gör detta genom att klicka på Lön> Lägg till anställd och fyller i nödvändiga personuppgifter.

Därefter måste du fylla i sina anställningsuppgifter - inklusive löneuppgifter och deras personnummer. Självklart borde du redan ha alla dina anställdas information, men om du inte lägger till det här kommer det att resultera i att du inte kan lägga personen i din lön.

Slutligen kan du lägga till deras individuella federala och statliga skatteuppgifter. Det bör noteras att detta fortfarande kan vara ett potentiellt minfält för icke-professionella. Det kan vara klokt att betala en revisor för att se till att det här är rätt inställt - det är självstyrande därefter, så du sparar fortfarande mycket på avgifter på lång sikt.

När du har en anställd fullständigt inrättad måste du också skapa ditt eget företags skatter. Du kommer inte att kunna skapa en löneavgift (och därmed generera avkastningsdata) tills du har gjort det här.

Navigera till Inställningar> Skatter och fyll i både din federala och statliga information:

Det är allt. Bara köra din lön varje månad, och programvaran kommer automatiskt att hålla ut skatterna om det behövs och logga in allt i systemet. I slutet av varje skatteår kan du utfärda de nödvändiga W-2 och alla andra statliga formulär som kan krävas.

Du kan följa exakt samma metod för oberoende entreprenörer, bara den här gången måste du utfärda en 1099-blankett istället.

Bäst av allt behöver du inte ens oroa dig för att skicka in de 1099 skatteformulären 6 Best Free Tax Software för att skicka din nästa återkomst 6 Bästa gratis skattprogramvara för att lämna din nästa retur Om du är trött på att betala för att skicka dina skatter, du kommer att älska dessa sex fria alternativ för att lämna in dina statliga och federala formulär. Läs mer, när du fyllt i dem kan du fila dem från programvaran genom att använda Track1099.

Det finns faktiskt mycket mer skatteproblem som Xero kan hjälpa dig med, förutom IRS-blanketter.

Exempelvis kommer det automatiskt att beräkna försäljningsskatt beroende på ditt land, och Xeros integration med Avalara TrustFile innebär att du kan förbereda och skicka avkastningsavkastning nästan omedelbart (gå till Inställningar> Allmänna inställningar> Finansiella inställningar att ange din information).

Du kan även exportera Xero-filerna till hårddiskar om du föredrar mer “DIY” Tillvägagångssätt för skatteansökningar Gör dina skatter? 5 Excel-formulär du måste veta att göra dina skatter? 5 Excel-formulär Du måste veta Det är två dagar innan dina skatter är förfallen och du vill inte betala en annan sen anmälningsavgift. Det här är dags att utnyttja kraften i Excel för att få allt i ordning. Läs mer .

Löner

Löpande löner per vecka, två veckor eller månatliga kan nästan vara så förvirrande och tidskrävande som att träna dina skatter!

Det finns flera aspekter på Xero som hjälper till att göra dina löner mindre smärtsamma.

För det första innehåller det anställdas tidskriftsprogram. Anställda kan ange egna uppgifter, eller du (eller en annan anställd) kan göra det på deras vägnar och det kommer med omfattande rapporteringsverktyg som låter dig se data baserat på timlönen, inkomsttyp och pengar per anställd eller per gång period.

För det andra kommer det med betalningssoftware. I praktiken innebär det att du kan köra och godkänna anställnings lön på ett fast datum, engångs lönebetalning i mitten och genomföra direkta insättningar i din anställdas bankkonton. Du kan även skriva ut checkar och paystubs, vilka båda kan anpassas med ditt eget företags varumärke.

Var medveten om att du måste konfigurera anställda, skatteinformation, arbetsplatser, löneplaner och bankkontoinformation innan du kan köra hela lönelistan.

Slutligen finns det en mängd program från tredje part som kan ge ytterligare funktionalitet. Om du till exempel har anställda som arbetar i länder som inte omfattas av Xero, kan du använda plugin-program så att du fortfarande kan betala dem.

kostnader

Okej, så högtidstiden för att använda företagskostnaderna att betala för allt från middag till exotiska semester kan vara långt borta, men de är fortfarande en viktig del av en modern företagsuppsättning.

Utgiftshanteringen 10 Unika användningar av Trello Annan än Projektledning 10 Unika användningar av Trello Annan än Projektledning Trello är en listälskares glädje. Dess Kanban-stil tillvägagångssätt var inte menat bara för projektledning. Tror inte på oss? Titta på dessa tio unika användningsområden av Trello. Läs mer Funktionen av Xero är mycket imponerande, så att du både kan hantera dina egna personalkostnader och ersätta dina anställda för deras kostnader.

Ur användarperspektiv kommer det att låta dig (och dina anställda) lägga till kostnader medan du är ute och om bara genom att ta ett fotografi av kvitto och skicka in det via mobilappen, vilket gör det mindre troligt att kostnaderna kommer att förbises.

Ur ett förvaltningsperspektiv grupperas kvitton från resor så att du enkelt kan se den totala kostnaden, och du kan godkänna och avvisa fordran som du tycker är lämplig.

Alla dessa data kan sedan exporteras till lönefunktionen för att göra avlöningsdagen ännu mer framåtriktad.

Frilansare kan också hålla sig utöver sina utgifter (och deras bredare kassaflödessituation) genom att använda bankförstämningsfunktionen.

För det första måste du lägga till ett bankkonto. För att göra det, navigera till Konton> Bankkonton> Lägg till bankkonto. Populära banker listas automatiskt och du kan också lägga till tjänster som PayPal och kreditkort.

Fyll i ditt kontonummer och ge kontot ett namn, så presenteras du med en skärm som låter dig importera alla dina bankfeeds.

När det är klart kan du importera all din banks data och det kommer automatiskt att förena med Xero. Uppgifterna kan nås via mobilappen för försvarsavstämning, du kan skapa anpassade regler för att matcha mer komplexa transaktioner och över 160 valutor stöds.

Finansiella rapporter

Det är väldigt svårt att få en klar förståelse för hur hälsosamt ditt företag är utan tydliga och effektiva finansiella rapporter.

Tack och lov ger Xero mer än 40 grundläggande och avancerade finansiella rapporter. Dessa inkluderar alla de vanligaste, till exempel vinst och förlust, avkastningsavkastning och balansräkning - men också mer ovanliga (men lika användbara) sådana som vinster och förluster i utländsk valuta. Undvik att få rippad när du byter valuta eller skickar pengar utomlands. Undvik Kommer sönderfaller när du byter valuta eller skickar pengar utomlands Om du har skickat pengar utomlands eller bytt valuta innan en semester har du förmodligen fått en dålig affär. Här är några bättre alternativ till banker och valutaväxlingar. Läs mer och avskrivningsplaner.

Rapporterna erbjuder också budgetspårare 5 Budgetapplikationer du borde använda om du verkligen vill spara pengar 5 budgetapplikationer du borde använda om du verkligen vill spara pengar Här är de mest effektiva budgetapparna som för närvarande finns tillgängliga. Välj den du gillar bäst. Läs mer (så att du kan klargöra konturer och jämföra den verkliga prestandan mot förutspådd prestanda) och möjligheten att lägga till spårningskategorier (vilket ger dig ett enkelt sätt att jämföra och kontrastera enskilda delar av ditt företag).

Alla dessa rapporter kan förberedas och skrivas ut i en fråga om klick.

Fakturering

Vilka bra är alla dessa snygga funktioner om du inte enkelt hanterar fakturor? De är brödet och smöret att driva ett företag men kan snabbt bli komplicerade. Hur man använder Internet för att jaga obetalda fakturor. Hur man använder Internet för att hämta obetalda fakturor. Om du arbetar för dig själv, finns det en ständig oro för att så småningom en av dina kunder kommer att misslyckas med att betala en faktura. Här är några tips på internet för att återhämta de förlorade pengarna. Läs mer om du har många kunder.

Xeros faktureringsfunktion har många coola funktioner. Till exempel kan du lägga till kreditanteckningar och enkelt ladda ut kostnader tillbaka till kunder med hjälp av en specialtagg och kreditanteckningar kan utfärdas där så är lämpligt.

Dina kunder kommer också att kunna betala dina fakturor med ett enda klick via antingen kreditkort eller PayPal, och du kommer att varnas när kunder öppnar sina fakturor (så du vet om de bara ignorerar dig!).

Slutligen, som löneprogrammet, kommer du att kunna anpassa och anpassa alla dina fakturor med egna logotyper och branding.

Har du använt Xero??

Har du använt Xero? Vilka funktioner och funktioner tyckte du om? Vilket behövde mer arbete? Finns det något som du vill se utvecklarna presentera?

Du kan meddela dina tankar och feedback i kommentarfältet nedan.

Utforska mer om: Personliga finanser.